Получение товара без доверенности

Доверенность на получение товара

Доверенность на получение товара выписывается в тех случаях, когда доверитель не имеет возможности в силу занятости или по другим причинам получить товар лично.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк доверенности на получение товара .docСкачать образец заполнения доверенности на получение товара .doc

На кого выписать документ

Доверенность на получение товара внутри организации обычно выписывается на сотрудников, уполномоченных получать товарно-материальные ценности от лица компании: менеджеров по закупкам, руководителей отдела поставок, логистов, экспедиторов и т.д.

Такая доверенность может быть оформлена с правом передоверия, но предоставляется это право доверителями крайне редко. Во-первых, поскольку проконтролировать лицо, на которое оформляется передоверие значительно сложнее, а во-вторых, доверенности, по которым представителям дается такое право, необходимо обязательно заверять у нотариуса. Для доверителей намного более предпочтительнее вариант оформления сразу несколько доверенностей на разных лиц.

При выписывании доверенности следует знать о том, что они делятся на три вида:

• генеральные (т.е. по сути неограниченные),
• специальные (с определенным сроком действия),
• единовременные (для какого-то одного конкретного дела).

Кто оформляет доверенность

В небольших фирмах разработкой таких документов могут заниматься либо сами руководители, либо сторонние специалисты, в крупных организациях выполнение обязанности по оформлению доверенностей обычно возлагается на юриста или секретаря. После оформления они передают ее подпись начальнику (директору). До 2016 года доверенность требовалось заверять печатью организации, но с января 2016 года наличие печатей и штампов у юр. лиц, как ранее и у ИП, перестало быть обязательной нормой, поэтому документ можно и не проштамповывать.

Как составить документ правильно

На доверенности должны быть две подписи: от того, кто доверяет товар и того, кому его доверяют.

Обязательного к применению образца по заполнению такой доверенности не существует. Организации могут писать данный документ в свободном виде или на свое усмотрение разрабатывать его шаблон. Доверенность можно оформлять как на фирменном бланке компании, так и на пустом листе стандартного формата.

При составлении доверенности на получение товара нужно придерживаться рекомендаций и норм, установленных для написания таких бумаг правилами юриспруденции и делопроизводства, чтобы впоследствии документ не вызвал сомнений у заинтересованной стороны. Здесь нужно внести личные данные представителя (по паспорту), а также тщательно и подробно прописать все функции, которые возлагаются на представителя и список документов, который он уполномочен подписывать.

Кроме того, следует обязательно указать период действия доверенности, который по закону ничем не ограничен (т.е. выписывать доверенность можно хоть на 10, хоть на 100 лет). При отсутствии такой информации срок действия документа автоматически равняется одному году с момента его подписания.

Инструкция по заполнению доверенности на получение товара

1. В «шапке» надо написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «на получение товара»). В строку ниже вносится город, в котором зарегистрирован доверитель, а также дата оформления доверенности.
2. Потом вписываются полное название компании-доверителя, его ОГРН, ИНН (взять можно из учредительной документации), фактический адрес.
3. Затем вносится информация о сотруднике, от лица которого составляется документ (это обычно один из руководителей), его фамилия, имя, отчество. Далее пишется документ, на основании которого действует доверитель («Положение», «Устав» и т.п.).
4. После этого указываются служебные и личные данные представителя: его должность, фамилия, имя, отчество, сведения из паспорта.
5. Следующая часть является основной и касается непосредственно тех функций и поручений, которые имеет право выполнять представитель от лица предприятия. Если поручений много, то их желательно указывать четко формулируя, отдельными пунктами. Если доверенность выполнена на исполнение обязательств по какому-то конкретному договору, то нужно указать его номер и дату заключения.
6. В завершение надо внести срок действия доверенности (год, два года, три года и т.д.) или конкретную дату, по прошествии которой она перестанет действовать.
7. После внесения всех необходимых сведений, доверенное лицо ставит под документом свою подпись с обязательной расшифровкой. Затем ее удостоверяет доверитель, о чем и расписывается ниже.

После написания доверенности

Бывает, что после оформления доверенности, в период ее действия, доверитель хочет аннулировать ее. Это можно сделать путем простого письменного уведомления организации на предоставление в которую она выписывалась об аннулировании документа. При этом оригинал доверенности желательно получить обратно на руки.

Доверенность на получение ТМЦ

Зачем нужна доверенность?

Согласно п. 2 Инструкции № 99 сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструменты, товары, основные средства и другие ТМЦ, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.

С 01.06.2008 г. доверенность перестала быть бланком строгой отчетности. Для оформления доверенности используется типовая форма № М-2, представленная в приложении 1 к Инструкции № 99.

Для получателя доверенность представляет собой документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить определенные перечень и количество ценностей. Таким образом, если у работника нет доверенности, то получается, что предприятие не уполномочило его получать ТМЦ.

Для поставщика доверенность служит основанием для отпуска ценностей получателю. Без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — товарно-транспортная накладная на отпуск ценностей, представляющий собой разрешение на осуществление хозяйственной операции по отпуску ценностей и являющийся основанием для ее бухгалтерского учета. Оформление накладной осуществляется после предоставления доверенности. В ней должно быть указано, по какой доверенности и через кого отпускаются ценности (см. письмо Минфина Украины от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784).

То есть доверенность выступает своего рода гарантией доставки ценностей по назначению предприятию-покупателю через его представителя — доверенное лицо.

Когда выдается доверенность?

Доверенность выдается практически для любого получения ценностей. В рамках какого договора осуществляется передача ТМЦ, значения не имеет. Это может быть купля-продажа, хранение и ремонт (п. 14 Инструкции № 99), дарение, аренда и прочее.

Доверенность необходима и при получении ценностей, право собственности на которые не переходит

Получатель ценностей должен выписать, а поставщик должен получить доверенность, в том числе и при отпуске:

— товара на комиссию и техники из ремонта (см. письмо Минфина Украины от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021);

— товара на ответственное хранение и при передаче возвратной тары (см. письмо Минфина Украины от 30.07.2003 г. № 04220-92);

— товара бесплатно неприбыльным организациям и другим получателям;

— давальческого сырья на переработку и при возврате готовой продукции, полученной из давальческого сырья (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821);

— ТМЦ в рамках договора о совместной деятельности (см. письмо Минфина Украины от 06.11.2000 г. № 053-41-54);

— акций и векселей (см. письма Минфина Украины от 28.04.2001 г. № 061-303/11-2263 и от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821).

Когда можно обойтись без доверенности?

Выписывать доверенность при получении ценностей нужно не всегда. Случаев, когда доверенность не нужна при приемке/передаче ценностей, не так уж и много. Поэтому рассмотрим каждый.

1. Приобретение ценностей за наличный расчет как юридическими лицами, так и предпринимателями (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821). В том числе и при приобретении ТМЦ у частного предпринимателя.

2. Получение ценностей лично частным предпринимателем, предъявившим при этом паспорт (другой документ, удостоверяющий личность) (см. письма Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151 и от 06.11.2000 г. № 053-4154). А статус физлица как предпринимателя поставщик всегда может посмотреть в базе данных ЕГР.

3. Получение ценностей лично директором или другим лицом, имеющим полномочия действовать от имени предприятия без доверенности. Подробнее о заменяющих документах см. газету «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 27, с. 32.

4. При внутреннем перемещении ТМЦ, когда они передаются между лицами, работающими на одном и том же предприятии. Подобные перемещения имеют иное документальное оформление.

5. Приобретение ценностей обычными гражданами — конечными потребителями независимо от формы расчетов (действие Инструкции № 99 на простых граждан не распространяется).

6. Если поставка осуществляется в условиях централизованно-кольцевых перевозок (подробнее об этом см. далее).

Кто выдает доверенность?

Заполняют доверенность (по типовой форме № М-2, приведенной в приложении 1 к Инструкции № 99) работники, которые занимают должности, дающие право составлять доверенность на получение ценностей. То есть выпиской доверенности занимается тот работник (п. 5 Инструкции № 99):

— в должностной инструкцией которого пре­дусмотрена такая функция;

— назначенный руководителем на выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей.

Прежде чем выдать доверенность, лицо, ее выдающее, должно в обязательном порядке проинструктировать работника — получателя ценностей (на чье имя выдается доверенность), как должна быть использована доверенность: в какие сроки ее нужно предоставить поставщику и в какие сроки отчитаться (кому и какие документы предоставить) по выданной доверенности.

Помните! Работникам, не отчитавшимся об использовании доверенности или не вернувшим неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается (п. 11 Инструкции № 99).

Чтобы отследить движение доверенностей на предприятии, ответственный работник должен вести Журнал регистрации доверенностей (далее — Журнал) по форме, приведенной в приложении 2 к Инструкции № 99.

Учитывая, что при получении доверенности работник должен оставить в качестве расписки о получении в Журнале свою подпись (графа 7), то вести его в электронном виде не получится. Кроме того, п. 3 Инструкции № 99 требует, чтобы такой Журнал был пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия (если руководитель на предприятии в том числе и за бухгалтера, то — подписью руководителя).

В Журнале нумерация доверенностей в течение календарного года производится в сквозном порядке. То есть с начала каждого года должен начинается новый отсчет номеров доверенностей с № 1.

Об использовании доверенности или возврате неиспользованной доверенности в Журнале делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности.

Неиспользованная доверенность должна быть возвращена работнику, выписавшему и зарегистрировавшему доверенность, не позднее следующего дня по истечении срока действия доверенности (п. 10 Инструкции № 99). Возврат неиспользованной доверенности также должен быть зафиксирован в Журнале регистрации доверенностей. При этом в колонке 8 «Відмітка про використання довіреності (№ і дата документа)» указывается, что доверенность была не использована.

На возвращенных неиспользованных доверенностях следует поставить надпись «невикористана» (п. 10 Инструкции № 99). Хранить их нужно в течение срока, установленного для хранения первичных документов.

Не пренебрегайте правильностью выписки, регистрации и хранения доверенностей! Копии отдельных страниц Журнала могут послужить доказательством в суде, если возникнет необходимость доказать факт получения товара от поставщика или у перевозчика.

Правила заполнения доверенности

При заполнении доверенности ответственное лицо должно быть предельно внимательным, ведь поставщик не отпустит ценности, если в ней найдет:

— незаполненные реквизиты;

— исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;

— неправильные данные доверенного лица.

Все реквизиты в доверенности должны быть заполнены

Не забудьте указать данные в графе «Документ, що засвідчує особу ____…». Как правило, в этой графе приводят данные паспорта гражданина Украины. Но альтернативой паспорта гражданина Украины (например, при его отсутствии) могут послужить иные документы, удостоверяющие личность. Исчерпывающий перечень таких документов содержит ст. 43 Закона о нотариате:

— паспорт гражданина Украины для выезда за границу (загранпаспорт);

— дипломатический или служебный паспорт;

— удостоверение личности моряка;

— удостоверение члена экипажа;

— вид на жительство лица, проживающего в Украине;

— национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий;

— удостоверение инвалида или участника ВОВ;

— удостоверение, выданное по месту работы физического лица.

Главное, чтобы доверенное лицо при получении ценностей предъявило тот же документ, реквизиты которого записаны в доверенности (п. 12 Инструкции № 99).

В графах бланка доверенности обязательно приводится:

— точное название ценностей;

— единица измерения (натуральные — кг, т, м, шт., кв. м, куб. м, комплекты и т. д.);

— количество (а не стоимость!) ценностей.

Причем эта информация должна всегда приводиться в доверенности «развернуто» независимо от того, есть ли она в документах на получение (выделение) ценностей (см. письмо Минфина Украины от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784). Незаполненные строки этой части доверенности обязательно прочеркиваются.

Доверенность подписывают одновременно руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные ими заместители. Если же руководитель — «один в поле воин» (самостоятельно ведет и бухучет), то и доверенность подписывает самостоятельно (п. 5 Инструкции № 99).

Нужна ли будет печать на доверенности?

В форме доверенности на получение ценностей, типовая форма № М-2 (см. приложение 1 к Инструкции № 99), одним из обязательных реквизитов является наличие печати.

При заполнении доверенности какие-либо упущения согласно стандартному бланку не допускаются

Соответственно, без печати в этом документе уже не обойтись. Пункт 12 Инструкции № 99 запрещает отпускать ценности в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка или с незаполненными реквизитами.

Хотя для предпринимателей, не имеющих печати, Минфин разрешал выдавать доверенности без нее (см. письма Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151, от 06.11.2000 г. № 053-4154).

С 1 ноября 2014 года субъектам хозяйствования можно будет не использовать печати. Подробнее об этих нововведениях законотворцев см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16. Как правило, чиновникам придется подвести под это новшество подзаконную нормативную базу. В частности, это должно затронуть и Инструкцию № 99. В то же время сам Закон № 1206, которым вводятся эти новшества, о такой обязанности не говорит и не устанавливает сроков для корректировки подзаконных документов.

В принципе, совсем печати не отменят. Их по желанию можно будет использовать и после 1 ноября 2014 года. Поэтому, скорее всего, этот реквизит в форме будет не обязательным, и по-хорошему это должно быть прописано и в Инструкции № 99. То есть после отмены обязательности печатей требование ставить ее в доверенности должно быть упразднено.

Способ заполнения

Бланки доверенностей вряд ли кто-то покупает. В основном составляют ее в электронном виде четко в соответствии с формой из приложения 1 к Инструкции № 99. Работник, ответственный за сос­тавление доверенностей при помощи компьютера, заполняет ее на нужного работника и отправляет на печать: и вот доверенность составлена печатным способом. Остается проставить только подписи руководителя и главного бухгалтера (уполномоченных ими заместителей), но уже шариковой ручкой.

«Комбинированный» способ вполне имеет право на существование (частично при помощи компьютера, частично от руки). Еще в своем письме от 29.08.2005 г. № 31-04200-30/23-7454/6784, после перехода доверенности на «нестрогий лад», Минфин не возражал против заполнения доверенности частично средствами техники, а частично от руки.

И как вариант «комбинированного» способа приводил пример, когда в доверенности такие реквизиты предприятия, как название, код, адрес, банковские реквизиты и т. п. могут быть заполнены печатным способом (на принтере), а данные о доверенном лице, поставщике, о перечне и количестве ценностей, которые поручается получить от поставщика, — шариковой ручкой (чернилами).

Каков срок действия доверенности?

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ТМЦ по наряду, счету, накладной или другому, их заменяющему документу, на основании которого выдана доверенность. Однако в соответствии с п. 8 Инструкции № 99 он не должен превышать 10 дней. Причем по аналогии со следующей нормой этого пункта (см. ниже) в расчет берутся календарные дни.

Кроме того, доверенность может быть выдана и сроком действия на 1 календарный месяц, если ответственный работник предприятия по ней будет получать ценности (абз. 2 п. 8 Инструкции № 99):

1) расчеты, за которые осуществляются в порядке плановых платежей;

2) доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками.

По разъяснениям Минфина (см. письмо Минфина Украины от 27.07.2009 г. № 31-34000-10-10/20370), срок действия доверенности истекает на дату (включительно), указанную в графе «Довіреність дійсна до __». Отсчет срока действия доверенности ведется с указанной в доверенности даты выдачи.

Учтите! Продавец не отпустит ценности, если в доверенности не будет указана дата окончания срока ее действия (п.п. «г» п. 12 Инструкции № 99).

Централизованно-кольцевые перевозки: по доверенности или без?

Под централизованно-кольцевыми перевозками (далее — ЦКП) понимаются перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем, товаропоставщиком и т. п.) завоз ТМЦ осуществляется:

— систематически;

— по согласованным на определенный период параметрам поставки: количество, ассортимент, время и т. п.;

— по адресу одного или более заказчиков — юридических лиц либо их отделений, участков, филиалов (см. письмо МФУ от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021).

Какие-либо разъяснения критериям «систематический завоз» и «согласование на определенный период» на сегодняшний день отсутствуют. Поэтому целесообразнее непосредственно в договоре указать о том, что поставка ценностей осуществляется централизованно-кольцевым завозом: систематичность прописывать непосредственно в договоре, например, указав «поставка осуществляется систематически, не реже чем 4 раза в месяц» или составлять график поставок. В подтверждение критерия согласованности можно заручиться письмом (другим документом) о предварительном заказе.

Согласовав все эти моменты, доверенность можно выписать на целый календарный месяц, в которой и учесть одновременно все поставки за месяц с согласованным количеством и ассортиментом.

Но можно обойтись и вообще без доверенности!

При ЦКП ценностей вместо «обычной» доверенности может быть единоразово составлено уведомление

Такое уведомление призвано проинформировать поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, которое будет принимать ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей (п. 13 Инструкции № 99).

Обратите внимание! Предусмотрено только уведомление об образце печати или штампа и ничего не говорится об образце подписи материально ответственного лица.

Поэтому материально ответственные лица, принимающие ценности, могут быть разными, главное, чтобы они использовали при приемке ценностей при ЦКП одну и ту же печать.

Ведь поставщику в этом случае придется сверить печать, которой представитель получателя заверяет свою подпись при получении ценностей, с образцом, приведенным в уведомлении.

Так как форма такого уведомления законодательством не предусмотрена, составляют его в произвольной форме. Главное, чтобы уведомление было заверено подписью директора и главного бухгалтера (п. 13 Инструкции № 99).

В основном уведомление оформляется как дополнение к договору, но может быть оформлено и в виде письма. Учтите: если уведомление составлено к определенному договору, то срок его действия будет ограничен сроком действия договора.

Представим пример такого уведомления.

Как будет решен этот вариант поставок без доверенности после 1 ноября 2014 года в свете отмены обязательности печатей, будем ждать разъяснений.

Склад один — договоров много

Как правило, доверенность на получение ценностей от поставщика выдается под каждый наряд, счет, договор, заказ, соглашение или другой документ, заменяющий их (п. 6 Инструкции № 99). Можно ли выписать одну доверенность, если ТМЦ по нескольким договорам нужно получить в одном месте?

В случае когда доверенное лицо должно получать ТМЦ в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, которые их заменяют, ему может быть выдана одна доверенность. Но в ней обязательно должны быть перечислены номера и даты выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов.

Если же и мест, где нужно забрать товар, несколько, т. е. ТМЦ должны быть получены с разных складов, то на каждый склад (место получения) выписывается своя доверенность (абз. 2 п. 6 Инструкции № 99).

Если по доверенности отгрузили только часть ТМЦ

Доверенность выдана на получение 50 единиц товара, но поставщик отгрузил 20 единиц. Как быть в таком случае? Сразу скажем, Инструкцией № 99 не запрещено по доверенности получать лишь часть товара. Порядок получения по одной доверенности товаров по частям прописан в п. 13 Инструкции № 99.

Получая по доверенности только часть ТМЦ, независимо от срока ее действия доверенность следует оставить у поставщика

Учтите, она остается у поставщика при первом же отпуске ТМЦ. При этом на каждый частичный отпуск составляется отдельная накладная (акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или документа, ее заменяющего) передается получателю ценностей. Второй — прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется:

— для наблюдения и контроля за отпуском ТМЦ;

— для проведения расчетов с получателем.

Получатель товара обязан не позднее следующего дня после каждой доставки на предприятие ценностей, независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично, предоставить работнику предприятия, выдавшему доверенность, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (в кладовую) или материально ответственному лицу (п. 10 Инструкции № 99).

Отпускать ценности по аннулированной доверенности запрещено

Поэтому, если предприятие аннулирует доверенность, по которой ценности получают частями, оно обязано сразу же уведомить поставщика об аннулировании доверенности.

Можно ли выдать доверенность неработнику предприятия?

В п. 4 Инструкции № 99 указано, что доверенность может быть выдана только лицам, которые работают на этом предприятии.

Но есть исключения! Доверенность лицам, не работающим на предприятии, может быть выдана при наличии:

1) разрешения руководителя предприятия. Учтите! Оформлять разрешение отдельным документом не обязательно. Наличие подписи руководителя на доверенности, выданной неработнику, уже считается разрешением руководителя (см. письмо Минфина Украины от 19.01.2005 г. № 31-04200-20-10/821);

2) доверенности, выданной на предприятии, где работает данное лицо, на получение тех же ТМЦ и такого же количества.

У неработника на руках должно быть две доверенности на получение одних и тех же ТМЦ

Только соблюдая эти условия предприятие имеет право выписать доверенность лицу, не состоящему с ним в трудовых отношениях. В противном случае выписать доверенность по ф. № М-2 на неработника предприятию нельзя.

Когда это работает? Это возможно, когда физлицо является работником предприятия, которое предоставляет услуги экспедитора (транспортные услуги) либо является исполнителем по договору поручения. Например, предприятие А (покупатель) поручает предприятию Б забрать товар у предприятия В (продавца). Для этого предприятие А выписывает доверенность на получение товара неработнику (работнику предприятия Б), который должен получить товар у предприятия В (продавца). Одновременно предприятие Б выдает своему работнику доверенность на получение у предприятия В того же товара и в том же количестве.

Доверенности по ф. № М-2 или доверенность по ГКУ?

Может ли предприятие (руководитель в лице предприятия) вместо доверенности по ф. № М-2 выдать доверенность по ГКУ? Можно, но не рекомендуем, так как могут быть проблемы.

Доверенность на получение ТМЦ, оформленную согласно правилам ГКУ, предприятие может выдать, если:

1) уполномоченный получатель ценностей для предприятия — не работник предприятия;

2) с таким получателем заключен договор поручения.

О преимуществах доверенности по ГКУ спорить не будем. Как ее составить смотрите на с. 12 этого номера.

В остальных случаях пользоваться доверенностью, оформленной согласно ГКУ, не советуем. Дело в том, что Инструкция № 99 является нормативным документом, регламентирующим порядок отпуска ценностей, и при этом предписывает осуществлять такой отпуск по доверенностям на получение ценностей по определенной типовой форме — ф. № М-2.

Несоблюдение этого требования и получение ценностей по доверенности, оформленной в соответствии с ГКУ, может быть расценено как нарушение Инструкции № 99. К тому же, возможно, и сам поставщик, получив от покупателя гражданскую доверенность вместо полагающейся доверенности по ф. № М-2, не станет рисковать, потребовав ее переоформить.

Если поставщик — предприниматель

Частные предприниматели должны отпускать ТМЦ, расчеты по которым производятся в безналичной форме или же которые передаются безвозмездно либо путем товарообменных операций, только при условии предоставления доверенности предприятия (п. 14 Инструкции № 99).

То есть, поставляя ценности предприятию, предприниматель в обязательном порядке должен потребовать и получить доверенность по ф. № 2-М.

Доверенность «не отходя от склада»

Довольно распространенная ситуация, когда поставщик осуществляет доставку товара прямо покупателю на склад. То есть получать товар ответственное лицо будет на территории предприятия (подразделения), не выезжая за ним к поставщику. Нужно ли выписывать доверенность на получателя товара? И ответ здесь: да, нужно.

Подтвердить право работника предприятия на получение ТМЦ от поставщика нужно независимо от места его передачи

Ведь доверенность представляет собой документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о полномочиях конкретного физического лица получить для предприятия определенные перечень и количество ценностей.

И то, что ответственное лицо получает товар на территории предприятия, не выезжая за ним к поставщику, значения не имеет. Ведь без доверенности не может быть создан (выписан, подписан) другой первичный документ — товарно-транспортная накладная на отпуск ценностей, представляющий собой разрешение на осуществление хозяйственной операции по отпуску ценностей и являющийся основанием для ее бухгалтерского учета. Оформление накладной осуществляется после предоставления доверенности.

Доверенность при железнодорожных перевозках

Здесь немного другие правила. При поставках товара с использованием услуг перевозки железной дороги, как правило, обязанность передавать груз получателю (покупателю) несет сама железная дорога. То есть передача товара по договору поставки осуществляется не как «поставщик — получатель», а через перевозчика.

Поставщику не нужно получать доверенность от покупателя на получение груза

Такую доверенность покупатель выдает своему работнику для предъявления и получения товара от станции назначения железной дороги.

Получение груза. В соответствии с п. 6 Правил выдачи грузов для получения груза, адресованного предприятию, организации, учреждению или гражданину — субъекту предпринимательской деятельности, получатель должен предоставить станции доверенность. Выдача груза осуществляется после внесения получателем всех полагающихся железной дороге платежей. При соблюдении этих условий представитель получателя получает железнодорожную накладную.

Учтите: в графе 53 «Підтвердження одержання вантажу» накладной должна быть указана дата получения груза, номер доверенности на получение груза, дата ее выдачи, серия и номер паспорта материально ответственного лица, которое получает груз, и ее подпись. В электронной накладной налагается ЭЦП получателя (см. приложение 3 к Правилам оформления перевозочных документов).

Накладная, оформленная в бумажном виде, выдается ответственному получателю еще и под расписку в экземпляре накладной, которая остается у железной дороги (п. 8. Правил выдачи грузов).

Сама накладная необходима получателю для отчета по выданной доверенности.

Получение грузобагажа. Согласно п. 29.6 разд. 29 Правил № 1196 грузобагаж, поступивший в адрес предприятия, станция железной дороги выдает:

— по доверенности, подписанной руководителем и бухгалтером, с предъявлением документа, удостоверяющего получателя;

— под расписку получателя, которую он должен сделать на обратной стороне дорожной багажной ведомости.

При этом лицо, уполномоченное на получение грузобагажа, имеет право снять копию дорожной ведомости, которую багажный кассир обязан заверить личной подписью и печатью станции. Такая копия понадобится для отчета по выданной доверенности.

Отсутствие доверенности расходам не помеха?

Рассмотрим ситуацию, когда ТМЦ получили без доверенности, хотя обязаны были ее предоставить, и есть подтверждающие первичные документы — платежное поручение на оплату, накладная поставщика. Может ли предприятие рассчитывать в налоговом учете на расходы по этим ценностям?

Считаем, что может. Дело в том, что согласно п. 138.2 НКУ расходы, которые учитываются при определении объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.

Что касается доверенности, то она по своей сути не является первичным документом, поскольку по Закону о бухучете первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление*. Доверенность дает лишь полномочия осуществить хозяйственную операцию. Этот документ удостоверяет исключительно полномочия доверенного лица получить от имени предприятия причитающиеся ценности. Причем в доверенности приводятся только количественные (!) показатели получаемых ценностей. То есть сам по себе факт выдачи доверенности каких-либо налоговых последствий не влечет.

* Хотя Минфин и ВХСУ настаивают на статусе доверенности на получение ТМЦ как на первичном документе (см. письмо Минфина Украины от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991, постановление ВХСУ от 31.05.2011 г. № 3/029-11).

Показатели, подтверждающие расходы, в частности стоимость ценностей, в доверенности не указываются

Сведения о хозяйственной операции и ее осуществлении подтверждаются накладными, актами и другими документами. И именно эти документы считаются первичными и к тому же пригодными для налогового учета.

Поэтому факт непредоставления доверенности поставщику вряд ли должен влиять на возможность отражения в составе расходов стоимости полученных ценностей. Тем более, что первичка у предприятия на руках (платежное поручение, накладная).

Хотя стоит предупредить, что отсутствие факта выписки доверенности по ф. № М-2 на получение ценностей может рассматриваться налоговиками как отсутствие доказательств реального выполнения данных поставок. Судебная практика в этом вопросе не однозначна. Встречаются постановления ВХСУ и «за» признание поставки без доверенности и «против» (см. «плохое» — постановление ВАСУ от 24.01.2013 г. № К-31852/10 и «хорошее» постановление ВХСУ от 14.08.2013 г. № 5020-875/2012).

Ответственность

Формально невыполнение требований Инструкции № 99 влечет административную ответственность, установленную ст. 1642 КоАП (нарушение установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности), которым предусмотрен штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.).

За то же самое нарушение, совершенное повторно в течение года, размер админштрафа составляет от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 грн. до 340 грн.).

Однако накладывать его могут только органы государственного финансового контроля. При этом админштраф налагается именно на поставщика, который отпустил ценности без доверенности.

Нарушением порядка ведения бухучета является именно отпуск ценностей без доверенности

Согласно п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска ценностей по доверенности возлагается на должностных лиц предприятия поставщика, имеющих право подписывать первичные документы на отпуск ценностей.

Ответственность возлагается на поставщика и в случае отпуска ценностей по доверенности, заполненной с нарушением норм Инструкции № 99. Ведь в п. 12 Инструкции № 99 прямо запрещает поставщику отпуск товаров, когда доверенность выписана с нарушениями или с незаполненными реквизитами.

Что касается частных предпринимателей (вспомните, отгружать товар предприятию они должны исключительно по доверенности согласно п. 14 Инструкции № 99), то админсанкции им не грозят. Ведь предприниматели бухгалтерский учет не ведут, а значит, наказать их за нарушение правил его ведения невозможно.

И все же относиться с небрежностью к доверенности не стоит. Этот документ выполняет важную роль в деятельности любого субъекта хозяйствования и в первую очередь позволяет обеспечить сохранность своего имущества.

Уверены, что теперь выписывать/использовать доверенности на получение ТМЦ вы будете правильно.

выводы

• При заполнении доверенности какие-либо отклонения от стандартного бланка не допускаются.

• Выписывать доверенность на получение ТМЦ необходимо независимо от места получения ценностей.

• При централизованно-кольцевых поставках альтернативой доверенности может быть единоразово составленное уведомление о печати.

• Получая по доверенности только часть ТМЦ, доверенность все равно следует оставить у поставщика.

• Нарушением порядка ведения бухучета является именно отпуск ценностей без доверенности. Поэтому ответственным является всегда поставщик.

Доверенность на передачу товара

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Доверенность на передачу товара» в формате doc, размером 43,0 КБ.

Процесс передачи товара требует ответственного подхода, так как получение ТМЦ лицом, не имевшим на то прав, может привести к судебному разбирательству. Продавец в такой ситуации может лишиться денег за товар. Покупатель, принявший товар у неуполномоченного лица, также рискует, что сделка будет признана недействительной. Оформлению доверенности на передачу товаров необходимо уделить особое внимание. В этом случае применяются два вида документа:

• Доверенность, выданная представителю покупателя.
• Доверенность от продавца (поставщика), оформленная для выдачи товара и подписания соответствующих документов.

Обычно практикуется выдача доверенности на получение ТМЦ.

Когда нужна доверенность на получение товара

Документ подтверждает полномочия принять ТМЦ у продавца в соответствии с условиями договора поставки или купли-продажи. Стороны имеют право предусмотреть в договоре условия передачи товара:

• со склада продавца;
• на складе покупателя;
• в ином согласованном сторонами месте (в договоре должны быть перечислены возможные места доставки).

Продавец имеет право и должен убедиться в полномочиях представителя покупателя. Документом, подтверждающим право принимать товар, является доверенность.

При передаче на складе покупателя доверенность нужна только лицу, передающему ТМЦ. Подразумевается, что на складе работают материально ответственные лица, исполняющие свои служебные обязанности, и подтверждать полномочия дополнительными документами нет необходимости.

Кому может быть выдана доверенность

Законодательство не ограничивает круг лиц, на которых может быть оформлена доверенность. Представителем покупателя может выступать как сотрудник, так и лицо, не работающее в организации.

Действовать без доверенности при получении или выдаче товара может только представитель организации, на складе которой происходит передача. В остальных случаях полномочия продавца или покупателя неочевидны, даже если передача проходит в месте, оговоренном в договоре. Продавец не может быть уверен, что передает товар уполномоченному лицу, поскольку права покупателя не явствуют из обстановки.

Представлять организацию без доверенности имеет право только руководитель, остальные сотрудники могут действовать только на основании документа, оформленного надлежащим образом.

Выдача доверенности лицам, не состоящим в штате организации, практикуется при разовых операциях купли-продажи или поставки мелкой партии товара. Для стороны покупателя этот вариант содержит некоторые риски, так как человек, не состоящий в штате, не является материально ответственным лицом. Покупатель может не получить товар, однако он будет обязан оплатить поставку. Для восстановления справедливости покупателю придется обращаться в суд, чтобы привлечь данное лицо к ответственности, причем вне рамок трудовых отношений.

В договоре может быть предусмотрена поставка через транспортную компанию, с которой подписано отдельное соглашение о перевозке или экспедировании. В этом случае доверенность получателю выдает транспортная компания.

Правила оформления доверенности

Строго установленной формы документа не существует. Доверенность должна быть составлена в письменном виде и содержать обязательные реквизиты:

• Дата выдачи
• Подпись руководителя или уполномоченного лица и главного бухгалтера (для государственных и муниципальных организаций)
• Печать организации
• Наименование документа (Доверенность)
• Регистрационный номер (необязательно)
• Дата прописью
• Место выдачи доверенности
• Если документ составлен не на фирменном бланке, нужно указать название организации
• В тексте должен содержаться список доверенных действий и документов, которые может подписывать доверенное лицо
• Срок действия
• Возможность передоверия
• Образец подписи доверенного

Торговые организации, как правило, используют унифицированные доверенности форм ТМЦ М-2 и М-2а. Эти формы действительны, но применять их не обязательно. При заполнении унифицированной формы необходимо учитывать некоторые требования:

• Указать товарно-материальные ценности и документы (наряд, счет, договор, накладная и т. п.), на основании которых передается товар.
• Составлять список на обороте доверенности нужно, если в документах этот перечень не содержится. Если перечень с указанием количества товаров есть, графы перечеркивают
• Доверенности регистрируются в бухгалтерии
• После выполнения доверенных действий следует в течение суток подать в бухгалтерию подтверждающие документы.

Срок действия доверенности

Доверенность на передачу товара действует в течение года, если иное не указано. Максимальный срок действия 3 года. Отсчет времени совершения доверенности начинается в день ее выдачи, поэтому дата обязательно должна быть указана, без нее документ не имеет силы.

Выписывать доверенность на максимальный срок не всегда целесообразно, так как перечень товаров может изменяться, а поставщики часто оставляют оригинал доверенности у себя и приобщают к накладной.