Командировка и служебная поездка в чем разница

Какие отличия между командировкой и служебной поездкой?

Понятия служебная поездка и командировка очень схожи, но при этом не равноценны. В чем состоят сложности при классификации? Чем отличается командировка от служебной поездки? Обратимся для ответа к законодательным нормам.

Служебная поездка и командировка – отличие по ТК РФ

Термин служебной командировки закреплен в стат. 166 ТК. Здесь сказано, что это поездка сотрудника по приказу работодателя с целью выполнения определенного поручения. Конкретные задачи, место и сроки устанавливаются руководителем предприятия. Служебной же поездкой признается постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути.

Таким образом, основное отличие по трудовому законодательству состоит в характеристиках трудовых функций работника. Если занятость связана с постоянными разъездами или фактически осуществляется в пути, речь идет о служебных поездках. Если же работа по своему характеру разъездной не считается, говорят о командировке.

К примеру, работа курьера, агента по рекламе или страхованию, медпредставителя, водителя постоянно связана с разъездами. Следовательно, можно говорить, что такие должности имеют разъездной характер. Но если менеджер предприятия трудится в офисе и направляется по приказу директора в другой город, это уже командировка.

В свете обсуждаемого вопроса, что считается местом постоянной работы? Согласно п. 3 Постановления № 749 – это адрес расположения компании (или ее обособленного подразделения), который поименован в трудовом договоре с сотрудником. Направление специалиста для решения поручений фирмы вне места постоянной работы считается командировкой, равно как и направление работника в ОП, расположенное по адресу вне постоянного места работы.

Оплата такси в командировке

Основные отличия командировки и служебной поездки:

• Характер занятости – служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Также возможен экспедиционный характер занятости.
• Распорядок трудового режима – может различаться для командированных лиц, совпадая с выходными днями/праздниками при направлении в командировку. Для сотрудников, находящихся в служебных поездках, действует общий трудовой распорядок.
• Расчет среднего заработка – командированные лица за дни поездок получают зарплату, исходя из средней величины; работники в пути – на основании действующей на предприятии СОТ (система оплаты труда).
• Оформление – все командировки требуют обязательного оформления приказа руководителя, авансового отчета. На служебные поездки издание отдельного распоряжения не нужно, так как условия занятости оговариваются в трудовом договоре.

Налоговые последствия неверной классификации

Если бухгалтер компании неверно классифицировал поездку и обозначил под командировкой занятость в пути, во-первых, это приведет к необоснованному начислению суммы суточных за такой период. Следовательно, предприятие завысит свои расходы и уменьшит налог к уплате в бюджет. Кроме того, помимо суточных будет завышена зарплата командированных лиц, так как по нормам стат. 167 одной из трудовых гарантий при направлении сотрудников в командировку является сохранение средней зарплаты за весь период.

Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).

Отличия между служебными поездками и командировками: особенности организации и оплаты

Я начинающий предприниматель, и деятельность моей компании совсем скоро будет выходить за пределы города. Возникла проблема, как оформлять поездки сотрудников — командировки или специальные служебные выезды? Если вас интересует такой же вопрос, прошу изучить мою статью. Из нее вы узнаете:

• В чем заключаются отличия между данными поездками?
• Какой вариант более выгоден для меня, как для предпринимателя?

Командировочные поездки

Согласно современному законодательству, под командировками подразумевается поездка сотрудника в иной город с целью выполнения определенных поручений от работодателя. Данное мероприятие оформляется специальным распоряжением от руководителя. В нем прописывается:

1. Временной период.
2. Размер положенной оплаты.
3. Особенности запланированных работ.

Командировочные выезды не носят регулярный характер. В качестве примера можно привести поездку финансового руководителя предприятия с целью провести единовременную проверку расположенного в ином городе структурного подразделения.

Служебные поездки по характеру работы

В определенных случаях приходится оформлять специализированные служебные поездки. Необходимость в них возникает в следующих случаях:

1. Постоянная долговременная работа, проводимая во время поездки.
2. Деятельность, напрямую связанная с постоянными разъездами.
3. Необходимость проведения работ в сложных полевых условиях и в экспедициях.

Это характерно для таких профессий, как геологи, летчики и стюардессы, курьеры, экспедиторы и торговые представители.

Особенности и правила оплаты труда

Определив перечень сотрудников и специальностей с разъездным характером деятельности, руководитель фиксирует это в официальном трудовом коллективном соглашении или в локальном нормативном акте предприятия.

Необходимо знать, что выплаты в обеих вариантах деловых выездов являются совершенно одинаковыми. Это касается таких начислений, как:

1. Расходы, напрямую связанные с проездом.
2. Оплата номера в гостинице или аренда квартиры.
3. Стандартные суточные выплаты.
4. Иные траты с согласия работодателя.

Различия между данными категориями поездок заключаются не только в характере работ. Но в особенностях оформления, в расчете заработной платы и в стандартных отчислениях в бюджет.

Документы для оформления

Во всех категориях командировок руководитель оформляет приказ, где прописывает размер трат, которые должны быть обязательно возмещены. Подобные расходы утверждаются работодателем официальном коллективном соглашении.

При обычных разъездных видах деятельности работодатель может указать сумму положенной компенсации еще и в стандартном трудовом договоре.

По итогам подобных поездок в том и в ином случае сотрудники обязаны предоставить подтверждающие бумаги и справки по следующим категориям:

• Транспортные и дорожные — билеты на виды используемого транспорта к месту работы и обратно. Если была совершена поездка за границу, потребуется предоставить загранпаспорт с соответствующими штампами;
• Проживание – счета из отелей, акты и фактуры;
• Представительские расходы – чеки;
• Цель поездки – проекты, программы встреч.

Для разъездного вида деятельности перечень специальностей в обязательном порядке прописывается в нормативных документах организации, в официальных коллективных соглашениях. На командировки данное правило не распространяется.

В официальном трудовом соглашении просто указывается, что работа не относится к категории разъездных. О том, что сотрудник обязан ездить в обычные единовременные командировки, в договоре прописывать не требуется.

Отличия между двумя категориями деловых поездок заключаются также в особенностях оформления первичных документов:

1. Для командировки по РФ составляется приказ, командировочное удостоверение и специальное служебное задание.
2. Для служебных поездок подобные документы не нужны. Какие бумаги будут использованы в качестве подтверждающих понесенные траты, решать будет сам руководитель. Здесь вполне достаточно будет журнала учета поездок и маршрутного листа.

Основное различие между поездками такого плана заключается в предоставлении официального авансового отчета:

• Вернувшись из командировки сотрудник должен в трехдневный срок предоставить данный документ в отдел бухгалтерии;
• Сотрудники, устроенные на разъездной вид деятельности, могут не предоставлять отчет после каждой поездки.

Правила по отчетности во втором случае определяются исключительно руководителем и утверждаются в коллективном трудовом соглашении. Обычно в них прописывается, что авансовый отчет можно сдавать раз в месяц.

Отпускные и больничные в деловых поездках

В этом вопросе также есть определенные отличия:

1. Время, которое сотрудник проводит в командировке, не учитывается в расчете больничных пособий и отпускных. Это же правило касается и среднего заработка, выплачиваемого за данный временной период.
2. Для профессионалов, трудящихся в условиях постоянных служебных поездок, оплата труда в обязательном порядке принимается во внимание при начислении отпускных выплат или больничного.

Все суммы, которые выплачиваются работникам в качестве стандартных суточных, не принимаются в учет. Это правило прямо касается и тех, кто ездит в командировки и тех сотрудников, чья деятельность связана с постоянными служебными разъездами.

Точно такое же требование принимается в процессе расчета пособий по больничным и при выплате декретных. Причина в том, что выплаты такого плана не входят в оплату труда официально устроенного сотрудника.

На основании сказанного можно сделать вывод, что для любого предприятия рассчитываться с «разъездными» специалистами намного проще и выгоднее, чем с теми, кого время от времени требуется отправлять в командировки. Если выезды сотрудника носят частый характер, лучше оформить их служебными поездками, чем каждый раз проводить по отчетности командировки.

Разница между служебной командировкой и служебной поездкой

В рамках трудовых отношений с работодателем сотрудник может быть направлен в служебную командировку или служебную поездку. В чем их специфика?

Что представляет собой служебная командировка?

Под служебной командировкой принято понимать (и это отражено в положениях Статьи 166 ТК РФ) временную поездку наемного сотрудника для выполнения поручения вне места расположения его основного офиса — в соответствии с распоряжением руководства. При этом если работа сотрудника носит преимущественно разъездной характер, то его выезды не считаются служебными командировками.

Кроме того, не рассматриваются в качестве служебных командировок отъезды работников фирмы куда-либо в целях повышения квалификации или переподготовки. Аналогично — не считаются командировками визиты работника в иные структурные подразделения предприятия, если они находятся в той же местности, что и офис, где человек преимущественно осуществляет трудовую деятельность по контракту (хоть и на ощутимом расстоянии от него, которое приходится преодолевать на машине или ином средстве транспорта).

Для того чтобы отправить сотрудника в служебную командировку, фирме-работодателю не требуется получать от него письменное согласие — в отличие от процедуры временного перевода на другое место работы. Служебная командировка должна быть оформлена отдельным распоряжением руководства фирмы-работодателя. В данном документе указывается то, куда едет сотрудник, с какой целью и на какое время.

На основании приказа о служебной командировке для работника выписывается соответствующее удостоверение, которое необходимо для подтверждения времени нахождения человека в том месте, где он выполняет задание работодателя.

Реклама

Сотрудник, приехавший из командировки, как правило, предоставляет своему руководству отчет о выполнении задания. Кроме того, данный документ, дополненный авансовым отчетом и командировочным удостоверением, человеку следует передать в бухгалтерию.

Компания-работодатель оплачивает сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы на транспорт, жилье, иные издержки, сопровождающие решение поставленных перед работником задач. Условия этих компенсаций прописываются в локальных нормативных актах фирмы. Кроме того, они могут фиксироваться в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника.

Срок служебной командировки определяется исходя из объема служебного поручения работника, сложности поставленной задачи, особенностей методов ее решения. Но продолжительность выезда должна быть достаточной для выполнения соответствующего поручения. Она может быть весьма длительной и составлять, к примеру, несколько месяцев.

Отдельными соглашениями, заключаемыми между сотрудником и фирмой-работодателем, могут быть определены дополнительные условия оплаты труда и компенсации расходов специалиста, который направляется в командировку. Но они не должны противоречить ТК РФ.

Некоторые категории сотрудников не могут направляться в командировки. Это беременные женщины, а также те работники, кому противопоказаны выезды по состоянию здоровья. За невыполнение норм трудового права, устанавливающих соответствующие ограничения, работодатель несет ответственность.

Что представляет собой служебная поездка?

Понятие служебной поездки также раскрывается в Статье 166 ТК РФ. Под служебными поездками понимаются регулярные выезды сотрудников из основного офиса в различные пункты назначения — в силу того, что их трудовая деятельность носит преимущественно разъездной характер. При этом работа должна иметь данные признаки фактически — недостаточно прописать соответствующую трудовую функцию в контракте.

Но, безусловно, наименование позиции, прописываемой в договоре с работником, должно иметь прямое отношение к трудовой функции человека. Примеры соответствующих должностей — водитель, машинист, курьер, торговый представитель, экспедитор.

Оформление служебной поездки обычно не требует издания работодателем отдельного приказа. Но первичная документация при осуществлении соответствующих выездов может составляться — например, в виде путевых листов, накладных.

Длительность служебных поездок, как правило, небольшая и определяется тактическими задачами работника — отвезти такой-то груз либо документы (или же получить их). Расходы сотрудника, как и в случае с командировками, обычно компенсируются фирмой-работодателем.

Сравнение

Главное отличие служебной командировки от служебной поездки заключается в том, что выезд первого типа осуществляется работником с основного места работы в нехарактерную для его трудовой функции местность, и притом, как правило, на нерегулярной основе. Служебная поездка — это, в свою очередь, выезды, участие в которых предопределяется должностными обязанностями работника. Они регулярны и привычны для сотрудника.

Определив, в чем разница между служебной командировкой и служебной поездкой, зафиксируем выводы в таблице.

Таблица

Служебная командировка	Служебная поездка
Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы	Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции
Командировки могут иметь большую длительность	Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью
Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы	Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации

Служебная поездка и служебная командировка

В процессе деятельности любого предприятия, вне зависимости от формы собственности невозможно, чтобы все работники занимались своими непосредственными обязанностями только в пределах учреждения.

Необходимо заключать договора, для чего нужно встречаться с потенциальными партнерами, доставлять материалы для производства и оборудование, документацию и прочие производственные моменты, когда сотрудники, выполняя служебное задание должны покинуть территорию организации, в которой являются штатными работниками.

Что говорить о строительных, ремонтных бригадах, которые постоянно меняют свое местонахождение, выполняя при этом свою непосредственную работу.

Одни поездки, согласно законодательству признаются командировками, другие, несмотря на то, что работа носит разъездной характер, связанный с производством, определяют как служебные.

Служебная поездка и командировка отличие в чем?

Попробуем разобраться, обратившись к трудовому законодательству, определяющему все ключевые моменты, возникающие между работодателем и наемными работниками.

Служебная командировка с точки зрения правовых актов

В главе 24 ТК РФ на законодательном уровне закреплены гарантии, которые имеет работник, направленный в поездку, связанную с производством.

Четкое понятие о служебной командировке дается в ст. 166 ТК РФ.

Согласно определению, данному в статье, поездка признается командировкой:

1. когда есть письменное распоряжение руководителя организации;
2. устанавливается определенный срок, в зависимости от цели, поставленной задачи, объема и сложности выполнения задания, предположительно достаточный для достижения положительного результата поездки;
3. поручение выполнимо за пределами постоянного места работы.

При этом делается оговорка, что поездки, связанные с постоянной работой (когда сама суть трудовых обязанностей осуществляется в пути) или носящей разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления сотрудников в командировки рассмотрены более детально в Постановлении Правительства № 749 от «13» октября 2008 года, с последующими изменениями и дополнениями к утвержденному Положению.

В п. 3 Положения № 749 для понимания дается разъяснение, что постоянным местом работы следует понимать местонахождения предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Даже направление сотрудника в обособленное структурное подразделение основного учреждения, находящегося в другом месте, признается командировкой при наличии письменного распоряжения работодателя.

Срок командировки начинается днем выезда к месту назначения и заканчивается датой возвращения работника к месту постоянной работы.

Причем выйдет ли сотрудник на работу в день окончания командировки или только на следующий день, решается с руководителем индивидуально в каждом случае.

Например, когда командировка закончилась 28. 02. 2017 года, работник вернулся в 20. 00 часов, понятно, что к основным своим обязанностям он приступит 01. 03. 2017 года.

В том случае, если человек приехал из командировки в родной город в 12. 00 часов и руководитель хочет получить отчет о поездке (хотя бы в устной форме), сотрудник может в день окончания поездки, появиться на основном предприятии.

Ст. 167 ТК РФ гарантирует командированному работнику сохранение среднего заработка за все время исполнения задания вне постоянного места работы, включая дни, когда работник находится в пути или вынужденной (не по его вине) задержки в дороге, необходимости продления срока для выполнения полученного задания.

Стоить обратить внимание, что оплата командировки исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 ТК РФ.

За работником сохраняется также его постоянное место работы и должность.

Можно сделать вывод, что служебной командировкой считают поездку сотрудника, в обычном режиме занимающегося своими должностными обязанности на постоянном рабочем месте, по мере производственной необходимости направленного по письменному приказу (распоряжению) на определенный срок, необходимый для выполнения поручения в другое место.

Получается, что даже в одном населенном пункте, если человеку приходится работать не в своей организации, в структурном подразделении, расположенном отдельно – это является командировкой.

Нормами ст. 168 ТК РФ законодатель обязывает работодателя возместить материальные расходы, связанные со служебной командировкой.

К ним относят:

• стоимость проезда к месту командирования и обратно;
• затраты, понесенные на оплату проживания;
• суточные;
• другие денежные траты, необходимые для успешного выполнения полученного задания, обоснованные экономической выгодой для предприятия, направившего сотрудника для выполнения порученной цели, которые могут быть утверждены локальными актами организации.

Что входит в понятие служебной поездки?

Точного определения служебной поездки в трудовом законодательстве нет.

Однако, в ст. 166 ТК РФ, при разъяснении, что можно отнести к служебной командировке, выделено, что работа, выполняемая в пути, или изначально предполагающая разъездной характер не признается служебной командировкой.

Например, водитель автотранспорта, исполнение трудовых обязанностей которого связана с поездками, не направляется каждый день в командировку, осуществляя свою работу в разъездах, несмотря на то, что ежедневно выезжает в начале смены с основного предприятия и возвращается в конце рабочего дня опять же на территорию организации.

Аналогично курьер, доставляющий документы в разные концы города – не является командированным сотрудником.

Приказ для выполнения служебного задания в таких случаях не издается, но, согласно ст. 57 ТК РФ, при заключении трудового договора, принимая нового сотрудника в организацию, оговариваются условия работы, носящие выездной характер.

Администрация предприятия, учитывая специфику производства должна сама разработать и соответственным образом утвердить перечень должностей (профессий), выполняющих свою непосредственную работу, находясь в разъездах, определив порядок и размер возмещения им денежных расходов, связанных с поездками.

Что мы имеем?

1. Перечень работ, профессий, должностей, постоянное выполнение трудовых обязанностей которых осуществляется в пути, или носит разъездной характер, устанавливается работодателем. Причем этот список может быть дополнен, изменен по мере развития производственной деятельности.
2. В трудовом договоре (впоследствии и должностной инструкции) оговариваются условия выполнения обязанностей, связанные с регулярными поездками.
3. В локальном правовом акте, действующем в пределах организации, и не противоречащем трудовому законодательству утверждается:

• порядок, в каком работникам возмещаются материальные расходы, связанные с поездками;
• размер и сроки получения компенсации, соответственно для каждой профессии и должности, указанной в перечне, и предоставления необходимых документов для принятия авансового отчета.

Согласно ст. 168. 1 ТК РФ, работникам, выполняющим свои трудовые функции в пути, или если служебные обязанности требуют разъездного характера, в том числе работы в полевых условиях или экспедиционного характера, работодатель обязан возместить:

• расходы, связанные с поездками;
• затраты, понесенные при найме жилья;
• дополнительные денежные траты, которые несет работник, проживая вне дома или с разрешения руководства.

Важным моментом является именно тот факт, что вторая часть ст. 168. 1 ТК РФ подчеркивает, что возмещение всех материальных расходов устанавливается трудовым договором или другими локальными нормативными актами.

К работам, которые можно отнести имеющих разъездной характер, или выполняются в пути, можно традиционно отнести: сотрудников отделений связи, железнодорожного, автомобильного и других видов транспорта, строителей, ведущих геологоразведочные работы и прочие.

Основные различия между служебной командировкой и служебной поездкой

Имея представление о служебных поездках и командировках, можно понять, в чем основная между ними разница, несмотря на то, что в обоих случаях работники выполняют свои трудовые обязанности, и для этого вынуждены выезжать с основного предприятия, с которым у них заключены трудовые договора.

1. Служебная командировка оформляется обязательно только при наличии письменного распоряжения руководителя с указанием задания и сроков, необходимых для выполнения.

Служебные поездки изначально предусмотрены по роду характера работ, что должно отражаться в контракте (соглашении) при трудоустройстве и специальный приказ не издается.

2. Возмещение материальных затрат, связанных с поездкой в случае командирования работника осуществляется согласно п. 168 ТК РФ и Положения№749.

При служебных поездках работодатель своими локальными правовыми актами определяет порядок, размеры, сроки выплаты компенсации денежных расходов, связанных с выполнением работы в пути или вне места жительства.

3. Рабочий график командированного сотрудника может не совпадать с графиком работы организации, куда он направлен для выполнения служебного задания.

При исполнении поручения в свой день отдыха, командированному сотруднику компенсируется выходной оплатой в двукратном размере или предоставлением отдыха в другое время по желанию работника.

Во время служебных поездок сотрудники свои трудовые обязанности исполняют согласно режиму работы основного предприятия.

4. В случае необходимости командированный сотрудник может выехать в поездку или вернуться из нее в свой выходной или нерабочий по закону (праздничный) день, которые также входят в срок командировки.

Работники, трудовые обязанности, выполняющие в пути или при разъездном характере работ, отдыхают согласно графику.

5. За все дни командировки оплату труда сотрудник получает из расчета среднего заработка.

Работники, выполняющие свои обязанности в пути или имея разъезжая по различным объектам, заработную плату получают в зависимости от действующей в организации системы оплаты.

6. В командировку только с их согласия, могут быть направлены следующие категории работников:

• женщины, имеющие деток, возрастом до трех лет;
• одинокие мать или отец, воспитывающие ребенка до 5 лет без участия второго супруга, или ребенка, признанного инвалидом;
• сотрудники, ухаживающие за близким родственником, в соответствии с медицинским заключением;
• аналогичными правами пользуются опекуны, попечители, усыновители;
• инвалиды, имеющие частичную утрату трудоспособности и способные работать в определенных условиях.

Эти же категории работников могут заключить трудовой договор, с учетом того, что род деятельности предполагает разъездной характер.

Например, ничто не мешает мамочке, имеющей ребенка до 5 лет работать курьером.

Служебная командировка	Служебная поездка
Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы	Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции
Командировки могут иметь большую длительность	Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью
Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы	Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации

,
ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания

Мы шли на семинар по себестоимости, а разговор получился исключительно о поездках сотрудников. Дело в том, что новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие 6 октября прошлого года, принципиально изменила порядок выплаты компенсаций при разъездном характере работ. И теперь компенсации за разъезды учитываются при налогообложении почти так же, как командировки.

Было. Служебные поездки сотрудников обходились дорого всем

Прежде чем начинать наш разговор, думаю, нужно напомнить, чем служебные поездки отличаются от командировок. Согласно статье 166 Трудового кодекса, командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное рабочее место которых находится в офисе.

Но во многих организациях есть сотрудники, сама работа которых должна проходить в пути или иметь разъездной характер. К примеру, это дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы. По отношению к таким работникам мы говорим, что их работа связана со служебными поездками. Учтите, что служебные поездки командировками не признаются. Об этом также сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Итак, для чего, собственно, я так подробно говорю об этих отличиях? Дело в том, что до 6 октября 2006 года Трудовой кодекс РФ не предусматривал каких-либо возмещений расходов сотрудникам при разъездном характере работы. Например, стоимости питания или проживания. Нормативные документы не говорили даже о том, что таким сотрудникам нужно компенсировать затраты на проезд.

Все остальные траты таких сотрудников либо не возмещались, либо возмещались, но из-под налогообложения не выводились.

Стало. Все компенсации по поездкам зарплатными налогами не облагаются

И вот с 6 октября 2006 года статья 168.1 новой редакции Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение затрат, связанных с разъездным характером работы. Причем это возмещение является компенсационной выплатой. А это означает, что, во-первых, такая компенсация списывается на расходы, уменьшающие прибыль, по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Оксана Сергеевна, правильно я поняла, что раньше ЕСН и НДФЛ не нужно было платить только с расходов на проезд, а теперь перечень возмещаемых необлагаемых трат расширился?

Да, именно так.

– И какие же теперь суммы мы можем выдавать и не платить с них налоги?

Ответ на ваш вопрос как раз и содержится в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Итак, внимание! Сотрудникам с разъездным характером работы вы можете оплачивать:- расходы на проезд;- затраты на проживание во время служебной поездки;- суточные;- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

Как видите, список компенсаций очень похож на тот, который выдается при командировках. Тем самым законодатель уравнял в правах тех сотрудников, которые работают в офисе и лишь иногда ездят в другие города по производственным целям, с теми, кто вынужден фактически все рабочее время находиться в пути.

Правда, есть одно отличие. Оно касается суточных. При командировках суточные при налогообложении нормируются*.

При служебных же поездках размер суточных устанавливается организацией самостоятельно. И вся утвержденная сумма уменьшает прибыль, не облагается ЕСН и НДФЛ. Правда, здесь я сразу рекомендую не перебарщивать с размером суточных и устанавливать их в разумных пределах. Использовать данную лазейку в качестве скрытой формы оплаты труда я не рекомендую.

Сейчас. Все зависит от того, как у вас оформлены документы

Итак, чтобы спокойно пользоваться новой нормой, вам необходимо четко установить, у каких сотрудников работа носит разъездной характер. Какие именно суммы им будут возмещаться. И в каких размерах. Для этого я рекомендую, во-первых, перечень расходов и суммы, которые ваша организация готова компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы, прописать в трудовых договорах с ними, а также в локальном нормативом акте (см. пример такого акта
). Этого требует статья 168.1 Трудового кодекса РФ.

Следующий шаг – в должностных инструкциях тех работников, которым будут возмещаться расходы, нужно прописать, что их работа носит разъездной характер. Ну а от самих работников, которым вы возмещаете расходы, вам необходимо требовать документы, подтверждающие их траты на проезд, проживание и т. п. Эти документы должны прикладываться к авансовому отчету.

Кстати, что касается оформления расходов на оплату жилья. Часто гостиницы выдают только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли его для подтверждения затрат на проживание? Финансовое ведомство на этот вопрос дает положительный ответ*, поскольку счет для формы № 3-Г является бланком строгой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121.

Таким образом, на основании этого документа вы можете учитывать затраты на оплату жилья при расчете налога на прибыль. Напомню, что постановление правительства от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов…» разрешало применять установленные формы бланков строгой отчетности только до 1 января 2007 года.

Теперь срок действия этих форм продлен до 1 сентября 2007 года. Такое решение принято постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2006 г. № 743. Оно касается всех бланков строгой отчетности. То есть квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и других документов, предназначенных для проведения наличных денежных расчетов при оказании услуг населению.

Ну и наконец, чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, я рекомендую на конкретные поездки составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки.

Сравним. Служебные поездки и командировки

Итак, как я уже сказала, компенсации по служебным поездкам теперь максимально приближены к компенсациям по командировкам. Но принципиальная разница в том, что при поездках все – и виды компенсаций, и их суммы – устанавливается предприятием самостоятельно. А при командировках все достаточно четко регламентировано законодательством.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы относятся к прочим затратам, связанным с производством и реализацией. В их состав включаются затраты на проезд, оплату жилья, получение виз, паспортов, суточные, консульские, аэродромные сборы и прочие платежи.

Документы, которыми должны оформляться командировки, в отличие от служебных поездок унифицированы. Это приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, командировочное удостоверение по форме Т-10, служебное задание о направлении в командировку и отчет о ее выполнении по форме Т-10а. Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Давайте посмотрим, какие разъяснения сделал Минфин России в 2006 году по поводу признания командировочных расходов. Нередко организации в другом городе покупают квартиру, чтобы сотрудники могли в ней жить во время командировки. Затраты на содержание этой квартиры уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако в расходы они включаются не полностью, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания командированных сотрудников.

Следующая ситуация. Компания оплатила визы сотрудникам, но командировки не состоялись. В этом случае чиновники считают, что расходы на получение виз экономически не обоснованы. Соответственно организация не вправе уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина от 6 мая 2006 г.

Служебная командировка	Служебная поездка
Предполагает однократный или осуществляемый с большим интервалом относительно предыдущего выезд сотрудника в местность, нехарактерную для его трудовой функции на основном месте работы	Предполагает осуществляемый в рамках регулярного графика выезд работника за пределы офиса в рамках выполнения им своей трудовой функции
Командировки могут иметь большую длительность	Служебные поездки характеризуются обычно небольшой длительностью
Осуществляется в соответствии с отдельным приказом руководства фирмы	Осуществляется без оформления отдельного приказа руководства, но, как правило, сопровождается использованием первичной документации

Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан

Сноска. Заголовок с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 18.04.2001 N 514.

Правительство Республики Казахстан постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета (далее — Правила).

2. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.

Премьер-Министр
Республики Казахстан

Утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428

Правила
о служебных командировках в пределах Республики
Казахстан работников государственных учреждений,
содержащихся за счет средств государственного
бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан

Настоящие Правила определяют порядок командирования работников государственных учреждений Республики Казахстан, направляемых в служебные командировки в пределах Республики Казахстан.

Сноска. Преамбула в редакции постановления Правительства РК от 11.05.2018 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Служебной командировкой (далее — командировка) является поездка работника по распоряжению ответственного секретаря центрального исполнительного органа (должностного лица, на которого в установленном порядке возложены полномочия ответственного секретаря центрального исполнительного органа), а в случаях отсутствия таковых — руководителя государственного учреждения на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы, а также на повышение и переподготовку профессионального уровня и квалификации.

В тех случаях, когда подразделения, входящие в состав государственного учреждения, находятся в другой местности, местом постоянной работы считается то структурное подразделение, работа в котором обусловлена индивидуальным трудовым договором (приказом данного государственного учреждения).

Сноска. Пункт 1 в редакции постановления Правительства РК от 01.07.2013 № 657.

1-1. Государственные органы с учетом специфики их деятельности могут самостоятельно разрабатывать и утверждать внутренний порядок направления в служебные командировки.

Сноска. Правила дополнены пунктом 1-1 в соответствии с постановлением Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

2. Направление работников государственных учреждений в командировку производится ответственным секретарем центрального исполнительного органа (должностного лица, на которое в установленном порядке возложены полномочия ответственного секретаря центрального исполнительного органа), а в случаях отсутствия таковых – руководителем этого государственного учреждения на основании приказа (распоряжения) с указанием:

1) места назначения и наименования организации;

2) срока нахождения в командировке;

3) цели командировки;

4) условий возмещения командировочных расходов:

— количества дней для возмещения суточных;

— количества дней для возмещения расходов по найму жилого помещения. При командировании в несколько населенных пунктов указывается количество дней нахождения в каждом населенном пункте;

— вида транспорта, по которому возмещаются расходы по проезду с указанием маршрута.

Сноска. Пункт 2 в редакции постановления Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

3. Срок командировки работников определяется ответственными секретарями центрального исполнительного органа (должностными лицами, на которых в установленном порядке возложены полномочия ответственного секретаря центрального исполнительного органа), а в случаях отсутствия таковых — руководителями государственных учреждений, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (за исключением направления на повышение и переподготовку профессионального уровня квалификации, а также если командировка связана с оперативно-розыскной деятельностью). В случае служебной необходимости, срок командировки может быть продлен соответствующим приказом ответственного секретаря центрального исполнительного органа (должностного лица, на которого в установленном порядке возложены полномочия ответственного секретаря центрального исполнительного органа), а в случаях отсутствия таковых — руководителя данного государственного учреждения.

Сноска. Пункт 3 в редакции постановления Правительства РК от 01.07.2013 № 657.

4. Срок командировки работников в вышестоящие в порядке подчиненности организации не должен превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях (отсутствие транспортных средств или срочность командировки) не более чем на 5 дней путем издания соответствующего приказа данной организации.

5. Исключен постановлением Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
6. Исключен постановлением Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

7. На командированных работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех государственных учреждений, в которые они командированы.

8. За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняются место работы (должность) и заработная плата за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Заработная плата за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

При возвращении работника из командировки на место постоянной работы до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается по договоренности с администрацией.

Сноска. Пункт 8 в редакции постановления Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
9. Исключен постановлением Правительства РК от 11.05.2018 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
10. Исключен постановлением Правительства РК от 11.05.2018 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
11. Исключен постановлением Правительства РК от 11.05.2018 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
12. Исключен постановлением Правительства РК от 11.05.2018 № 256 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение 1 к Правилам о служебных командировках работников государственных учреждений и предприятий в пределах Республики Казахстан

Журнал
Учета работников, выбывающих в командировки

Сноска. Приложение 1 исключено постановлением Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение 2 к Правилам о служебных командировках работников государственных учреждений и предприятий в пределах Республики Казахстан

Журнал
Учета работников, прибывающих в командировки

Сноска. Приложение 2 исключено постановлением Правительства РК от 29.12.2018 № 934 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года N 1428

Перечень
утративших силу некоторых решений
Правительства республики Казахстан

1. Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 22 октября 1992 года N 892 «О служебных командировках работников государственных объединений, предприятий и организаций Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 1992 г., N 41, ст. 607).

2. Пункт 1 постановления Кабинета Министров Республики Казахстан от 11 января 1993 года N 27 «О внесении изменения и признании утратившими силу некоторых решений Правительства Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 1993 г., N 1 ст. 20).

3. Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 26 февраля 1993 года N 158 «О внесении изменения в постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 22 октября 1992 г. N 892» (САПП Республики Казахстан, 1993 г., N 5, ст. 65).

4. Пункт 2 постановления Кабинета Министров Республики Казахстан от 25 августа 1993 года N 728 «О признании утратившими силу и внесении дополнений в некоторые решения Правительства Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 1993 г., N 33, ст. 381).

5. Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 23 ноября 1993 года N 1175 «О нормах расходов на служебные командировки» (САПП Республики Казахстан, 1993 г., N 46, ст. 549).

6. Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 22 апреля 1994 года N 423 «О расходах на служебные командировки» (САПП Республики Казахстан, 1994 г., N 19, ст. 189).

7. Постановление Кабинета Министров Республики Казахстан от 15 августа 1994 года N 906 «О нормах расходов на служебные командировки» (САПП Республики Казахстан, 1994 г., N 35, ст. 383).

8. Пункт 14 изменений, которые вносятся в некоторые решения Правительства Республики Казахстан, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 9 августа 1996 года N 987 «О внесении изменений в некоторые решения Правительства Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 1996 г., N 33, ст. 313).