Образец путевого листа 2018

Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году

Для чего нужен путевой лист

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Скачать

Новая форма путевого листа в 2020 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2020 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2020 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2020 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2020 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Вид ТС	Путевой лист, бланк		Отличительные особенности в заполнении
	Форма	ОКУД
Легковые автомобили	№ 3		Документ могут использовать организации и частные предприниматели, эксплуатирующие легковушки. Порядок заполнения представлен в письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. Обязательное условие: в бланке не должно быть незаполненных граф и реквизитов.
Грузовой транспорт со сдельной оплатой водителям	№ 4-С		Заполняют компании, осуществляющие грузоперевозки. Обязательное условие: водители получают зарплату по сдельной системе. В документе предусмотрены отдельные графы для отметок заказчиков грузоперевозок. Также бланк имеет отрывные талоны, на основании которых и производится зарплатный расчет. Не допускается выдавать новую путевку, пока водитель не сдал в бухгалтерию предыдущую.
Грузовые машины с повременной оплатой водителям	№ 4-П		Бланк дополнен разделом для реквизитов товарно-транспортных накладных на перевозимые грузы и товары. Хранят вместе с транспортными документами. Форма путевки предназначена для двух рейсов в один рабочий день.
Спецмашины	№ 3-спец		Бланк имеет отрывные листы, которые используются для учета оказанных услуг спецтехникой. На основании отрывного талона компания выставляет счета-фактуры на оказанные услуги.
Такси легковое	№ 4		Содержит специальные графы для показателей таксометра. Путевка выдается на полную рабочую смену, по окончании которой водитель сдает заполненный документ в бухгалтерию или ответственному лицу.
Автобусы для общественного и иного пользования	№ 6 и № 6-спец	0345006 и 0345007	Бланки подойдут для организаций, которые перевозят пассажиров по городским и пригородным маршрутам, либо для иных перевозок пассажиров. Документ выдается водителю только после сдачи предыдущей путевки. Бланк оформляется на рабочий день или полную смену. Отметка медицинского работника о прохождении осмотра обязательна.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Для учета трудовой деятельности водителя и работы легкового автомобиля предприятие должно оформлять путевые листы. Автотранспортные компании обязаны применять унифицированную форму документа, а прочие хозяйствующие субъекты имеют право разрабатывать собственный бланк. Обязательное условие при втором варианте — включить в путевой лист реквизиты, определенные Приказом Минтранса от 28.11.2008 № 152.

Как создать свой бланк путевого листа легкового авто?

Чтобы создать свой документ, можно скачать утвержденную законодательством форму и внести в нее нужные изменения. Новый бланк должен быть зафиксирован в учетной политике хозяйствующего субъекта.

При создании бланка путевого листа обратите внимание на такие моменты:

1. можно скачать бланк путевого листа легкового транспорта и внести в него дополнительные графы, необходимые для отражения деятельности хозяйствующего субъекта;
2. разрешается создавать собственный бланк с включением в него нужных реквизитов;
3. если в унифицированный бланк путевого листа внесены какие-либо изменения, его нужно закрепить в учетной политике;
4. путевой лист легкового автомобиля разрешается использовать в течение месяца.

Скачать путевой лист легкового автомобиля на месяц

Предлагаем скачать путевой лист легкового автомобиля на месяц в разных форматах:

• в формате Excel;
• в формате Word;
• в формате Pdf.

Отмена путевого листа в Беларуси 2018 согласно Декрета № 7 «О развитии предпринимательства» от 23 ноября 2018 года

Автомобильные перевозчики Беларуси могут работать без оформления путевых листов с 26 февраля 2018 года. Такую информацию подтвердил начальник управления контроля автомобильного транспорта Транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Беларуси Иван Алисейко.

Норма прописана в пункте 4.5 Декрета № 7 «О развитии предпринимательства» от 23 ноября 2018 года: «Субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов».

В комментарии ПраймПресс Алисейко пояснил: «Использование путевых листов является необязательным. Это не значит, что они вообще отменены. Если предприятие их использует для расчета зарплаты водителю, списания затрат на топливо, амортизацию, в принципе, его можно использовать». Норма распространяется на все правоотношения всех юридических лиц при автомобильных перевозках.

В марте прошлого года, когда нововведение только обсуждались, Министр транспорта Республики Беларусь Анатолий Сивакотметил: «Принятие такого решения не снимает ответственности с бизнеса за необходимость оказания качественной услуги, соблюдения требований к состоянию здоровья водителей, техническому состоянию транспортных средств. Ситуация будет подвергнута серьезному анализу, если произойдет какое-либо происшествие с участием этого автомобиля, добавил министр».

До отмены путевых листов документ заполняли при использовании транспортных средств для автомобильных перевозок пассажиров и грузов, за исключением ситуаций, когда автомобильная перевозка осуществлялась для собственных нужд.

Бухгалтеры предприятий использовали путевой лист в качестве первичного документа:

• по нему начислялась заработная плата водителям, исходя из объема работы.
• списывались расходы на горюче-смазочные материалы, при этом на эту сумму уменьшалась налоговая база.

Также в путевом листе водители делали отметки о прохождении предрейсового медицинского осмотра и о техническом состоянии автомобиля.

Соблюдение этих нормативов никто не отменял, о чем свидетельствуют и слова Министра транспорта Республики Беларусь. Поэтому ожидать, что перевозчики начнут массово отказываться от привычного документа не стоит. Портал грузоперевозок Transinfo узнал у практиков, как грамотно использовать это нововведение.

Ситуации прокомментировал директор бухгалтерского центра «Эльбай», в котором обслуживаются порядка 15 компаний из Витебской области, занимающихся перевозкой грузов:

Путевой лист отменили. У бухгалтера сразу возникает вопрос: на основании каких документов и какое количество топливо списывать в конце месяца? Поэтому и теперь, и в дальнейшем путевые листы будут использоваться, но в более свободной форме. Теперь у контролирующих органов не будут возникать вопросы по правильности заполнения, что позволит компаниям избежать лишних штрафов.

Из-за неправильно заполненного путевого листа, налоговая могла не признать факт списания топлива, что влекло за собой увеличение налоговой базы. Это автоматически создавало задолженность, пеню по уплате налога на прибыль и, собственно, штраф предприятию и бухгалтеру. Сейчас таких ситуаций возникать не должно, — рассказала директор «Эльбай» Эльмира Бугаева.

По мнению представителей перевозчика R Group, экономия времени и разрешение спорных ситуаций — основные преимущества этого изменения:

— Наша компания видит несомненный плюс в отмене требования о заполнении путевых листов. Специалисты не будут терять время на дополнительные бумаги. Не будет и спорных ситуаций по поводу правильности оформления данного документа, — отметил в комментарии Transinfo Сергей Зайченко, начальник отдела организации перевозок ООО «РАЙЗИНГ».

Кроме списания горюче-смазочных материалов, путевой лист также помогал соблюдать законодательство Беларуси и в других аспектах:

Остаются открытыми вопросы прохождения предрейсового технического осмотра автомобиля, медицинского осмотра водителя, учета рабочего времени, отметки о маршруте следования. Вся эта информация содержится в путевом листе. Если отказаться от него полностью, то необходимо утверждать на предприятии свои бланки и журналы, куда будет заноситься подобная информация, — продолжает Эльмира Бугаева.

В ОАО «Гроднооблавтотранс» подобная «облегченная» версия путевого листа уже разрабатывается.

Путевые листы есть, но они будут упрощены. На «Гроднооблавтотранс» разрабатывается упрощенная форма путевого листа, из которой будет исключена ненужная информация. Отказаться полностью от путевого листа — создать дополнительные неудобства для предприятия.

Каждый раз, когда машина выезжает из автопарка, нужна информация о том, какие сотрудники находились в рейсе, по какому маршруту следовали. Также здесь указываются категории дорог, температурные режимы, чтобы впоследствии произвести списание топлива. Все это необходимые данные для ведения оперативного учета, — рассказал Transinfo Андрей Сабодахо, ведущий инженер лидского филиала ОАО «Гроднооблавтотранс».

На сегодняшний день также не отменена норма по заполнению ТТН-1, в графе которой указывается номер путевого листа. Надеемся, в ближайшее время эта поправка будет внесена в законодательство.

Отмена требований о заполнении путевых листов очень похожа на ситуацию с отменой доверенности. Саму форму отменили, но на предприятиях без доверенности невозможно получить товар. До сих пор все пользуются формой М-2, так как это удобно. То же самое будет и с путевым листом, все будут брать за основу уже привычный документ, — резюмирует директор бухгалтерского центра «Эльбай».

Напомним, Декрет № 7 «О Развитии предпринимательства» был подписан 23 ноября 2017, большинство его норм начали действовать с 26 февраля. Кроме необязательного характера путевого листа, документ отменил требования о сопроводительном паспорте перевозки отходов производства при наличии товарно-транспортной накладной, требования к стажу для водителей международников. Также предрейсовый медицинский осмотр для таких водителей можно осуществлять самостоятельно при помощи экспресс-тестов.

Путевой лист является сводным документом. В нем предусмотрено отражение разнообразной информации: от учетной (движение ГСМ, время работы на линии, показания спидометра) до организационной (отметка механика о допуске транспортного средства к дорожному движению, врача – о прохождении водителем предрейсового медицинского осмотра (освидетельствования)). Именно в разнообразии отражаемой в путевом листе информации заключается универсальность этого документа, который позволяет фиксировать такие сведения в единой и вполне краткой форме. При этом информация делится на 2 группы:

1) указываемая исходя из требований законодательства;

2) необходимая организации, в т.ч. с целью обеспечения учета и контроля за работой транспорта |*|.

* Информация о порядке учета горюче-смазочных материалов

Зимой 2018 г. в правилах применения путевых листов произошли революционные изменения.

23 ЯНВАРЯ 2018 ГОДА

Транспортные документы разрабатывает Минтранс

Постановлением Минфина Республики Беларусь от 24.10.2017 № 36 с 23 января 2018 г. признано утратившим силу постановление Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления транспортных документов и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь», которым были утверждены форма путевого листа грузового автомобиля и порядок его оформления. Вызвано это вступившими с 23 января 2018 г. изменениями и дополнениями в Закон.

Так, ранее в ст. 40 Закона предусматривалось, что транспортные документы оформляются в порядке, установленном Минфином Республики Беларусь по согласованию с Минтрансом Республики Беларусь. Исключение – оформление международной товарно-транспортной накладной «CMR», которое осуществляется в порядке, установленном Минтрансом Республики Беларусь по согласованию с Минфином Республики Беларусь. С 23 января 2018 г. Законом установлено, что транспортные документы оформляются в порядке, установленном Минтрансом Республики Беларусь, если иное не установлено законодательными актами и нормативными правовыми актами Совета Министров Республики Беларусь.

Так как с 23 января 2018 г. обязанности по утверждению порядка оформления транспортных документов, в т.ч. путевых листов, возложены не на Минфин, а на Минтранс, Минфин отменил принятый ранее по данному вопросу документ.

С 23 января 2018 г. порядок оформления путевых листов должен был установить Минтранс Республики Беларусь. В связи с этим постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2018 № 29 дополнено Положение о Министерстве транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 985 «Вопросы Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь». В данное Положение добавлен п. 5.40-1, который обязывает Минтранс устанавливать порядок оформления транспортных документов при выполнении автомобильных перевозок грузов.

Однако в силу разных причин Минтранс не утвердил форму и порядок оформления путевых листов грузовых автомобилей |*|. При этом и после 23 января 2018 г. продолжали действовать постановление Минтранса Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25, которым установлены формы путевых листов легкового автомобиля, автомобиля-такси, автомобиля-такси индивидуального предпринимателя, автобуса, автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя, а также Инструкция о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров.

* Информация об осуществлении автомобильных перевозок без оформления путевых листов

Применять ли старый путевой лист?

Несмотря на тот факт, что с 23 января 2018 г. форма путевого листа грузового автомобиля законодательно перестала быть утвержденной, требование о наличии путевого листа при осуществлении автомобильной перевозки грузов сохранилось (ст. 40 Закона). В таких условиях организациям можно было рекомендовать с 23 января 2018 г. принять одно из 2 решений:

– либо применять путевые листы грузового автомобиля в том же порядке, который существовал до этой даты;

– либо утвердить для себя удобную форму, содержащую реквизиты для фиксации необходимой организации информации.

С 5 октября 2011 г. в связи с изменениями, внесенными постановлением Минфина Республики Беларусь от 31.08.2011 № 88 в Инструкцию о порядке оформления транспортных документов, утвержденную постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138, путевой лист не является первичным учетным документом. Это – транспортный документ. Однако на основании отражаемой в нем информации в т.ч. составляются первичные учетные документы, являющиеся основанием для отражения в бухгалтерском (и, как следствие, в налоговом) учете стоимости израсходованного топлива. Такими документами согласно п. 83 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работник организации, ведущий оперативный учет ГСМ, делает соответствующую отметку.

26 ФЕВРАЛЯ 2018 ГОДА

С этой даты вступил в силу Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства», п. 4.5 которого предусмотрено, что при осуществлении транспортной деятельности автомобильные перевозки выполняются без оформления путевых листов. Таким образом, в настоящее время путевой лист может не оформляться. При этом возможность неприменения привычного путевого листа не следует путать с отменой регулирования транспортной деятельности по тем аспектам, выполнение которых и ранее требовалось законодательством:

– требования к выпуску автомобиля и водителя на линию;

– учет времени и характера работы, целевое использование транспорта;

– обеспечение контроля за расходом ресурсов, например ГСМ, и т.д.

Однако теперь организации могут самостоятельно устанавливать систему фиксации и оформления всех подобных процедур. Выбор формы документирования отдается организациям, чтобы они могли выбрать удобный для себя вариант, предусмотрев в нем возможную специфику работы организации.

Нужен первичный документ по учету транспортной работы

Очевидно, что организациям, эксплуатирующим автомобильный транспорт, в любом случае необходимо будет оформлять документ, в котором будет осуществляться первичный учет показателей работы транспорта, а также зафиксированы результаты иных процедур, связанных с эксплуатацией транспорта. То есть, по сути, тот же путевой лист. Ведь это необходимо самим организациям: для обеспечения материальной ответственности водителя, для фиксации показателей работы водителя и автомобиля, движения ГСМ, оформления осуществляемых транспортных процедур и т.п.

Следовательно, с 26 февраля 2018 г. организациям необходимо было утвердить собственную форму ведения первичного учета транспортной работы. Можно предложить, например, следующие варианты:

1) разработать документ, по смыслу похожий на путевой лист |*|;

2) вести учет показателей работы транспорта в специально разработанных журналах (для учета выпуска на линию, маршрутов следования, времени работы, приемки-передачи транспортного средства, движения ГСМ и т.п.). Данный вариант видится менее рациональным в силу своей громоздкости.

* Информация об учете топлива, когда путевые листы можно не оформлять

Выбранный вариант рекомендуется утвердить локальным нормативным правовым актом (приказом) с приложением предусмотренных к оформлению в данной организации форм, а также указанием особенностей их оформления.

И еще раз – привычный путевой лист в настоящее время можно не применять. При проведении разнообразных мероприятий, в т.ч. контрольных, требовать его предъявления незаконно. Но необходимый учет и контроль, как и ранее, организация обеспечить должна.

В работе компаний, использующих транспорт, путевой лист — едва ли не главный первичный документ. Читателям «Клерка» нет смысла долго объяснять, насколько он необходим для контроля работы водителя и учета расходов на ГСМ, для начисления заработной платы и исчисления налога на прибыль. Однако у всех порой возникают вопросы, связанные с оформлением путевых листов, особенно после недавнего вступления в силу новых правил.

Напомним, что с конца 2017 в России действуют поправки, изложенные в Приказе № 476 Минтранса РФ. Согласно этому документу, скорректированы требования к заполнению путевых листов, обозначен новый порядок оформления документов, появились дополнительные обязательные реквизиты.

Так, с 2018 года в путевых листах нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица должны указать ОГРН, индивидуальные предприниматели — ОГРИП. В числе обязательных реквизитов должны быть сведения о водителе, о его удостоверении и регистрационные данные ТС. А вот печать печать и штамп в заголовочной части перестали быть обязательными атрибутами. Также появилось требование оформлять путевой лист на день или срок, не превышающий 1 месяца.

Наряду с этим, теперь необходимо подтверждать факт проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств до их выезда с места постоянной стоянки.

В путевом листе нужно указать точную дату и время, когда производился контроль, и далее заверить документ подписью контролера с указанием фамилии и инициалов. Если отметки о прохождении контроля нет, то эксплуатация ТС не допускается. Игнорирование требований о проведении техконтроля грозит серьезными штрафами: 5 000 рублей для должностных лиц и 30 000 для организаций и ИП.

В работе по ведению путевых листов не существует строго утвержденного бланка. И перевозчики могут использовать свои формы, разработанные в соответствии с требованиями и рекомендациями Минтранса. Это право подтверждает письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 «О применении самостоятельно разработанных бланков путевых листов». Но есть унифицированные образцы, которые можно использовать в деятельности разных компаний.

Например, для легкового транспорта оптимальная форма путевого листа выглядит так:

Путевой лист для грузового транспорта, как правило, имеет такой вид:

Для того, чтоб не тратить время на поиск образцов путевых листов для разных категорий ТС, мы составили удобную подборку актуальных форм с примерами заполнения.

На сайте компании «АвтоГРАФ» вы можете, а также журналы для их регистрации и учета движения.

И, конечно, вам будет полезно узнать из этого материала о том, как разработать формы путевых листов самостоятельно и автоматизировать работу с ними, чтобы сэкономить время себе и своим сотрудникам.

P.S. В ближайшем будущем ожидаются новые изменения в требованиях по ведению путевых листов. Согласно новой инициативе Минтранса РФ, планируется обязать перевозчиков оформлять путевой лист до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов. Также в планах заменить слово «стоянка» на «парковка», а понятие предрейсового и послерейсового медосмотра на «предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового».

Если поправки в Приказе от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» будут приняты, то они вступят в силу с декабря 2018 года. Следить за этой темой и быть в курсе других важных вопросов, касающихся работы автопарков, можно в разделе статей нашего сайта GlonassGps.com.