Накладная

Содержание

Товарная накладная

Товарная накладная — первичный бухгалтерский документ, применяемый для оформления перехода права собственности (путем продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю.

В накладной указывается наименование (вид) товара, его цена, количество и общая стоимость, а также сумма НДС.

Кроме того, товарная накладная должна содержать реквизиты передающей и принимающей сторон, собственноручные подписи уполномоченных лиц, печать организации.

Форма товарной накладной

В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

Оформление товарной накладной

Составление товарной накладной

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

Подписание товарной накладной

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

  • три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

  • одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

  • еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

Заполнение товарной накладной

В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

При этом:

  • в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

  • в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

  • в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

Далее прописью указываются:

  • в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

  • в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

  • в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

  • в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

Электронная форма торговой накладной

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов.

Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя.

Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» — информация о доверенности уполномоченного лица.

Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле «Статус» УПД надо указывать «1».

Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

  • описанием хозяйственной операции — отпуска товаров (например, «товар отпустил» или «отпуск груза произвел»);

  • наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

  • описанием хозяйственной операции — приемки товаров (например, «товары принял» или «груз получил»);

  • наименованием должности представителя компании — покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

Порядок выставления и регистрации объединенного документа

Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

  • при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

  • в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж — так же, как обычный счет-фактура.

Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

Порядок действий с объединенным документом у покупателя

На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

  • принять товары к бухгалтерскому учету;

  • принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

  • учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

Учет товарных накладных и хранение

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных.

Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике, обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

Накладные

Материал из FrigatWiki

Перейти к: навигация, поиск

Работа с накладными

Накладные используются для оформления операций, которые влияют на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом.
Для работы с накладными перейдите к блоку «Документы» — «Накладные» и выберите необходимый тип накладной. Подробнее о навигации по списку первичных документов см. раздел «Навигация по списку первичных документов».
Состояния и признаки накладных
В колонках списка счетов любого типа, помимо информации о счете, зарегистрированной во время создания (например, дата регистрации счета, его сумма и пр.) выводятся колонки дополнительных признаков и состояний.

Все входящие накладные (приходные накладные, накладные возврата от поставщиков, акты принятия товара на реализацию) имеют следующие признаки/состояния:

  • «Прн» — принята
    — входящая накладная проведена по складу – товар оприходован, произошло пополнение остатков на складе.
    — входящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не оприходован на склад и имеет состояние “Ожидание прихода”.

Все исходящие накладные (расходные накладные, отчеты реализаторов и пр.) имеют следующие состояния:

  • «Отг» – отгружена
    — исходящая накладная проведена по складу – товар отгружен, произошло уменьшение остатков на складе.
    – исходящая накладная зарегистрирована в журнале, но еще не проведена по складу – товар не отгружен со склада и имеет состояние “Резерв”.

Общие признаки входящих и исходящих накладных:

  • «Зкр» — устанавливается автоматически при установке состояния «Отгружена».
  • «Сф» — признак наличия счета-фактуры по накладной.
  • «О» — признак наличия оплаты по накладной.
    — накладная оплачена полностью.
    — накладная оплачена частично.
    — срок оплаты по накладной просрочен.
  • «В» — признак наличия возврата по накладной.
    — — все товары накладной попали в документ возврата.
    — — часть товаров накладной попала в документ возврата.
  • «Бух» – признак учета суммы накладной в бухгалтерских отчетах.

Приходные и расходные накладные

Приходные накладные отражают поступление/прием товаров от поставщиков. Расходные накладные отражают отгрузку/передачу товаров оптовым и мелкооптовым покупателям.

Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной

Чтобы оформить приход товара при помощи накладной, выполните следующие действия:

  • Создайте накладную так же, как любой первичный документ (подробнее о создании первичных документов см. раздел «Создание документа»). Для поступления товара используйте приходную накладную. Для отгрузки товара используйте расходную накладную.
  • После нажатия кнопки «ОК» в окне создания накладной программа предложит вам указать состояние товара:

Для приходной накладной:

  • ОЖПР – «ожидание прихода». Устанавливается про умолчанию после создания приходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Ож. приход» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОПР – «товар оприходован». Установите это состояние, чтобы оприходовать товар. Подробнее см. «Результаты операции» — «Движение товара».
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финансовых отчетах). Для расходной накладной:
  • РЕЗ – «резерв». Устанавливается про умолчанию после создания расходной накладной. Увеличивает количество выбранного в спецификацию накладной товара в колонках «Резерв» в списках товаров в информационных карточках и справочнике «Номенклатура».
  • ОТГ – «отгружен». Установите это состояние, чтобы отгрузить товар со склада. Подробнее см. Результаты операции, Движение товара.
  • ПГТ – «подготовка». Установите это состояние, чтобы не учитывать информацию о выбранных в спецификацию документа товарах (количество товара, указанное в спецификации, не будет влиять на остатки товара, а сумма документа не будет фигурировать в финасовых отчетах).

Выберите необходимое состояние и нажмите «ОК» — накладная появится в списке накладных.
Результаты операции:
Движение товара
Приходная накладная: после установки состояния «Оприходован» товар будет оприходован, что вызовет увеличение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Расходная накладная: после установки состояния «Отгружен» товар будет отгружен, что вызовет уменьшение количества товара, указанного в спецификации, на выбранном складе.
Вы можете проверить движение товара по складам следующим способом:

  • Выберите необходимую накладную из списка накладных, выделив ее при помощи мыши.
  • Щелкните правой кнопкой мыши по необходимому товару спецификации и выберите «Информационная карточка товара» в контекстном меню.
  • Переключитесь на вкладку «Складское движение товара» в открывшемся окне, чтобы просмотреть информацию о движении выбранного товара по складу.

Взаиморасчеты с контрагентом
Приходные/расходные накладные отражаются в отчете «Взаиморасчеты» после установки состояния «оприходован» (для приходных накладных) и «отгружен» (для расходных накладных).
Подробнее об отчете см. раздел .
Примечание: описанные выше настройки возможных состояний товара установлены по умолчанию. Вы можете изменить настройки состояний или создать новые в разделе (Настройки — Настройки документов — Приходная (расходная) накладная — Свойства документа — Состояния).

Создание накладной на основании счета

Вы можете создать накладную на основе существующего в системе счета. Это позволит полностью или частично связать сумму счета с приходованием/отгрузкой товара. Для создания накладной по счету выполните следующие действия:

  • Найдите нужный счет в журнале счетов и выберите «Создать зависимый документ» — «Приходная накладная» (для входящего счета) или «Расходная накладная» (для исходящего счета). В результате появится окно приходной или расходной накладной с заполненными согласно счету реквизитами, но с незаполненной спецификацией.
  • В окне накладной перейдите на вкладку «Товары» — в верхней части окна появятся товарные позиции из спецификации счета.
  • Находясь в верхней половине окна, откройте контекстное меню и выберите «Взять все “максимальное” кол-во». В этом случае все товарные позиции счета перенесутся в накладную с соответствующими количествами.
    При создании расходной накладной также возможен:
  • Выбор «доступного» количества – чтобы использовать эту опцию, выберите «Все доступное кол-во» в контекстном меню. В спецификацию документа будет добавлено количество товара, указанное в колонке «Доступно». Подробнее о расчете доступного количества товара на складе см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада», вкладка «Настройки».

Создание накладной на основании нескольких счетов

Имеется возможность создать накладную по нескольким счетам, оформленным на одного и того же контрагента. Для этого необходимо промаркировать соответствующие счета (см. раздел «Типовые операции с первичными документами», подраздел «Маркировка документов») и выполнить действия, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».

Создание нескольких накладных по одному счету

Чтобы создать несколько накладных по одному счету, выполните следующие действия:

  • Повторите шаги 1-2, описанные в разделе «Создание накладной на основании счета».
  • Для выборочного ввода позиций из счета дважды щелкните мышью на выбранном в верхней части окна товаре, затем укажите количество в стандартном окне «Ввод товара» и нажмите кнопку «OК».

Указанное количество товара появится в спецификации накладной.
Чтобы создать еще одну накладную на основе того же счета, повторите описанные выше действия.
Каждый раз при создании зависимого документа на основании счета количество товара, доступного для выбора в спецификацию, будет уменьшаться на то количество, которое уже было ранее прикреплено к другим зависимым документам.

Распределение товаров накладной по заказам клиентов

Воспользуйтесь данной функцией для автоматического распределения товаров ПРИХОДНЫХ накладных по заказам клиентов. Для того, чтобы воспользоваться функцией, перейдите к списку приходных накладных, щелкните правой кнопкой в области списка и выберите «Распределение поставок по заказам клиентов» в контекстном меню:
Установите параметры распределения товаров накладных по заказам в открывшемся окне:
Файл:Nakl6.png

  • Распределить
    — Все подходящие поступления – по заказам клиентов будут распределены товары всех приходных документов, не привязанные к заказам клиентов.
    — Выбранные документы – по заказам клиентов будут распределены товары только выбранных приходных накладных (предварительно промаркированные приходные накладные или накладная, на которой был установлен курсов во время вызова функции).
  • Только поступления периода – установите флаг, чтобы выбрать период
  • Только поступления от поставщика – для распределения будут отобраны только приходные накладные с выбранной организацией-поставщиком.
  • Только на заказы клиента – отобранные товары будут распределены только по заказам выбранного клиента.
  • Только для торгующей организации —
  • Учитывать заказы поставщику
    — Если флаг не установлен, товары приходных накладных будут распределены в хронологическом порядке, т. е. товары будут распределяться в первую очередь на заказы клиентов, зарегистрированные на более раннюю дату.
    — Если флаг установлен, товары приходных накладных будут распределены в первую очередь по тем заказам клиентов, на основе которых были созданы заказы поставщикам.

После того, как все параметры будут установлены, нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна и дождитесь окончания операции.
Вы можете просмотреть результаты операции в разделе «Контроль заказов клиентов». В результате операции изменения произойдут в колонках «Принято под заказ», «Распределено под заказ», «Резерв». Подробнее см. «Контроль заказов клиентов». По результатам операции будут автоматически созданы документы резерва.

Возвраты поставщикам/возвраты покупателей

Документы данного типа используются для оформления возвратов поставщикам и возвратов от покупателей.
Вы можете создать независимый документ возврата, а также создать документ возврата на основе накладной.

Создание новой накладной возврата

Чтобы создать документ возврата поставщику/возврата покупателя, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов возврата, как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Выполните шаги 1-3 по созданию документа, как описано в разделе «Создание документа».
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: подбор товаров для возврата.
    Если вы создаете документ «Возврат поставщику»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных у поставщика и имеющихся в наличии.
    Если вы создаете документ «Возврат покупателя»: данное представление содержит список всех товаров, когда-либо приобретенных покупателем у вашей организации и имеющихся в наличии.
    В колонке «Кол-во» отображается количество товара, который был оприходован/отгружен по каждому документу.
    В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см.часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

Создание документа возврата на основе накладной

Вы можете создать накладную возврата на основании как расходной, так и приходной накладной.
— Возврат поставщику – на основании приходной накладной.
— Возврат от покупателя – на основании расходной накладной. Чтобы создать документ возврата на основании накладной, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку приходных/расходных накладных как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Найдите нужную накладную в журнале накладных и выберите «Создать зависимый документ» — «Накладная возврата от покупателя» (для расходной накладной) или «Накладная возврата поставщику» (для приходной накладной).
  • На вкладке «Товары» (см. «Ввод товаров в спецификацию документа») появится дополнительное представление товаров: по документу-основанию. На вкладке «Максим.» отображается количество товара, который был оприходован/списан при создании документа-основания (приходной или расходной накладной). В колонке «Доступно» отображается доступное количество товара, рассчитанное по алгоритму склада или документа возврата. Подробнее о расчете алгоритма см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация/Справочники», раздел «Создание склада».
  • Перенесите необходимые товары в спецификацию, как описано в разделе «Ввод товаров в спецификацию документа», и нажмите «ОК» в окне создания документа возврата – новый документ возврата появится в списке.

При попытке списать количество товара, превышающее количество, указанное в колонке «Максим.», программа выдаст ошибку.
Результаты операции:
По движению товара и взаиморасчетам контрагентами документы возврата функционируют аналогично накладным.
Возврат от покупателя работает так же, как расходная накладная. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».
Возврат поставщику работает так же, как приходная накладная. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».

Продажи через кассу/возвраты по кассе

Документы данного типа формируются АВТОМАТИЧЕСКИ при оформлении продаж/возвратов через кассовую программу «Фрегат POS».
Документы типа «Продажи через кассу» являются аналогом расходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с расходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные.
Документы типа «Возвраты по кассе» являются аналогом приходной накладной и влияют таким же образом на движение товара и взаиморасчеты с контрагентом. Подробнее о работе с приходными накладными см. раздел «Приходные и расходные накладные».

Акты принятия на реализацию

Акты принятия на реализацию используются для принятия товара на реализацию от партнеров.
Чтобы создать акт принятия на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте акт принятия на реализацию так же, как любой другой документ. Подробнее о создании документов см. раздел «Создание документа».
    При создании документа выберите необходимый тип документа: акт принятия на комиссию, акт принятия на реализацию, акт принятия по договору агента — в зависимости от типа договорных отношений с контрагентом.
    При сохранении акта принятия на реализацию программа предложит вам установить состояние «Оприходован». Нажмите «ОК», чтобы сохранить это состояние.
    При необходимости вы сможете изменить состояние документа, как описано в разделе «Установка состояния документов». Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями приходных накладных. (см. «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной»).

Результаты операции:
В результате создания акта принятия на реализацию товар будет оприходован на выбранный склад, но при этом не возникнет взаиморасчетов с контрагентом, как при создании обычной приходной накладной.
Чтобы зарегистрировать взаиморасчеты с контрагентом-реализатором, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной». При создании расходной накладной обратите внимание на то, что товар должен быть выбран из приходов, зарегистрированных в системе в результате создания актов принятия на реализацию. Подробнее выборе товара по приходам см. раздел
  • Создайте отчет реализаторов, как описано в разделе .

В результате описанных действий в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы: отчеты комиссионера, отчеты реализатора, отчеты агента – в зависимости от документа-основания. Суммы этих документов будут учитываться во взаиморасчетах. Подробнее о работе с отчетом по взаиморасчетам с контрагентами см. раздел

Отчеты реализаторов

Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов «Отчеты реализаторов», как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели / щелкните правой кнопкой мыши в области списка отчетов реализаторов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  • Настройте параметры отчета в открывшемся окне:
  • Период/документы
    Укажите период реализации. Отчет будет обрабатывать только те акты, которые были созданы в указанный период (по умолчанию – 1 месяц).
    Выберите тип документов, который будет обработан отчетом.

В результате в списке документов «Отчеты реализаторов» будут созданы документы «Отчет комиссионера», «Отчет реализатора», «Отчет агента» — в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.

Акты передачи на реализацию

Акты передачи на реализацию используются для контроля количества товара, передаваемого на реализацию партнерам.
Чтобы создать акт передачи на реализацию, выполните следующие действия:
Выполните шаги 1-3 создания документа, как описано в разделе «Создание документа».
На вкладке «Реквизиты» в поле «Покупатель» выберите контрагента, являющегося реализатором. Подробнее о создании организаций-реализаторов см. часть 1 руководства «Фрегат-Корпорация», раздел «Все организации».

Установка состояния акта передачи на реализацию

При необходимости вы можете установить состояния акта принятия на реализацию при помощи функции «Установить состояние». Подробнее об установке состояния документов см. раздел «Установка состояния документов».
Возможные состояния актов принятия на реализацию совпадают с состояниями накладных перемещения. Подробнее о состоянии накладных перемещения см. раздел «Накладные перемещения».
Результаты операции:
В результате создания акта передачи на реализацию товар, выбранный в спецификацию документа, будет оприходован на склад реализатора и списан со склада своей организации. При этом не возникнет никаких взаиморасчетов с реализатором.
Чтобы зарегистрировать продажу товара, указанного в акте передачи на реализацию, выполните следующие действия:

  • Создайте расходную накладную, как описано в разделе «Оформление прихода/отгрузки товара при помощи накладной».
  • На вкладке «Реквизиты»:
    — в поле «Продавец» выберите организацию-реализатора, указанную в акте передачи на реализацию.
    — в поле «Со склада» укажите склад реализатора (имеет то же название, что и организация-реализатор).

В результате описанных действий будет создана расходная накладная, сумма которой будет учитываться во взаиморасчетах с контрагентом-реализатором. Количество товара, введенное в спецификацию расходной накладной, будет списано со склада организации-реализатора.

Поставки/Отгрузки

Документы типа «Поставки» и «Отгрузки» используются для установки взаимосвязи между несколькими накладными и сопутствующими затратами.

  • Используйте документ «Поставки» для установления связи между несколькими ПРИХОДНЫМИ накладными и единой затратой.
  • Используйте документ «Отгрузки» для установления связи между несколькими РАСХОДНЫМИ накладными и единой затратой.

Чтобы создать документ «Поставки» или «Отгрузки», выполните следующие действия:

  • Перейдите к списку документов «Поставки» или «Отгрузки», как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
  • Нажмите кнопку «Создать» / щелкните правой кнопкой мыши в области списка документов и выберите «Создать» в контекстном меню.
  • Настройте параметры документа в открывшемся окне:
    — На вкладке «Реквизиты» установите реквизиты документа, как описано в разделе «Ввод реквизитов документа».
    — Переключитесь на вкладку «Документы», чтобы выбрать список накладных, к которым будет прикреплена затрата. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на вкладке «Документы» и выберите «Выбор документов» в контекстном меню / нажмите кнопку на верхней панели:
    В открывшемся окне выбора документов выберите период отбора документов, воспользовавшись фильтром на верхней панели – документы за выбранный период будут выведены на экран:
    При создании документа «Поставки» в список будут включены все ПРИХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    При создании документа «Отгрузки» в список будут включены все РАСХОДНЫЕ накладные за выбранный период.
    Выделите необходимые документы при помощи мыши, как описано в разделе «Маркировка документов» и нажмите кнопку «ОК» в окне «Выбор документов» — все отмеченные накладные появятся на вкладке «Документы». Товары, входящие в спецификацию, будут выведены под списком накладных.
    — На вкладке «Затраты» введите затраты документа, как описано в разделе .
    — На вкладке «Настройка» установите настройки документа:
    • Менеджер – выберите менеджера из справочника «Сотрудники».
    • Контрольный срок — установите контрольный срок документа.
    • Очередность – укажите очередность документа.
    • Штрих-код – введите штрих-код.
      — Нажмите кнопку и выберите тип распределения затрат по документу, как описано в разделе .
  • После того, как все параметры документа будут установлены, нажмите «ОК» в окне создания документа поставки/отгрузки – новый документ появится в списке.

Результаты операции
В результате описанных действий к списку затрат всех накладных, выбранных в документ поставки/отгрузки, будет добавлена дополнительная затрата. Данная затрата будет недоступна для редактирования в списке затрат каждой из накладных:

Накладная представляет собой документ, сопровождающий передачу ТМЦ от одного лица другому. Это официальная форма, обладающая юридической силой. Нужна для подтверждения факта передачи ценностей.

Разновидности

Накладные подразделяются на различные виды. Различают формы по целям и особенностям оформления. Существуют эти виды:

  • Товарная накладная. Бумага сопровождает операции по отпуску/приему продукции со складских помещений. Она входит в состав первички. Включает в себя ряд ключевых сведений: наименование компании, номер документа, дата отпуска продукции, лицо, которое передало товар и так далее.
  • Транспортная накладная. Сопровождает транспортировку грузов. Нужна для регулирования взаимоотношений между участниками операции: получатель, отправитель, а также лицо, занимающееся транспортировкой. Бумага подтверждает факт оформления соглашения о перевозке. Она сопровождает груз от пункта его отправки до пункта его получения. В завершение операции бумага предоставляется грузополучателю. Накладная фиксирует различные сведения о грузе: его вес, маркировка. Наличие этого документа обязательно при подаче исков и претензий к любой из сторон операции. Он понадобится при обнаружении недостатков: недостачи, порча, повреждения, задержки при выдаче.

Транспортная накладная, в свою очередь, подразделяется еще на ряд видов. Подразделение на виды выполняется на основании транспорта, используемого при грузоперевозке. К примеру, есть авиационные, автотранспортные, ЖД накладные.

Товарные накладные

ТН – первичка, которая нужна для подтверждения перехода прав на различные ценности. Этот переход может осуществляться при продаже товара. В документе фиксируется информация о продукции: название, стоимость, объем, общая стоимость, НДС. Накладная включает в себя реквизиты сторон сделки, печати и подписи.

Форма

Есть ФЗ №402 «О бухучете» от 6.11.11. В нем указано, что форма первички должна быть утверждена руководителем компании. Фирма может и самостоятельно разрабатывать формы, и применять унифицированные формы. Последние можно найти в альбомах, утвержденных Госкомстатом. К примеру, есть альбом форм, в который входит товарная накладная, утвержденный Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. На основании этого альбома, организация должна использовать форму №ТОРГ-12.

К СВЕДЕНИЮ! Документ может оформляться или в бумажном, или в электронном виде.

Особенности заполнения

Накладная оформляется в двух экземплярах. Один направляется поставщику продукции. Он будет использован при списании ТМЦ. Второй документ направляется покупателю. На его основании производится оприходование.

На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха. Список сотрудников, которые имеют право на проставление подписи на накладной, утверждается руководителем компании. Форма ТОРГ-12 допускает проставление 5 подписей:

  • 3 подписи от продавца. Их ставит руководитель, главбух и сотрудник, ответственный за отгрузку. Иногда подпись может ставить один специалист – оператор. Соответствующее полномочие должно быть оговорено в его должностной инструкции.
  • 1 подпись от покупателя. Ставится в графе «Груз получен». Расписываться должен или руководитель фирмы, или сотрудник с соответствующими полномочиями.
  • 1 подпись от материально ответственного лица. Как правило, это лицо, которое принимает груз.

Не обязательно ставить подпись именно руководителю. Сделать это может лицо с доверенностью.

Особенности оформления в электронном виде

Накладная в приведенной форме составляется так же, как документ в бумажной форме. Но есть некоторые отличия. В частности, электронный документ оформляется в одном экземпляре. Рассматриваемая форма не исключает необходимость в проставлении подписи. Только подпись, если это электронная накладная, также должна быть электронной. Роспись ставят обе стороны операции.

К СВЕДЕНИЮ! Накладная и счет-фактура могут объединяться.

Особенности хранения

Нет законодательно утвержденных норм учета накладных. Фирма может формировать их самостоятельно. Руководитель имеет право также утверждать правила хранения документации. Компании обычно руководствуются сложившейся практикой. А она такова: на складе формируется товарный ответ. К нему, по мере составления, прикладываются накладные.

Транспортная накладная

Транспортная накладная – это расчетный документ, сопровождающий транспортировку груза. Нужна для подтверждения факта оформления соглашения на перевозку груза. Требуется для регулирования транспортировки. Является основанием для учета перевозки и расчетов с транспортной компанией.

Форма документа может утверждаться руководителем самостоятельно. При этом за основу обычно берется форма, утвержденная госорганами. В любом случае, в документе должны быть обязательные сведения. Это реквизиты сторон сделки. Порядок заполнения бумаги утвержден постановлением Правительства №272 от 15.04.11.

Накладная оформляется на одну или несколько партий груза. Если ценности перевозятся посредством разных ТС, число сопроводительной документации должно соответствовать количество ТС.

Накладная подписывается отправителем груза и перевозчиком. Если в документ вносятся изменения, они заверяются подписями.

Отличия между транспортной и товарно-транспортной накладной

Документы различаются количеством разделов, которые нуждаются в заполнении. Транспортная форма оформляется отправителем груза, товарно-транспортная (ТТ) – отправителем груза и перевозчиком.

ТТ накладная оформляется в 4 экземплярах. Они выдаются поставщику, покупателю, а также перевозчику. Последний получает 2 экземпляра. Транспортная накладная оформляется в 3 экземплярах: для отправителя, получателя и перевозчика.

Транспортная форма регламентирует только перевозку груза, а потому в ней не указывается стоимость груза. Но иногда может быть зафиксирована объявленная стоимость. Актуально это, если груз особо ценный. Объявленная стоимость потребуется при возникновении ЧП: порча, потеря. В документе отсутствует подробное описание погрузки и разгрузки.

Бланк Товарной накладной ТОРГ-12

Как заполнить бланк товарной накладной ТОРГ-12 онлайн? Это можно сделать в сервисе Выставить-счет.рф, в котором можно легко создать накладную ТОРГ-12, распечатать или отправить по электронной почте. Попробуйте прямо сейчас без регистрации создать Счет, а к нему Товарную накладную: Demo-вход.

Что нужно знать про Товарную накладную

  • Что такое Товарная накладная ТОРГ-12?
  • Альбомный или книжный формат ТОРГ-12?
  • Образец заполнения Товарной накладной ТОРГ-12
  • Рекомендации по заполнению Товарной накладной ТОРГ-12
  • Обязательные данные и реквизиты в ТОРГ-12
  • Отгрузка товара
  • Получение товара по доверенности
  • Получение товара по печати (без доверенности)
  • Дата в товарной накладной ТОРГ-12
  • Что такое возвратная товарная накладная?

Что такое товарная накладная ТОРГ-12?

Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ для оформления операций по передаче или приёму товарно-материальных ценностей, который является первичным учетным документом.

ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания, а второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования товара (товарно-материальных ценностей).

Альбомный или книжный формат ТОРГ-12

Можно использовать и горизонтальный, и вертикальный формат товарной накладной ТОРГ-12. Установленных норм расположения листа при печати ТОРГ-12 нет, следовательно можно распечатать ТОРГ-12 в альбомном или книжном формате. Всё зависит от возможностей программы и от параметров печати.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 1

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Накладная ТОРГ-12 является первичным учетным документом.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

ТОРГ-12 (альбомный образец)

Скачать бланк:

ТОРГ-12 (книжный образец)

Скачать бланк:

Рекомендации по заполнению товарной накладной ТОРГ-12

Унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет, её отменили в 2013 году. Но многие организации и предприниматели продолжают использовать ранее утвержденную форму ТОРГ-12 и это разрешено. С 1 января 2013 года организация или предприниматель может утвердить свою собственную форму товарной накладной.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 4

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Печатная форма товарной накладной ТОРГ-12 может быть индивидуально разработана организацией или предпринимателем по своему усмотрению.

Обязательные данные в товарной накладной

Существует обязательный перечень реквизитов, которые должны содержаться в товарной накладной. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает товарную накладную ТОРГ-12 недействительной, такую накладную недопустимо применять к бухгалтерскому учету.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 2

Дополнительные реквизиты первичного учетного документа Товарная накладная, кроме обязательных реквизитов, может содержать любую дополнительную информацию, это не является нарушением.

Правила заполнения товарной накладной ТОРГ-12

При создании товарной накладной требуется соблюдать правила заполнения.

Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)

  • ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
  • Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике организации.
  • Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик, или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
  • Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
  • Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик, или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
  • Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
  • Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
  • В реквизитах Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
  • Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО.
  • Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
  • В графе Основание обычно указывается «Счет» или «Договор», в конце данной строки в специальных полях номер и дата указываются соответственно номер и дата Счета или Договора.
  • В графе номер и дата Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
  • Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.

Список товаров в товарной накладной ТОРГ-12

Таблица с перечнем товара заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.

  • Столбец 1 — № п/п, указывается порядковый номер товара.
  • Столбец 2 — Наименование, указывается наименование, характеристика, сорт, артикул товара. Если у вас ведется товарооборот и каждому товару присвоен артикул, то именно в этом поле он указывается, либо до, либо после наименования товара, через запятую, в скобках, разделенный прочерком или другим знаком.
  • Столбец 3 — Код, на практике не заполняется и ставится прочерк. Данное поле является дополнением к наименованию товара и указывается в том случае, если по наименованию товара (по второму столбцу) невозможно идентифицировать товар.
  • Столбец 4 и 5 — Единица измерения, указывается наименование и код единицы измерения товара, в соответствии с классификатором ОКЕИ.
  • Столбец 6 — Вид упаковки, на практике не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 7 и 8 — Количество, в одном месте и мест, штук, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк. Обратите внимание, что количество товара указывается в десятом столбце.
  • Столбец 9 — Масса брутто, на практике обычно не заполняется и ставится прочерк.
  • Столбец 10 — Количество (масса нетто), указывается количество товара.
  • Столбец 11 — Цена, руб. коп., указывается цена за единицу товара без НДС.
  • Столбец 12 — Сумма без учета НДС, руб. коп., указывается сумма товара без НДС.
  • Столбец 13 и 14 — НДС ставка, % и сумма, руб. коп., указывается процентная ставка НДС и сумма НДС.
  • Столбец 15 — Сумма с учетом НДС, указывается сумма товара с НДС.

Всего по накладной — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 8, 9, 10, 12, 14 и 15.

Нижняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (подвал)

Нижняя часть содержит итоговые данные товарной накладной:

  • Товарная накладная имеет приложение на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • содержит _ порядковых номеров записей — указывается количество порядковых номеров записи в перечне товаров. Необходимо написать число прописью.
  • Всего мест _ — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Масса груза (нетто) _ и Масса груза (брутто) _ — на практике не заполняется, остаётся пустым.
  • Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Всего отпущено на сумму _ — указывается итоговая сумма всех товаров в накладной. Необходимо написать сумму прописью.

Подписи ответственных лиц (левая сторона, продавец):

  • Отпуск груза разрешил — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.
  • Главный (старший) бухгалтер — указывается ФИО и ставится подпись главного бухгалтера.
  • Отпуск груза произвел — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.

Отгрузка товара. Индивидуальный предприниматель расписывается только один раз в графе Отпуск груза разрешил. В крупных компания во всех трех местах могут расписываться разные люди, в соответствии со своими должностными обязанностями. В небольших компаниях во всех трех местах может расписаться одно и тоже лицо, например, Генеральный директор. Менеджер тоже может расписаться во всех трёх полях, но только при действующем внутриорганизационном приказе с правом отгружать товары, подписывать отгрузочные и бухгалтерские документы.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт). Доверенность остаётся у Продавца.

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности. В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

  • По доверенности № _ — указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
  • выданной _ — указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО «Покупатель», экспедитору Иванову А. В.).
  • Далее в графе Груз принял — ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность. Если доверенность выдана лицу, которое не является сотрудником организации, то должность не указывается.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял. Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Гражданский кодекс РФ ст. 312. Отгрузка товара

Отгрузка товара Продавцом Покупателю должна осуществляется только при предъявления паспорта и документа (доверенность или копия приказа) на право получения данного товара..
Игнорируя эти правила вы рискуете отгрузить товар «не официальному» представителю организации, тем самым несёте риск последствий не предъявления такого требования.

Получение товара без доверенности (имея при себе печать)

  1. Получить товар от имени организации без доверенности может только её единоличный исполнительный орган, например, генеральный директор. Однако, в этом случае продавец перед составлением товарной накладной обязан убедиться, что лицо, получающее товар, является настоящим единоличным исполнительным органом. Необходимо потребовать документ о назначении генерального директора, который содержит паспортные данные, а также потребовать предъявить и сам паспорт для сверки этих данных.
  2. Получить товар может также материально-ответственное лицо, назначенное приказом генерального директора, или на основании генеральной доверенности. В приказе и в генеральной доверенности должны быть явно указаны полномочия на получение товара и право подписи товарной накладной ТОРГ-12, а также паспортные данные материально-ответственного лица. Продавец также обязан сверить паспортные данные при отгрузке товара.

В обоих случаях подпись ставится только в одной графе Груз получил грузополучатель:

  • Груз получил грузополучатель — заполняется при получении товара грузополучателем. Указывается должность, ФИО и ставится подпись (например, Ген. директор Петров В. А.).

Дата в Товарной накладной ТОРГ-12

  • Дата составления — указывается фактическая дата составления товарной накладной.
  • Дата отгрузки товара — указывается фактическая дата отгрузки товара со склада.
  • Дата получения товара — указывается фактическая дата получения товара .

Большинство бухгалтеров склоняются к тому, чтобы в товарной накладной были три одинаковые даты: дата составления накладной, дата отгрузки и дата получения товара. Таким образом, в дальнейшем бухгалтер сможет без проблем провести такой документ в бухгалтерском учете (в бухгалтерской программе).

Настоятельно рекомендуется получить разъяснения от своего бухгалтера по заполнению даты. На практике достаточно легко может возникнуть ситуация, когда все три даты будут разными. И данная ситуация усложнит работу бухгалтера, у которого возникает головная боль, как правильно оприходовать товар, на какой временный или виртуальный склад переместить товар, когда списать и т. д.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

С 01 января 2013 года такой атрибут как печать организации является не обязательным атрибутом, т. к. отсутствует в списке первичных документов как обязательный реквизит. Фактически, наличие печати в ТОРГ-12 теперь не требуется, как и её отсутствие в Счете-фактуре. Однако, ставить печать в ТОРГ-12 можно, это не нарушение, а всего лишь дополнительный реквизит.

Возвратная товарная накладная

Возвратная накладная — это накладная на возврат товара. Внешне возвратная накладная ничем не отличается от обычной товарной накладной, в ней только меняются местами данные грузоотправителя с грузополучателем и поставщика с плательщиком, а стоимость товара, НДС и др. остаются неизменными.

Вопросы по ТОРГ-12

Почему в пустых полях где-то ставится прочерк, а где-то остаётся пустое поле?
Прочерк ставится в тех полях, которые при исправлении или внесении в них данных могут исказить настоящие данные документа.

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *