Отражение суточных в расчете по страховым взносам

Производимые в пользу физического лица выплаты не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности по двум основаниям.

1. Выплата не относится к объекту обложения взносами, установленному в ст. п. 1 ст. 420 НК РФ.
   К таким выплатам относятся выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество. Например, это договоры аренды, дарения, купли-продажи. Исключение – авторские договоры и договоры об отчуждении авторских прав.
2. Выплата относится к объекту обложения взносами, но освобождена от обложения в силу ст. 422 НК РФ.
   К таким выплатам относятся, в частности, суммы материальной помощи в установленных законодательством размерах, суммы различных государственных пособий, суточные в пределах норм, иные компенсации понесенных расходов и т.д.

Форма и порядок заполнения нового расчета по страховым взносам (далее – Порядок) утверждены приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.

Расчет сумм страховых взносов отражается:

• по взносам на пенсионное страхование – в подразделе 1.1 приложения № 1 к разделу 1;
• по взносам на медицинское страхование – в подразделе 1.2 приложения № 1 к разделу 1;
• по взносам на социальное страхование – в приложении № 2 к разделу 1.

В указанных подразделах и приложениях необходимо указать:

• выплаты, которые поименованы в п. 1 и п. 2 ст. 420 НК РФ в качестве облагаемых страховыми взносами (т.е. являются объектом обложения взносами). Они отражаются в разделе 1 расчета по строкам 030 подразделов 1.1 и 1.2 (п. 7.5, 8.4 Порядка) и по строке 020 приложения № 2 (п. 11.4 Порядка);
• выплаты, которые не подлежат обложению взносами. Они отражаются в разделе 1 расчета по строкам 040 подразделов 1.1 и 1.2 (п. 7.6, 8.5 Порядка) и по строке 030 приложения № 2 (п. 11.5 Порядка).

Под ними подразумеваются выплаты, которые являются объектом обложения, но освобождены от обложения в силу ст. 422 НК РФ.

Таким образом, выплаты, которые являются объектом обложения страховыми взносами, но освобождены от их начисления в силу ст. 422 НК РФ, необходимо отражать в разделе 1 расчета по страховым взносам. Суточные в пределах норм относятся как раз к таким выплатам, поскольку не облагаются страховыми взносами в соответствии с пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ.

Что касается выплат, которые не являются объектом обложения страховыми взносами, то они не указываются в расчете по страховым взносам вообще. Сумма подарка – это разновидность гражданско-правового договора, по которому к сотруднику переходит право собственности на вещь. Следовательно, эта сделка объектом обложения страховыми взносами на пенсионное медицинское и социальное страхование не является и в расчете по страховым взносам не указывается.

• Командировочные расходы в пределах норм в «1С»

Командировочные расходы и РСВ-1

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 1 июля 2016 г.

Содержание журнала № 14 за 2016 г.Е.О. Калинченко, экономист-бухгалтер

Как отражать командировочные выплаты в РСВ-1 и обязательно ли это делать

Расходы на командировку, возмещаемые работникам, и выплаченные им суточные освобождены от обложения страховыми взносами (за рядом исключений). Однако в расчет РСВ-1 ПФР необходимо включать и освобожденные выплаты. Но проблема в том, что пенсионную отчетность компании обычно формируют на основе зарплатных бухгалтерских программ, а в них расчеты с командированными работниками, как правило, не отражаются. Поэтому часто, если зарплатная программа не адаптирована под учет освобожденных командировочных, суммы возмещенных работникам расходов не попадают в автоматически сформированный отчет. Чем это грозит организации? И вообще, всегда ли расходы на командировки нужно показывать в РСВ-1?

Место командировочных в РСВ-1

В отчете РСВ-1 надо отражать отдельно:

• всю сумму выплат и вознаграждений в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, то есть объект обложения взносамич. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); пп. 9.3, 9.13 Порядка заполнения РСВ-1, утв. Постановлением Правительства от 16.01.2014 № 2п (далее — Порядок № 2п);
• выплаты, на которые начисляются взносы, то есть облагаемую базуч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ; пп. 9.7, 9.16 Порядка № 2п;
• выплаты, освобожденные от обложения. В их число законодатели включили и командировочные расходыч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; пп. 9.4, 9.14 Порядка № 2п.

«Льготируются» следующие командировочные выплатыч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ:

1) суточные;

2) фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

• на проезд до места назначения и обратно (включая сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд до аэропорта или вокзала (в месте отправления, назначения, пересадки), на провоз багажа);
• по найму жилого помещения;
• на оплату услуг связи;
• по оплате сборов за выдачу служебного загранпаспорта, сборов за выдачу виз;
• на обмен наличной валюты (или чека в банке на наличную иностранную валюту).

Все иные затраты, компенсированные командированному, а также упомянутые расходы, возмещенные ему без подтверждающих документов, включаются в базу для начисления страховых взносовч. 1 ст. 8 Закона № 212-ФЗ.

Возмещенные работнику командировочные расходы отражают:

• в целом по организации в подразделе 2.1 раздела 2;
• отдельно в индивидуальных сведениях на каждого работника, который ездил в командировку.

Раздел 2. Расчет страховых взносов по тарифу и по дополнительному тарифу

Код тарифа

2.1. Расчет страховых взносов по тарифу

(руб. коп.)

Наименование показателя	Код строки	Всего с начала расчетного периода	в том числе за последние три месяца отчетного периода
			1 месяц	2 месяц	3 месяц
1	2	3	4	5	6
На обязательное пенсионное страхование
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами	200В строке 200 подраздела 2.1 показывают в числе прочего и всю сумму командировочных затрат, возмещенных работникам организации по решению руководителяпп. 9.3, 9.13 Порядка № 2п
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами	201В строке 201 подраздела 2.1 показывают возмещенные командированным работникам расходы, которые не подлежат обложению взносамипп. 9.4, 9.14 Порядка № 2п
…
База для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (с. 200 – с. 201 – с. 202 – с. 203)	204
…
На обязательное медицинское страхование
Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами	210В строке 210 подраздела 2.1 показывают в числе прочего и всю сумму командировочных затрат, возмещенных работникам организации по решению руководителяпп. 9.3, 9.13 Порядка № 2п
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии с частями 1, 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и в соответствии с международными договорами	211В строке 211 подраздела 2.1 показывают возмещенные командированным работникам расходы, которые не подлежат обложению взносамипп. 9.4, 9.14 Порядка № 2п
…
База для начисления страховых взносов на обязательное медицинское страхование (с. 210 – с. 211 – с. 212)	213

В индивидуальных сведениях на каждого работника сумму возмещенных ему командировочных расходов (суточных, затрат на проезд, проживание и т. д.) показывают в подразделе 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 в общей сумме выплат, являющихся объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование.

Заполняя сведения о стаже командированного работника в подразделе 6.8 раздела 6, имейте в виду, что никакого специального кода, проставляемого в графе 7, для периода нахождения в командировке нет. Это обычный период работы.

Раздел 6. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица

…

6.4. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица

(руб. коп.)

	Код строки	Код категории застрахованного лица	Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лицаВ графе 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 показывают, в частности, и всю сумму командировочных расходов, возмещенных работникуп. 33.7 Порядка № 2п	База для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование с сумм выплат и иных вознаграждений, не превышающих предельную величину базы для начисления страховых взносов		Сумма выплат и иных вознаграждений, превышающая предельную величину базы для начисления страховых взносов
				всегоПоказатель графы 5 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 будет меньше показателя графы 4, в частности на сумму возмещенных работнику командировочных расходов, не подлежащих обложению страховыми взносами	в том числе по гражданско-правовым договорам
1	2	3	4	5	6	7
Всего с начала расчетного периода, в том числе за последние три месяца отчетного периода:	400

Есть ли санкции за РСВ-1 без командировочных расходов

Поскольку на выплаты командированному страховые взносы не начисляют, их неотражение в отчетности не приводит к занижению облагаемой базы. А раз недоплаты взносов нет, то и штрафовать не за что.

Кстати, обнаружив такую «потерю», вносить в отчетность изменения организация не обязанач. 2 ст. 17 Закона № 212-ФЗ.

С другой стороны, предусмотрен штраф за представление неполных и (или) недостоверных сведений, необходимых для персонифицированного учета. Пенсионный фонд, напомним, может взыскать в судебном порядке 5% от суммы пенсионных взносов к уплате, начисленных за последние 3 месяца отчетного периода, за который представлены неполные сведения по командированному работникуст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ.

Но, как нам пояснили специалисты Пенсионного фонда, бояться этого штрафа не нужно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“Страхователь, который не отразил в графе 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 суммы возмещенных сотруднику командировочных расходов, освобожденных от обложения страховыми взносами, не может быть за это оштрафован на основании ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ. Применение этого штрафа на практике в большей степени происходит тогда, когда представлены неполные сведения, то есть не на всех сотрудников. Что касается недостоверности сведений персонифицированного учета, то она может быть определена только при проведении выездной проверки страхователя. Причем ему будет предоставлено время на исправление и корректировку сведений. И только если он вдруг не исправил их, может быть применена эта норма”.

Заметим, что компании обязаны представлять, в частности, такие персонифицированные сведенияпп. 6—8 ч. 2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ:

• сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы;
• сумму начисленных пенсионных взносов;
• другие сведения, необходимые для правильного назначения пенсии.

Командировочные же освобождены от взносов и на назначение пенсии не влияют, а значит, в число обязательных сведений не входят.

И арбитры, кстати, не видят оснований для привлечения к ответственности, если Пенсионный фонд не доказал, что организация не представила (или представила недостоверные) сведения о выплатах, включенных в базу по страховым взносам, и о суммах начисленных взносовПостановление АС ВВО от 23.12.2014 № Ф01-5515/2014.

ВЫВОД

Хотя Порядком заполнения расчета РСВ-1 и предусмотрено отражение возмещенных работникам командировочных расходов, освобожденных от обложения взносами, никакого наказания за их отсутствие для забывчивых компаний нет.

Особенности отражения командировочных в РСВ-1

Традиционно командированному работнику выдаются деньги под отчет для оплаты проезда, проживания, иных санкционированных руководителем расходов и суточныхст. 168 ТК РФ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Возможна и такая ситуация: все расходы командированный оплачивает из собственных средств. А потом обращается к работодателю за возмещением этих трат. И в том и в другом случае налицо выплата денег сотруднику для компенсации командировочных расходов, признаваемая объектом обложения взносами. Такие суммы отражаются в общем порядке в индивидуальных сведениях на командированного работника и в подразделе 2.1 раздела 2 расчета РСВ-1.

А вот как заполнять пенсионную отчетность, когда билеты и гостиницу оплачивает не сам работник?

СИТУАЦИЯ 1. Расходы на командировку оплачены организацией с расчетного счета

Как правило, это касается затрат на проезд и проживание. Компания перечисляет деньги гостинице или продавцу билетов. У сотрудника затраты не возникают, и, соответственно, никакую компенсацию он не получает. Нужно ли такие командировочные расходы отражать в расчете РСВ-1?

По поводу расходов на проживание, оплаченных минуя командированного, специалист Пенсионного фонда нам дал такие разъяснения.

“Объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношенийч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ. В случае если организация в оплату проживания командированных работников перечислила деньги с расчетного счета напрямую гостинице, объект обложения страховыми взносами не возникает. И оплаченные таким образом расходы на проживание командированного работника не нужно отражать ни в его индивидуальных сведениях, ни в строках 200 (210) и 201 (211) подраздела 2.1 раздела 2 расчета РСВ-1”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Аналогичным образом не возникает объект обложения и при оплате непосредственно самой организацией расходов на проезд.

Однако тут есть один нюанс: билеты, приобретенные организацией заранее для командированных работников, учитываются как денежные документы. И при направлении работника в командировку билеты выдаются ему под отчет. Таким образом, хотя расходы на проезд сотруднику не возмещаются, стоимость билетов в авансовом отчете будет фигурировать. Чтобы она не попала в РСВ-1, ее нужно будет «вытащить» из общей суммы командировочных затрат, отраженных в авансовом отчете.

Но это, во-первых, трудоемко, особенно если командировок много и нет возможности как-то автоматизировать этот процесс. А во-вторых, нецелесообразно, поскольку на сумму взносов это никак не влияет. Поэтому стоимость билетов, оплаченных с расчетного счета организации, но вместе с тем попавших как денежные документы в авансовый отчет, наряду с прочими отраженными в нем командировочными расходами, пожалуй, можно показать в расчете РСВ-1 в разделах 2 и 6.

СИТУАЦИЯ 2. Расходы на командировку оплатил не командированный работник с корпоративной или личной карты

Директор, например, может купить билеты сразу на группу командированных, оплатив их со своей именной корпоративной карты. Или же руководитель может поручить секретарю приобретение билетов и оплату гостиницы и распорядиться перевести необходимую сумму, скажем, на карту секретаря. В индивидуальные сведения на какого работника необходимо включить стоимость купленных билетов, оплаты гостиницы: того, кому возмещены затраты, или командированного сотрудника?

Сначала разберемся с индивидуальными сведениями на сотрудника, которому было поручено купить билеты, оплатить гостиницу. Деньги, выданные под отчет на корпоративную или личную карту, не будут выплатой в возмещение произведенных им командировочных расходов. По сути, это обычный аванс на хознужды. И Минтруд считает, что такие подотчетные деньги будут облагаться взносами, только если работник не отчитается, а организация, в свою очередь, не удержит у подотчетника сумму аванса в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата авансаПисьмо Минтруда от 12.12.2014 № 17-3/В-609. Таким образом, если нарушений нет, то нет и оснований отражать стоимость билетов и гостиничных номеров в индивидуальных сведениях на сотрудника, оплатившего расходы на проезд и проживание командированных.

Что же касается заполнения индивидуальных сведений на командированного работника, то здесь все так же, как в ситуации 1.

СИТУАЦИЯ 3. Расходы на командировку оплачены с корпоративной (личной) карты другого командированного работника

В этом случае за деньги, потраченные на командировочные расходы (в том числе и не на себя), отчитывается именно тот сотрудник, который был в командировке «казначеем». И если подходить к вопросу формально, то получается, что эти командировочные расходы попадут в индивидуальные сведения лишь одного командированного сотрудника. Но согласитесь, чужие командировочные в разделе 6 выглядят по меньшей мере странно.

Специалисты Пенсионного фонда советуют поступать так.

“Если при направлении в командировку нескольких работников все командировочные расходы оплачивает один из них, например, с оформленной на его имя корпоративной карты, все выплаты в возмещение командировочных расходов должны быть указаны в индивидуальных сведениях отдельно по каждому из командированных работников независимо от того, как они производились”.

ДАШИНА Тамара Николаевна
ПФР

Если вы решите последовать этой рекомендации, то для целей персонифицированного учета вы можете «разнести» командировочные расходы по сотрудникам на основании справки бухгалтера. И тогда в графу 4 подраздела 6.4 раздела 6 расчета РСВ-1 по каждому командированному попадут именно его расходы, даже при оплате картой «казначея».

***

В расчете по форме 4-ФСС также предусмотрено отражение возмещенных работникам командировочных расходов и как объект обложения взносами, и в составе освобожденных выплат соответственнопп. 10.1, 10.2, 24.1, 24.2 Порядка, утв. Приказом ФСС от 26.02.2015 № 59:

• в строках 1 и 2 таблицы 3 — по взносам на социальное страхование;
• в строках 1 и 2 таблицы 6 — по взносам «на травматизм».

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Отчетность в ПФР / отчетность в ФСС»:

2019 г.

1. Как исправить ошибку в СЗВ-СТАЖ, № 7
2. СЗВ-СТАЖ за 2018 год, № 4

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня. И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

• со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;

• со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

• мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;

• порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

• в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);

• сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

• сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;

• затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);

• после данной проверки происходит утверждение авансового отчета руководителем предприятия (или предпринимателем). При этом не обязательно авансовый отчет может быть утвержден в той сумме, которую заявило подотчетное лицо. Например, бухгалтер может подвергнуть сомнению ряд документов, которые были приложены к авансовому отчету. В этом случае от подотчетного лица потребуют письменных объяснений по поводу сомнительных документов и (или) предоставления их варианта, отвечающего требованиям действующего законодательства (в частности, требованиям положений федерального закона №402-ФЗ от 06.12.11 г., федерального закона №54-ФЗ от 22.05.03 г., и иных документов);

• и только после утверждения руководителем предприятия (предпринимателем) авансового отчета происходит окончательный по нему расчет. Т.е. внесение в кассу (на расчетный счет) остатка подотчетной суммы.

Все эти этапы проходят каждый в свой срок, который должен быть закреплен в локальном нормативном акте по предприятию (у предпринимателя). Это может быть, например, Положение о подотчетных лицах, утвержденное приказом.

А если подотчетные деньги не были израсходованы? Когда нужно по ним отчитаться?

Нужно ли сдавать авансовый отчет, если подотчетные деньги не расходовались?

По этому поводу четких распоряжений в Указании Банка России №3210-У нет. Там лишь прописан порядок отчета в случае, если подотчетные деньги были потрачены.

Поэтому если предприятие решит обязать сдавать авансовый отчет даже по неиспользованным подотчетным суммам, ошибки в этом не будет.

Более того, если на предприятии практикуют бесконечный подотчет (т.е. когда средства без конца выдаются директору предприятия, чтобы не сдавать их в банк), то авансовый отчет даже без отражения в нем расхода средств лишним не будет.

Тем более часто налоговые органы, когда предъявляют свои претензии к таким «бесконечным» подотчетам, указывают именно на отсутствие по ним отчета (например, Постановление от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013).

Кроме того:

• п.6.3 Указания Банка РФ №3210-У содержит формулировку об авансовом отчете, как о документе, в котором отражается состояние выданных под отчет денег. Причем, в качестве «подтверждающих документов», прикладываемых к авансовому отчету, может выступать не только первичка, свидетельствующая о расходовании средств, но и об их снятии с корпоративной карты (в случае если подотчетные деньги переводились сотруднику на карту) и иные документы;

• в этом же п.6.3. сказано, что на основании авансового отчета производится окончательный расчет. Такая формулировка касается и полностью, и частично израсходованных средств, и вовсе не потраченных денег.

Таким образом, анализируя положения данного п.6.3, можно сделать вывод, что авансовый отчет должен сдаваться подотчетным лицом независимо от факта использования или не использования в течение разрешенного срока полученных им денег. И должен также сдаваться в течение не позже 3-х рабочих дней.

А если подотчетные деньги переводились на корпоративную карту? Нужно ли сдавать в этом случае авансовый отчет и соблюдать сроки и порядок отчета, предусмотренные в п.6.3. Указания Банка России №3210-У?

Нужно ли отчитываться по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту?

Прежде всего, стоит отметить, что никто не запрещает использование для целей оплаты расходов предприятия (предпринимателя) через подотчетное лицо банковской карты.

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.

Только в обоих случаях, чтобы подотчетные средства не приняли за доход сотрудника, следует при переводе средств указать их целевой характер. Например, «для оплаты товаров по накладной…», или «под отчет», и т.д.

Кроме того, Указание Банка России №3210-У регламентирует только порядок работы с выданными под отчет средствами в наличной форме – монетами и банкнотами в валюте РФ (п.1 Указания №3210-У). И не касается безналичных расчетов.

Поэтому предприятие само решает вопрос об отчетности по подотчетным средствам, переведенным на банковскую карту. И лучше всего, если следовать порядку, который установлен для наличной формы подотчетных денег.

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

Можете посмотреть образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору и чем оно отличается от других.

Если сотрудник не вернул подотчетные деньги- что делать в этом случае?

Загранкомандировки: оформление, суточные, расходы

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2018 г.

Содержание журнала № 6 за 2018 г.Л.А. Елина,
ведущий эксперт Как направить работника в командировку за границу? Как пересчитывать в рубли валютные расходы, оплаченные как командированным работником, так и самой фирмой? Какие налоги и взносы надо платить со сверхнормативных суточных? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Оформление зарубежной командировки

Надо ли выписывать работнику, направленному в зарубежную командировку, удостоверение или какой-то другой документ? И какие будут последствия, если работнику будет дано лишь устное распоряжение?

— Работник направляется в командировку на основании письменного (а не устного) решения работодателя, в котором должны быть определенып. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение):

•срок командировки;

•ее цель (служебное поручение);

•место командировки.

Обычно такое решение оформляют приказом руководителя о направлении работника в командировку, составленным по унифицированной форме № Т-9 или по самостоятельно разработанной форме.

Справка

Все документы, составленные на иностранных языках, должны быть построчно переведены на русский языкп. 9 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; Письмо Минфина от 16.02.2009 № 03-03-05/23. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и работником организацииПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202.

Если не будет приказа или иного подобного документа, то проверяющие могут счесть ваши расходы на выплату суточных документально не подтвержденными.

А вот командировочное удостоверение выписывать не обязательноподп. «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Хотя если вы оформите его и в нем будут проставлены отметки о прибытии в место командировки и убытии из него, хуже не будет. Это послужит дополнительным подтверждением реальности командировки.

Оплата услуг гостиницы со счета фирмы

Организация авансом оплатила с долларового счета проживание работника в гостинице в Корее. По курсу на какую дату пересчитать в рубли в налоговом и бухгалтерском учете стоимость такого проживания: на дату выезда работника из гостиницы, на дату его возвращения из командировки или на дату утверждения авансового отчета о командировке?

— Ни одна из приведенных вами дат не должна браться для пересчета в рубли долларовой стоимости услуг гостиницы.

Налоговый учет. По общему правилу командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета работникаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли на дату их признания в налоговом учетеп. 10 ст. 272 НК РФ. Причем независимо от того, как они оплачены:

•или непосредственно командированным работником;

•или напрямую работодателем (и соответственно, в авансовом отчете не фигурируютподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58).

Однако если валютные расходы были оплачены авансом, то они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату перечисления такого авансап. 10 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53. Разумеется, в части, приходящейся на такой аванс (если он, к примеру, был не 100%). Но полученную рублевую сумму вы все равно сможете учесть в качестве косвенных расходов только после того, как работник представит авансовый отчет и руководитель утвердит его.

Бухгалтерский учет. Здесь ситуация аналогичная. Пересчет в рубли командировочных затрат, оплаченных полностью авансом, надо делать по курсу, установленному ЦБ РФ на дату такой предоплатыпп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006. При этом командировочные затраты будут признаны расходами на дату утверждения авансового отчетаприложение к ПБУ 3/2006.

Справка

Если организация оплатила услуги гостиницы после того, как работник выехал из нее, но до утверждения авансового отчета, их стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета пересчитывается в рублип. 9 ПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ:

•сначала — по курсу Центробанка, установленному на дату оказания услуг, то есть на дату выезда работника из гостиницы;

•затем — на дату прекращения обязательств по оплате, то есть на дату списания денег с валютного счета организации.

В дальнейшем пересчет не требуется, ведь обязательства больше нет.

А вот в расходах рублевую сумму затрат на проживание командированного работника можно признать только после утверждения его авансового отчета по командировке. Причем как в налоговом, так и в бухгалтерском учетеподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; приложение к ПБУ 3/2006.

В аналогичном порядке признается в расходах и стоимость иных услуг, связанных с нахождением работника в командировке, когда они оплачиваются организацией со своего валютного счета после их оказания, но до утверждения авансового отчета. К примеру, затраты на услуги мобильной связи.

Составление авансового отчета

Работник направлен в Бельгию. Ему выдан аванс на наличные траты. Кроме того, часть расходов (на проезд, на проживание) оплачена с расчетного счета организации. Должен ли работник включать в свой авансовый отчет суммы расходов, которые оплатила наша организация безналично?

— Нет, не должен. Авансовые отчеты работники представляют только о расходовании денег, полученных ими под отчет перед началом командировкип. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Услуги, оплаченные работодателем с расчетного счета, в авансовый отчет не включаются, даже если они связаны с командировкой конкретного работника. И это вовсе не помеха для признания таких расходов в налоговом учетеПисьмо Минфина от 15.09.2005 № 03-03-04/2/58.

Так что в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен составить авансовый отчет, в котором будут фигурировать только полученные и израсходованные им суммып. 26 Положения.

Выплата валютных суточных в рублях

В нашем положении о командировках установлено, что сумма суточных за каждый день нахождения за рубежом составляет 35 евро. Однако выплачиваем мы суточные в рублях — по курсу ЦБ на дату выдачи аванса работнику. Надо ли нам для целей налогообложения делать пересчет на иную дату?

— Нет, никаких пересчетов вам делать не нужно. Ведь фактически вы выплачиваете суточные в российских рублях.

Следовательно, не требуется пересчет расходов ни для целей бухучета, ни для целей налогообложения прибылиПБУ 3/2006; п. 10 ст. 272 НК РФ.

Также не нужен какой-либо пересчет рублевых затрат и для целей обложения сверхнормативных суточных НДФЛПисьма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 и страховыми взносами.

ДАТА КУРСА ЦБ ДЛЯ ПЕРЕСЧЕТА СУТОЧНЫХ, ВЫПЛАЧЕННЫХ АВАНСОМ В ИНВАЛЮТЕп. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223, п. 10 ст. 272, ст. 424 НК РФ; Письма Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796, от 07.09.2012 № 03-05-05-01/53

Неподтвержденные расходы на заграничное жилье

Работник был направлен в командировку в Белоруссию. Там он останавливался у друзей. Документов об оплате проживания нет.
В авансовом отчете работник указал сумму за каждый день проживания — 1000 руб. Приложил пояснительную записку с распечатками из Интернета о стоимости гостиничных номеров в том же городе (она более 2000 руб. в день). Директор такой авансовый отчет утвердил.
Облагаются ли страховыми взносами и НДФЛ суммы, не подтвержденные документами?

— Сумма возмещения подобных расходов полностью облагается страховыми взносами (как взносами на ВНиМ, ОПС, ОМС, так и взносами «на травматизм»)п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

А для целей НДФЛ сумма возмещения расходов на проживание, не подтвержденных оправдательными документами, не облагается в пределахп. 3 ст. 217 НК РФ:

•700 руб. в день — для командировок по РФ;

•2500 руб. в день — для командировок за границу.

Выплаченные вашему работнику суммы не превышают лимит, утвержденный Налоговым кодексом (1000 руб/д. 2500 руб/д.). Поэтому облагаемого НДФЛ дохода у работника не возникает.

Рублевый пересчет валютных расходов

Работнику был выдан рублевый аванс. В поездке он поменял часть этих денег на евро. Справка об обмене сохранилась. Этой валюты не хватило. Хотя у работника оставались рубли, он не стал докупать валюту, а истратил свои евро.
По какому курсу пересчитывать валютные расходы для уплаты налога на прибыль?

Для работника загранкомандировка — это еще и возможность посмотреть новые города, а для бухгалтера — приобрести опыт пересчета валютных расходов в рубли

— Часть расходов, которая укладывается в сумму, указанную в справке о покупке валюты, вам надо пересчитать в рубли по реальному курсу конвертацииПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 17.07.2015 № 03-03-06/41128.

Другая часть валютных расходов, на которую нет справки о покупке валюты, пересчитывается в рубли по курсу Центробанка, действовавшему:

•на дату выдачи аванса — в части валюты, соответствующей рублевому остатку авансаПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836;

•на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, не покрываемых суммой полученного авансаподп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Нашим положением о командировках установлены суточные для зарубежных командировок в сумме 3000 руб. в день как за дни нахождения в РФ, так и за дни нахождения за рубежом. Находясь в командировке, работник:
•1 февраля ехал по России из нашего города до Москвы;
•2 февраля он пересек границу на поезде;
•до 7 февраля был за границей, границу с РФ пересек утром 8 февраля;
•9 февраля вернулся в наш город.
Как определить сверхнормативные суточные для целей расчета налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов?

— Для целей налогообложения прибыли в расходах можно учесть суточные за каждый день командировки в размере, установленном вашим локальным нормативным актомп. 11 Положения; Письмо Минфина от 16.06.2016 № 03-04-06/35135.

Суточные не облагаются страховыми взносами «на травматизм» в размере, установленном локальным нормативным актом организациип. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Так что начислять эти взносы в вашей ситуации не придется.

А вот для целей расчета базы по страховым взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, так же как и НДФЛ, действуют иные правила. Суточные не облагаются НДФЛ и такими страховыми взносами только в следующих размерахп. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230:

•700 руб. в день — при командировках по России;

•2500 руб. в день — при заграничных командировках.

За день выезда из России за границу берется зарубежная норма суточных, в то время как за день въезда в РФ надо брать российскую нормуп. 18 Положения.

Следовательно, общая сумма сверхнормативных суточных составит 9900 руб.:

•за 1, 8 и 9 февраля — 6900 руб. ((3000 руб. – 700 руб.) х 3 дн.);

•за 2—7 февраля — 3000 руб. ((3000 руб. – 2500 руб.) х 6 дн.).

Справка

Страховые взносы по сверхнормативным суточным признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, и отражаются в налоговом учете на дату начисления этих взносовподп. 1 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»: