Командировка на арендованном автомобиле

Аренда автомобиля в командировке: как оформить и учесть

Аренда автомобиля в командировке становится все более частым и все более популярным явлением. И если для работника это сплошное удобство, то у бухгалтера может вызывать ряд вопросов и даже некоторые затруднения. Попробуем разобраться. Начнем с вопроса: а нужно ли вообще возмещать работнику затраты на аренду авто в командировке?

Условия возмещения работнику расходов на аренду авто

Право работника на возмещение расходов, понесенных в связи со служебной поездкой, закреплено в ст. 167 ТК РФ. Ст. 168 ТК РФ конкретизирует, какие именно это могут быть расходы, и называет в числе прочего расходы на проезд. Что именно следует к ним относить, в ТК РФ не прописано, однако установлено, что порядок и размер возмещения командировочных в коммерческих фирмах определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Значит, чтобы работники могли использовать в командировках арендные авто и получать за них компенсацию, это нужно закрепить в коллективном договоре или ЛНА: правилах внутреннего трудового распорядка, положении о командировках и т. п.

Что еще потребуется для возмещения? Конечно же, авансовый отчет, который работник оформит по возвращении из командировки и к которому приложит все оправдательные документы. Отчитаться он должен в течение 3 рабочих дней (п. 26 Положения о служебных командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Оправдательными документами в данном случае будут (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@):

• договор аренды транспортного средства (ст. ст. 633, 643 ГК РФ);
• документы о внесении арендной платы (чеки, счета и т. п.);
• документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Компенсировать нужно и бензиновые траты. Для этого нужны чеки на оплату ГСМ, а также документы, подтверждающие пробег автомобиля.

Налоги и учет

Для целей налога на прибыль расходы на аренду автомобиля в командировке прямо к командировочным расходам не относятся. В подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится только о расходах на проезд к месту командировки и обратно, но не о перемещении работника в месте командирования. Однако Минфин не видит в этом препятствий для учета данных расходов, при условии что они экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742).

Зарплатные отчисления с данных возмещений делать не нужно: они подпадают под освобождение от НДФЛ и взносов как компенсации, связанные с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 20.2 закона «О страховании от НС и ПЗ» от 24.7.1998 № 125-ФЗ).

В бухучете расходы нужно провести через счет 71 в корреспонденции с затратными счетами:

Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71 — списание расходов по авансовому отчету.

Дт 71 Кт 50, 51 — возмещение перерасхода. Или:

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованных сумм.

См. также: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Краткосрочная аренда авто в командировке

При направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Как видите, компания имеет полное право компенсировать работнику стоимость краткосрочной аренды автомобиля в командировке.

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при наличии их документального подтверждения. При этом НДФЛ с суммы возмещения удерживать не надо. Расскажем подробнее.

Налог на прибыль

Перечень командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установлен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и является открытым. Как и любые другие расходы, признаваемые при исчислении налога на прибыль, затраты на командировки должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговый кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой. Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налога на прибыль в виде услуг каршеринга может являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Отметим, что налоговики не возражают против учета в расходах по налогу на прибыль затрат командированного сотрудника на услуги каршеринга при наличии соответствующего документального подтверждения (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@). Давайте посмотрим, какими документами можно подтвердить осуществленные расходы (оплату) и факт использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке.

При оказании услуг каршеринга взаимодействие с клиентом осуществляется посредством мобильного приложения. За оказанные услуги средства автоматически списываются с банковской карты, привязанной к личному кабинету мобильного приложения. При этом в соответствии с требованиями п. 5 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» клиенту на электронный адрес направляется кассовый чек.

На наш взгляд, распечатка этого чека и будет являться документом, подтверждающим понесенные расходы. Косвенно это подтверждается письмами Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, в которых финансисты признали возможным подтверждение расходов командированного работника на такси кассовым чеком, выданным водителем по окончании поездки.

Что касается подтверждения факта использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке, таким документом, по нашему мнению, может быть отчет командированного сотрудника, в котором им указаны маршруты поездок на арендованном автомобиле. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты можно обосновать документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

НДФЛ

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При этом в случае оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В письме от 28.01.2019 № 13-11/011687@ специалисты УФНС России по г. Москве указали, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. В связи с этим суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля. В иных случаях данные расходы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Отметим, что Минфин России придерживается аналогичной позиции в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения работнику его расходов на оплату такси в командировке (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).

Аренда автомобиля — командировочные расходы

Вопрос: Работники организации часто ездят в командировки в Германию. Во время нахождения в командировке работникам приходится переезжать по территории Германии из одного города в другой. В случае переезда группы работников дешевле арендовать автомобиль, чем ехать поездом (учитывая расходы на проезд от гостиницы до вокзала и от вокзала до гостиницы в другом городе).
Может ли организация учитывать расходы на аренду автомобиля для проезда работников к месту командировки и обратно для целей исчисления налога на прибыль?
Каков порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в командировке?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 03-03-06/1/742
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета расходов на аренду автомобиля для перемещения работников во время командировки в целях налогообложения и сообщает следующее.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик — российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
При этом ст. 252 НК РФ предусмотрены критерии, в соответствии с которыми осуществленные затраты (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) признаются расходами для целей налогообложения и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Таким образом, расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, по нашему мнению, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.
В случае аренды автомобиля работником во время командировки документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).
Касательно обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке сообщаем следующее.
Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.
При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.
В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» по вопросам уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды следует обращаться в Минздравсоцразвития России.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
29.11.2010
—

Командировка на арендованном автомобиле

Сотрудник направлен в командировку в другой город на личном транспорте. Остановился в гостинице. Каждый день ездит на своей машине в место командирования и обратно в гостиницу. Нужно ли включать эти поездки в путевой лист и возмещать расходы за бензин сотруднику?
с сотрудником заключен договор аренды автомобиля.

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

По этой причине при заключении договора аренды не возникает спорной ситуации при возмещении расходов на ГСМ в поездках в месте командирования.

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

Для подтверждения расходов по коммерческой эксплуатации транспортного средства нужны документы. Чек АЗС на приобретение ГСМ является документом, подтверждающим факт того, что топливо было действительно приобретено. Однако одних чеков недостаточно. Ведь чек не может подтвердить факт использования приобретенного топлива для нужд организации, арендующей личный автомобиль у сотрудника. Это может подтвердить путевой лист, в котором указываются данные об эксплуатации личного авто.

Поэтому данные поездки необходимо включать в путевой лист.

Письмо Управления ФНС по г. Москве
№ 13-11/011687@ от 28.01.2019

УФНС России по г. Москве, рассмотрев редакционный запрос , сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления работников в служебную командировку работодатель возмещает указанным лицам связанные со служебными командировками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, пунктом 26 которого предусмотрено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой.

Состав командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, установлен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Кодекса. При этом перечень таких расходов является открытым.

Вместе с тем в силу пункта 1 статьи 252 Кодекса расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Следует отметить, что Кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству Российской Федерации.

Между тем статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, определяемым руководителем организации.

При этом актуальными продолжают оставаться унифицированные формы первичных документов.

Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

2. Пунктом 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Кодекса.

В соответствии со статьей 41 Кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Трудовой кодекс и статья 217 Кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Под каршерингом понимается предоставление физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими физическими лицами предпринимательской деятельности, транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации.

Исходя из вышеизложенного, суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей и согласно пункта 3 статьи 217 Кодекса освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.

При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля.

В иных случаях данные расходы подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.

Советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса Д.Ю. Стрелецкий

Аренда авто за границей: как взять напрокат автомобиль в 2019 году

Достаточно распространенной ситуацией является аренда автомобиля за границей в командировке. В условиях ограниченного времени, особенно, когда объем выполняемых задач достаточно большой, автомобиль является не роскошью, а, скорее, необходимостью.

Как у нас, так и за границей, автомобиль – это средство повышенной опасности, неправильная эксплуатация которого может поставить крест на долгожданном отдыхе. Рассмотрим, как арендовать автомобиль за границей правильно, чтобы потом не пришлось жалеть! Итак, прокат авто за границей, что это?

Прежде чем взять в прокат авто за границей, необходимо подготовиться

Как взять в аренду автомобиль за границей? Первым делом необходимо ознакомиться с особенностями правил дорожного движения в той стране, где вы планируете сесть за руль. Всю информацию о правилах управления автомобилем в стране, выбранной для отдыха, можно найти в интернете, да еще и на русском языке. Если в зарубежных правилах вас ничего не пугает, то можно смело переходить к поиску компании, которая предоставляет автомобили в аренду. При этом следует обратить внимание на отзывы, которые пишут о ней бывшие клиенты.

Это тоже важно знать: Отправляемся за границу на машине, какие документы потребуются в 2019 году find_in_page Статьи по теме (кликните, чтобы открыть)

Следующим этапом идет сбор документов. Прокат автомобиля за границей потребует наличия следующих документов:

Бесплатная консультация юриста Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

• заграничный паспорт;
• водительское удостоверение.

В основном отечественные водительские удостоверения принимаются в большинстве стран, однако, в некоторых потребуются права международного образца, которые можно получить в ГИБДД. Международный формат очень похож на российский. Максимальный срок действия международных прав составляет три года.

Далее вам понадобится банковская карта, с суммой достаточной для залога. Величина залога может быть в размере от 400 до 1500 евро. В принципе, размер напрямую зависит от класса арендуемого автомобиля. При заключении договора, который предполагает аренда автомобиля за границей, сумма залога заблокируется на счете и будет доступна только после того, как вы вернете автомобиль без «новых» повреждений. Несмотря на заманчивое предложение, крайне не рекомендуем оставлять в залог за автомобиль личные вещи или документы.

Обращаем ваше внимание! Для того, чтобы арендовать автомобиль, потенциальный водитель должен быть старше минимального возраста вождения, установленного в стране и иметь определенный стаж вождения. В разных странах минимальный возраст водителя варьируется от 18 до 21 года, а стаж обычно устанавливается — более трех лет. Если вы моложе необходимого возраста или не набрали нужный стаж, то возможен дополнительный сбор.

Аренда автомобиля за границей в командировке: предварительный осмотр

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 550-49-37

За границей, как и в России, есть понятие страхования автогражданской ответственности и автомобиля. Таким образом, возможна аренда авто за границей, страховка на которую может быть, как обязательной, так и дополнительной, за которую тоже придется доплатить. Автомобили, предоставляемые в аренду, как правило, страхуются от угона, тотального повреждения и мелких царапин.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Это тоже важно знать: Зеленая карта на автомобиль в 2019 году

Обычно обязательный полис предоставляется с франшизой, но при дополнительной оплате вы получите полный полис. Под франшизой в данном случае понимается то, что в случае аварии из залога будет удержана определенная сумма денег, прописанная в договоре страхования.

Перед подписанием договора аренды, необходимо осмотреть автомобиль внутри и снаружи, зафиксировать в акте приема-передачи царапины, вмятины, сколы краски, дефекты обивки, наличие дополнительных комплектующих. В противном случае, потом вам придется заплатить за то, что вы не заметили.

Тщательно осмотрев автомобиль, можно приступать к чтению и подписанию договора аренды. На нижеуказанные пункты стоит обратить особое внимание:

1. При наличии ограничения по пробегу, необходимо помнить, что при его превышении, придется заплатить за каждый километр, накатанный сверх нормы.
2. Если машина передана вам с полным баком бензина, то вы заправляете ее перед возвратом, либо доплачиваете за бак топлива.
3. Санкции за опоздание в возврате автомобиля могут включать в себя оплату за дополнительный день аренды или же штраф.
4. В договоре обязательно должны быть прописаны правила начисления штрафов, необходимость доплачивать за второго водителя, а также перечень дополнительных сборов, о которых мы говорили выше.

Как вы видите, арендовать автомобиль за границей – не так уж и сложно. Следует внимательно изучить требования, предъявляемые к водителю, правила дорожного движения, запастись деньгами для залога и внимательно прочитать условия договора аренды.

>Инфографика «Аренда автомобиля за границей»>Видео-инструкция «Аренда авто за границей: как взять напрокат транспорт без проблем» Подпишитесь на свежие новости

Последние новости по теме статьи

• 11.06.2018 Итоги «Прямой линии» с президентом
• 01.02.2018 Обманутых дольщиков прибыло: к ним добавят пострадавших от двойных продаж квартир
• 11.01.2018 Дольщиков защитят новыми правилами долевого строительства
• 24.11.2017 Как поступать, если застройщик не торопится сдавать дом
• 21.11.2017 Застройщикам предъявят более жесткие финансовые требования
• 20.11.2017 Относить граждан к категории обманутых дольщиков станет проще
• 08.11.2017 Правительство РФ ищет безопасную для инвесторов альтернативу долевому строительству

Это тоже важно знать: Отправляемся за границу на машине, какие документы потребуются в 2019 году

Расходы на трансфер, такси и аренду автомобиля в командировке

Командированный работник воспользовался услугами трансфера, такси и арендой автомобиля.

Расходы на трансфер, такси и аренду автомобиля в командировке <*>
Вид расходов	По Беларуси	За границу
		трансфер	в месте командировки
КАК учитываются	Не учитываются	Учитываются расходы на проезд до (с) вокзала, аэропорта или пристани	Учитываются на основании подтверждающих документов по решению нанимателя
КОГДА отражаются	Не отражаются	На дату отражения в бухучете – составления авансового отчета
ГДЕ отражаются в декларации	Не отражаются	В строках 2 и 2.4 раздела I части I (или строке 4.2 раздела I части I)
КУДА начисляются в бухучете	Д-т 20, 23, 25, 26, 44 и др.
<*> Не рассматриваются командировочные расходы, включаемые в стоимость приобретенных активов и не учитываемые при налогообложении.

В бухгалтерском учете

— командировочные расходы (расходы на трансфер, такси и аренду автомобиля за границей) в зависимости от целей могут относиться в себестоимость продукции (работ, услуг), состав управленческих расходов, расходов на реализацию и т.д. <*>.

При налогообложении прибыли

— расходы на такси, аренду автомобиля в пределах места командировки за границей могут быть учтены на основании подтверждающих документов по решению нанимателя <*>. Это решение должно приниматься исходя из производственной необходимости и экономической целесообразности возмещения указанных расходов <*>. Другие транспортные расходы (трамвай, метро и т.п.), произведенные в месте командировки, оплачиваются за счет суточных <*>;

— расходы на такси, трансфер до (с) вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта при командировании за границу учитываются <*>;

— при командировании в пределах Республики Беларусь оплата проезда на такси не учитывается, т.к. не подлежит возмещению и осуществляется за счет суточных <*>.

В декларации по налогу на прибыль расходы на трансфер, такси и аренду автомобиля за границей отражаются:

— в строках 2 и 2.4 раздела I части I — если командировка связана с производством и реализацией;

— в строке 4.2 раздела I части I — если командировка связана с обслуживанием объектов социальной сферы (за исключением случаев использования таких объектов исключительно в предпринимательской деятельности).

Пример

Работник командирован из г. Минска в г. Витебск. Чтобы добраться до вокзала в г. Минске, он заказал такси с использованием интернета. По возвращении из командировки работник представил электронную квитанцию, подтверждающую факт поездки на такси на сумму 10 руб., содержащую начальный и конечный пункты маршрута. Наниматель счел расходы обоснованными и принял решение возместить стоимость проезда в такси.

При исчислении налога на прибыль расходы по проезду в такси не учитываются, т.к. при внутриреспубликанских командировках расходы на проезд до (с) вокзала оплачиваются работником за счет суточных.

Записи в бухучете

Проводка

Сумма, руб.

>В командировку на автомобиле

Документальное оформление командировки на автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Необходимые документы	Проезд на автомобиле
	cотрудника		работодателя
	аренда	компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)	•	—	—
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)	•	—	—
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421)	•*	—	—
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)	—	•	—
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)	•	•	•
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)	•	•	•
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)	•	•	•
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)	•	•	•

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.

Попробуйте бесплатно

Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

• арендную плату за автомобиль работника;
• расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
• компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

• арендная плата за автомобиль работника;
• компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
• компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Тип расходов
Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа	Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией	Облагается (при выплате у налогового агента)	Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле		Не облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества	Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92	Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор