Квартира для командировочных

Если договор найма жилого помещения заключался от имени работника, то у его работодателя не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ в отношении доходов наймодателя.

Обоснован такой вывод следующим.

При направлении работника в командировку работодатель может сам заключить договор найма жилого помещения и перечислить арендную плату наймодателю. Снять жилье может и сам командированный работник. В таком случае работодатель компенсирует ему расходы на основании ст. 168 ТК РФ.

От способа оформления отношений с наймодателем зависит, возникнут у организации обязанности налогового агента по НДФЛ или нет. По общему правилу организация, в результате отношений с которой физлицо получило доход (за исключением дохода по ценным бумагам и проч.), является налоговым агентом. На него ложится обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с выплачиваемых физлицу доходов (п. 1-2 ст. 226 НК РФ).

Если договор найма заключен командированным работником, а работодатель только компенсирует ему затраты, то обязанностей налогового агента по НДФЛ у работодателя не возникает, поскольку наймодатель получает доход не от самой организации, а от ее работника, который налоговым агентом не является.

Отметим, что при выплате сотруднику компенсации расходов на наем помещения указанные выплаты в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагаются.

Если договор аренды помещения заключен самим работодателем, то источником дохода для наймодателя является именно организация. При этом не вполне ясно, должна ли организация удержать НДФЛ с арендной платы. Дело в том, что контролирующие органы рекомендуют организации удержать НДФЛ с арендной платы, выплаченной физическому лицу, однако некоторые суды не согласны с таким подходом и разрешают не удерживать НДФЛ с доходов наймодателя. Подробнее об этом см. статью-рекомендацию.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Моя работа тесно связана с командировочными поездками. Обычно я останавливаюсь в гостинице, но тут решила пожить в более комфортных условиях – снять квартиру посуточно. На основании этого возникает вопрос, какие отчетные документы мне нужно получить? Я разобралась с данным вопросом и решила поделиться информацией с вами. В заметке я отвечу на следующие вопросы:

• Общие понятия;
• Основные отчетные документы;
• Аренда у физического лица:
• Аренда через компанию;
• Преимущества аренды квартиры.

Общие понятия

Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

1. Оформление договоров.
2. Приобретение продукции и оборудования.
3. Обучение и повышение квалификации.

Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

1. Сохранение места работы.
2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

Основные отчетные документы

Данные документы разделяется на две основные категории:

• Подтверждающие проезд;
• Подтверждающие проживание.

К первой категории относятся все возможные проездные билеты и посадочные талоны. Что касается документов, посредством которых можно подтвердить факт проживания в квартире, то здесь подойдут такие бумаги и справки, как:

• Договор краткосрочного найма помещения;
• Акт приема-передачи квартиры;
• Кассовый чек;
• Акт по оказанию услуги;
• Приходные кассовый ордер;
• Квитанция БСО.

На основании данных документов человеку по приезду оплачивают понесенные траты, связанные с обеспечением места проживания.

Аренда у физического лица

Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

Аренда через компанию

Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять. Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

1. Возможность выбора подходящего района.
2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

Проживание у родственников

Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

Преимущества аренды квартиры

Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

• Свежий ремонт;
• Новая современная мебель;
• Установленные стеклопакеты;
• Оснащение бытовой техникой;
• Наличие большого ЖК телевизора.

В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

Коротко о важном

1. Проживание в командировке подлежит денежной компенсации.
2. Чтобы получить компенсацию, потребуется предоставить соответствующие документы.
3. При аренде квартиры нужно взять договор с прописанной в нем суммой и временем проживания.
4. Проживание в квартире намного удобнее и выгоднее, чем в гостинице.

Квартиры для командировочных сотрудников

Квартиры для командировочных сотрудников от компании RF88.RU – это выгодное решение вопроса размещения в Санкт-Петербурге. Вам предстоит командировка? Не стоит бронировать номер в гостинице, гораздо удобнее и экономичнее жить в отдельной съемной квартире.

Наша компания специализируется на аренде однокомнатных и двухкомнатных квартир. Вся недвижимость, которую мы предлагаем вам в аренду, находится в нашей собственности, поэтому вы получаете:

• квартиру для командировочных сотрудников в аренду без посредников и переплат;
• отчетные документы — кассовый чек и форму 3Г (гостиничный чек обязателен для отчетности по месту работы);
• возможность безналичной оплаты для организаци по договору;
• уютное отремонтированное жилье со всем необходимым;
• гарантированное заселение в течение получаса;
• быстрый подбор нескольких вариантов квартир;
• индивидуальный подход к каждому клиенту;
• постоянное наличие свободных вариантов;
• возможность снять квартиру командировочным сотрудникам в любом районе города, в удобном месте.

Если вы едете в командировку от вашей компании, то юридическое лицо может забронировать и оплатить аренду квартиры для своих сотрудников-командировочных по безналичному расчету. Таким образом, фирма может точно знать, сколько стоит снять квартиру в Питере для командировки, а также иметь возможность сэкономить.

Прямо сейчас на нашем сайте вы можете выбрать и забронировать квартиру для командировочных на любой срок. Наши менеджеры свяжутся с вами для уточнения параметров аренды.

Мы можем предоставить вам и услугу трансфера, чтобы вы могли с комфортом добраться до выбранного жилья в Петербурге.

Обращайтесь! RF88.RU – это выгодная аренда квартир посуточно для сотрудников и на более длительный срок для всех, кому нужно комфортное и экономное проживание в командировке.

Вместе с «квартиры для командировочных в санкт-петербурге» ищут:

Проверка гостиничных чеков

Все про аренду квартиры в командировке: подтверждающие документы и как правильно их оформлять

Поездка в другой город или даже страну по работе требует не только выполнения исходной профессиональной задачи, но учета расходов, связанных с проживанием. Основную их часть составляет аренда жилья для сотрудника. Как это происходит?

Что делать, чтобы не пришлось оплачивать съемное жилье из своего кармана? Эти вопросы обоснованно беспокоят работников, которые отправляются в командировку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Варианты жилья

В этом случае принимающая сторона встречает и заселяет гостя в подготовленное жилье. Но это довольно редкое явление. Чаще все-таки жилье приходиться искать самому командированному работнику.

Какие варианты имеют место быть:

Гостиница. Можно забронировать номер заранее

Не стоит переживать об уборке и прочем обустройстве. Но такой вариант не всегда обрадует работодателя ввиду своей высокой цены. Однако будет удобен для краткосрочной командировки, когда необходимо пробыть в городе считанные сутки.
Хостел. Популярное явление в последние годы.

По сути это ночлежки, где в общей комнате есть койко-место. Возможно, такой вариант не испугает молодого сотрудника для пребывания на ночь-две. Но для серьезного делового человека, как и для серьезной фирмы, которую он представляет, такое жилье не подойдет.
Посуточная аренда квартиры.

Наверное, самый удачный вариант, как в плане удобства, так и цены. Обойдется дешевле, чем номер в гостинице, а отсутствие горничных компенсирует наличие собственной кухни.

Документы, подтверждающие расходы

Для того чтобы отчитаться по возвращению перед начальством в лице бухгалтера, необходимо сохранить платежные документы, которые заверят расходы по найму жилого помещения:

• Гостиница ведет свою документацию и может предоставить счет за проживание в виде справки.
• В хостеле можно получить кассовый чек.
• Если квартира была взята в аренду, то обязательно составляют стандартный договор по найму, копия которого может стать подтверждающим документом. Если квартира была найдена и оформлен договор найма через агентство (риелтора), то это агентство и выдает подтверждающие документы, куда также включает статью расходов за свои услуги. Об особенностях заключения договора найма на краткий срок мы рассказывали тут.

На фото вы можете видеть как выглядит справка о проживании в гостинице:

Любая подделка отчетных документов может стать поводом привлечения к уголовной ответственности в соответствии со статьей 159 УК РФ о мошенничестве.

Что делать, если их нет?

Случиться может всякое, представим ситуацию, что у командированного специалиста не оказалось подтверждения о затратах на проживание. Не все еще потеряно.

Возместить могут, но скорее всего, сумма будет отличаться от реальной. Если работник и дальше планирует трудиться в этой, то лучше согласиться на то, что дают, а в следующий раз так не ошибаться.

Если же сумма серьезная, а работать далее в этой организации человек не собирается, то в принципе можно обратиться в суд, предоставив данные по средним расценкам на аренду жилья этого города от специализированных агентств. Но здесь нет никакой гарантии на положительный результат, так как суд требует подтверждений и доказательств, которых как раз и нет.

Аренда квартиры у частного лица

Далеко не везде есть агентства и риелторы, которые решат проблемы с поиском и оформлением квартиры. Тогда можно найти наймодателя по объявлению и заключить с ним сделку по съему квартиры без участия посредников (о том, как снять квартиру, чтобы вас не обманули, мы рассказывали здесь).

Какой договор заключать?

В простой письменной форме либо на стандартном печатном бланке стороны заключают договор найма жилого помещения. В договоре указывают:

1. Личные данные обоих участников с реквизитами паспортов.
2. Предмет договора – найм квартиры.
3. Адрес жилого помещения, его определяющие характеристики.
4. Права и обязанности (стандартные).
5. Стоимость.
6. Срок действия.
7. Дата оформления.
8. Подписи сторон.

• Скачать бланк договора посуточного найма жилого помещения
• Скачать образец договора посуточного найма жилого помещения

Что для этого требуется?

Чтобы оформить сделку по найму нужны только паспорта. Однако для собственной уверенности наниматель вправе попросить для ознакомления документы, подтверждающие права собственника, и выписку или справку о зарегистрированных жильцах. Как правило, искушенный арендодатель всегда имеет подобные документы при себе (о том, какие документы нужны от арендодателя при найме жилья, а также о правах и обязанностях этой стороны сделки, говорится тут).

О документах для найма квартиры от нанимателя и наймодателя вы можете прочитать здесь.

Как оплачивать?

Деньги отдают после подписания договора, но только с предоставлением расписки о получении денежных средств.

Написать расписку должен наймодатель, указав:

1. Свои данные с реквизитами паспорта и адресом прописки.
2. Получил от… Указывают те же данные нанимателя.
3. Сумма.
4. За что получил деньги.
5. Дата и подписи обоих участников.

• Скачать бланк расписки о получении денежных средств
• Скачать образец расписки о получении денежных средств

О тонкостях оформления платы по договору найма жилья узнаете здесь, а в этой статье вы можете прочитать о способах оплаты и найти график платежей.

Что нужно сдать в бухгалтерию?

В бухгалтерию предоставляют всего 3 документа:

1. Приказ директора о направлении со служебным заданием в такой-то населенный пункт.
2. Договор найма жилья.
3. Расписка о получении денег от наймодателя.

Нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника?

В пункте 3 статьи 217 налогового кодекса говорится о том, что ни страховые взносы, ни НДФЛ не взыскиваются с расходов на наем жилья работником в командировке, которые были возмещены работодателем, если суммы не превышают установленных норм:

• Командировка в населенный пункт на территории РФ – не более 700 рублей за сутки.
• Проживание за границей – не более 2500 рублей за сутки.

Если же отчетных документов работник не предоставил, то учитывают сумму, которую возместил работодатель и количество дней в другом городе. Путем несложных расчетов можно понять, какая сумма получается на день, если она не превышает указанных норм, то налог начислять не нужно.

Для того чтобы не остаться в минусе после командировки, первое, что нужно сделать, это поговорить с работодателем. Необходимо до поездки выяснить, на какие расходы рассчитывает начальство, иначе можно попасть в немилость за непомерные траты. Узнать примерную стоимость аренды жилья в том городе, куда предстоит ехать. Самое главное, сохранить документы, которые прямо подтверждают передачу денег и предмет договора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

Командировка и расходы, связанные с ней, очень часто являются непростыми для отношений работника и нанимателя.

Не каждая профессия предполагает знание юридических формальностей, поэтому разберёмся, что следует учитывать при найме жилья в рабочей поездке.

Съем жилья в командировке: какие подтверждающие бумаги необходимо предоставить в бухгалтерию?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

О том, как снять жилье без посредников, чтобы при этом не обманули, можете узнать из нашей статьи.

Варианты найма

Самый лучший вариант – договориться с принимающей стороной, если таковая имеется, об организации всех моментов командировки, в том числе и проживания сотрудника. Происходит это в редких случаях, когда дело касается крупных контрактов или поездок за границу.

Первое, что приходит на ум, — это гостиничный номер. Хороший вариант как для работника, которому не нужно будет заниматься уборкой помещения, так и для его нанимателя, потому как администрации отелей предоставляют услуги и требуют оплату только по официальным документам.

Другое дело, что свободные номера есть не всегда, а цены оставляют желать лучшего.

Особенно это касается длительного пребывания.

В качестве альтернативы отелю можно рассмотреть койко-место в хостеле.

Но это подойдёт разве что молодому человеку и то на одну-две ночи.

Другой вариант – аренда квартиры. Сдача жилья посуточно давно является отдельной нишей бизнеса в сфере недвижимости, распространена во всех крупных городах.

Цена такого найма в среднем в два раза ниже, чем стоимость номера в отеле с аналогичным количеством комнат. Да и жилец всегда может сэкономить на питании, воспользовавшись кухней, что в гостинице невозможно.

Документы об оплате

Как подтвердить расходы по найму жилого помещения в командировке? Какой бы вариант не выбрал сотрудник, он должен помнить об обязательном оформлении документов. В случае с гостиницей, хостелом или общежитием это не является проблемой. Для бухгалтерии предприятия хватит и кассового чека, подтверждающего оплату.

Представители гостиницы могут выдать счёт-справку на собственном бланке организации, где будут подробно расписаны все расходы жильца. Отели и подобные учреждения нередко работают с представителями юридических лиц, поэтому сложностей возникнуть не должно.

Немного сложнее обстоит дело с арендой жилплощади участников. Если командированный сотрудник решил обратиться за поиском подходящего варианта в агентство по недвижимости, то ему следует сохранить документы об оплате как проживания, так и посреднических услуг риэлторов. Это могут быть соответствующие договоры и подписанные сторонами акты оказания услуг.

Бухгалтер организации просто не поймёт, откуда взялись суммы, потраченные на проживание, если нет соответствующих документов.

Вряд ли работник сможет истребовать всю сумму, истраченную на жильё при командировке в такой ситуации.

Оформление фиктивных счетов за проживание в гостинице или завышение размеров фактической стоимости аренды в заключенном соглашении будет являться составом преступления по статье 159 УК РФ (Мошенничество).

Отсутствие подтверждения

Что делать, если нет подтверждающих документов на расходы по найму жилья? Бывают случаи, когда представить бумаги, из которых можно получить информацию о расходах на проживание в командировке, работник не в силах по ряду причин.

В этом случае возникает спорная ситуация, которая редко решается в пользу физического лица. Очевидно, что командированный сотрудник где-то жил во время рабочей поездки. И подобные услуги редко оказываются на безвозмездной основе.

Поэтому руководство организации обозначит некоторую сумму, которая будет выдана работнику в качестве компенсации расходов, или которую можно списать из командировочных средств, выданных авансом. Практически всегда эта величина меньше фактических затрат, понесённых работником.

При желании можно будет запросить информацию о средних ценах аренды из агентства по недвижимости и, опираясь на неё, в судебном порядке отстаивать свои интересы и требовать компенсации издержек.

Что касается налогового вычета, то Налоговый кодекс РФ допускает освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов с суммы на наем жилья в 700 рублей за каждый день командировки по РФ (и 2500 при заграничной) в случае, если у организации нет подтверждающих расходы документов.

Наем у частного лица

Если работник решил остановиться у частного лица во время командировки, то он должен заключить письменный договор стандартной формы.

Следует обратить внимание, что в этом документе должны быть указаны стоимость и срок, на который арендатор занимает жилплощадь.

О том, что включает в себя оплата за найм жилого помещения, а также о правах и обязанностях арендодателя квартиры, вы можете узнать из наших статей. Для заключения нужны только паспорта сторон.

Также желательно потребовать у владельца квартиры документ о праве собственности и выписку и управляющей компании, где будут указаны сведения о зарегистрированных лицах. Как правило, с этим проблем не возникает, ведь собственник жилья нередко сталкивается с такими просьбами.

Часто бухгалтеры организации хотят, чтобы командированному оформляли доверенность на право заключения договора аренды квартиры от имени фирмы. В подобных манипуляциях нет нужды. Достаточно иметь приказ директора, по которому работник отправился в другой населённый пункт, и соглашение о съеме жилья в этом городе на всё время действия приказа. Этого хватит даже самому придирчивому бухгалтеру.

Расходы за проживание в рабочей поездке, возмещённые работодателем, не облагаются НДФЛ, а страховые взносы не начисляются в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Итак, самое главное, что нужно запомнить человеку в командировке – не пренебрегать сбором документов, которые подтверждают оплату найма жилья. Это избавит его от многих вопросов по возвращению в родной город.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.