Содержание
- Правила ревизии кассы
- Отражение излишков
- Отражение недостач
- Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы
- Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?
- Бухучет и проводки
- Как избежать?
- Полезное видео
- Выводы
- Учет недостачи в кассе
- Порядок действий
- Бухгалтерский учет
- Налог на прибыль
- НДС
- Когда можно обнаружить недостачу
- Ответственность материально ответственного лица за недостачу
- Списание недостачи при инвентаризации
- Недостача в кассе – проводки
- Списание недостачи на виновное лицо – проводки
- Бухгалтерские проводки при списании недостачи в случае наличия или отсутствия виновных лиц
- Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
- Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
- Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
- Как списать недостачу за счет чистой прибыли
- Итоги
Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.
Правила ревизии кассы
Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.
Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.
В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.
Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.
Пример кассового отчета
В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.
При инвентаризации также проверяется:
- Установление лимита остатка ДС в кассе;
- Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
- Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
- Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.
По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.
Пример акта инвентаризации
Внеплановая ревизия кассы
Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.
Отражение излишков
Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.
Пример
В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.
Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:
Дт | Кт | Описание операции | Сумма, руб. | Документ |
50 | 91.1 | Отражение излишков ДС в кассе | 1 050 | Бухгалтерская справка |
То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.
Отражение недостач
Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.
Примеры
ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.
Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:
Дт | Кт | Описание операции | Сумма, руб. | Документ |
94 | 50 | Отражена сумма недостачи | 550 | Бухгалтерская справка, ИНВ-15 |
Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:
Дт | Кт | Описание операции | Сумма, руб. | Документ |
91.2 | 94 | Недостача списана на расходы | 550 | Бухгалтерская справка |
В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае:
Дт | Кт | Описание операции | Сумма, руб. | Документ |
94 | 50 | Отражена сумма недостачи | 1 000 | ИНВ-15, бухгалтерская справка |
73.2 | 94 | Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами | 1 000 | Бухгалтерская справка |
50 | 73.2 | Недостача погашена ответственным лицом | 1 000 | Приходный кассовый ордер |
Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы
Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.
Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.
Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.
Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?
Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.
Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.
Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.
По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.
Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.
Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.
Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:
- Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
- У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
- Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
- Сменился материально-ответственный субъект.
Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.
Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.
Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.
Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.
Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.
Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.
Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.
При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.
Читайте также: Что делать, если при инвентаризации выявлены излишки?
Какие документы нужно оформить?
По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.
При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.
Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.
Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.
Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.
Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).
Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:
- Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
- Ведомость проведенной сверки (сличения).
- Ведомость учета итогов проверки.
- Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
- Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
- Судебный вердикт (если имеется).
- Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).
Образец акта об отсутствии денежных средств
Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:
- Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
- Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
- В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
- Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).
Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – excel.
Обязан ли кассир возмещать?
Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.
Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.
Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.
Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.
Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).
Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.
К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.
Бухучет и проводки
Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.
Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.
Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.
Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.
Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
Компенсация ущерба виновником | 70 | 73/2 |
Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника | 73/2 | 94 |
Недостача списывается как безвозвратный ущерб | 91/2 | 94 |
Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:
Операция (описание) | Дебет | Кредит |
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере | 94 | 50 |
Недостача списывается без установления виновника | 91/2 | 94 |
Как избежать?
Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:
- Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
- Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
- Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
- Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
- Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.
Полезное видео
О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.
Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.
Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.
Учет недостачи в кассе
Порядок действий
Недостача средств в кассе предприятия, как правило, выявляется во время инвентаризации (плановой или внезапной).
Внезапные инвентаризации (п. 5 разд. II Положения № 879) — это наиболее распространенный вариант инвентаризационного контроля за наличными в кассе. Такие инвентаризации проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине.
Особенность этих инвентаризаций заключается в том, что они являются неожиданными для проверяемого лица. Поэтому и выявить с помощью таких мер недостачу удается значительно чаще, чем при плановой инвентаризации.
Результаты инвентаризации в любом случае оформляются соответствующим актом. Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 148.
В случае если по результатам инвентаризации выявлена недостача наличности в кассе, сумма такой недостачи возмещается в соответствии с законодательством.
В частности, сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме. Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 1351 КЗоТ, п. 44 Положения № 148).
Порядок оформления требования о возмещении и собственно взыскании такого возмещения прописан в ст. 136 КЗоТ. Подробно об этом читайте в статье на с. 18 сегодняшнего номера.
Бухгалтерский учет
На основании Акта об инвентаризации, который удостоверил наличие недостачи денежных средств, в бухучете пропавшая из кассы наличность подлежит изъятию из активов (списанию с баланса). Ведь
наличность, признанная недостачей, больше не является для предприятия активом
Недостача наличных, выявленная при инвентаризации, списывается с баланса предприятия проводкой Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 301 «Наличность в национальной валюте».
Сумму задолженности кассира перед предприятием начисляем проводкой Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» — Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». А собственно погашение недостачи — проводкой Дт 301 (311) — Кт 375.
Если же сумма недостачи удерживается из заработной платы кассира, это отражается в учете проводкой Дт 661 «Расчеты по заработной плате» — Кт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков».
Налог на прибыль
Налоговоприбыльный разд. ІІІ НКУ не предусматривает никаких разниц при списании выявленных недостач наличности в кассе и при дальнейшей компенсации таких расходов кассиром.
Поэтому эти операции отразятся на объекте обложения налогом на прибыль полностью по-бухучетному: расходы — при списании недостачи, доход — при дальнейшей компенсации такой недостачи кассиром.
НДС
Списание денежных средств в связи с их недостачей не имеет никакого отношения к НДС-учету. Ведь речь идет о деньгах, а не о ТМЦ (которые могли быть приобретены с НДС). Поэтому при списании пропавших средств НДС-учета как такового нет.
А что с возмещением недостачи кассиром? Не заставят ли фискалы при получении такого возмещения начислять налоговые обязательства по НДС? Оснований для этого нет никаких. Ведь, опять же, говорится не о возмещении недостачи ТМЦ, а о нехватке именно денежных средств.
То есть
операцию по возмещению кассиром недостачи денег в кассе даже с «натяжкой» нельзя считать операцией по поставке товаров или услуг
Поэтому при возмещении кассиром сумм недостач наличности никакие налоговые обязательства по НДС не начисляются.
Напоследок — практический пример.
Пример. Внезапная инвентаризация кассы на предприятии выявила недостачу наличности на сумму 20000 грн. Вина кассира в недостаче установлена. Часть недостачи в сумме 4000 грн. удержана из заработной платы кассира. Остальное внесено в кассу наличными средствами.
Учет недостачи наличности в кассе и ее возмещения
№ п/п |
Содержание хозяйственной операции |
Бухгалтерский учет |
Сумма, грн. |
|
дебет |
кредит |
|||
Списана с баланса сумма недостачи |
||||
Начислена задолженность кассира по возмещению недостачи |
||||
Удержана из зарплаты кассира часть недостачи |
||||
Внесена в кассу остальная сумма недостачи |
||||
Сформирован финансовый результат |
||||
выводы
- Сумма недостачи денежных средств в кассе предприятия, выявленная в результате инвентаризации, списывается на расходы предприятия. Возмещение недостачи кассиром включается в состав доходов.
- Никакие налоговоприбыльные разницы при списании недостачи денежных средств и ее дальнейшем возмещении не возникают.
- НДС-учета при списании «денежной» недостачи и ее дальнейшем возмещении как такового нет.
Если предприятие занимается наличными расчетами, рано или поздно может возникнуть недостача в кассе. В каком порядке отражается ущерб, причиненный организации? Как провести взыскание недостачи с материально ответственного лица? Рассмотрим типовые примеры с проводками.
Когда можно обнаружить недостачу
Инвентаризация кассы компании осуществляется с периодичностью, которая установлена приказом руководителя. В обязательном порядке проверка активов и обязательств проводится всеми предприятиями, в том числе и перед составлением форм бухотчетности, то есть по итогам года (ст. 11 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г., п. 27 приказа Минфина № 34н от 29.07.98 г.).
В результате инвентаризационных мероприятий может быть обнаружена как недостача, так и излишки ценностей. В первом случае выявляются отрицательные несоответствия между показателями учета и фактическим количеством средств в кассе, во втором – положительные. Какое лицо признается ответственным за обнаруженную недостачу?
Ответственность материально ответственного лица за недостачу
Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.
Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).
Списание недостачи при инвентаризации
Одновременно с тем, как провести списание недостачи, требуется взыскать ущерб с виновника. Порядок действий регулируется стат. 248 ТК. Здесь сказано, что недостаток менее размера средней зарплаты за 1 месяц может быть удержан по приказу директора компании. Издание распоряжение нужно выполнить не позднее месяца с момента определения окончательного ущерба.
В противном случае взыскать недостачу получится только через суд. Эта же норма действует и в той ситуации, когда сотрудник отказывается возместить ущерб добровольно. По взаимному согласию сторон (работодателя и кассира) допускается погашение недостатка средств не единой суммой, а частями, то есть с рассрочкой. При этом необходимо оговорить точные сроки расчетов: работник должен предоставить письменное обязательство по уплате недостающих сумм.
Обратите внимание! Дополнительно на виновного сотрудника может быть наложена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
Недостача в кассе – проводки
Согласно приказу № 94н от 31.10.00 г. при учете кассовых операции используется активный сч. 50. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром? При отнесении ущерба на виновное лицо счет прочих доходов и расходов не задействуется, поскольку все суммы списывают на работника. Если же установить виновника ущерба невозможно, недостача относится на прочие расходы. Приведем проводки по типовым примерам.
Списание недостачи на виновное лицо – проводки
Пример 1
Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:
- Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
- Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
- Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
- Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.
Пример 2
Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:
- Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
- Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).
Пример 3
Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:
- Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
- Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
- Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.
Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.
Бухгалтерские проводки при списании недостачи в случае наличия или отсутствия виновных лиц
Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Итоги
Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Основные сведения о счете 94 представлены на рисунке ниже:
Какие суммы отражаются по дебету и кредиту этого счета, смотрите далее:
Что необходимо учесть при расчете остаточной стоимости основного средства (ОС), расскажут материалы:
- «Как определить остаточную стоимость основных средств»;
- «Амортизация основных средств при УСН (нюансы)»;
- «Упрощенцы-предприниматели тоже должны следить за остаточной стоимостью ОС».
Как в хозяйственной деятельности применяется счет 94, расскажем в следующем разделе.
Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:
- своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
- разбираться с виновниками;
- принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
- списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
- принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.
О нюансах проведения инвентаризации рассказывают статьи:
- «Инвентаризация материально-производственных запасов: порядок и нюансы»;
- «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
- «Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)».
Чтобы разобраться с проводками по списанию недостачи при инвентаризации, воспользуемся условиями примера.
После проведения инвентаризации на складе № 3 (материально ответственное лицо — кладовщик Завьялов Н. Г.) была выявлена недостача ТМЦ в сумме 8 630 руб.:
Наименование |
Количество |
Цена, руб. |
Стоимость, руб. |
||
Цемент ПЦ-500 |
5 мешков |
290,00 |
1 450,00 |
||
Совковая лопата с деревянным черенком (рельсовая сталь) |
4 штуки |
525,00 |
2 100,00 |
||
Домкрат реечный |
1 штука |
5 080,00 |
5 080,00 |
||
Итого на сумму: |
8 630,00 |
||||
Кладовщик Завьялов Н. Г. согласился добровольно возместить недостачу.
В учете компании были произведены проводки по списанию недостачи на виновное лицо:
Бухгалтерские проводки |
Сумма, руб. |
||
Дебет |
Кредит |
||
8 630,00 |
Стоимость недостающих ценностей перенесена на счет учета недостач |
||
8 630,00 |
Недостача отнесена на виновное лицо |
||
8 630,00 |
Недостача удержана из заработной платы материально ответственного лица по его заявлению |
Как наличие норм естественной убыли влияет на порядок списания недостач, рассказываем .
Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.
Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.
Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.
Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:
Бухгалтерские проводки |
Сумма, руб. |
||
Дебет |
Кредит |
||
2 654 399,38 |
Отражена недостача стройматериалов |
Руководство компании обратилось в полицию с заявлением о краже. В результате расследования виновники кражи установлены не были. После получения от органов внутренних дел документа о приостановлении дела о хищении ценностей в связи с отсутствием виновных лиц в бухгалтерском учете ООО «Стройка-город» произведены записи:
Бухгалтерские проводки |
Сумма, руб. |
||
Дебет |
Кредит |
||
2 654 399,38 |
Списан убыток от недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновных лиц |
Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
О нюансах применения счета 91 узнайте из этого материала.
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) «. Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.
О том, куда можно направить чистую прибыль компании, рассказывает эта публикация.
Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.
О видах расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом узнайте из этого материала.
Итоги
Выявленные суммы недостач, вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание отраженных на этом счете сумм производится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — если виновное лицо установлено, или признается прочим расходом и списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы» — если виновники не найдены или их причастность к недостаче не доказана.