Положение о подотчетных лицах

Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец

Положение о расчетах с подотчетными лицами (далее — Положение), разработанное с учетом специфики предприятия и утвержденное приказом руководителя, поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избежать возникновения различного рода спорных ситуаций как с работниками предприятия, так и с налоговыми органами. О том, что можно и нужно отразить в Положении, мы расскажем в этой статье.

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

Положение о подотчетных лицах: образец 2018 года

Итоги

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2017-2018».

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

• Работник согласно законодательству должен написать заявление, в котором необходимо указать размер аванса и срок, на который он нужен, а также назначение подотчетных сумм. Заявление подотчетного лица с просьбой о выдаче денежных средств может быть оформлено в свободной форме как от руки, так и на компьютере. Форму заявления для удобства рекомендуется разработать с учетом данных своего предприятия.
  Аналогом заявления может послужить приказ руководителя компании, содержащий Ф. И. О. подотчетника, цель выдачи средств, их размер на какой срок выдаются, подпись руководителя, дату и регномер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). Предусмотрите также в приказе место для подписи подотчетного лица, чтобы подтвердить, что он ознакомлен с размером и назначением выдаваемого аванса.
  С 19.08.2017 чиновники закрепили за юрлицом или ИП право самостоятельно решать, выдаются подотчетные деньги по заявлению или приказу руководства. Однако один из указанных документов должен быть обязательно (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
• Организация вправе определить в Положении, выдает она аванс при условии полного отсутствия у работника задолженности по подотчетным суммам или у работника есть возможность получить деньги под отчет, будучи должником по предыдущему авансу. Для этого можно предусмотреть в бланке заявления работника строчку об отсутствии задолженности, подписанную бухгалтером.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2017 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

• в розничной торговле — товарный чек;
• в оптовой — накладная и счет-фактура;
• при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

• Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
• Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
• После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
• Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

• Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
• Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по .

Положение о подотчетных лицах: образец 2018 года

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2018 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами можно скачать здесь.

Скачать образец

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017

С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.

Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.

Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У.

Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:

1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.

2. Заявление на выдачу денег можно не писать.

Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.

Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.

Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.

До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.

Заявление на выдачу денег можно не писать

Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.

До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.

Чеки старого образца можно принять

С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.

В соответствии со ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ отдельные хозяйствующие субъекты вправе не применять ККТ до 01.07.2018 или применять ККТ старого образца.

Исходя из этого, кассовые чеки старого образца можно считать документами, подтверждающими оплату.

Сотрудник получил наличку, а расплатился безналом

Иногда подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы.

ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.

Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Обратите внимание, что принять к зачету НДС по счету-фактуре без верного наименования покупателя не получится. Для счета-фактуры реквизит «Покупатель» является обязательным (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Ответы на другие вопросы по расчетам с подотчетными лицами

Образец положения о подотчетных лицах

Обратимся к законодательству

При составлении положения стоит учитывать следующие законодательные акты:

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402;
• приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана бухгалтерских счетов».

Зачем нужно положение о подотчете

Положение о подотчете является внутренним документом компании. Оно определяет порядок расчетов с подотчетниками (т. е. с сотрудниками организации, трудящимися на основе постоянного трудового договора или состоящих с предприятием в гражданско-правовых отношениях, имеющими право на получение от работодателя денег для осуществления расходов, связанных с нуждами фирмы). Следование указанным в положении правилам позволяет контролировать движение средств, быть уверенным в том, что деньги были израсходованы по назначению и правильно отражены в бухгалтерском учете.

Что следует указать в положении

Образец положения о подотчетных лицах 2019 должен содержать следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь следует указать цель создания документа, перечислить термины, встречающиеся в нем, перечислить нормативные акты, которые принимались во внимание при его составлении.
2. Порядок выдачи денег. Здесь расписываем процедуру выдачи авансов. То есть кому из сотрудников, при каких условиях, на какой срок и на какие цели будут выдаваться деньги.
3. Информация о порядке предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов (составленных по форме АО-1).

Здесь же следует расписать порядок проверки авансового отчета и приложенных к нему чеков работниками бухгалтерии, а также сроки его рассмотрения.

Образец положения о расчетах с подотчетными лицами

Скачать

Порядок выдачи средств подотчет

Он состоит из несколько этапов.

1. Просим работника написать заявление.

Чтобы получить аванс, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно указать:

• сумму аванса;
• на какие цели будут потрачены деньги;
• дату составления. Также с этой целью можно воспользоваться приказом директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Он должен содержать следующие сведения:
  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • данные о сумме аванса;
  • информацию о сроке, на который выдаются деньги;
  • о назначении (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Скачать

2. Проверяем наличие задолженности

На этом этапе рекомендуется проверить наличие задолженности трудящегося по предыдущим авансам. Но даже если у него имеется непогашенная задолженность, это обстоятельство не может стать поводом для отказа в выдаче денег.

3. Выдаем деньги

На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику могут быть выданы:

• наличными;
• перечислены на корпоративную карту компании;
• перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

4. Берем у работника авансовый отчет

Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, трудящийся должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

5. Передаем отчет на проверку в бухгалтерию

Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета. Далее он направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

Примерная форма Приказа об утверждении Положения о порядке расчетов с подотчетными лицами (для государственного (муниципального) учреждения) (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

2. Порядок выдачи денежных средств и денежных документов под отчет

2.1. Денежные средства выдаются под отчет на расходы, связанные с приобретением для нужд учреждения товаров (работ, услуг), и командировочные расходы.

2.2. Выдача под отчет денежных средств для приобретения товаров (работ, услуг) на нужды учреждения производится работникам, поименованным в Списке лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на указанные цели (Приложение N к настоящему Положению).

Авансы для осуществления расходов в целях организации разовых мероприятий (семинаров, конференций и т.п.), порядок проведения которых определяется отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации, выдаются сотрудникам, указанным в данном приказе (распоряжении).

2.3. Авансы на командировочные расходы выдаются под отчет лицам, работающим в учреждении на основании трудовых договоров (сотрудникам учреждения), направленным в служебную командировку в соответствии с приказом руководителя.

2.4. Не допускается выдача денежных средств под отчет физическим лицам, не являющимся сотрудниками организации. Выдача денежных средств таким физическим лицам допускается только на основании соответствующего гражданско-правового договора.

2.5. Не допускается передача выданных под отчет денежных средств (денежных документов) одним лицом другому.

2.6. Денежные средства и денежные документы выдаются под отчет только по распоряжению руководителя учреждения и на основании заявления подотчетного лица (далее также — Заявление).

Выдача под отчет денежных средств осуществляется только при отсутствии задолженности по ранее выданным под отчет денежным средствам, по которым наступил срок предоставления Авансового отчета.

Наличие у подотчетного лица неиспользованных денежных документов не является основанием для отказа этому лицу в выдаче под отчет денежных средств.

2.7. Денежные документы могут быть выданы под отчет только при условии представления отчета об использовании ранее выданных денежных документов соответствующего вида. Наличие у подотчетного лица неиспользованных подотчетных денежных средств не является основанием для отказа этому лицу в выдаче под отчет денежных документов. Выдача под отчет денежных документов в объемах, превышающих дневную потребность, допускается только при наличии у сотрудника условий для их хранения.

2.8. Распоряжение руководителя о выдаче денежных средств (денежных документов) под отчет оформляется

2.9. Заявление на получение денежных средств (денежных документов) под отчет оформляется ).

— в произвольной форме.]

Денежные средства (денежные документы) выдаются сотруднику в течение рабочих дней со дня предоставления Заявления, оформленного в установленном порядке.

2.10. В Заявлении на получение денежных средств указываются конкретные направления расходов, которые планирует осуществить подотчетное лицо. Заявление без указания целей расходования денежных средств или с формальным указанием планируемых направлений расходов (например, «на хозрасходы», «на проведение праздничного мероприятия») считается неоформленным и не может являться основанием для выдачи денежных средств под отчет, так как не позволяет однозначно определить расходные коды бюджетной классификации. Размер подотчетной суммы, испрашиваемой сотрудником, определяется на основании предварительного расчета. Расчет производится подотчетным лицом исходя из расценок (тарифов, норм), действующих на день подачи Заявления.

Заявление на получение денежных средств под отчет оформляется с учетом следующих требований:

Назначение аванса	Требования к оформлению заявления
На служебную командировку	Приводится ссылка на приказ о командировании, указывается место командирования и срок командировки
На закупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ)	Указывается номенклатура, количество и цены товаров (согласно предварительным расчетам). Перечень должен позволить однозначно определить, планируется ли приобретение основных средств или материальных запасов, а также классифицировать приобретаемые ТМЦ по кодам бюджетной классификации (в т.ч. кодам видов расходов)
На оплату услуг, работ	Приводится номенклатура (перечень) услуг (работ) и их стоимость (согласно предварительным расчетам). Приведенный перечень должен позволять однозначно классифицировать услуги, работы по кодам КОСГУ, по иным кодам бюджетной классификации (кодам видов расходов)
Компенсация расходов сотрудника, самостоятельно произведенных им в интересах учреждения в обстоятельствах, исключающих предварительное получение аванса	Указываются соответствующие обстоятельства, а также перечень товаров (работ, услуг), фактически приобретенных (оплаченных) сотрудником
Компенсация расходов сотрудника, понесенных им в интересах учреждения (кроме чрезвычайных обстоятельств)	Приводится перечень товаров (работ, услуг), фактически приобретенных (оплаченных) сотрудником. Кроме того, в заявлении должна содержаться информация о том, почему сотрудник полагает, что произведенные им по собственной инициативе расходы будут полезны учреждению
…	…

2.11. Расчеты с подотчетными лицами осуществляются:

При выдаче под отчет денежных средств (денежных документов) в Расходном кассовом ордере приводится ссылка на соответствующее Заявление. Само Заявление приобщается к Отчету кассира.

При перечислении сумм под отчет на банковскую карту Заявление приобщается к Заявке на кассовый расход.

В случае перечисления денежных средств под отчет на банковскую карту сотрудник должен быть под расписку уведомлен о сумме аванса, назначении и сроках расходования перечисленных денежных средств (форма Уведомления приведена в Приложении N ). Если подотчетная сумма перечислена на банковскую карту без письменного уведомления сотрудника, ответственность за расходование указанных средств и своевременное предоставление отчета несут сотрудники, санкционировавшие перечисление.

2.12. До представления Заявления на получение денежных средств под отчет на утверждение руководителю оно предоставляется в . Уполномоченный работник указывает в Заявлении:

— информацию о наличии (отсутствии) у сотрудника задолженности по ранее выданным авансам и срокам предоставления отчета по ним;

— расшифровку запрошенных сумм по соответствующим кодам бюджетной классификации;

— сведения о наличии свободных лимитов бюджетных обязательств (прав на принятие обязательств) по соответствующим кодам бюджетной классификации;

— информацию о несоответствии заявления каким-либо положениям приказа об учетной политике.

Информация, указанная в Заявлении уполномоченным сотрудником , заверяется подписью .

2.13. Срок, на который денежные средства (денежные документы) испрашиваются под отчет, подотчетное лицо собственноручно указывает в Заявлении. Руководитель учреждения подтверждает этот срок или устанавливает при утверждении Заявления иной срок.

Если в Заявлении не указан предельный срок их расходования (использования), денежные средства или денежные документы должны быть израсходованы (использованы) подотчетным лицом в день получения.

2.14. Срок, на который согласно Заявлению выдаются денежные средства (денежные документы), не может превышать:

— рабочих дней (при приобретении горюче-смазочных материалов);

— рабочих дней (при оплате иных материальных ценностей, работ, услуг);

— срок командировки (со дня выезда по день приезда);

— рабочих дней (при использовании денежных документов).

2.15. Предельная сумма выдачи наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг) из кассы учреждения устанавливается в размере рублей.

Сумма выдачи денежных средств под отчет на эти цели с применением расчетных (дебетовых) карт не может превышать .

2.16. Денежные средства (авансы) на расходы, связанные со служебными командировками, выдаются из кассы учреждения (перечисляются на расчетные (дебетовые) карты сотрудников) в пределах .

Как составить положение о подотчетных лицах

Каждый работодатель стремится контролировать деятельность сотрудников, которые распоряжаются денежными средствами организации. Чтобы деньги не утекали бесконтрольно, руководство и сотрудники должны договориться, как в компании будет строиться работа с суммами, выдаваемыми под отчет. Для этого нужно разработать Положение и ознакомить с ним всех участников процесса. Подробная инструкция по разработке документа и готовый образец — в статье.

Это внутренний документ организации, который регламентирует порядок расчетов с определенной категорией работников-подотчетников. Так называют сотрудников, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору и получают от работодателя денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью фирмы. Это могут быть административно-хозяйственные, представительские или командировочные расходы, главное — чтобы они носили целевой характер и были выданы с соблюдением определенной процедуры.

Положение позволяет максимально урегулировать эти правоотношения, обеспечить контроль движения денежных средств и удостовериться в их целевом использовании и правильном отражении в бухучете. Оно может быть оформлено и как приложение к учетной политике организации, и как самостоятельный локальный акт.

При разработке Положения стоит ориентироваться на следующие нормативно-правовые акты:

• Трудовой Кодекс РФ;
• Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н.

Положение о расчетах с подотчетными лицами 2020

Образец Положения целиком можно скачать в конце статьи.

Этот локальный нормативно-правовой акт должен составляться с учетом специфики хозяйственной деятельности предприятия и помогать вести все расчеты с подотчетными лицами и избегать спорных ситуаций как с сотрудниками, так и с налоговыми органами. Во исполнение этих целей рекомендуется включить в Положение следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются основные понятия, встречающиеся в документе, указываются цели его создания и нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми он составлялся.

2. Порядок выдачи денежных средств. В этом разделе нужно подробно описать процедуру выдачи авансов, дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги и каким сотрудникам. Обычно список подотчетных лиц формируется отдельным приказом руководителя, но можно оформить его и в качестве приложения к Положению.

Также следует указать и общий максимальный срок подотчета — например, не более месяца. Конкретные сроки для определенных авансовых сумм следует прописывать в отдельном приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм (наличие заявления сотрудника или приказа руководителя, отсутствие задолженностей по предыдущим авансам, непревышение лимитов, и т.п.).

3. Порядок предоставления, проверки и утверждения авансовых отчетов. На основании авансовых отчетов осуществляются контроль за движением денежных средств и подтверждение факта совершения хозяйственной операции. В Положении следует написать о том, что в течение трех дней сотрудник должен сдать в бухгалтерию отчет по форме АО-1, либо на бланке, разработанном на предприятии с учетом специфики его деятельности. Также рекомендуется прописать подробный перечень первичных документов, которые необходимо предоставить для подтверждения произведенных затрат.

Кроме того, в этом разделе следует подробно описать процедуру проверки бухгалтерией самого отчета и приложенных к нему документов, а также сроки рассмотрения.

Порядок выдачи денег под отчет

Шаг 1. Сотрудник пишет в произвольной форме заявление, указывая в нем:

• сумму аванса;
• срок выдачи;
• на какие цели будут потрачены деньги;
• дату составления.

Деньги могут быть выданы и на основе соответствующего приказа руководителя. Согласно Письму ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642 такой распорядительный документ составляется при каждой выдаче наличных денег и должен содержать следующие сведения:

• ФИО подотчетного лица;
• сумма аванса;
• срок, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя, дата и регистрационный номе документа.

Только при наличии заявления либо приказа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Шаг 2. Проверка задолженности по предыдущим авансам. Ранее наличие задолженности было основанием для отказа в выдаче денежных средств, однако последняя редакция Указаний ЦБ такого требования не содержит. Поэтому данный этап носит исключительно рекомендательный характер и решается в каждой организации по-своему.

Шаг 3. Оформление выдачи. На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации оформляет расходный кассовый ордер в соответствии с правилами бухгалтерского учета, указав назначение аванса.

Стоит добавить, что подотчетные суммы не обязательно выдавать через кассу — можно сделать перевод на зарплатную карту сотрудника. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288, в котором пояснил, что денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников для оплаты:

• командировочных расходов;
• расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Шаг 4. Авансовый отчет. Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении или приказе. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги в течение трех рабочих дней после этого срока ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), либо возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Важно! Если это правило будет нарушено, то налоговая служба начислит работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 Письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Также к авансовому отчету следует приложить документы, подтверждающие затраты: накладные, товарные чеки, акты, счета-фактуры и т.д.

Шаг 5. Проверка авансового отчета. Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает ее сотруднику. Затем он проверяет отчет и приложенные к нему первичные документы, которые должны содержать все необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а затем на утверждение руководителю.