Представительские расходы счет

Учет представительских расходов — проводки

Проводки по представительским расходам в бухучете

Документальное подтверждение представительских расходов

Итоги

Проводки по представительским расходам в бухучете

Практически каждая компания сталкивается с представительскими затратами, приглашая стратегически важных партнеров для проведения переговоров, встреч, презентаций и иных мероприятий, связанных с заключением экономически выгодных для развития фирмы сделок. К ним относятся, в том числе:

• транспортное обеспечение гостей;
• затраты на обеды, завтраки и ужины для партнеров и представителей фирмы;
• услуги сторонних переводчиков;
• буфетное сопровождение мероприятия.

Также к представительским расходам относятся затраты на проведение заседания совета директоров фирмы.

В бухгалтерском учете все связанные с приемом и обслуживанием партнеров затраты относятся к расходам по обычным видам деятельности и фиксируются в дебете коммерческих или управленческих затрат проводками:

Дт 44 (26) Кт 60 — получены услуги;

Дт 19 Кт 60 — выделен НДС.

Для проведения подобных мероприятий денежные средства могут быть выданы организаторам — сотрудникам фирмы. Данный факт отражается записью:

Дт 71 Кт 50 (51) — выданы ДС в подотчет на проведение деловых мероприятий;

Дт 26 (44) Кт 71 — отражены представительские расходы согласно авансовому отчету.

Также компания может потратить какие-либо имеющиеся ресурсы, например материалы, товары или готовую продукцию. Такие расходы фиксируются проводкой

Дт 26 (44) Кт 10 (41, 43) — отражено списание ТМЦ на проведение мероприятия.

Пример

Компания ООО «Версаль» провела деловую встречу с представителями сторонней компании, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посещение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гостинице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денежные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уварову И. Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.

Затраты составили:

Проводки

Дт	Кт	Сумма	Расчет	Детализация	Документы	Примечание: суммы принимаемые к НУ
		27 325		Оплата аренды	Выписка банка
		22 770,83	27 325 – 4 554,17	Приняты расходы на аренду бизнес-холла	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
		4 554,17		Принят к учету входной НДС	Счет-фактура	Входной НДС нельзя принять к вычету (т. к. не принимаются расходы)
		4 857		Оплата буфета	Выписка банка
		4 047,50	4 857 – 809,50	Приняты расходы на буфетное обслуживание	Договор, акт выполненных работ	Принимается
		809,50		Учтен входящий НДС	Счет-фактура	Принимается к вычету
		50 000		Выданы ДС в подотчет	РКО
		15 337		Учтена стоимость билетов в театр	Авансовый отчет	Не принимаются
		23 456		Учтена сумма ужина в ресторане	Авансовый отчет	Принимаются
		11 207		Возвращены неистраченные ДС в кассу	ПКО
		8 500		Оплачены расходы на проживание в гостинице	Выписка банка
		8 500		Приняты к учету затраты на гостиницу	Договор, акт выполненных работ	Не принимаются
		2 856		Оплата услуг транспортной компании	Выписка банка
		2 856		Приняты к учету транспортные затраты	Договор, акт выполненных работ	Принимаются

Таким образом, затраты на проведение мероприятия обошлись фирме ООО «Версаль» в 77 421,88 руб.

Также напомним, что в налоговом учете представительские расходы — нормируемые и не могут превышать 4% от суммы заработной платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ (применимые для НУ расходы перечислены в 1-м абзаце этой статьи). При этом размер расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в текущем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогооблагаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат должен быть списан в расходы, не влияющие на расчет налога, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимается при расчете прибыли (письмо Минфина РФ от 12.03.2003 №04-02-03/29), соответственно, и сумма входного НДС не может быть включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных документов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере 4 168,22 руб. в прочие расходы:

Дт 91.2 Кт 19 — 4 168,22 руб.

Более подробно о налоговом учете представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете».

Документальное подтверждение представительских расходов

Все принятые к учету представительские затраты должны быть подтверждены корректно заполненными первичными документами. План проведения мероприятия необходимо зафиксировать приказом руководителя и составить смету расходов мероприятия, а по окончании встречи отразить все расходы в отчете об осуществлении представительских затрат. Данная позиция Минфина закреплена в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Однако в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288 Минфин немного смягчил свои требования, указав в числе необходимых документов лишь отчет и сопутствующую первичку.

Тем не менее существенная часть коммерсантов предпочитает оформить полный пакет бумаг, ориентируясь на более ранний список, рекомендованный Минфином.

О том, как документально подтвердить представительские расходы, подробно рассказано в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».

Образец сметы см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».

Если же фирма постоянно проводит представительские мероприятия, то порядок их проведения можно закрепить в соответствующем положении.

Образец такого положения ищите в публикации «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Итоги

Представительские расходы в бухгалтерском учете принимаются в полной мере и отражаются в составе текущих расходов по дебету общехозяйственных или коммерческих затрат в зависимости от вида деятельности компании.

Согласно требованиям Минфина все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены не только первичкой, но и приказом руководителя, сметой расходов и отчетом о проведенном мероприятии.

Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета

Многие организации рано или поздно сталкиваются с таким понятием, как представительские расходы. В статье разберемся, что это за расходы, что к ним относится и как их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Начнем с того, что определимся, какие расходы можно отнести к представительским? Тут все просто, открываем ст.264 2 части НК РФ (скачать его, кстати, можно) и читаем. Краткие выводы из этой статьи:

К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

• представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры с целью дальнейшего сотрудничества;
• участников совета директоров или другого руководящего органа;

В частности, к представительским расходам можно отнести:

• расходы на завтрак, обед, ужин для вышеуказанных лиц и официальных представителей налогоплательщика;
• транспортирование вышеуказанных лиц до места проведения переговоров, приемов, обедов и прочих официальных мероприятий и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• услуги переводчиков, если они оказаны сторонней организацией.

К представительским расходам НЕ относятся расходы на организацию отдыха, развлечений, а также профилактики и лечения заболеваний.

Также статья 264 п.2 НК РФ оговаривает, что представительские расходы в целях расчета базы для налога на прибыль принимаются не в полном объеме, а только в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда в отчетном периоде, к которому относятся представительские расходы.

Как и любые другие расходы, представительские расходы нужно подтвердить документально.

Учет представительских расходов в бухгалтерии

Представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Для торгового предприятия они списываются в дебет счета 44 «Расходы на продажу», для производственного в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

Проводки по учету представительских расходов (счет 26)

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если оплата представительских расходов происходит лично представителем организации, то ему выдаются денежные средства под отчет, при этом составляется проводка Д26 (44) К71.

Услуги сторонних организаций оформляется проводкой Д26 (44) К60, Д26 (44) К76.

Представительские расходы относятся к тому отчетному периоды, в котором они были утверждены, независимо от их оплаты.

Налоговый учет представительских расходов

Эта группа расходов относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Как уже выше было сказано, для целей налогообложения можно учесть только сумму расходов, не превышающую 4% от суммы расходов на оплату труда. Представительские расходы свыше этих 4% не учитываются при определении налоговой базы при расчете налога на прибыль. Сравнивая величину представительских расходов с величиной расходов на зарплату, берутся данные, полученные нарастающим итогом с начала налогового периода.

Основная сложность при учете представительских расходов заключается в том, что в бухгалтерии они учитываются в полном объеме, а при налогообложении их величина ограничивается 4% от оплаты труда. То есть возникают различия при определении прибыли в бухгалтерском и налоговом учетом. Чтобы разобраться с этим моментом, рассмотрим пример учета представительских расходов.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Пример расчета представительских расходов

В мае 2013 года организация встречала своих партнеров, были запланированы следующие мероприятия по этому поводу: официальный обед в ресторане, культурное мероприятие — посещение сауны.

В связи с этим организация имела следующие расходы:

• доставка партнеров в ресторан и обратно — 4000 руб.;
• обед в ресторане — 20000 руб.;
• доставка партнеров в сауну и обратно — 4000 руб.;
• услуги сауны — 30000 руб.

Согласно НК РФ расходы на посещение сауны мы не можем признать в качестве представительских расходов, также как и доставку партнеров в сауну и обратно.

Общая сумма представительских расходов составила 24000 руб.

Для организации всех мероприятий ответственному сотруднику были выданы деньги под отчет в размере 60000 руб. По окончании мероприятия сотрудник сдал в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отчитался о потраченной сумме, к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, подтверждающие расходы. Услуги транспортной компании оплачивались организацией с расчетного счета.

Бухгалтерский учет представительских расходов (счет 26)

60 000 Д71 К50 — выданы денежные средства сотруднику под отчет.

50 000 Д44 К71 — принят авансовый отчет по представительским расходам.

10 000 Д50 К71 — подотчетным лицом сданы остатки аванса в кассу предприятия.

8000 Д44 К76 — получен счет на оплату от транспортной компании, осуществлявшей доставку партнеров.

8000 Д76 К51 — оплачен счет транспортной компании.

Отчетный период — полугодие.

С начала года сумма расходов на оплату труда составила 350000 руб.

Максимальная величина представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, составляет 350 000 * 4% = 14000 руб. В нашем примере величина представительских расходов 24000 руб. То есть при расчете налога на прибыль мы можем уменьшить налоговую базу только на 14000 руб. Оставшиеся 10000 руб. учтены не будут.

Представительские расходы: оформляем документы

Расходы, которые можно провести в учете как представительские, уменьшают налогооблагаемую прибыль (т.е. идут в затраты). Но тут нужно знать, во-первых, какие расходы вообще реально провести как представительские, а на какие налоговики «никогда не согласятся», и, во-вторых, какой комплект документов в качестве доказательств позволит бухгалтерии «спать спокойно» (речь идет о приказе, программе и смете расходов на представительское мероприятие, отчете о его проведении, а также о комплекте первичных бухгалтерских документов).

Прежде всего необходимо определиться, что такое представительские расходы и в каких случаях предприятие сталкивается с такого рода затратами. Как правило, для развития бизнеса, расширения взаимного сотрудничества с партерами и клиентами, в целях заключения новых договоров компании проводят различного рода мероприятия, организуют встречи и переговоры. На проведение презентаций, официальных приемов для постоянных и потенциальных клиентов требуются значительные денежные затраты. Вот тут предприятие и сталкивается с так называемыми представительскими расходами, которые следует документально правильно оформить и отразить в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае не избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Понятие представительских расходов

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
• участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

• транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обратите внимание:

• указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
• финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Аренда помещения

Для организации официального приема или заседания частенько арендуют помещение (например, переговорную комнату в бизнес-центре или зал покрупнее). Но в п. 2 ст. 264 НК РФ, где указан исчерпывающий перечень расходов, аренды нет. Вот откуда весь «сыр-бор» про расходы по аренде помещения – налоговики не признают их представительскими.

Организация развлечений

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). При этом к расходам на организацию развлечений, в частности, относятся расходы на фуршет, теплоход и артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части представительского мероприятия (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

А как быть с физлицами?

В п. 2 ст. 264 НК РФ конкретно говорится о возможности учесть расходы как представительские, только если они пошли на подготовку официального приема и обслуживания представителей других организаций. Т.е. это не касается физических лиц!

Исключение составляют расходы на проведение переговоров с физическими лицами, которые являются клиентами организации (письмо Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64), а также с индивидуальными предпринимателями.

Транспортное обслуживание и проживание

НК РФ в понятие обслуживания представителей других организаций включает их транспортное обеспечение – доставку участников мероприятия до места проведения и обратно (абз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ).

И часто принимающая сторона берет на себя обязанность по оплате для приглашенных лиц авиационных и железнодорожных билетов, расходы по доставке их на мероприятие от вокзала до гостиницы, по оплате проживания и прочее.

Но при этом на практике налоговики отказываются принимать в учете в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных государств, расходы на доставку прибывших иностранцев на мероприятие от вокзала до гостиницы (или до специально арендованного помещения), а также расходы по их проживанию (см. письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306, аналогичную позицию высказал Минфин России в письме от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235).

В тоже время затраты по доставке иностранных представителей к месту проведения представительского мероприятия относятся к представительским расходам (письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271).

Контролирующие органы считают, что расходы принимающей стороны по оплате проживания прибывших лиц, если переговоры длятся несколько дней, не являются представительскими (письма Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, УФНС Росси по г. Москве от 06.12.2007 № 21-11/116748).

Но некоторые суды допускают учет расходов на проезд и проживание прибывшей стороны в качестве представительских. Они полагают, что такие затраты в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относятся к «обслуживанию представителей» (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27)).

Проблема связана с тем, что затраты на оплату проезда и проживания признаются в качестве командировочных расходов у отправляющей стороны. Поэтому, во избежание проблем со стороны проверяющих органов, целесообразно распределить такого рода затраты между участниками переговоров.

Сувениры

В ходе переговоров стороны, как правило, обмениваются сувенирной продукцией с символикой своего предприятия. Таковыми могут быть блокноты, ручки, ежедневники и т.д. По мнению налоговых органов, такого рода расходы не могут быть признаны в качестве рекламных в силу определенного круга лиц, в то же время затраты на такого рода продукцию можно учесть в качестве представительских расходов (согласно письмам МНС России от 16.08.2004 № 02-5-10/51, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2). Но Минфин России подобного рода затраты включать в представительские расходы отказывается, т.к. они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ (см. письмо от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136). В подобных ситуациях организация сама должна принимать решение, какими разъяснениями руководствоваться, и понимать, что, возможно, придется доказывать свою правоту.

Питание представителей

Зачастую принимающая сторона несет расходы на проведение ужинов, например, в ресторане, которые могут проходить и в позднее время. Как определиться с такого рода затратами?

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что организация должна оформить ряд документов, служащих для подтверждения представительских расходов. Таковыми могут являться:

• приказ руководителя для подтверждения расходов на указанные цели,
• смета и отчет по проведенному представительскому мероприятию с отражением цели,
• а также первичные подтверждающие документы.

Если проведенное мероприятие (ужин в ресторане) не носит официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение на нем деловых переговоров, расходы по его проведению не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

А если вы оформили все необходимые подтверждающие документы, то учесть расходы на завтраки, обеды и ужины участников деловых переговоров как представительские получится лишь в пределах установленного лимита, а именно – в пределах 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (согласно письму Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; в этом же письме приведен перечень документов, обосновывающих представительские расходы; такой же перечень дан в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807; на рассмотрении этих документов мы подробно остановимся ниже).

Спиртные напитки

Без алкогольной продукции во время проведения деловых встреч редко можно обойтись.

Раньше разъяснения Минфина относительно расходов на алкоголь носили размытый характер (см. письма Минфина России от 19.11.2004 № 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 № 03-02-051/49), но в более позднем письме было прямо сказано, что в расходах на организацию официальной встречи с клиентами по обсуждению вопросов по заключению договоров учитываются в том числе затраты на приобретение спиртных напитков (письмо Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Оформление залов

В приведенном выше письме № 03-03-06/1/176 финансовое ведомство затронуло еще один важный вопрос: расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусматривается, следовательно, они не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Значит, такого рода затраты полностью могут быть покрыты только из чистой прибыли предприятия даже при их правильном документальном оформлении, что в принципе не выгодно: придется заплатить с этих сумм 20% в бюджет.

Официальный характер приема

Еще раз обращаем ваше внимание, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится об официальном приеме. Это значит, что когда происходит встреча двух организаций, но она не носит официального характера, либо если вы не собрали документальных доказательств официальности деловых переговоров, то расходы по их проведению ваша организация не сможет учесть как представительские для целей налогообложения прибыли.

При проведении переговоров в рамках производственных командировок следует применять аналогичный порядок признания таких затрат1.

Следует отметить, что для подтверждения официального статуса проводимого представительского мероприятия организации понадобится оформить дополнительные документы:

• программа (план) мероприятия (здесь важно указать цель, место и сроки его проведения);
• список официальных лиц, принимающих участие в мероприятии, как со стороны приглашенных партнеров, так и со стороны самой организации (такой список может быть включен в приказ о проведении мероприятия или / и в программу этого мероприятия);
• отчет (акт) по результатам проведенного мероприятия, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм фактически произведенных расходов).

Документальное оформление представительских расходов

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

• официальность проводимого мероприятия;
• экономическая обоснованность производимых расходов;
• документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные2:

• документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
• документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
• документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»3. Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.20124.

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах5. Сведем все воедино, и у нас получится:

• приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
• отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
• цель и результаты мероприятия,
• сумма расходов на представительские цели,
• а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Приказ (распоряжение)

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

• вопросами, являющимися предметом переговоров, и
• служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-04-05/4-348). Если же вы документально докажете представительский характер этих расходов, то налоги не придется уплачивать ни организации (налог на прибыль в размере 20%), ни работникам (налог на доходы физических лиц в размере 13%).

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

Программа мероприятия и смета расходов

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

Пример 1 СвернутьПоказатьПример 2 СвернутьПоказатьПример 3 СвернутьПоказать

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие… и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

Отчет о проведении официального мероприятия

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

Пример 4 СвернутьПоказать

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица. А в отчете о проведении представительского мероприятия достаточно указания общих сумм по каждой статье затрат. Удобно оба отчета составлять одновременно6.

Для подтверждения расходов на товары, работы, услуги, необходимые для подготовки и проведения мероприятия, нужно собирать первичные бухгалтерские документы (кассовые, товарные чеки, накладные, акты приема-передачи, счета, договоры, заключенные в рамках мероприятия, счета-фактуры и т.д). Важно, чтобы эти документы были оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона № 402-ФЗ7. В случае отсутствия или неправильного оформления какого-либо первичного документа проверяющие органы просто исключат соответствующие затраты из расходов и они подпадут под налогообложение прибыли.

Прежде чем привести примеры различных ситуаций, демонстрирующих, когда какие первичные документы нужно собирать и сохранять, обратим ваше внимание на один принципиальный момент. В примерах будут приведены номера форм первичных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Но с 01.01.2013 унифицированные формы не действуют, и каждая организация должна утвердить приказом руководителя свои формы первичных учетных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. На практике организации продолжают пользоваться формами первичных учетных документов из ранее действующих альбомов унифицированных форм8, просто утвердив их же своим приказом (тогда при распечатке такой формы в ее шапке больше не делают ссылки на постановление Госкомстата, которым она была утверждена).

Для чего мы объясняем эти тонкости? Дело в том, что при сборе первичных документов вам необходимо будет не только обращать внимание на их наименование, но и проверять на предмет соответствия требованиям ст. 9 Закона № 402-ФЗ (наличие обязательных реквизитов).

Если все обязательные реквизиты присутствуют, то проблем с контролирующими органами не возникнет. Если сами обнаружили ошибку, следует обратиться к поставщику с просьбой о замене документа на новый – правильно оформленный.

Пример 5

Для подтверждения каких расходов какие первичные документы нужно собирать

СвернутьПоказать

Если предприятие заказывало услуги такси для доставки приглашенных лиц до места официальной встречи, то целесообразнее всего заключить договор с транспортной компанией об оказании этих услуг. По окончании мероприятия от этой организации необходимо получить:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ с отражением произведенных поездок по дням и времени;
• счет-фактуру;
• путевые листы автомобилей, оказывающих транспортные услуги (форма № 3);
• счета на оплату.

Если же вы обращались не в организацию, а к «простому таксисту», то у него нужно получить чек ККТ на оплату проезда.

Цветы целесообразно заказывать у конкретных фирм, чтобы получить:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру;
• счет на оплату (при безналичном расчете) или чек ККТ (при наличном расчете).

Если цветы приобретены в цветочном магазине, то необходимо иметь чек ККТ для подтверждения затрат.

Обычно сувенирную продукцию с нанесенной символикой заказывают не под конкретное представительское мероприятие, а сразу для разных целей оптом, поэтому к моменту подготовки представительского мероприятия такая продукция уже лежит на вашем складе. Для ее получения (списания) необходимо требование-накладная (форма № М-11).

Закупка продуктов для кофе-брейка. Целесообразнее всего приобретать подобную продукцию в больших супермаркетах, где оплата производится по карте. Такие магазины выдают:

• товарную накладную (форма № ТОРГ-12);
• счет-фактуру.

Эти документы не вызывают подозрений у проверяющих органов. Кроме того, на основании полученного счета-фактуры уменьшается сумма НДС, подлежащая перечислению в бюджет.

Если подобные товары приобретаются за наличный расчет подотчетным лицом, то ему необходимо сохранить полученный чек ККТ для оправдания произведенных расходов.

Для внутреннего перемещения товаров служит накладная унифицированной формы № ТОРГ-13.

Завтраки / обеды / ужины в кафе / ресторане, буфетное обслуживание силами сторонней организации. Данные расходы оформляются:

Для отражения расходов на проживание в гостинице вам нужно взять чек ККТ или БСО – бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).

Приобретение билетов в театр (на концерт). Прежде всего необходимо сохранить сами билеты, по которым приглашенные гости наслаждались культурной программой.

Если билеты приобретались у фирмы, то можно также подтвердить расходы накладной на приобретение входных билетов (форма № ТОРГ-12).

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия. Если переводчик был нанят путем подписания договора с фирмой, оказывающей подобные услуги, то подтверждающими документами будут:

• оригинал подписанного двухстороннего договора;
• акт выполненных работ;
• счет-фактура;
• счет на оплату.

Если переводчик нанимался лично по договору подряда, то необходимо иметь:

• этот договор подряда;
• акт выполненных работ с перечислением оказанных услуг (там должно фигурировать ваше мероприятие, его время и дата);
• платежный документ за оказанную услугу (расходный кассовый ордер либо платежная ведомость, платежное поручение на перечисление денег по указанным переводчиком реквизитам).

* * *

Обратите внимание: представительские расходы являются нормируемыми – включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, в котором прошли представительские мероприятия (п. 2 ст. 264 НК РФ). Это правило действует в организациях с обычной системой налогообложения.

А вот налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), вообще не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Т.е. расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ, а также письме Минфина России от 31.07.2003 № 04-02-05/3/61.

Сноски

СвернутьПоказать

1. См. письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, а также письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/97007, от 16.05.2006 № 20-12/41851. Вернуться назад

2. Данное мнение подтверждается письмами Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.10.2012 № 03-03-06/1/551, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Вернуться назад

3. Далее – Закон № 402-ФЗ. Вернуться назад

4. Далее – Закон № 129-ФЗ. Вернуться назад

5. В НК РФ нет перечисления документов, служащих обоснованием представительских расходов, поэтому воспользуемся перечнем, представленным Минфином России. Вернуться назад

6. Крайний срок составления отчета о проведении представительского мероприятия обычно указывается в приказе о его подготовке. А крайний срок сдачи в бухгалтерию авансового отчета устанавливается в приказе, регулирующем порядок выдачи денег под отчет на данном предприятии. Вернуться назад

7. О них мы говорили выше, когда начинали объяснять правила документального оформления представительских расходов. Вернуться назад

8. Тем более, что все предприятия пользуются в учете бухгалтерскими программами, где уже давно были настроены формы первичных документов. Вернуться назад

Разбор ситуации читателя.

«Наш сотрудник — руководитель отдела продаж провел деловую встречу с потенциальными заказчиками — физическими лицами по вопросам сбыта продукции организации в ресторане. Можем ли мы отнести расходы (официальный обед в ресторане), связанные с официальным приемом и обслуживанием физических лиц, участвующих в переговорах по вопросам сбыта продукции организации к представительским расходам?».

Какой порядок учета понесенных организацией расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно пункту 2 статьи 264 Кодекса к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Вышеуказанное положение относит к представительским расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.

Таким образом, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися потенциальными клиентами организации (см. Письмо Минфина России от 5 июля 2019 г. N 03-03-06/1/49848).

📌 Реклама Отключить

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете такое понятие, как представительские расходы, не определено и особого порядка для их учета не установлено.

Затраты на проведение представительских мероприятий, в том числе официального приема физических лиц, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в качестве коммерческих (расходов на продажу) (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Отметим, что коммерческие расходы могут полностью относиться на себестоимость продаж в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности, если такой порядок предусмотрен учетной политикой организации (п. п. 9, 20 ПБУ 10/99, п. 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

Величина этого расхода определяется согласно счету ресторана (без учета НДС).

В бухгалтерском учете расходы, связанные с продажей продукции, в том числе представительские расходы, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, отражаются на счете 44 «Расходы на продажу».

При этом производится запись по дебету счета 44 и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Сумма НДС, предъявленная к оплате организации, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в корреспонденции с кредитом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

НДС

Сумма НДС, предъявленная рестораном, принимается к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ с учетом положений п. 7 ст. 171 НК РФ.

Налог на прибыль

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Налогового кодекса РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

📌 Реклама Отключить

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, для целей налогообложения прибыли расходы налогоплательщика на официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества (в том числе расходы на организацию ужина независимо от места проведения указанного мероприятия), являются представительскими расходами и включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Применение ПБУ 18/02

Поскольку представительские расходы признаются в бухгалтерском учете в полной сумме, а в налоговом учете — в пределах норматива, то в учете организации могут возникать разницы, учитываемые в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденным Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Проиллюстрируем вышесказанное на числовом примере.

Пример

В сентябре были проведены переговоры с физическими лицами — потенциальными заказчиками организации.

С этой целью был организован официальный обед в ресторане.

Стоимость обслуживания составила 60 000 руб., в том числе НДС по ставке 20% — 10 000 руб.

Иные нормируемые представительские расходы у организации до конца налогового периода отсутствуют.

Отчетными периодами по налогу на прибыль являются квартал, полугодие, девять месяцев.

По данным налогового учета расходы компании на оплату труда составили 500 000 руб., по итогам года — 1 000 000 руб.

Для целей налогового учета доходов и расходов применяется метод начисления.

Проведем необходимые вычисления:

В данном случае предельная величина, предусмотренная для учета нормируемых представительских расходов (п. 2 ст. 264 НК РФ), за отчетный период, в котором осуществлены представительские услуги (девять месяцев), составляет 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%).

Следовательно, по итогам девяти месяцев в налоговом учете представительские расходы признаются в сумме 20 000 руб.

Оставшаяся сумма осуществленных в сентябре представительских расходов — 30 000 руб. (60 000 руб. — 10 000 руб. — 20 000 руб.) для целей налогообложения по итогам отчетного периода не учитывается (п. 44 ст. 270 НК РФ).

Но может быть учтена по итогам налогового периода (года) при увеличении суммы расходы компании на оплату труда (что следует из совокупности п. 2 ст. 264 НК РФ, п. 7 ст. 274 НК РФ).

По итогам года сумма расходов компании на оплату труда увеличилась до 1 000 000 руб.

Соответственно, исходя из п. 2 ст. 264 НК РФ предельная величина нормируемых представительских расходов, рассчитываемая по итогам налогового периода, составляет 40 000 руб. (1 000 000 руб. x 4%).

Следовательно, организация вправе включить в состав расходов в налоговом учете в IV квартале еще 20 000 руб. (40 000 руб. — 20 000 руб.).

Таким образом, сверхнормативные представительские расходы в сумме 10 000 руб. (60 000 руб. — 10 000 руб. — 20 000 руб. — 20 000 руб.) для целей налогообложения не учитываются (п. 44 ст. 270 НК РФ).

Поскольку представительские услуги признаются в бухгалтерском учете в полной сумме, а в налоговом — в пределах норматива, то по итогам девяти месяцев в учете организации возникают вычитаемая временная разница (ВВР) и соответствующий ей отложенный налоговый актив (ОНА), поскольку существует вероятность того, что сумма расходов компании на оплату труда сотрудников организации увеличится по итогам налогового периода.

📌 Реклама Отключить

И соответственно, не принятые в этом отчетном периоде представительские расходы будут учтены для целей налогообложения прибыли по итогам года.

Это следует из п. п. 11, 14 ПБУ 18/02.

Указанные ВВР и ОНА уменьшаются при признании части представительских расходов в налоговом учете по итогам года (п. 17 ПБУ 18/02).

В данном случае часть нормируемых представительских расходов не признается в налоговом учете ни по итогам налогового периода (года), ни в последующих отчетных периодах.

В связи с этим оставшаяся сумма ОНА подлежит списанию с учета (аналогично порядку, предусмотренному п. 17 ПБУ 18/02 для списания ОНА, начисленного по выбывающему активу).

В бухгалтерском учете представительские расходы, нормируемые для целей налогообложения прибыли следует отразить следующим образом:

Ведение переговоров – ежедневная рутина большинства сотрудников среднего и высшего звена любой компании. Большая часть таких деловых собеседований заканчивается личной встречей представителей бизнеса. Часто переговоры требуют от компаний финансовых вложений. Затраты фирмы на прием и обслуживание представителей потенциальных партнеров – это представительские расходы. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса. К представительским расходам относятся затраты:

• на проведение официального приема: завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия;
• на транспортное обеспечение по доставке потенциальных партнеров до места встречи и обратно;
• на буфетное обслуживание участников переговоров;
• на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Затраты на организацию развлечений и отдыха, театральные билеты, оплату виз, а также на оплату проживания в гостиницах участников переговоров представительскими расходами не являются. Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль при условии, что она не превышает четырех процентов от затрат организации на оплату труда в соответствии со статьей 264 НК РФ. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.

Обратите внимание

Минфин и ФНС считают, что признать представительские расходы можно, если кроме первичных учетных документов, подтверждающих расходы, есть еще и первичный документ, где подтверждается, что затраты носили представительский характер.

Поскольку налоговая база по налогу на прибыль определяется нарастающим итогом с начала календарного года, то и сумма расходов на оплату труда, и, соответственно, предельный размер представительских расходов также определяются нарастающим итогом. Если вы не сможете полностью признать представительские расходы в текущем периоде, возможно, удастся признать их полностью по итогам следующего отчетного периода или за год.

Чтобы принять расходы к учету, они должны быть обоснованы и документально подтверждены в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса. Минфин и ФНС считают, что признать представительские расходы можно, если кроме первичных учетных документов, подтверждающих расходы, есть еще и первичный документ, где подтверждается, что затраты носили представительский характер. Такая позиция министерств изложена в письмах Минфина от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288 и ФНС от 8 мая 2014 года № ГД-4-3/8852.

Читайте также «Как отразить в бухучете переговоры с контрагентом»

Порядок признания

В компании должен быть издан приказ о представительских расходах, в котором установлены предельные размеры или нормативы отдельных видов представительских расходов. После каждого приема делегации ответственный за оформление представительских расходов должен составить отчет, который затем подписывает директор. В отчете нужно указать дату и место проведения приема, программу, список участников переговоров и сумму представительских расходов. Что же касается НДС, то сумму «входного» НДС по представительским расходам можно принимать к вычету только в части, относящейся к представительским расходам, признаваемым для целей налогообложения в соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса.

Расходы в учете

Особого порядка учета расходов на проведение переговоров в бухгалтерском учете нет. Такие расходы, как правило, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности и в порядке, предусмотренном для отражения аналогичных затрат.

ПРИМЕР. УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

В I квартале 2017 года менеджеры по развитию компании провели переговоры, пообедали в ресторане с потенциальными заказчиками и заплатили за обед 141 600 руб., в том числе НДС – 21 600 руб.

Для того чтобы учесть стоимость представительского обеда в расходах, уточняем сумму расходов компании на оплату труда в I квартале. Она составила 950 000 руб.

Далее рассчитаем, на какую сумму представительские расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли в I квартале:

950 000 руб. × 4% = 38 000 руб.

Только 38 000 рублей можно учесть в составе расходов в целях налогообложения прибыли. Остальную сумму придется «покрыть» за счет прибыли.

Бухгалтерские проводки будут такими:

Дебет 26   Кредит 60
— 120 000 руб. (141 600 – 21 600) – отражены затраты на проведение официального обеда с потенциальными заказчиками;

Дебет 19   Кредит 60
— 21 600 руб. – отражен «входной» НДС со стоимости обеда;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС»   Кредит 19
— 8280 руб. (21 600 × 38 000 : 100 000) – принят к вычету «входной» НДС в части представительских расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли;

Дебет 09   Кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
— 16 400 руб. ((120 000 руб. – 38 000 руб.) × 20%) – отражен отложенный налоговый актив в связи с представительскими расходами, не учитываемыми при определении налоговой базы по налогу на прибыль в I квартале, но возможными к признанию по итогам следующих периодов.