Перерасход по авансовому отчету

Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы

Подотчетные лица — нормативные документы, регулирующие расчеты с ними, мы приведем в данной статье — имеют совершенно четкую правовую характеристику. Поговорим о том, кто может быть подотчетником с точки зрения законодательства, а также рассмотрим, какими нормативными актами определяются отношения с ним.

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Итоги

Регулирование расчетов с подотчетными лицами в 2017 году: нормативная база

Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

• указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• КоАП РФ;
• Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

• Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
• Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
• Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.

• Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
• По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

ВАЖНО! Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

• Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
• Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Скачать образец приказа о подотчетных лицах вы можете по .

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

• распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
• определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
• устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
• обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Подробности – в материале «Ст. 188 ТК РФ: вопросы и ответы».

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 организацию или предпринимателя уже нельзя оштрафовать за выдачу подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный пункт исключен из указания № 3210-У.

Итоги

Порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на основе множества регламентирующих нормативных документов. При этом не менее важную роль играют также разъяснения и письма ведомств, не носящие нормативного характера.

Расчет с подотчетными лицами – нормативные документы

Расчеты с подотчетными лицами характерны для организации любой формы собственности. Подотчетные суммы могут быть выданы по различным основаниям: от командировочных расходов до покупки товаров. Полученные средства подотчетное лицо реализует и представляет по ним отчет с подтверждающими документами, который подтверждает расходы.

Рассмотрим, какие нормы закона регулируют расчеты с подотчетными лицами.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У	Устанавливает порядок выдачи денег из кассы подотчетному лицу
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н	определяет действия по счету 71 в бухгалтерском учете (по плану счетов)
Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Правила внутреннего распорядка, Положение о командировках и т.д.	регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет, подотчетных лиц, отчетность
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104	При выдаче через кассу определяет правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88	Разработаны формы первичной документации по кассе, которые не могут быть самостоятельно разработаны
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ	определяет обязательные реквизиты первичных документов

Читайте также статью ⇒ Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

Основание для выдачи денег

Деньги в подотчет в организации выдаются сотрудникам строго с учетом целевого использования в интересах организации.

Для получения этих средств работником предъявляется документ, предусмотренный внутренними нормативными актами: распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег

Заявление от работника на предоставление денег на сегодняшний день не требуется.

В приказе, являющимся локальным документом организации, указывается:

• ФИО сотрудника, которому выдаются деньги
• цель получения подотчетных сумм
• сумма (цифрами и прописью)
• срок, на который средства выдаются

Если средства выдаются из кассы организации, то необходимо руководствоваться порядком эксплуатации ККТ.

Сейчас в основном подотчетные суммы, как и другие начисления, удобно перечислять на банковскую карту.

ККТ применяется продавцами. Применение ККТ подотчетным лицом (как представителем организации) приведет к дублированию.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА К. Завьялов

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Документы, подтверждающие выдачу денег в подотчет из кассы

С 01.01.2013 г. стандартные формы первичных документов не обязательны к применению, но это не относится к документам по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Подтверждает факт выдачи денег из кассы расходный кассовый ордер (КО-2), который составляется при выдаче денег. Он выписывается в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главным бухгалтером или уполномоченным лицом и фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-4).

Нередки случаи, когда выданные деньги не реализованы в полном объеме, работник при этом возвращает нереализованную сумму в кассу. При возврате средств кассир оформляется приходный кассовый ордер (КО-1), состоящий из 2 частей:

1. левая – в кассе
2. правая – на руках у лица для подтверждения факта сдачи денег

Эта операция также вносится в КО-1КО-4.

Важно! На выдачу подотчетных сумм в качестве основания оформляется приказ (распоряжение), заявление от получателя средств не обязательно.

Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:

• ФИО лица
• дата выдачи подотчетных сумм
• выданная сумма
• способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
• использованная сумма (по отчету)
• на какие счета списаны

К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета

Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:

• по дебету отражаются полученные суммы
• по кредиту – списанные по отчету суммы

Пример по синтетическому учета подотчетных сумм

№ п/п	Операция	Дебет	Кредит
1.	Выдано под отчет из кассы Иванову М.Р.	71	50
2.	Оприходованы приобретенные товары	10	71
3.	Возврат нереализованных средств в кассу	50	71
4.	При не сдаче отчета подотчетная сумма относится на недостачи	94	71
5.	Недостача отнесена на работника, которую нужно возместить	73	94
6.	Начислена заработная плата	20	70
7.	Удержан НДФЛ	70	68
8.	Удержан долг по невыплаченной подотчетной сумме	70	73
9.	Перечислена заработная плата работнику за вычетом НДФЛ и долга по подотчету	70	51

Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам

Подотчетное лицо не обязано для получения следующей подотчетной суммы отчитаться в 3-дневный срок по расходам. Обычно предприятие возмещает эти суммы с зарплаты на основании приказа руководителя, но удержание может составлять до 20% от заработной платы.

Отчетность по подотчетным суммам отражает авансовый отчет:

• для бюджетных и казенных учреждениях обязательна к использованию унифицированная форма 0504505 (утв. Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н)
• коммерческие организации вправе с 01.01.2013 разработать форму отчета сами или применять унифицированную форму N АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

Все авансовые отчеты работника должны иметь подтверждение в виде приложенных документов о расходах, пронумерованных в соответствии с последовательностью записей в отчете.

При заполнении авансового отчета по форме 0504505 он составляется в 1 экземпляре, допускается заполнение от руки и в распечатанном виде. Отчет должен отражать:

1. на стр.1: сведения о получателе аванса
2. на стр.2: графы 1-6 с указанием приложенных подтверждающих документов (пронумерованных)

Бухгалтер проверяет на целевое использование денег и после проверки и утверждения руководителем вносит принятые к учету расходы.

Заполнение авансового отчета по форме А0504505О-1 (или принятого и утвержденного в коммерческой организации отчета) осуществляется аналогично форме 0504505.

Документы, подтверждающие расходы

Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.

Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:

Виды расходов	Прилагаемые документы
Хозяйственные	Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д.
Командировочные	1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны) 2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей 3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья 4. Командировочное удостоверение 5. Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках

Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.

Ошибка при аудите расчетов

Некоторые работодатели относят внутренний аудит расчетов с подотчетными лицами не важным для деятельности. Но это важно для списания расходов для налогообложения. Поэтому аудит важен в области соответствия требованиям учетной политики и других локальных документов по ведению учета во всех аспектах При проведении проверки осуществляется оценка:

• организации и ведения учета
• корректности документального оформления
• обоснованности выдачи средств под отчет и своевременности возврата подотчетных сумм
• корректности отражения расчетов в бухгалтерской отчетности

Ошибка при сдаче отчета

При сдаче отчета иногда подотчетным лицом бывают потеряны подтверждающие документы. В таком случае возможно восстановить документы, запросив копии билетов, чеков, квитанций и т.д. При отсутствии возможности предоставить копии документов, можно приложить объяснительную к отчету с указанием причин утери документов.

Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Кто может быть подотчетным лицом в организации?

Ответ: Подотчетным лицом может быть любой работник, в том числе тот, который трудится по договору ГПХ, работающий на тех же условиях, что и основной работник (письмо ЦБ РФ от 2 октября 2014 г. № 29-Р-Р-6/7859). Количество подотчетников в организации законом не определено. Руководитель принимает такое решение самостоятельно.

Вопрос №2: Как влияют подотчетные суммы на налогообложение?

Ответ: Подотчетные суммы не относятся к оплате труда или доходу работника, поэтому на эти суммы не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ. Также суммы не включаются в расходы по налогу на прибыль. Если покупки подтверждены документально и обоснованы, организация может списать их стоимость на затраты.

Однако, если работник получает по коллективному договору сумму суточных, превышающих нормативную, законодательно установленную, то с суммы превышения с работника удерживается НДФЛ, а на расходы организации можно списать только нормативную сумму суточных.

Расчеты с работниками по хозяйственным расходам

Документ предоставлен КонсультантПлюс

«Главная книга.by», 2014, N 20

Е.Ю.ГУЗОВА,

специалист центра

бухгалтерской аналитики

ООО «ЮрСпектр»

Подписано в печать 10.10.2014

Работникам могут выдаваться денежные средства под отчет для приобретения товаров (работ, услуг) (далее — товары) в интересах организации. Рассмотрим, как следует отражать в бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам (далее — хознужды).

О размере базовой величины см.: системы семейства «КонсультантПлюс» / Справочная информация / Расчетные индикаторы и калькуляторы / Минимальная заработная плата. Базовая величина / Размер базовой величины в Республике Беларусь.

Выдача аванса на хознужды

Как правило, работники обеспечиваются авансом на хознужды путем выдачи им наличных денег или передачи банковских корпоративных карточек, полученных к счету организации. Выдача наличных осуществляется из кассы организации за счет денежных средств, полученных на эти цели с расчетного счета в обслуживающем банке по чеку или заявлению на получение наличных, либо за счет наличных денег, поступивших в кассу в рамках реализации товаров (работ, услуг) или возврата денег, ранее полученных со счета и выданных из кассы. С помощью корпоративных карточек работники могут снять со счета наличные деньги для расчетов за товары или произвести оплату в безналичном порядке <1>. Банк может отразить указанные операции по счету позже дня снятия (оплаты) <2>. Полагаем, что работник, которому выдана корпоративная карточка, считается обеспеченным авансом на хознужды в момент списания денег со счета. Документом, подтверждающим проведение операций по счету организации, к которому получена корпоративная карточка, и наличие остатка по нему, служит выписка по счету <3>.

Наличные деньги выдаются под отчет работникам при условии полного отчета по ранее выданным суммам <4>.

НА ЗАМЕТКУ

Денежные средства, полученные работниками под отчет на хознужды, должны использоваться по целевому назначению <5>.

Размер аванса, выдаваемого наличными деньгами, определяет руководитель организации (подразделения) или лицо, им уполномоченное (далее — руководитель организации), в пределах допустимого размера расчетов наличными деньгами между организациями: в общей сумме не более 100 базовых величин в день в целом по организации <6>.

Срок, на который выдаются наличные денежные средства, также определяет руководитель организации в пределах установленных законодательством сроков, включая день выдачи (снятия со счета с помощью корпоративной карточки) <7>:

— не более 3 рабочих дней — если расходы производятся в месте нахождения организации (подразделения);

— не более 10 рабочих дней — если расходы производятся вне места нахождения организации (подразделения);

— до 30 рабочих дней — если сумма авансов не превышает одну базовую величину в целом по организации (подразделению).

Наличные деньги выдаются подотчетным лицам на основании расходного кассового ордера (РКО). Если в один день имеется несколько получателей аванса на хознужды, то может быть оформлена платежная ведомость с приложением РКО на общую сумму <8>.

О порядке заполнения расходного кассового ордера см.: Коржовник И. Заполняем расходный кассовый ордер // Главная книга.by. 2014. N 9.

Руководитель организации должен определить порядок получения, распределения, учета и использования корпоративных карточек <9>.

Целесообразно разработать локальный нормативный правовой акт, регулирующий порядок расчетов с подотчетными лицами по хознуждам: выдачу и расходование аванса, использование корпоративных карточек, возврат неиспользованных средств.

Отметим, что аванс на хознужды может быть предварительно не выдан либо выдан в сумме меньшей, чем нужно. Допускается при необходимости использование личных денег работников для приобретения ими товаров в интересах организации в пределах законодательно установленного размера (не более 100 базовых величин в день в целом по организации) <10>. Возмещение работникам использованных личных денег осуществляется путем выдачи необходимой суммы из кассы организации или перечисления на счета работников (с их согласия), к которым имеются личные карточки (далее — перевод на личную карточку) <11>.

Для учета расчетов с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, а также по личным денежным суммам, израсходованным для приобретения товаров в интересах организации, применяется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» <12>.

Учет выдачи аванса

Ситуация 1. /Условие/ 2 сентября 2014 года работнику парикмахерской из кассы организации на основании РКО выдан аванс (600000 руб.) на срок два рабочих дня для приобретения за наличный расчет необходимых для работы инструментов. Выданные денежные средства ранее были получены на эти цели в банке по чеку. В соответствии с договором на расчетно-кассовое обслуживание комиссия банка за снятие денег с расчетного счета на хознужды — 2% от суммы (условно).

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Поступили в кассу организации денежные средства
Уплачена банку комиссия (600000 руб. x 2%)
Выданы из кассы организации работнику денежные средства в подотчет
Отражена в составе управленческих расходов комиссия банку <*>

<*> Учитывается при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК)).

Ситуация 2. /Условие/ Работник вспомогательного производства для приобретения запчастей к автомобилю организации использовал корпоративную карточку. Ранее на счет, к которому получена корпоративная карточка, были перечислены с текущего расчетного счета 3000000 руб. С помощью карточки работник 1 сентября 2014 года снял со счета 600000 руб., 2 сентября в безналичном порядке оплатил запчасти стоимостью 1896000 руб.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Переведены денежные средства с текущего расчетного счета на счет, к которому получена карточка	51-2 <*>	51-1 <*>
Сняты со счета наличные деньги с помощью карточки		51-2 <*>
Оплачены товары в безналичном порядке с помощью карточки		51-2 <*>

<*> Открыт субсчет.

Использование денежных средств на хознужды

Для подтверждения использования денежных средств на хознужды работники обязаны представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (далее — авансовый отчет) с приложением в качестве доказательства приобретения товаров следующих документов <13>:

— кассового чека (его копии, заверенной руководителем организации), содержащего номер, наименование организации, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи, наименование, количество и цену товара, сумму, идентификатор кассира. При отсутствии в кассовом чеке перечисленных сведений к нему нужно приложить товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров, с указанной информацией;

— квитанции о приеме наличных денежных средств <14>;

— других документов, удостоверяющих расходы по приобретению товаров в соответствии с законодательством.

В качестве подтверждения совершения операций при использовании корпоративной карточки работник прилагает к авансовому отчету кассовый чек и карт-чек (их копии, заверенные руководителем) либо подтвержденную банком выписку по счету <15>.

Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию работником <16>:

— получившим наличные деньги, в том числе с использованием корпоративной карточки, — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы;

— использовавшим корпоративную карточку, в том числе частично со снятием наличных для оплаты товаров, — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения безналичной оплаты (исключая день оплаты).

Работники, которые израсходовали личные наличные деньги для приобретения товаров в интересах организации, для их возмещения представляют авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня приобретения товаров (исключая день приобретения) <17>.

Как правило, при реализации товаров по розничным ценам соответствующая сумма налога на добавленную стоимость включается в цены и в документах, выдаваемых при приобретении, не выделяется. Сумма НДС, выделенная по требованию покупателей в установленном порядке (указывается ставка и сумма НДС, заверенная печатью (штампом) продавца и подписью главного бухгалтера (уполномоченного лица)) в документах, представляемых продавцами товаров, принимается организациями к вычету в общеустановленном порядке <18>.

Товары, приобретенные работниками, следует отражать в бухучете в общеустановленном порядке на дату оформления авансового отчета <19>.

Возврат неиспользованного остатка аванса

Неиспользованные наличные деньги, полученные работниками под отчет на хознужды (в том числе с использованием корпоративной карточки), должны быть возвращены организации в срок, предусмотренный для представления авансового отчета (указанный выше). Работники возвращают остаток в кассу (впоследствии возможно использование этих средств для проведения текущих операций, в том числе для расчетов с подотчетными лицами на цели хознужд) или на расчетный счет организации <20>.

При осуществлении безналичных расчетов с использованием корпоративной карточки неизрасходованные суммы остаются на счете, к которому выдана данная карточка.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» в качестве недостачи денежных средств (далее — недостача). Сумма недостачи может быть удержана из зарплаты работников на основании распоряжения руководителя организации или перенесена в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» для последующего взыскания с них. Задолженность по недостаче, учтенная на счете 73, может быть погашена работниками путем внесения денег в кассу или на расчетный счет организации либо путем удержания из зарплаты (в добровольном порядке) <21>.

Отметим, что для погашения задолженности по недостаче наниматель вправе отдать распоряжение о ее удержании из зарплаты работника при условии, что он не оспаривает основание и размер удержания. При этом распоряжение может быть отдано не позднее одного месяца со дня окончания срока возврата остатка аванса. Удержание производится с учетом ограничений, установленных трудовым законодательством <22>.

В случае если в установленные законодательством сроки работники не представили документы и отчеты о расходовании полученного в подотчет аванса, не сдали его неизрасходованные остатки, то такие денежные суммы признаются доходом работников для целей исчисления подоходного налога при условии, что в пределах 30 дней со дня истечения срока представления авансового отчета (возврата неиспользованного остатка аванса) (далее — 30-дневный период) руководитель организации не отдал распоряжения об удержании задолженности по ним. Указанные суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения 30-дневного периода.

Исчисленная сумма подоходного налога удерживается организацией за счет любых денежных выплат работникам <23>. В случае погашения работниками задолженности удержанная организацией сумма подоходного налога засчитывается в уплату предстоящих платежей этого налога либо возвращается работникам за счет общей суммы исчисленного налога или за счет собственных средств организации (с последующим возмещением этих расходов за счет общей суммы налога) <24>.

На основании решения руководителя организации сумма задолженности работника по недостаче, учтенная на счете 73, может быть списана в прочие расходы по текущей деятельности. Такие расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль <25>. Для работника эта сумма признается доходом, из нее исчисляются подоходный налог и страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах <26>.

Учет использования аванса и возврата его неизрасходованного остатка

Ситуация 3. /Условие/ Исходные данные ситуации 1.

3 сентября работник парикмахерской представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассового и товарного чеков на сумму 540000 руб. (в том числе НДС 90000 руб.), подтверждающих приобретение инструментов, и вернул в кассу организации неиспользованный остаток аванса 60000 руб. (600000 — 540000), который был в этот же день сдан в банк.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Приобретены инструменты (540000 — 90000)
Отражен НДС
Принят к вычету НДС
Отражен возврат работником неиспользованного остатка аванса
Сданы денежные средства в банк

Ситуация 4. /Условие/ Исходные данные ситуации 2.

3 сентября работник вспомогательного производства представил в бухгалтерию авансовый отчет. В качестве документов, подтверждающих приобретение материалов, приложены квитанция о приеме наличных денежных средств на сумму 480000 руб., кассовый чек и карт-чек на сумму 1896000 руб. (в том числе НДС 316000 руб.).

В установленный срок (не позднее 23 сентября) работник не вернул неиспользованные наличные деньги — 120000 руб. (600000 — 480000). Руководитель организации в течение последующих 30 дней не отдал распоряжения об удержании задолженности из зарплаты работника. Сумма невозвращенного остатка аванса на основании решения руководителя (по согласованию с работником) списана в ноябре в прочие расходы по текущей деятельности. Зарплата работника, начисленная за ноябрь, — 6300000 руб.

Выплата зарплаты, уплата подоходного налога и страховых взносов не рассматриваются.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

	Д-т	К-т	Сумма, руб.
Сентябрь
Учтены приобретенные запчасти за наличные деньги
Учтены приобретенные запчасти за безналичный расчет (1896000 — 316000)
Отражен НДС
Принят к вычету НДС
Списан остаток аванса, не возвращенный работником в установленный срок
Отнесена на работника сумма недостачи
Ноябрь
Начислена зарплата работнику <*>
Отражена в составе прочих расходов по текущей деятельности сумма задолженности работника по невозвращенному остатку аванса <**>
Удержан подоходный налог из зарплаты и невозвращенного остатка аванса (без учета налоговых вычетов) ((6300000 руб. + 120000 руб.) x 12%)
Удержан страховой взнос в ФСЗН из зарплаты и невозвращенного остатка аванса ((6300000 руб. + 120000 руб.) x 1%)
Начислены страховые взносы в ФСЗН на зарплату <*> (6300000 руб. x 34%)
Начислены страховые взносы в ФСЗН на невозвращенный остаток аванса <***> (120000 руб. x 34%)
Начислены страховые взносы в Белгосстрах на зарплату <*> (6300000 руб. x 0,6% (условно))
Начислены страховые взносы в Белгосстрах на невозвращенный остаток аванса <***> (120000 руб. x 0,6% (условно))

<*> Учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 130 НК).

<**> Не учитывается при исчислении налога на прибыль (п. 1.26 ст. 131 НК).

<***> Учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 2.10 ст. 130 НК).

Учет использования личных денег работника и их возмещения

Ситуация 5. /Условие/ 9 сентября 2014 года работник в интересах организации оплатил услугу по переводу с чешского языка документа, необходимого для представления в инспекцию МНС, наличными деньгами за счет личных средств. В установленный срок (не позднее 12 сентября) работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложением квитанции о приеме наличных денежных средств на сумму 120000 руб. (в том числе НДС 20000 руб.). Использованные в интересах организации деньги возмещены работнику путем перевода на личную карточку.

/Решение/ В бухучете организации производятся следующие записи:

Авансовый отчет: оформляем правильно (В.Б. Руков, «Консультант бухгалтера», N 2, февраль 2010 г.)

Пример 2 (аванс на командировочные расходы)

Основным документом, подтверждающим факт и время нахождения работника в командировке на территории России, является командировочное удостоверение, оформляемое на основании приказа руководителя.

Унифицированная форма такого документа (ф. N Т-10) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В удостоверении проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в каждый пункт назначения, выбытия из них и прибытии к месту постоянной работы. Если сотрудник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Все отметки должны быть заверены подписями уполномоченных лиц и печатями принимающей и отправляющей стороны.

Командировочное удостоверение прилагается к авансовому отчету. В соответствующих графах записываются: его номер (в примере — 17) и дата выдачи (в примере — 04.12.2009 г.). Как правило, по этой же строке приводится расчет суточных по командировке (в примере такой расчет приведен в графе 4 вместе с названием документа).

Величину суточных можно показывать и отдельной строкой, но без проставления отдельного порядкового номера, так как их расчет производится по данным командировочного удостоверения (в нашем примере — 700 руб. х 5 дн. = 3 500 руб.).

При направлении сотрудника в зарубежную командировку командировочное удостоверение не выдается. В этом случае расчет суточных производится на основании отметок (дат) о прохождении государственных границ в загранпаспорте. Соответственно к авансовому отчету тогда должны быть приложены ксерокопии страниц паспорта с такими отметками.

Далее в отчете указываются все прочие документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы.

Причем, предприятие может само устанавливать перечень и размер возмещаемых при командировках расходов (в том числе размер суточных).

Однако необходимо иметь в виду, что согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей налогообложения принимаются следующие расходы на командировки:

суточные или полевое довольствие;

проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Как мы уже рассмотрели выше, суточные выплачиваются командированному сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе и за время вынужденной остановки в пути. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

В настоящее время (с 2009 г.) организации устанавливают размер суточных (в т.ч. и при зарубежных командировках) самостоятельно (отражая данную информацию в коллективном или трудовых договорах, приказами по организации и т.п.). Однако следует учесть, что суточные сверх 700 руб. (по командировкам внутри страны) и сверх 2 500 руб. (по загранкомандировкам) подлежат обложению НДФЛ (пп. 3 ст. 217 НК РФ).

Поскольку суточные при зарубежных командировках могут быть выданы в иностранной валюте, их суммы отражаются в графах 6 и 8 оборотной стороны авансового отчета. Соответственно их рублевый эквивалент приводится в графах 5 и 7 в пересчете по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем (ПБУ 3/2006).

К расходам по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся: стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом, включая страховые платежи по страхованию пассажиров на транспорте; оплата услуг по предварительной продаже проездных документов; расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Кроме того, командированному работнику могут оплачиваться расходы по проезду транспортом общего пользования (а также такси) к вокзалу, станции, пристани, аэропорту (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 13.04.2007 г. N 03-03-06/4/48).

В нашем примере проезд к месту командировки и обратно осуществлялся железнодорожным транспортом. Поэтому к авансовому отчету приложены два билета (Москва — Санкт-Петербург и Санкт-Петербург — Москва), общей стоимостью 10 000 руб.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки принимаются в размере сумм, указанных в подтверждающих их документах. В нашем примере командированный сотрудник представил квитанцию-счет за проживание в гостинице с приложенным к ней кассовым чеком на сумму 8 000 руб.

При этом реквизиты всех указанных выше документов указываются в соответствующих графах (номер, дата, наименование документа, сумма по документу и принятая к учету). Произведенные в примере 2 расходы приняты к учету (отнесены на счет 26) и могут быть приняты для целей налогообложения.

Оформленный авансовый отчет подписывается подотчетным лицом и сдается для проверки в бухгалтерию. При этом бухгалтером организации выдается расписка о принятии отчета. В нашем примере 1 на лицевой стороне авансового отчета указывается: «Принят к проверке от Афониной С.С. авансовый отчет N 21 от 11.12.2009 г. на сумму Десять тысяч двести руб. 00 коп., количество документов — 2 на 3 листах».

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, на оборотной стороне отчета указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 и 8), а также счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

После этого бухгалтером указывается, что отчет проверен и отражается сумма к утверждению (в примере 1 — 10 200 руб.). Данные заверяются подписями проверившего документы бухгалтера (в примерах — Сидорова Е.И.) и главного бухгалтера (в примерах — Петренко А.Д.).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом (в примерах отчеты утверждены генеральным директором Ивановым Н.В.) с обязательным проставлением даты утверждения и принимается к учету.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (с кредита счета 71 в разрезе каждого подотчетного лица).

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке (в примере 1 такой остаток в размере 1 300 руб. сдан в кассу по ПКО N 10 от 11.12.2009 г.)

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (в примере 2 перерасход в размере 1 500 руб. выдан по РКО N 12 от 15.12.2009 г.).

Информация о приеме остатка подотчетных сумм или выдаче перерасхода по авансовому отчету заверяется бухгалтером или кассиром (в примерах — кассиром Васильченко Г.И.).

Унифицированная форма N АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55
/———\ | Код | |———| Форма по ОКУД |0302001 | |———| ЗАО «Перспектива» по ОКПО |11111111 | —————————————————— \———/ наименование организации
Утверждаю Отчет в сумме Десять тысяч двести ——————- руб 00 коп —————- ——
Руководитель Генеральный директор /——————\ ——————— |Номер | Дата | должность |——+———-| Иванов Н.В. Иванов | 21 |11.12.2009| ———- —————— Авансовый отчет \——————/ подпись расшифровка подписи
«11» декабря 2009 г. — —————— /————\ | Код | |————| Структурное подразделение Секретариат | | ——————————— |————| Подотчетное лицо Афонина Светлана Сергеевна Табельный номер| 022 | ————————— | | фамилия, инициалы \————/
Профессия (должность)Секретарь-референт Назначение аванса хоз. расходы —————— ————— /———————————-\ /———————————-\ |Наименование показателя | Сумма, | | Бухгалтерская запись | | |руб. коп.| | | |————————+———| |———————————-| | остаток |1500,00 | | дебет | кредит | |Предыдущий | | | | | | аванс ————-+———| |—————-+——————| | | — | | счет, | сумма,| счет, | сумма, | | перерасход | | |субсчет |руб.коп|субсчет |руб.коп.| |————————+———| |———+——-+———+———| |Получен аванс 1. из |10000,00 | | 10 |9500,00| 71 |10200,00| | кассы | | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| | 1а. в валюте | | — | | 26 |700,00 | | | | (справочно) | | | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| | 2. | | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| | | | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| |Итого получено |11500,00 | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| |Израсходовано |10200,00 | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| | Остаток |1300,00 | | | | | | |————————+———| |———+——-+———+———| | Перерасход | — | | | | | | \———————————-/ \———————————-/ Приложение 2 документов на 3 листах ——— ————
Отчет проверен. К утверждению в сумме Десять тысяч двести ____________________________________ сумма прописью руб.00 коп. ( 10200 руб. 00 коп.) —————— — ——— —-
Главный бухгалтер Петренко А.Д. Петренко ———— ————————————— подпись расшифровка подписи Бухгалтер Сидорова Е.Н. Сидорова ———— ————————————— подпись расшифровка подписи
/———\ /——\ Остаток внесен | | | | —————- в сумме | 1 300 | руб.| 00 | коп. по кассовому ордеру Перерасход выдан | | | | \———/ \——/ N 10 от «11 » декабря 2009 г. — ————- — Бухгалтер (кассир) Васильченко Г.И. Васильченко » » 20 г. ———— ——————— ——- подпись расшифровка подписи _________________________________________________________________________ л и н и я о т р е з а
Расписка. Принят к проверке от Афониной С.С. —————————————
авансовый отчет N 21 от «11» декабря 2009 г. — ———— —
на сумму Десять тысяч двести руб. 00 коп., ——————- — прописью количество документов 2 на 3 листах — ——
Бухгалтер Сидорова Е.И. Сидорова «11» декабря 2009 г. ———— ———————— ———— — подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
/——————————————————————————\ |Номер | Документ, |Наименова-| Сумма расхода | Дебет | |по по-| подтвержда- |ние доку-|————————- ——-| счета,| |рядку | ющий произ- |мента | по отчету | принятая к |cубсче-| | | водственные |(расхода) | | учету | та | | | расходы | | | | | | |——————| |—————-+—————-| | | | дата | номер| |в руб. | в |в руб. | в | | | | | | | коп. |валюте | коп. |валюте | | |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| | 1 |09.12.2009| 12 |Кассовый |9500,00 | — |9500,00 | — | 10 | | | | |чек, това-| | | | | | | | | |рный чек | | | | | | | | | |(канцтова-| | | | | | | | | |ры) | | | | | | |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| | 2 |10.12.2009| 01234|Кассовый | 700,00 | — | 700,00 | — | 26 | | | | |чек (поч- | | | | | | | | | |товая кви-| | | | | | | | | |танция) | | | | | | | | | |(почтовые | | | | | | | | | |услуги) | | | | | | |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+———-+——+———-+———+——-+———+——-+——-| \————————————+———+——-+———+——-+——-/ Итого |10200,00| — |10200,00| — | \———————————/
Подотчетное лицо Афонина С.С. Афонина —————— ———————————- подпись расшифровка подписи
Унифицированная форма N АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55
/———\ | Код | |———| Форма по ОКУД |0302001 | |———| ЗАО «Перспектива» по ОКПО |11111111 | —————————————————— \———/ наименование организации Утверждаю Отчет в сумме Двадцать одна тысяча пятьсот —————————- руб 00 коп —————- ——
Руководитель Генеральный директор /——————\ ——————— |Номер | Дата | должность |——+———-| Иванов Н.В. Иванов | 22 |14.12.2009| ———- —————— Авансовый отчет \——————/ подпись расшифровка подписи
«14» декабря 2009 г. — —————— /————\ | Код | |————| Структурное подразделение Отдел сбыта | | ——————————— |————| Подотчетное лицо Елисеев Николай Иванович Табельный номер| 039 | ————————— | | фамилия, инициалы \————/
Профессия (должность) Зам. начальника Назначение аванса командировочные отдела сбыта расходы ————- ————— /———————————-\ /————————————\ |Наименование показателя | Сумма, | | Бухгалтерская запись | | | руб.коп.| | | |————————+———| |————————————| | остаток | — | | дебет | кредит | |Предыдущий | | | | | | аванс ————-+———| |——————+——————| | | — | | счет, | сумма, | счет, | сумма, | | перерасход | | |субсчет |руб.коп.|субсчет |руб.коп.| |————————+———| |———+———+———+———| |Получен аванс 1. из |20000,00 | | 26 |21500,00| 71 |21500,00| | кассы | | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| | 1а. в валюте | | — | | | | | | | (справочно) | | | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| | 2. | | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| | | | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| |Итого получено |20000,00 | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| |Израсходовано | | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| | Остаток | — | | | | | | |————————+———| |———+———+———+———| | Перерасход |1500,00 | | | | | | \———————————-/ \————————————/ Приложение 4 документов на 5 листах ——— ————
Отчет проверен. К утверждению в сумме Двадцать одна тысяча пятьсот ———————————— сумма прописью руб. 00 коп. ( 21 500 руб. 00 коп. ) ————— — ——— ——
Главный бухгалтер Петренко А.Д. Петренко ———— ————————————— подпись расшифровка подписи Бухгалтер Сидорова Е.И. Сидорова ———— ————————————— подпись расшифровка подписи

/———\ /——\ Остаток внесен | | | | —————- в сумме | 1 500 | руб.| 00 | коп. по кассовому ордеру Перерасход выдан | | | | \———/ \——/ N 12 от «15» декабря 2009 г. — ———— — Бухгалтер (кассир) Васильченко Г.И. Васильченко » » 20 г. ———— ——————— ——- — подпись расшифровка подписи _________________________________________________________________________ л и н и я о т р е з а
Расписка. Принят к проверке от Елисеева Н.И. —————————————
авансовый отчет N 22 от «14 » декабря 2009 г. — ———— —
на сумму Двадцать одна тысяча пятьсот руб 00 коп, —————————- — прописью количество документов 4 на 5 листах —- ——
Бухгалтер Сидорова Е.И. Сидорова «14» декабря 2009 г. ———— ———————— ————- — подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
/—————————————————————————\ |Номер | Документ, |Наименова-| Сумма расхода | Дебет | |по по-|подтвержда- |ние доку-|———————————| счета,| |рядку |ющий произ- |мента | по отчету | принятая к |cубсче-| | |водственные |(расхода) | | учету | та | | |расходы | | | | | | |—————| |—————-+—————-| | | | дата | номер | |в руб. | в |в руб. | в | | | | | | | коп. |валюте | коп. |валюте | | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| | 1 |04.12.| 17 |Командиро-|3500,00 | — |3500,00 | — | 26 | | |2009 | |вочное | | | | | | | | | |удостове- | | | | | | | | | |рение | | | | | | | | | |Суточные | | | | | | | | | |700 руб. х| | | | | | | | | |5 дней | | | | | | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| | 2 |04.12.|9999999|Железнодо-|5000,00 | — |5000,00 | — | 26 | | |2009 | |рожный би-| | | | | | | | | |лет Моск- | | | | | | | | | |ва — С.- | | | | | | | | | |Петербург | | | | | | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| | 3 |04.12.|9999998|Железнодо-|5000,00 | — |5000,00 | — | 26 | | |2009 | |рожный би-| | | | | | | | | |лет С.-Пе-| | | | | | | | | |тербург — | | | | | | | | | |Москва | | | | | | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| | 4 |07.12.| 234 |Квитанция-|8000,00 | — |8000,00 | — | 26 | | |2009 | |счет и ка-| | | | | | | | | |ссовый чек| | | | | | | | | |за прожи- | | | | | | | | | |вание в | | | | | | | | | |гостинице | | | | | | |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| |——+——+——-+———-+———+——-+———+——-+——-| \———————————+———+——-+———+——-+——-/ Итого |21500,00| — |21500,00| — | \———————————/
Подотчетное лицо Елисеев Н.И. Елисеев —————— ———————————- подпись расшифровка подписи

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Когда оформляется авансовый отчет

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

Возмещение расходов по командировке

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

Бухучет возмещения расходов сотруднику

Итоги

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте .

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.

О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.

Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .

Ограничения по возмещению расходов сотрудникам

В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:

• социальные выплаты и зарплата;
• выплата страховых возмещений;
• на личные нужды ИП;
• оплата товаров, работ, услуг;
• выдача денег под отчет;
• выдача денег за возвращенные товары, оплаченные наличными;
• выплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.

Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны .

Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.

Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.

Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.

Бухучет возмещения расходов сотруднику

После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:

Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;

Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.

При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.

>Возмещение по авансовому отчету сроки

Компенсация расходов по авансовому отчету

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

• Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
• Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
• Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

>Видео: Все нюансы

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

О дивидендах Башнефть в 2018 году. Подробнее тут.

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

• На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
• Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

• Социальные оплаты и заработная плата.
• Оплата страховки.
• На персональные нужды частного предпринимателя.
• Оплата за товары, работы, услуги.
• Выдача средств под отчет.
• Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
• Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

• Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
• Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
• Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

Когда будут дивиденды и известны даты закрытия реестров 2018 году? Ответ по ссылке.

Что такое выплата дивидендов по акциям? Узнайте далее.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Возмещение расходов по авансовому отчету срок

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Работник приобрел материальные ценности в интересах организации, представил чек

Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установлен в п. 6.3 Указания N 3210-У. В этом случае оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В какой срок нужно возместить перерасход по авансовому отчету

В настоящее время нормативными документами, регламентирующими правила осуществления операций с наличными денежными средствами, являются: — Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание N 3073-У); — Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У). Указанные документы вступили в силу с 01.06.2014, за исключением абзаца пятого п.

Каков порядок возмещения по авансовому отчету

Существенные изменения, вступившие в силу в 2015 году, текста положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.

Возмещение по авансовому отчету сроки

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Возмещение по авансовому отчету

Отчет оформляется, когда сотруднику организации были выданы деньги для командировки, покупки товаров, заказа услуг или выполнения других поручений. Деньги выдаются на основании ордера по форме КО-2, который заполняется при наличии заверенного руководителем заявления подотчетного лица.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неис-пользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке Перерасход но авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Сроки возмещения расходов по авансовому отчету

Выбрать оптимальный способ учета поможет наш материал. По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику учреждения по его письменному заявлению, подписанному руководителем. Бланк документа имеет унифицированную и утвержденную форму АО-1.

Однако иногда возврат денег затягивается. Причин множество, и сегодня мы их анализировать не будем. Интересно другое: как предприятию учитывать такую кредиторскую задолженность по авансовому отчету по командировке? Ответить на этот вопрос легко. Дело в том, что командировка — исключительно трудовое понятие. Согласно ст. 121 КЗоТа работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Возмещение расходов по авансовому отчету

Рассматриваемый нами вопрос встает и в этом случае. Например, организация с согласия работников возмещает им потраченные за месяц суммы одновременно с выплатой зарплаты в первых числах следующего месяца, а он приходится уже на другой квартал (или даже на другой год).

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы. Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.

Срок возмещения перерасхода по авансовому отчету

Рассмотрим, как определить сумму аванса, а также порядок возврата остатка. И подскажем, из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход. Сотруднику, направленному в командировку, работодатель должен выдать денежные средства на проезд, на наем жилого помещения и суточные.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (коман-дировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдпельные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным липом в порядке их записи в отчете.

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.). В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Основным первичным документом, подтверждающим израсходованные суммы и предназначенным для отчета подотчетных лиц по хозяйственным или командировочным расходам, является авансовый отчет (типовая форма № 286 ). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре и является комбинированным первичным документом, поскольку, с одной стороны, в нем обобщается информация об израсходованных средствах, а с другой — он служит основанием для включения этих сумм в состав производственных затрат, издержек обращения или внереализационных расходов.

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам (нюансы)

Порядок выдачи авансов подотчетным лицам регламентирован законодательными актами и должен соблюдаться в каждой организации, ведущей финансово-хозяйственную деятельность. Об основных правилах и нюансах выдачи подотчета вы можете прочитать в этой статье.

Основные правила выдачи авансов под отчет

Внутренние регулирующие документы

Способы выдачи подотчетных сумм

Итоги

Основные правила выдачи авансов под отчет

В ходе финансово-экономической деятельности любой организации возникает необходимость в покупке различных материальных ценностей, канцтоваров, топлива для транспорта, оплате работ и услуг, предоставленных сторонними организациями, расходов на представительские цели, командировочные поездки.

Нередко для решения этих вопросов выдаются наличные под отчет, при этом необходимо соблюдать правила, прописанные в указании Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У:

• Для получения денег под отчет работнику нужно написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который он берет денежные средства. На основании этого заявления, подписанного руководителем, с проставленной датой, в бухгалтерии выписывается расходный кассовый ордер и происходит выдача аванса подотчетному лицу.
• Отчитаться за полученные средства подотчетник должен в течение 3 дней после завершения последнего дня, на который выданы деньги, или после выхода на работу. Необходимо составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы о том, что расходы проведены целенаправленно. Проверка и утверждение отчета главным бухгалтером и руководителем проводятся в срок, установленный приказом или учетной политикой организации.
• Взять наличные деньги в качестве аванса под отчет работник может только при условии, что он не имеет долга по ранее полученным подотчетным суммам. Перед выдачей бухгалтер обязан проверить состояние расчетов с конкретным сотрудником на наличие его задолженности перед организацией. Для этого ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как правильно вести аналитический учет, можно узнать из статьи «Синтетические и аналитические счета бухгалтерского учета».

ВАЖНО! Сотруднику, получившему деньги под отчет, необходимо помнить, что он является представителем организации, который должен соблюдать лимит, установленный для расчета наличными средствами между юридическими лицами. На 2016 год его размер — 100 000 руб. (указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Внутренние регулирующие документы

В целях контроля за движением денежных средств и их целевым использованием в организации следует издать приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, а также:

• список сотрудников, которые могут получать авансы;
• срок, в течение которого деньги должны быть использованы на определенные цели;
• предельный размер аванса на те или иные нужды организации;
• порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов;
• лицо, ответственное за соблюдение всех пунктов данного приказа.

Работники организации, перечисленные в утвержденном списке, должны ознакомиться с приказом и оставить надпись «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату.

Узнать, как правильно составить приказ о подотчетных лицах, можно из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2016».

В зависимости от того, для каких целей предназначен аванс, должны быть оформлены также организационно-распорядительные документы, например приказ на приобретение конкретного имущества, приказ о направлении в командировку, расчеты, сметы, программа представительских расходов и др.

Все нюансы выдачи и закрытия авансов в организации должны быть оговорены в ее внутренних нормативных документах — приказах, положениях, учетной политике.

О сроках для выдачи в подотчет читайте материал «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

ВАЖНО! Если в организации нет внутреннего документа, в котором закреплен срок выдачи средств под отчет, при проверке работники налоговой инспекции могут посчитать, что расчеты по выданным деньгам должны быть проведены в течение одного рабочего дня.

Способы выдачи подотчетных сумм

Существует несколько вариантов передачи средств подотчетному лицу:

• наличными в кассе предприятия;
• безналичным переводом с расчетного счета организации на зарплатную карту подотчетнику (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228);
• через использование сотрудником банковской корпоративной карты, оформленной для юридического лица.

Сотрудник, получивший корпоративную карту, может проводить расчеты безналичным путем либо снимать наличные в банкомате.

Порядок применения корпоративных карт, а также список лиц, имеющих право их использования, рекомендуем четко зафиксировать во внутренних нормативных документах.

ВАЖНО! Датой получения аванса считается не момент передачи карты, а день списания денежных средств с этой карты, о котором можно узнать из банковской выписки.

О том, как правильно осуществить выдачу подотчета на карту сотрудника, рассказано в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Основные правила выдачи аванса под отчет установлены законодательно. Сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы, их размер, порядок утверждения и списания должны быть закреплены в локальных нормативных актах — приказах, положениях, учетной политике. Во избежание недоразумений с контролирующими органами рекомендуется заранее предусмотреть возникновение возможных спорных нюансов и четко отразить все необходимые регламентирующие процедуры во внутрикорпоративных локальных документах.

Расчеты с подотчетными лицами

В. Никитин

Журнал «Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11/2016

Расчеты с подотчетными лицами являются часто совершаемыми операциями в казенном учреждении. Они имеют свои нюансы, о которых необходимо знать для соблюдения порядка расчетов, правильного оформления документов и исключения возможных негативных последствий несоблюдения требований нормативных правовых актов. Подробности – в статье.

Выдача денег под отчет.

Порядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций деньги подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности казенного учреждения, выдаются на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего следующее:

• сумму наличных денег;
• срок, на который выдаются деньги под отчет;
• дату составления заявления;
• подпись руководителя учреждения.

Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый. Как быть в таких ситуациях?

Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?

В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку. И только после того, как он вернется из командировки и отчитается по авансовому отчету, кассир будет вправе ему выдать новый аванс на приобретение запчастей, для получения которого ему необходимо будет оформить новое заявление.

Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:

• должностными лицами – от 4 000 до 5 000 руб.;
• юридическими лицами – от 40 000 до 50 000 руб.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 15.08.2016 № 09АП-30301/2016 признал правомерным привлечение общества к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в ситуации, когда общество осуществило 25.06.2015 выдачу наличных денежных средств в размере 22 000 руб. под отчет подотчетному лицу, полностью не отчитавшемуся по ранее (от 23.05.2015) полученному в размере 20 000 руб. авансу. Аналогичного подхода данный суд придерживался в Постановлении от 14.09.2016 № 09АП-37000/2016.

Такую же позицию высказал Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014, при этом, применив положения ст. 2.9 КоАП РФ о малозначительности правонарушения, он освободил общество от ответственности.

Учреждение направляет работника в командировку. Можно ли ему аванс на суточные (проезд и проживание учреждение оплатило самостоятельно) выдать без заявления?

В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет. Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (далее – РКО). Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций).

В порядке заполнения РКО указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО не­обязательна. Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. То есть без подписи руководителя учреждения РКО нельзя принять к бухгалтерскому учету, и, соответственно, его наличие обязательно. Аналогичное мнение было изложено в Письме Минфина РФ от 12.08.2014 № 02-03-09/40157.

В РКО по строке «Основание» отражается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

После проставления в РКО подотчетным лицом подписи кассир выдает ему наличные деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций).

Формирование авансового отчета.

Порядок заполнения и представления авансового отчета. Форма авансового отчета (ф. 0504505), а также методические указания по его заполнению утверждены Приказом Минфина РФ № 52н.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется подотчетным лицом:

• в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Этот срок имеет смысл утвердить руководителем учреждения в локальном нормативном акте;
• со дня выхода на работу.

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 – 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером.

В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций).

Электронный вид авансового отчета. Пунктом 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Следовательно, авансовый отчет, являющийся первичным учетным документом, может быть также составлен в электронном виде.

В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Минфин в Письме от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 разъяснил, что при формировании авансового отчета в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63-ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

От себя отметим, что переход на применение электронного вида авансового отчета вызывает много вопросов, одна из сложностей его применения связана с необходимостью наличия электронной подписи у всех участников составления авансового отчета, поэтому он еще не скоро будет широко использоваться.

Документы, прикладываемые к авансовому отчету. Для документального подтверждения несения подотчетным лицом расходов, на которые ему был выдан аванс, он прикладывает к авансовому отчету первичные документы (акты, накладные, счета и т. п.). Очень важно обращать внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ. Например, УФНС в Письме от 12.10.2007 № 28-11/097861 указало, что, если оправдательные документы на приобретение товара или выполнение работы (оказание услуги) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

При наличии достаточных оснований подобные выводы поддерживают и суды. Например, в п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, ВС РФ и толкования норм законодательства о налогах и сборах, содержащегося в решениях КС РФ за 2013 год сказано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в определенном порядке, такие денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

АС ВСО в Постановлении от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 посчитал подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ. Суд, изучив авансовые отчеты, а также приложенные к ним первичные документы, обратил внимание на следующее:

• в указанных документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилия, инициалы);
• в некоторых товарных чеках наименование товара указано таким образом: «хозяйственные расходы, канцелярские товары, товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки», отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «Количество», «Цена товара», нет подписи продавца.

Из вышесказанного следует, что казенному учреждению нужно требовать от подотчетных лиц ответственного отношения к документальному подтверждению понесенных расходов и приложения к авансовым отчетам правильно оформленных документов.

Завершение расчетов с подотчетным лицом (возврат неиспользованных сумм, возмещение перерасхода)

Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):

• на оборотной стороне авансового отчета подотчетным лицом;
• на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером.

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете. Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете.

Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы.

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам. Порядок действий учреждения для таких случаев определен ст. 137 ТК РФ, из которой следует, что работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.

Какие последствия возникают в случае, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан, но фактически удержание еще не произведено?

Во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.

Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.

В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:

• если работодатель удержал из заработной платы работника не израсходованный им остаток аванса на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения по страховым взносам не возникает;
• когда работодатель принимает решение не удерживать такие суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
• если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), в случае когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

НДФЛ. По поводу обложения НДФЛ в случае несвоевременного возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы официальных разъяснений контролирующих органов нет.

Из арбитражной практики можно сделать вывод, что налоговые инспекции иногда такие суммы признают доходом подотчетного лица и начисляют НДФЛ. Суды подобный подход не поддерживают, если не истек срок исковой давности.

Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:

• отсутствуют бесспорные доказательства, подтверждающие, что данные средства были получены подотчетным лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены;
• они не переходят в собственность работника.

Стоит отметить также, что не израсходованная подотчетным лицом сумма аванса, которая не возвращена в установленные сроки, может быть переквалифицирована налоговой инспекцией в сумму, которой работник пользуется по договору займа. Согласно п. 1 ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег.

В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика признается материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, полученными от организаций.

ФАС ПО в Постановлении от 13.03.2014 № А65-15313/2013 рассмотрел ситуацию, когда работникам юридического лица выдавались подотчетные денежные средства на приобретение ТМЦ. По состоянию на 31.12.2011 некоторыми подотчетными лицами не были представлены авансовые отчеты. Инспекция, посчитав данные денежные средства материальной выгодой работников, исчислила НДФЛ по ставке 35%.

Суд указал, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение материальных ценностей, не могут рассматриваться как доход для целей обложения НДФЛ, поскольку, если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаться НДФЛ.

Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода.

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из-за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.

* * *

В заключение выделим основные выводы:

• При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
• Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
• Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.