Содержание
- Выдача аванса на командировочные расходы: проводки
- Авансовые отчеты в бухгалтерском учете
- Проводки по авансовому отчету по командировке
- Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
- Кто считается подотчетным лицом
- Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
- Нюансы командировочных расходов
- Проводки для ведения учета на счете 71
- Итоги
Командировка – служебная поездка сотрудника фирмы, основанием для которой служит приказ руководителя. Все производимые им расходы (проезд, проживание, питание) компания берет на себя, выдавая работнику аванс по командировочным тратам. По возвращении, в трехдневный срок он обязан отчитаться о затратах, оформив авансовый отчет и представив его для утверждения главному бухгалтеру. Познакомимся с этапами учета командировочных расходов.
Выдача аванса на командировочные расходы: проводки
Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:
Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.
Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.
Авансовые отчеты в бухгалтерском учете
Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.
Читайте также: Командировка по договору ГПХ
Проводки по авансовому отчету по командировке
Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).
Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.
Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.
Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:
Операции |
Д/т |
К/т |
Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке: |
||
— в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара) |
||
— в производственном предприятии (поездки рабочего характера) |
||
— общехозяйственного толка, например почтовые расходы |
||
В поездке приобретены активы или материалы |
08,10 |
|
Из суммы затрат выделен НДС |
||
НДС принят к вычету |
||
Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника |
50, 51, 70 |
|
Перерасход средств выплачен сотруднику |
Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.
Пример 1:
Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:
К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
160 000 |
|||
Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты: |
||||
— суточные |
||||
— за проживание в отеле |
18 000 |
|||
НДС по сч-ф отеля |
||||
— за проезд (авиабилет) |
15 000 |
|||
НДС по авиабилету |
||||
Консультация по использованию оборудования |
15 000 |
|||
Стоимость установки |
90 000 |
|||
НДС со стоимости установки |
18 000 |
|||
Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм |
105 000 |
|||
Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000) |
24 600 |
|||
Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000) |
В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.
Пример 2:
Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара. Сумма аванса составила 13400 руб. Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных. 17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:
Всего на сумму 15760 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
Из кассы фирмы выдан аванс по командировке |
13 400 |
|||
В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И. |
||||
Проездные документы выданы Мининой И.И. |
||||
Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат: |
||||
— суточные |
||||
— за проживание |
||||
НДС по сч-ф отеля |
||||
— за проезд |
||||
— за участие в семинаре |
||||
Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу |
Пример 3:
Менеджер отдела сбыта Лешков И.Т. 16.04.2019 получил командировочные расходы в сумме 30 000 руб. на проведение презентации в компании – потенциальном потребителе продукции, находящейся в соседнем регионе. Срок поездки – 3 дня. Лешков И.Т. вернулся 18.04.2019, представив отчет о произведенных тратах:
— суточные 2100 руб. (700 х 3);
— представительские расходы (ужин с заказчиками продукции) – 16 000 руб.;
— проведение презентации – 15 000 руб.
Проживал Лешков И.Т. у своих родственников, расходы по проживанию не подтвердил.
Всего затрат 33 100 руб.
Проводки:
Дата |
Операции |
Д/т |
К/т |
Сумма |
На карту сотрудника перечислен аванс по командировке |
30 000 |
|||
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица, проводками списаны затраты: |
||||
— суточные |
||||
— представительские |
16 000 |
|||
— на презентацию по продвижению товара |
15 000 |
|||
Проводка возмещения перерасхода по авансовому отчету Лешкову И.Т. (33 100 – 30 000) |
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами необходим в любой организации как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Какие документы и как должны оформляться в этом случае?
Кто считается подотчетным лицом
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Нюансы командировочных расходов
Проводки для ведения учета на счете 71
Итоги
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
- на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
- на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Выдаются средства под отчет согласно п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У на основании завизированного руководителем (или ИП) заявления работника с прописанными в нем суммой и сроком, на который берутся деньги. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) такое заявление не является обязательным, и выдача может быть осуществлена без заявления на основании распоряжения руководителя (или ИП). Выдачу наличных из кассы осуществляют по расходному кассовому ордеру.
О правилах оформления этого документа читайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».
Отчитаться работник должен не позднее 3 дней после окончания периода, на который выдавались деньги. Для этого существует такой документ, как авансовый отчет, в котором отражается полученная сумма средств и то, на что она была потрачена. К отчету также необходимо также приложить документы, подтверждающие произведенные расходы.
ВАЖНО! До 19.08.2017 действовало правило о невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.
Нюансы командировочных расходов
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность, отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
- днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в транспортных билетах;
- расходы за проживание должны будут учитываться по факту на основании предоставленных подотчетником документов;
- суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с внутренними документами, регламентирующими их размер, например, положением о командировках (ст. 168 ТК РФ).
Для правильного расчета налогооблагаемой базы по НДФЛ суточные учитывают в пределах норм, установленных законом: 700 руб. по России и 2500 руб. — в загранкомандировке (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ), для расчета налога на прибыль в расходы включается сумма в пределах размера, оговоренного внутренними документами работодателя (трудовым договором, приказом, положением о командировках).
ВАЖНО! Та часть суточных, которая выплачена сверх нормы, установленной законодательством, считается доходом работника, и облагается НДФЛ.
О нюансах отражения суточных в налоговой отчетности вы можете узнать из статьи «Как правильно отразить суточные сверх нормы в 6-НДФЛ?».
Проводки для ведения учета на счете 71
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
- дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
- кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует: |
|||
по дебету со счетами |
по кредиту со счетами |
||
Наименование операции |
Корр. счет |
Наименование операции |
Корр. счет |
Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм |
50, 51, 52 |
Приобретение материальных ценностей, товара |
07, 08, 10, 41 |
Потрачены средства на издержки, хознужды |
20, 23, 25, 26, 44 |
||
НДС по купленным ТМЦ |
|||
Возврат остатка подотчетных денег |
50, 51 |
||
Произошла просрочка возврата подотчетных сумм |
Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.
Итоги
Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.