Налоговые регистры по НДФЛ

Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

1. Об идентификации компании-плательщика или ИП:

2. для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

3. для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

4. Виды выплачиваемых доходов, предоставляемых вычетов, расходов/сумм, снижающих базу налога по установленным кодам. Напомним, что каждой выплате или вычету соответствует определенный код, а информация аккумулируется отдельно по каждому из них. К примеру, оклад или тариф фиксируется кодом «2000», оплата пособия по больничному листу кодом «2300», выходное пособие – «2014», компенсация за отпуск при увольнении – «2013» и т.д. Коды доходов и вычетов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017).

5. Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

6. Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

7. Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении — последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

8. Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

На примере данных по сотруднику компании ООО «Рекорд» за 1 квартал 2019 г. составим налоговый регистр:

Реброву Евгению Михайловичу ежемесячно начисляют заработную плату 46000 руб. Ему предоставляется «детский» вычет по 1400 руб. ежемесячно (до достижения установленного уровня дохода в 350000 руб.). Дата выплаты зарплаты в компании – 5 число следующего месяца.

Налоговый регистр заполним таким образом:

• В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

• Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

• 3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

Затем, в отдельности за каждый месяц, заполняется таблица в разрезе видов выплат и вычетов. В примере осуществлялась только выплата зарплаты (код «2000») и предоставлялся вычет на ребенка (код «126»).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

• за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

• за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

• за март — 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.

Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ

Для чего нужны налоговые регистры

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Итоги

Для чего нужны налоговые регистры

Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.

ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.

Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:

• непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
• осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
• простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
• ведение в бумажном или электронном виде.

Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)».

Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:

• информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
• его статус;
• виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
• виды и суммы предоставленных вычетов;
• суммы, уменьшающие налоговую базу;
• даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.

О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».

Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).

С 2018 года независимо от формы реорганизации правопреемник обязан подавать расчет 6-НДФЛ за реорганизованную организацию, если она эту обязанность не исполнила (п. 5 ст. 230 НК РФ, закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ). В целях реализации этой обязанности бланк 6-НДЛФ был скорректирован приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Официально он применяется начиная с 26.03.2018.

Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно .

Каковы особенности этого отчета:

• Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
• Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
• Периодичность сдачи — ежеквартально.
• Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Обобщенные показатели»;
• раздел 2, называемый «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для заполнения раздела 1 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Для оформления раздела 2 нам потребуются:

• даты фактически полученных доходов;
• суммы фактически полученных физлицами доходов на каждую дату, указанную в предыдущем пункте данного перечня;
• даты удержания налога;
• суммы удержанного налога с физлиц на каждую дату, указанную в вышестоящем пункте данного перечня;
• срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями».

Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти .

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.

Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:

Сведения учетного регистра	Комментарии по заполнению
Информация для идентификации налогоплательщика	Приводим перечень данных о работающих сотрудниках: Ф. И. О. сотрудника; полную дату его рождения; информацию об удостоверяющем его личность документе; ИНН физлица; его адрес; гражданство
Перечень доходов	Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@. По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно. Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года
Перечень вычетов	Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387
Суммы доходов	Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты
Даты выплаты доходов	В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ
Статус налогоплательщика	В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ
Дата удержания НДФЛ	Указываем день фактического удержания налога
Дата перечисления НДФЛ	Заполняем в соответствии с платежными документами
Реквизиты платежного документа	Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ
Сумма НДФЛ	Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.

Скачать образец

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.

Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.

Скачать образец

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000–40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.

Не получится оштрафовать налогоплательщика:

• За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.

ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.

• За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
• За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.

Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

Итоги

Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.

Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике «Расчет 6-НДФЛ».

Регистры налогового учета по НДФЛ и страховым взносам

Регистры налогового учета по НДФЛ и по страховым взносам необходимы в первую очередь работодателю, который является налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. И уже во вторую очередь — контролирующим органам, например, в лице налоговиков или представителей ФСС и ПФР.

Об особенностях заполнения и ведения регистров по НДФЛ и страховым взносам читайте в предложенном материале.

Карточки по НДФЛ Об обязанности ведения учета НДФЛ

В обязанности налогового агента по НДФЛ, которыми являются и учреждения физической культуры и спорта, выплачивающие доходы физическим лицам, входит в том числе обязанность вести учет по НДФЛ в разрезе каждого физического лица, получившего от агента доход (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Налоговые агенты должны вести учет:

• доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде;
• предоставленных физическим лицам налоговых вычетов;
• исчисленных и удержанных сумм НДФЛ.

Эти показатели отражаются в регистрах налогового учета — в карточках по НДФЛ, данные из которых используются для заполнения справок о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ и расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, по форме 6-НДФЛ.

Причем налоговый учет в карточках по НДФЛ должен быть построен таким образом, чтобы, с одной стороны, в этом регистре были все необходимые налоговому агенту данные, а с другой стороны, он был удобен в применении и имел бы «читабельный» вид, не был перегружен информацией.

Форма карточки по НДФЛ

С формой карточки по НДФЛ связана целая история. Напомним, что, когда был введен в действие НК РФ (2001 год), налоговые агенты обязаны были вести учет доходов, полученных физическими лицами, по форме, установленной Министерством по налогам и сборам. Во исполнение названной нормы Приказом МНС РФ от 01.11.2000 N БГ-3-08/379 была утверждена форма 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц». Затем эта форма обновлялась, последний вариант формы 1-НДФЛ был утвержден Приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Несмотря на то что налоговое законодательство, в том числе по НДФЛ, затем менялось, форма 1-НДФЛ оставалась неизменной, что вызывало вопросы у налоговых агентов. И с 2011 года карточка по форме 1-НДФЛ была отменена: налоговые агенты получили право разрабатывать свой вариант данного налогового регистра (Письмо Минфина РФ от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Согласно действующей редакции п. 1 ст. 230 НК РФ формы регистров налогового учета по НДФЛ и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов налоговый агент разрабатывает самостоятельно. Они должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, а также следующие данные:

• вид выплачиваемых налогоплательщику доходов;
• вид предоставленных налоговых вычетов;
• вид и сумму расходов, уменьшающих налоговую базу;
• суммы дохода и даты их выплаты;
• статус налогоплательщика;
• даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Для ведения этого регистра применяются коды, установленные ФНС.

На практике налоговые агенты сами не разрабатывают свой вариант карточки по НДФЛ: они используют стандартные формы, предлагаемые различными бухгалтерскими программами. Но целесообразно корректировать эти формы, что называется, под себя, во избежание перегруженности информацией, которая не будет востребована. За основу такой корректировки обычно берется форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@. Также нужно учитывать форму 6-НДФЛ, утвержденную Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Можно рассмотреть и целесообразность включения в карточку по НДФЛ необязательных реквизитов, которые облегчат бухгалтеру расчет НДФЛ, например данных о сумме дохода работника с предыдущего места работы или о сумме НДФЛ, возвращенной налоговым агентом.

Напомним, что форма карточки по НДФЛ должна быть утверждена в учетной политике учреждения физической культуры и спорта. Если в эту форму вносятся какие-либо изменения с начала налогового периода, они также должны быть утверждены в учетной политике для целей налогового учета.

Порядок заполнения карточки по НДФЛ

Карточка по НДФЛ открывается отдельно на каждое физическое лицо на календарный год. Все суммы отражаются в ней в рублях помесячно и нарастающим итогом с начала года.

К сведению. Коды видов доходов и вычетов утверждены Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. На момент подготовки данного материала на регистрации в Минюсте находится Приказ ФНС РФ от 24.10.2017 N ММВ-7-11/820@, которым вводятся дополнительные коды видов доходов и расходов.

В карточке по НДФЛ по общему правилу приводятся следующие данные:

• данные о налоговом агенте — сокращенное наименование налогового агента, код по ОКТМО, ИНН и КПП;
• данные о физическом лице — фамилия, имя, отчество, ИНН, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства в Российской Федерации;
• суммы доходов, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов;
• сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетах — код вычета и сумма. Если налогоплательщику предоставлялся соответствующий налоговый вычет, приводятся номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление о предоставлении соответствующего вычета;
• общие сведения за налоговый период — общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, налоговая база, сумма НДФЛ исчисленная, сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога, общая сумма НДФЛ удержанная и перечисленная;
• суммы НДФЛ неудержанные и излишне удержанные.

Целесообразно в карточке по НДФЛ указывать даты выплаты (перечисления) дохода физическим лицам и его получения (по правилам ст. 223 НК РФ), а также даты удержания НДФЛ и перечисления налога (по дате платежного поручения).

К сведению. На момент подготовки данного материала ФНС обнародовала проект своего приказа «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@» <1>, который корректирует действующую форму 2-НДФЛ, порядок ее заполнения и формат представления. Планируется, что представлять сведения по обновленной форме 2-НДФЛ нужно будет за налоговый период 2017 года. Одним из новшеств станет исключение данных об адресе места жительства в Российской Федерации физического лица — получателя дохода.

<1> Информация представлена на сайте regulation.gov.ru.

Ответственность за нарушение порядка ведения учета по НДФЛ

Действующим налоговым законодательством предусмотрена обязанность ведения карточек по НДФЛ. Поскольку данный регистр был обязательным всегда независимо от наличия установленной формы, имеются отдельные разъяснения контролирующих органов о применении мер ответственности за нарушение предписанного порядка.

Так, в Письме ФНС РФ от 29.12.2012 N АС-4-2/22690 сказано: если налоговый орган в ходе проверок налоговых агентов выявит отсутствие учета объектов обложения НДФЛ в разрезе каждого физического лица, организация подлежит привлечению к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. А это штрафы: 10 000 руб. — если нарушения только в одном налоговом периоде, 30 000 руб. — если более чем в одном периоде. Если нарушение порядка ведения карточки по НДФЛ повлекло занижение налоговой базы, то штраф взыскивается в размере 20% суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 000 руб.

В этом Письме речь шла об отсутствии учета. А если учет в карточках по НДФЛ ведется, но допущены отдельные нарушения, как будет наказан налоговый агент?

В Письме Минфина РФ от 18.04.2014 N 03-04-06/17867 рассмотрен вопрос об одном из таких нарушений.

Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). На последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход в виде оплаты труда, налоговый агент производит исчисление сумм НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца, начисленных налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. То есть датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за который налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда.

Если в регистрах налогового учета вместо даты фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда ошибочно указаны даты его выплаты, такое некорректное указание дат не является основанием для привлечения налогового агента к ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ.

Поскольку налоговики при проверках НДФЛ в первую очередь запрашивают карточки учета, вести их необходимо, причем согласно требованиям, установленным гл. 23 НК РФ.

О карточках учета по страховым взносам Об обязанности ведения учета по страховым взносам

Обязанность вести учет объектов обложения страховыми взносами, сумм исчисленных страховых взносов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты и иные вознаграждения, установлена сразу двумя нормами: пп. 2 п. 3.4 ст. 23 и п. 4 ст. 431 НК РФ.

Обратите внимание! Плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Из приведенных норм следует, что плательщики страховых взносов обязаны вести учет в разрезе каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты, с отражением сумм:

• начисленных выплат и иных вознаграждений (за исключением указанных в пп. 3 п. 3 ст. 422 НК РФ);
• страховых взносов, начисленных с указанных выплат.

Поясним сразу: в пп. 3 п. 3 ст. 422 сказано, что в базу для исчисления страховых взносов не включаются суммы выплат (вознаграждений), указанные в п. 70 ст. 217 НК РФ, — доходы в виде выплат (вознаграждений), полученных физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, от физических лиц за оказание им услуг для личных, домашних и (или) иных подобных нужд. Соответственно, у учреждений физической культуры и спорта никаких исключений по суммам начисленных выплат не будет.

И конечно, в целом по плательщику страховых взносов тоже нужно вести учет, который должен сходиться с индивидуальным учетом по физическим лицам, отраженным в карточках учета. При разработке данного регистра целесообразно ориентироваться на действующую форму расчета по страховым взносам <2>.

<2> Утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@.

К сведению. Федеральный закон от 27.11.2017 N 335-ФЗ <3> внес изменения в абз. 2 п. 7 ст. 431 НК РФ, увеличив перечень оснований, по которым расчет по страховым взносам будет признан непредставленным: если показатели за расчетный (отчетный) период и (или) за каждый из последних трех месяцев расчетного (отчетного) периода содержат ошибки; если суммы одноименных показателей по всем физическим лицам не соответствуют тем же показателям в целом по плательщику страховых взносов — сведения по каждому физическому лицу о сумме выплат и иных вознаграждений, базе для исчисления взносов на ОПС, сумме взносов на ОПС. (Осталось и такое основание, как недостоверность персональных данных, идентифицирующих застрахованных физических лиц.) Эти новшества вступают в силу с 1 января 2018 года.

<3> «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Форма карточки учета страховых взносов

Нормами гл. 34 НК РФ форма карточки учета страховых взносов (далее — карточка учета) не предусмотрена, нет указаний и насчет порядка ведения данного регистра.

Отметим, что плательщики страховых взносов уже целый расчетный период — 2017 год — уплачивают эти взносы в налоговые органы. Но никаких разъяснений по вопросу учета взносов в разрезе физических лиц со стороны ФНС или Минфина нет. В настоящее время нет и результатов налоговых проверок страховых взносов.

Из приведенных фактов напрашиваются следующие выводы:

• плательщик страховых взносов вправе разработать свою форму карточки учета, утвердив ее в учетной политике для целей налогового учета;
• поскольку страховые взносы начисляются с начала расчетного периода нарастающим итогом, плательщик вправе ежегодно вносить изменения в данную форму, которые также нужно утверждать в учетной политике;
• при наличии карточки учета налоговый орган не вправе привлечь плательщика страховых взносов к ответственности за отсутствие каких-либо показателей в применяемой им форме карточки.

Разработка принципиально новой формы карточки учета — дело непростое и под силу только крупным организациям. На практике большинство плательщиков страховых взносов пошли по пути наименьшего сопротивления — за основу берут форму, действовавшую во времена, когда страховые взносы регулировались Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, приведенную в Письме ПФ РФ N АД-30-26/16030 и ФСС РФ N 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014. Понятно, что в этой форме нужно указать нормы НК РФ, при необходимости ее можно дополнить нужными реквизитами.

Порядок заполнения карточки учета по страховым взносам

Карточка учета открывается на каждое физическое лицо на календарный год. Все суммы отражаются в ней в рублях и копейках помесячно и нарастающим итогом с начала года.

В карточке учета по общему правилу приводятся следующие данные:

• о плательщике страховых взносов — ИНН и КПП;
• о физическом лице, на которое заполняется карточка учета, — фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, пол, код вида документа, удостоверяющего личность, серия и номер, код категории застрахованного лица, признак застрахованного лица в системе ОПС, ОМС, обязательного социального страхования, вид, дата и номер договора или дата приказа о назначении на должность и увольнении;
• сведения по сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица;
• сведения по сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, на которые начислены страховые взносы по дополнительному тарифу;
• база для начисления страховых взносов;
• тарифы страховых взносов;
• суммы начисленных взносов на ОПС, ОМС и на обязательное социальное страхование;
• расходы на обязательное социальное страхование по видам выплат (за счет средств ФСС).

При необходимости можно указать любые данные, которые сочтет нужным плательщик страховых взносов. Надо руководствоваться следующим: приводить все данные, которые нужны для представления отчетности в налоговый орган, ФСС и ПФР, например данные о периодах деятельности, включаемых в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, реквизиты документов, подтверждающих право лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Но не менее важно избегать избыточной информации, которая не нужна в отчетности по страховым взносам. Кроме этого, карточка учета должна быть удобной в использовании, а при ведении ее в электронном виде должна иметь соответствующую защиту от несанкционированного доступа.

К сведению. Коды, которые потребуются для заполнения карточки учета, можно взять из приложений к расчету по страховым взносам.

Ответственность за отсутствие учета страховых взносов

Из обозначенных выше норм следует, что НК РФ устанавливает обязанность ведения учета объектов обложения страховыми взносами, сумм исчисленных страховых взносов по каждому физическому лицу. Форма и порядок такого учета не регламентированы. Соответственно, налоговые органы при проверках правильности начисления и уплаты страховых взносов вправе истребовать у плательщика карточки учета. Если их не представить, то учреждение будет привлечено к ответственности.

В действующей редакции НК РФ прямой нормы, предусматривающей ответственность за отсутствие учета начисленных выплат и относящихся к ним сумм страховых взносов по каждому физическому лицу, нет. Не исключено, что контролирующие органы воспользуются существующими нормами НК РФ. Какими именно?

Во-первых, грубое нарушение правил учета доходов или расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает ответственность по ст. 120 НК РФ. А это штрафы от 10 000 руб. (п. 1 ст. 120) до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120), если правонарушение носит длящийся характер (совершено в течение более одного периода).

В данном случае под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается в том числе отсутствие первичных документов или регистров бухгалтерского или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Под указанное определение вполне можно подвести отсутствие карточек учета страховых взносов, которые предусмотрены действующим налоговым законодательством (Письмо Минфина РФ от 26.05.2017 N 03-02-07/1/32430).

Во-вторых, у налоговиков есть в арсенале ст. 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля» НК РФ. В этой норме прямо указаны плательщики страховых взносов. Соответственно, непредставление карточек учета страховых взносов, предусмотренных НК РФ, может повлечь взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. В случае отказа или представления недостоверных сведений штраф возрастет до 10 000 руб. (письма Минфина РФ от 26.05.2017 N 03-02-07/1/32462, от 10.07.2017 N 03-02-08/43465).

На момент подготовки данного материала конкретных разъяснений контролирующих органов по поводу привлечения к ответственности за неведение карточек учета страховых взносов автору найти не удалось. Во избежание лишних вопросов налоговиков, штрафов целесообразно наладить достоверный учет страховых взносов в разрезе каждого физического лица.

* * *

Налоговые агенты по НДФЛ, которыми являются в том числе учреждения физической культуры и спорта, обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, а также предоставленных налоговых вычетов и сумм НДФЛ. Форма карточки по НДФЛ не установлена, поэтому налоговый агент вправе утвердить свой вариант в учетной политике.

Кроме того, учреждения физической культуры и спорта, являющиеся плательщиками страховых взносов, должны вести учет объектов обложения данными взносами и сумм исчисленных взносов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты и иные вознаграждения. Форму соответствующего регистра также может разработать сам плательщик, но утверждение ее в учетной политике для целей налогового учета обязательно.

В случае отсутствия указанных регистров организация будет привлечена к ответственности, предусмотренной нормами действующего НК РФ.

Е. Зобова

Эксперт журнала

«Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Итоги

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2020 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
• ИНН, КПП;
• код ИФНС, в которой организация числится на учете;
• наименование организации.
• Основные данные о налогоплательщике:

• ИНН;
• Ф. И. О.;
• вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
• дата рождения;
• гражданство;
• адрес места жительства на территории РФ;

• адрес в стране проживания.
• Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента».

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробности см. .

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

О нюансах читайте .

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2020 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2020 года по следующей ссылке.

Скачать бланк налогового регистра

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Помимо самого бланка на нашем сайте налогоплательщики могут скачать пример налогового регистра по НДФЛ для 2020 года. Он создан под расчет 6-НДФЛ и дает представление о правилах заполнения документа. Скачать его можно по этой ссылке.

Скачать пример заполнения бланка налогового регистра

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2020 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2020 год.

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 8 за 2013 г.Е.А. Шаронова, экономист

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организациямп. 1 ст. 230 НК РФ. Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

• правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
• на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ;
• в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, такиеп. 1 ст. 230 НК РФ:

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнениюутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее — Рекомендации): цифра 1 означает, что работник — резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ, а цифра 2 — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ.

Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Месяц	Янв.	Февр.	Март	Апр.	Май	Июнь	Июль	Авг.	Сент.	Окт.	Нояб.	Дек.
Статус	1	1	1	1	1	1	2	2	2	2	2	2

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ. А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работниковПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37.

Вид доходов	Дата выплаты доходовп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.)	День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме	День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа	День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг	День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину — после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числост. 136 ТК РФ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплатеп. 4 ст. 226 НК РФ. После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ — работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничныхПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139, от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349). Но из этого правила есть два исключения — выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доходПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209, УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@.

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за месяцп. 2 ст. 223 НК РФ. А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода — в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работниковп. 4 ст. 226 НК РФ.

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексомп. 9 ст. 226 НК РФ. Есть три варианта решения этой проблемы:

• <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
• <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
• <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходовп. 6 ст. 226 НК РФ.

Способ выплаты доходов	Срок перечисления НДФЛ
Из кассы за счет денег, полученных в банке	В день получения денег в банке
Из кассы за счет выручки	Не позднее следующего дня после выплаты дохода
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц	В день перечисления дохода
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды)	Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регистрст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ. В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистрапп. 1, 3 ст. 226, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ. Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке — отдельные разделы 3—5)разд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего годап. 3 ст. 226 НК РФ.

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычетовпп. 3, 4 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ.

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода, облагаемого по ставке 13% на предыдущем месте работы, руб.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работып. 3 ст. 218 НК РФ. Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютсяподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Ф. и. о. ребенка

Дата рождения

Категория ребенка (первый, второй, третий и т. д., инвалид)

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ.

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать надопп. 3, 28 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155. Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычетаПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54.

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ. И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58. То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП — в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций.

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейкахп. 4 ст. 225 НК РФ.

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

Пример. Заполнение регистра по НДФЛ

/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад — 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца — 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца — 7-е число следующего месяца.

У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.

С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину февраляп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за февральст. 136 ТК РФ.

Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:

• 25 января в связи с его юбилеем — на сумму 3000 руб.;
• 22 февраля в связи с праздником — на сумму 1500 руб.

НДФЛ со стоимости подарка на 23 февраля был удержан из февральской зарплаты работника.

НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.

/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.

Налоговый регистр по НДФЛ

Ф. и. о. ребенка	Дата рождения	Категория ребенка
Неунывающая Катерина Ивановна	07.01.2003	— ребенок первый; — код вычета — 114; — сумма вычета — 1400 руб.

Месяц	Доход			Налоговый вычет		Облагаемая сумма, руб. (гр. 3 – гр. 6)	НДФЛ исчисленный, руб. (гр. 7 х 13%)	НДФЛ удержанный		НДФЛ перечисленный
	Вид и код дохода	Сум­ма, руб.	Дата выплаты	Код вычета	Сум­ма, руб.			Сум­ма, руб.	Дата	Сум­ма, руб.	Дата	Платежный документ
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
Январь	Зарплата (2000)	20 000	22.01.2013, 07.02.2013	114	1400	18 600	2418НДФЛ с зарплаты за первую и вторую половину месяца надо исчислить в последний день месяца — в день начисления дохода	2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца	07.02.2013	2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца	07.02.2013	№ 11 от 07.02.2013
	Подарок на юбилей (2720)	3 000	25.01.2013	501	3000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ	—	—	—		—
Итого за месяц	х	23 000	х	х	4400	18 600	2418	2418	х	2418	х	х
Итого с начала года	х	23 000	х	х	4400	18 600	2418	2418	х	2418	х	х
Февраль	Больничный (2300)	4 000	22.02.2013	—	—	4 000	520	520	22.02.2013	520	22.02.2013	№ 35 от 22.02.2013
	Подарок на 23 февраля (2720)	1 500	22.02.2013	501	1000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ	500Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения — 500 руб. — надо исчислить и удержать НДФЛ	65	65	07.03.2013	65	07.03.2013	№ 50 от 07.03.2013
	Зарплата (2000)	15 000	22.02.2013, 07.03.2013	114	1400	13 600	1768	1768	07.03.2013	1768	07.03.2013	№ 50 от 07.03.2013
Итого за месяц	х	20 500	х	х	2400	18 100	2353	2353	х	2353	х	х
Итого с начала года	х	43 500	х	х	6800	36 700	4771	4771	х	4771	х	х
Март	Отпускные (2012)	14 000	07.03.2013	—	—	14 000	1820	1820	07.03.2013	1820	07.03.2013	№ 50 от 07.03.2013
	Зарплата (2000)	10 000	05.04.2013	114	1400	8 600	1118	1118	05.04.2013	1118	05.04.2013	№ 63 от 05.04.2013
Итого за месяц	х	24 000	х	х	1400	22 600	2938	2938	х	2938	х	х
Итого с начала года	х	67 500	х	х	8200	59 300	7709	7709	х	7709	х	х
…

1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8)

2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9)

Главный бухгалтер (должность)

(подпись)

Правильная Мария Ивановна (фамилия, имя, отчество)

***

При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.

Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: