Содержание
- Основные функции корпоративного казначейства
- «1С-Рарус» создал автоматизированную систему управления материально-техническим обеспечением на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8» в ГК «Полюс»
- Как регламентировать казначейские функции
- Казначейские операции на предприятии
- Блок «Кредитные операции»
- Блок «Валютные операции»
- Блок «Операционная деятельность»
- Казначейские функции: о чем нельзя забывать
- 1. Управление финансовыми рисками
- 2. Управление внутригрупповым финансированием
- 3. Управление взаимоотношениями с банками
- 4. Исполнение платежей
- 5. Привлечение внешнего финансирования
- 6. Формирование стратегии управления ликвидностью
- 7. Размещение временно свободных денежных средств
- 8. Проведение конверсионных операций и заключение сделок валютного хеджирования
- 9. Прогнозирование движения денежных средств
- 10. Администрирование операций с банковскими гарантиями и аккредитивами
- 11. Управление эффективностью оборотного капитала
- 12. Проведение конкурсов и тендеров на выбор обслуживающего партнера по финансовым и казначейским операциям
- 13. Проведение внутреннего аудита по финансовым и казначейским операциям
- Казначейство
- Платежный календарь
- Оформление заявок на расходование денежных средств
- Контроль целевого использования денежных средств
- Учет наличных денежных средств
- Учет безналичных денежных средств
- Расчеты с подотчетными лицами
- Управление взаиморасчетами
- Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам
- Проведение взаимозачетов и списание задолженности
- Учет кредитов, депозитов и займов
- Программа «АВИАНТ Казначейство» — это решение, разработанное на платформе «1С:Предприятие» ред. 8.3, позволяющее:
- 1. Интеграция базы данных «АВИАНТ Казначейство»:
- 2.1. Ведение бюджета ДДС. Планирование бюджета ДДС возможно в разрезе:
- 2.2. Поддержка процесса согласования расходов.
- 2.4. План-фактный анализ исполнения бюджета ДДС. Представлена возможность анализа и сравнения плановых и фактических данных по бюджету ДДС в разрезе подразделений предприятия, сценариев планирования, периода (месяца) и статей движения ДС.
Основные функции корпоративного казначейства
Функциональное наполнение структур, ответственных за управление финансовыми потоками компании, зависит от многих факторов, но целевые установки при этом остаются прежними — повышение эффективности деятельности финансового блока и компании в целом за счет внедрения современных корпоративных бизнес-технологий.
Корпоративное казначейство обеспечивает выполнение следующих основных функций:
- • организация системы взаимоотношений с банками;
- • внедрение расчетных центров;
- • планирование денежных потоков, платежный календарь;
- • контроль исполнения бюджета;
- • организация системы платежей;
- • обеспечение финансовой и инвестиционной деятельности;
- • управление оборотным капиталом;
- • работа с клиентами по урегулированию возврата продукции и претензионная деятельность;
- • установление бонусов для покупателей продукции;
- • управление рисками.
Организация системы взаимоотношений с банками. Поскольку денежные средства предприятий аккумулируются в банковской сфере и осуществление функций казначейства производится через банки, то одной из наиболее важных задач казначейства является организация работы с банками.
Предприятия используют банки для открытия и ведения счетов, осуществления расчетов всех типов, получения информации о состоянии счетов, а также для обслуживания сотрудников компании (открытие и ведение «зарплатных» и карточных счетов, эмиссия дебетовых карт, потребительское и ипотечное кредитование). Банк является агентом компании на рынке капиталов (денежных средств, ценных бумаг), а также может быть агентом по реализации кредитных продуктов на локальном (облигации, займы различной продолжительности) и международном (евро- бонды) рынках и гарантом по эмиссии облигаций. Банки выступают и основными кредиторами предприятия (особенно в части краткосрочных кредитов), и поручителями в сделках с внешними контрагентами (инкассо, аккредитив и т.д.). Наконец именно в банках хранятся средства предприятия. Выполнение перечисленных операций должно обеспечивать казначейство. Его задача — организовать работу с банками с минимальными издержками, но максимальной выгодой для предприятия.
Необходимо помнить, что параллельное использование нескольких банков с идентичным перечнем услуг обходится дороже, чем использование нескольких банков, специализирующихся на разных услугах. Еще дороже будет использование для всех операций только одного банка, но обслуживание в нем будет эффективнее, а взаимодействие — менее бюрократичным. Однако мировой опыт показывает, что с точки зрения риск-менеджмента нежелательно объединение в одном банке двух и более глобальных функций (расчетно-кассовые операции, структурированные сделки, привлечение финансирования и т.п.). Помимо увеличения финансовых рисков и рисков концентрации это может привести к появлению у других клиентов банка инсайдерской информации о некоторых финансовых операциях компании.
Практика банковского обслуживания холдинга показывает, что часто различные счета холдинга — расчетные, кредитные, ссудные — находятся в разных банках, но средства на них аккумулируются в одном банке. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму, — это позволит банку заработать. Одна из задач казначейства — обеспечить такой оборот через этот банк.
Внедрение расчетных центров. Одним из способов снижения банковских издержек и сохранения конфиденциальности информации для холдинга является приобретение и включение в его состав коммерческого банка для организации в нем расчетного центра. Данная схема широко распространена в США и Европе, однако в России количество таких банков снижается из-за неправильной организации работы расчетных центров на их основе. Для создания расчетного центра необходим абсолютный контроль менеджмента над финансовыми потоками всех дочерних компаний, иначе у «дочек» всегда есть соблазн воспользоваться услугами внешних банков. Внутренний банк в этом случае превращается в корпоративную «помойку» для проведения точечных операций.
В ряде случаев для привлечения более дешевых кредитных ресурсов и снижения тарифов на расчетно-кассовое обслуживание компании принимают решение ограничить количество обслуживающих банков.
При этом компания, с одной стороны, принимает на себя обязательства по поддержанию определенного уровня оборотов денежных средств в каждом из «стратегических» банков, с другой — снижает операционные расходы.
На пути реализации данного процесса встает ряд проблем, например, оперативный перевод банковских счетов предприятий не всегда возможен в силу существующих у предприятия кредитных договоров и пр. В соответствии с законодательством казначейство московского офиса не может непосредственно управлять счетами дочерних компаний. Один из вариантов решения данного вопроса — оформление доверенности по управлению банковскими счетами на головную компанию, однако данная процедура пока мало проработана банками. Альтернативой могут стать переход на единую акцию и организация в казначействе «внутренних» счетов предприятий, входящих в группу.
Планирование денежных потоков. Платежный календарь. Управление денежными средствами предполагает возможность управления ликвидностью компании в любое время. Прогнозирование движения денежных потоков на год, квартал или месяц — задача планово-экономической службы компании. На основе плановых данных (об оплате дебиторской или кредиторской задолженностей, выданных и полученных авансах и т.д.) формируется бюджет движения денежных средств, который показывает остаток денежных средств на конец планового периода. Казначейство отвечает за оперативное планирование денежного потока в течение отчетного периода: составляет платежный календарь в рамках бюджета движения денежных средств на основе текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.
Формирование платежного календаря проводится поэтапно:
- • занесение данных на оплату и поступлений по операционной деятельности;
- • занесение плановых поступлений по инвестиционной деятельности;
- • занесение плановых выплат по финансовой деятельности;
- • формирование промежуточного сальдо движения денежных средств;
- • определение необходимости дополнительного финансирования или возможности краткосрочного инвестирования;
- • формирование итогового сальдо денежных средств.
Операционная деятельность — основная приносящая доход
деятельность предприятия. Примерами поступлений и выплат по операционной деятельности являются поступления денежных средств от покупателей продукции, приобретение сырья, выплата зарплаты, перечисление налогов и сборов в бюджет.
Инвестиционная деятельность связана с покупкой и продажей внеоборотных активов и других объектов инвестиций, за исключением высоколиквидных ценных бумаг, приобретенных для оплаты обязательств по операционной деятельности, например, векселей банков, приобретаемых для последующего погашения ими операционной кредиторской задолженности (примеры поступлений и выплат по инвестиционной деятельности: поступления от реализации основных средств, выплаты за приобретенные нематериальные активы и долгосрочные активы, инвестиции в совместную деятельность, расчеты по займам, выданным другим компаниям).
Финансовая деятельность — деятельность, результатами которой являются изменения размера и состава собственного капитала и заемных средств компании . Финансовая деятельность всегда связана с привлечением или размещением денежных средств (например, поступления от эмиссии акций, выплата дивидендов, получение кредитных и заемных средств посредством выпуска долговых обязательств, выплаты основной суммы задолженности по товарным кредитам).
Критерием качества операционного планирования выступает своевременное исполнение обязательств компании с нулевым итоговым сальдо по операционной деятельности.
Необходимое условие составления платежного календаря — это присвоение кодов статьям бюджета движения денежных средств (БДДС) с тем, чтобы в процессе оперативного планирования каждому поступлению или платежу был присвоен соответствующий код. Тогда все участники оперативного планирования смогут формировать БДДС на любой период в будущем, а фактический — на момент обработки банковских выписок за предыдущий рабочий день.
Контроль исполнения бюджета. Эта функция — одна из самых важных, так как казначейство является последним пунктом на пути движения денежных средств, перед гем как они покидают компанию. Именно казначейство должно осуществлять бюджетный контроль, т.е. проверку соответствия элементов платежного календаря статьям БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на данный платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.
Бюджетный контроль должен проводиться как перед осуществлением платежей (контроль над соответствием очередной платежной заявки размеру статьи бюджета денежных средств на текущий период — контроль на входе), так и по факту обработки банковской выписки (контроль над корректным исполнением отправленных на оплату в банк платежей и поступлением денежных средств в соответствии с платежным календарем и бюджетом денежных средств — контроль «на выходе»). Другими словами, это позволяет убедиться в том, что средства в необходимом объеме направлены нужным получателям и, наоборот, поступили ли деньги от ожидаемых отправителей. Проверку и занесение данных по банковским выпискам по счетам компаний следует проводить ежедневно, так же как и последующее выяснение причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.
Организация системы платежей и регламент процедур платежей должны быть зафиксированы в политике казначейства компании, которая также включает последовательность шагов, необходимых для осуществления платежа, систему персональной авторизации на осуществление платежей сотрудников компании, систему разделения ответственности при осуществлении платежей (например, разделение прав на создание платежного поручения, его авторизацию и отправку) и систему информационной безопасности платежей. Что касается технического обеспечения платежей, то по возможности следует предусмотреть интеграцию системы осуществления платежей (системы банк—клиент) с автоматизированной системой, предназначенной для ведения управленческого учета и бюджетирования. Это позволяет минимизировать двойной ввод информации о платежах.
В некоторых компаниях казначейство является центром консолидации информации о предстоящих движениях денежных средств. Информация передается в казначейство в форме платежного календаря, в котором представлена детализированная расшифровка предстоящих поступлений и платежей, инициируемых структурными подразделениями компании.
Ряд функций казначейство выполняет, взаимодействуя с другими подразделениями. Так, решение вопросов о платежах, превышающих установленные бюджетом лимиты, принимается совместно с управлением, ответственным за формирование, исполнение и контроль бюджета. Работу по управлению портфелем ценных бумаг группы казначейство осуществляет при взаимодействии с отделом, формирующим финансовую отчетность группы. Важным шагом в решении задачи повышения оперативности получения и обработки информации для компаний холдингового типа является создание единой информационной среды, например, путем внедрения ЕЯР-системы. Однако внедрение подобного рода продуктов невозможно без создания эффективной структуры финансового блока и четкого разделения полномочий входящих в него служб.
Обеспечение финансовой и инвестиционной деятельности. Организация финансовой деятельности осуществляется в случаях, если необходимо погашать запланированный дефицит (профицит) денежных средств по результатам работы планово-экономического отдела и казначейства. Партнером по финансовой и инвестиционной деятельности при консервативной денежно-кредитной политике следует выбирать проверенный коммерческий банк (в части краткосрочного финансирования до одного года это может быть и расчетный банк). Если в структуре выручки у компании значительный объем составляет иностранная валюта, следует рассмо треть возможность партнерства с российским представителем крупного международного банка либо с российским банком со значительной долей иностранного капитала.
При первичном выделении службы казначейства в структуре компании для снижения операционных расходов финансовую и инвестиционную деятельность целесообразно осуществлять через один обслуживающий банк.
Управление оборотным капиталом включает работу по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности. Эта функция осуществляется в основном путем проведения систем зачетов и реструктуризации задолженности с помощью вексельных схем.
Следует отметить, что важным источником финансирования оборотного капитала выступает краткосрочное финансирование за счет неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Однако такие действия могут повлечь санкции в виде штрафов и пеней. Поэтому отсрочку оплаты кредиторской задолженности необходимо согласовывать, а неоплаченную кредиторскую задолженность переоформлять в товарный кредит. В любом случае сумма процентов по кредиту будет меньше суммы выставленных штрафов по факту просрочки.
Работа с клиентами по урегулированию возврата продукции и претензионная деятельность. При возврате продукции, недовозе и утилизации покупателем некачественной продукции казначейство оформляет специальные отрицательные корректировочные товарно-транспортные накладные и счета-фактуры и направляет их клиентам и в бухгалтерию предприятия.
Установление бонусов для покупателей продукции. При регулярном выполнение клиентами планов по объему и ассортименту клиенты получают установленный казначейством бонус за стабильность отношений.
Управление рисками. К ведению казначейства относится управление валютным и всеми видами финансовых рисков, в частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов. Такое управление сводится к хеджированию рисков (приобретению валютных контрактов), а также к разработке и введению лимитов по разным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности кредиторов предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансов контрагентам, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности.
В процессе формирования казначейств часто составляют классификацию расходов и доходов по различным направлениям деятельности, а затем определяют размеры бюджетных и операционных расходов по ним. Таким образом формируются центры финансового учета. Использование автоматизированной системы контроля платежей по всем компаниям группы позволяет реализовать эффективный контроль за бюджетными расходами и систему риск-менеджмента по кредитным и персональным лимитам — для инвестиционной компании это первоочередная задача. В этом случае решения по установлению лимитов принимают на заседаниях комитета по рискам. Кредитные лимиты определяются исходя из финансового положения заемщика с учетом целей финансовых операций и подразделяются на инвестиционные, торговые и расчетные.
«1С-Рарус» создал автоматизированную систему управления материально-техническим обеспечением на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8» в ГК «Полюс»
«1С-Рарус» создал автоматизированную систему управления материально-техническим обеспечением на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8» в ГК «Полюс»
ГК «Полюс» — крупнейший производитель золота в России и одна из 10 ведущих глобальных золотодобывающих компаний, себестоимость производства на предприятиях которой является одной из самых низких в мире.
«Полюс» обладает вторыми крупнейшими запасами золота в мире (доказанные и вероятные запасы по международной классификации составляют 68 миллионов унций) — фундаментом устойчивого роста производства.
Основные предприятия компании расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия) и включают 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.
Для автоматизации процессов управления запасами и МТО в соответствии с методологией, разработанной при участии консультантов АО «КПМГ», руководством ГК «Полюс» было принято решение о разработке автоматизированной системы учета.
Внедрение осуществлялось командой нескольких компаний: АО «КПМГ» и «1С-Рарус».
Компания «1С-Рарус», обладает уникальным опытом автоматизации крупных российских предприятий и имеет сертификат соответствия системы менеджмента качества ISO 9001:2015.
Специалистами «1С-Рарус» создана автоматизированная система управления материально-техническим обеспечением на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8».
Система управления материально-техническим обеспечением (АСУ МТО) предназначена для автоматизации сквозного бизнес-процесса «От потребности до списания» (в соответствии с методологией APICS Production and Inventory Management), которая решает следующие задачи:
- Ведение плановых цен;
- Регистрация потребности;
- Оперативное планирование обеспечения;
- Выполнение закупки и заключение договора;
- Резервирование и перерезервирование МТР;
- Оперативное планирование перемещения МТР;
- Отражение документов фактического перемещения / списания МТР.
Целью внедрения АСУ МТО является связывание в едином информационном пространстве бизнес-процессов планирования и обеспечения потребности в МТР в рамках операционной и инвестиционной деятельности Компании, это предполагает наладку взаимодействия участников, а также повышение уровня прозрачности данных бизнес-процессов.
Раннее в Компании не была настроена автоматизация процессов управления запасами и МТО в соответствии с методологией, разработанной при участии консультантов АО «КПМГ». Отсутствие инструмента автоматизации не позволяло качественно, с помощью измеримых показателей, управлять процессом обеспечения производства, это приводило к срыву сроков обеспечения и появлению невостребованного и неликвидного имущества.
Внедрение АСУ МТО позволило автоматизировать деятельность таких подразделений компании, как: Коммерческий блок, Департамент планирования, управления запасами и развития МТС.
АСУ МТО используется в управляющей компании и в красноярской бизнес-единице,включая площадки Красноярск, Еруда ГОК «Олимпиада», Еруда Карьер «Благодатный», Кокуйский угольный разрез, Лесосибирск, Назимово.
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» были проведены работы:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации.
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
- Выполнена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия» и со сторонними системами;
- Произведены начальные настройки программы для начала ведения учета;
- Оказана помощь при вводе начальных остатков;
- Осуществлен перенос данных из предыдущих систем автоматизации ;
- Проведено обучение персонала работе с программой.
Разработана и внедрена АСУ МТО в режиме управляемого приложения (на управляемых формах):
- Разработаны персональные автоматизированные рабочие места в виде «единого окна»
- АРМ Ввод плановых цен
- АРМ Ввод Макропараметров
- АРМ Администрирование ведения плановых цен
- АРМ Утверждение плановых цен
- АРМ Ввод параметров пополнения ЕКМТР
- АРМ Лимиты бюджета потребностей
- АРМ Администрирование оперативного планирования
- АРМ Корректировка списания потребности
- АРМ Согласование потребности
- АРМ Сток-контролера
- АРМ Закрытие потребности
- АРМ Закупщика
- АРМ Создание спецификаций на поставку
- АРМ Управление резервами
- АРМ Планирование перемещения
- АРМ Перемещения/Списания
- АРМ Снятие резервов
- АРМ Удаление распределенных списаний
- Автоматизированы шаги процессов МТО:
- Ввод плановых цен
- Утверждение плановых цен
- Ввод макропараметров
- Ввод черновика новой потребности
- Выгрузка потребности в Excel
- Загрузка потребности из Excel
- Согласование и утверждение потребности
- Корректировка утверждённой потребности по запросу;
- Корректировка утверждённой потребности без запроса
- Ввод и корректировка лимитов потребностей
- Проверка бюджета потребностей
- Корректировка потребностей без прохождения этапов согласования
- Планирование формирования плановых заказов на закупку
- Формирование плановых заказов на закупку, регистрация и удаление особых ситуаций (ППМ)
- Формирование запроса на корректировку планового поступления
- Формирование запроса на изменение потребности
- Создание заявок на закупку
- Корректировка заявок на закупку
- Ввод плановых сроков поставки
- Расчёт состояние обеспечения потребностей
- Согласование / отклонение заявок на закупку
- Лотирование
- Создание спецификации на поставку
- Рамочные контракты и спецификации
- Хранение информации о резервах и заказах
- Мягкое и жесткое резервирование под потребность
- Поступление без потребности
- Перенос движения по поступлению и списанию МТР из бух. учета в МТО
- Заказ на перемещение
- Закрытие заказов на перемещение
- Списание под потребность
- Списание без потребности
- Перемещение под потребность
- Перемещение без потребности
- Перенос свободного запаса между сегментами
- Перерезервирование
- Согласование заявки на изменение резерва
- Корректировка потребности
- Уточнение потребности
- Выгрузка заказов на перемещение в WMS
- Выгрузка толеранса по перемещению и списанию в WMS
- Загрузка статуса закрытия заказов на перемещение из WMS
- Загрузка Excel-файла из WMS с данными по перемещениям
- Учет ГСМ
- Администрирование ведения плановых цен
- Администрирование оперативного планирования
- Толеранс по списанию и перемещению
- Интеграция с АС ТОиР
- Разработана управленческая отчетность:
- Отчёт «Альтернативные источники обеспечения»
- Отчёт «Анализ оборачиваемости по сегментам запасов»
- Отчёт «Ведомость запасов МТР»
- Отчёт «Ведомость по потребностям»
- Отчёт «Ведомость ППМ»
- Отчёт «Доля несрочной потребности»
- Отчёт «Контроль бюджета поступления»
- Отчёт «Материалы без движения»
- Отчёт «Нарушение сроков согласования заказов на перемещение МТР»
- Отчёт «Невыбранные в срок потребности»
- Отчёт «Перечень заказов на перемещение МТР»
- Отчёт «Перечень заявок на закупку»
- Отчёт «Перечень заявок на изменение резерва»
- Отчёт «Перечень спецификаций на поставку»
- Отчёт «Плановая потребность»
- Отчёт «Плановые цены»
- Отчёт «Распределение заявок на закупку по службе заказчика»
- Отчёт «Реестр вывода жёстко зарезервированного запаса в свободный»
- Отчёт «Своевременность исполнения плана закупок»
- Отчёт «Своевременность поставки»
- Отчёт «Соблюдение графика поставок»
- Отчёт «Сравнение запасов МТО и бух. учета»
- Отчёт «Сравнение лимитов бюджета с потребностями»
- Отчёт «Сроки исполнения потребности»
- Отчёт «Стабильность потребности»
- Отчёт «Точность планирования потребности»
- Отчёт «Экономия от коммерческой деятельности в закупках».
Ноу-хау созданного решения являются алгоритмы:
- интеллектуального расчета плановых заказов для пополнения МТР по методу «min-max», а также страхового и аварийного запаса, с учетом прогноза будущих поступлений и будущих остатков запасов
- автоматического жесткого и мягкого резервирования запасов под потребность
- интеллектуальной аллокации бухгалтерских документов на обеспечение потребностей.
Разработаны инструменты миграции и интеграции в системный ландшафт. Проведена оптимизация производительности. Обеспечена бесшовная интеллектуальная интеграция с бухгалтерским учетом таким образом, чтобы у бухгалтеров не появилось дополнительной нагрузки при обработке первичных документов. Проведена интеграция с АС ТОиР для улучшения качества обслуживания ремонтных служб при обеспечении заказов на ремонт.
Проведено обучение сотрудников заказчика с участием консультантов АО «КПМГ». Для целей обучения были записаны видеоролики, разработаны печатные инструкции пользователей.
В результате внедрения АСУ МТО повысилась степень зрелости бизнес-процессов функции обеспечения производства и улучшился показатель своевременности обеспечения производственной потребности.
В дальнейшем планируется сопровождение системы и продолжение сотрудничества.
Отрасли: Продукты: Благодарность за внедрение: Офис: 1С-Рарус Москва Количество АРМ: 250 Города клиентов: Красноярск г
Как регламентировать казначейские функции
При организации системы казначейства важно учитывать «человеческий фактор», который имеет большое значение. Нажатием одной кнопки легко отправить платеж не по тем реквизитам, купить валюту не по тому курсу. Поэтому операции данного функционала должны быть четко регламентированы, а казначейские функции строго распределены. Свобода творчества и креативность здесь неуместны. Необходимы четко прописанные уровни принятия решений.
Казначейские операции на предприятии
Для удобства можно разделить блок казначейских операций на несколько подблоков и для каждого из них сформировать свой регламент. Например, в зависимости от специфики деятельности компании, такими блоками могут быть:
- Кредитные операции;
- Валютные операции;
- Операционная деятельность.
В рамках этих разделов гораздо удобнее сформировать конкретные регламенты и затем на их основе разработать должностные инструкции.
Блок «Кредитные операции»
Данный блок в рамках общего функционала казначейства предназначен для ведения всех операций, связанных с привлечением/возвратом заемного капитала. Компания может применять различные инструменты (см. схему 1):
- прямое кредитование;
- лизинг;
- факторинг;
- аккредитивное финансирование;
- овердрафт и т.д.
Схема 1. Кредитные продукты
Каждый из этих продуктов имеет свою специфику, которая должна учитываться при регламентации операций данного блока казначейских функций. Но есть и одно общее железное правило: перед началом каждого планового периода (это может быть и месяц, и квартал) руководитель казначейства (финансовый директор, финансовый менеджер) готовит плановый прогноз движения заемного капитала в рамках каждого кредитного продукта на основе (см. табл. 1):
- заключенных договоров;
- потребностей в финансировании;
- плановых остатков и т.д.
Таблица 1. Пример прогноза движения заемного капитала (период – ноябрь 2016 года)
Кредитор | Номер | Дата оконч. | Ставка | Сальдо на нач. периода | Плановый расход в тек. пер. | Получение | Сальдо на кон. периода | ||
Дата | Основной платеж | %% | |||||||
Банк А | №839 | 30.12.2016 | 12% | 151 500 000 | 10.11.2016 | 50 000 000 | 1 500 000 | 100 000 000 | |
Банк Б | №КЛ-12/53 | 01.07.2018 | 15% | 330 000 000 | 24.11.2016 | 200 000 000 | 30 000 000 | 100 000 000 | 200 000 000 |
Этот прогноз является основой для проведения всех ежедневных операций в рамках кредитной деятельности. Что касается регламентации процессов, приведу пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша».
Пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша»
- Формирование необходимого остатка денежных средств в валюте договора для возврата кредитного транша.
- Рассчитать в соответствии с Прогнозом (пример прогноза см. в табл. 1) необходимую минимальную сумму денежных средств, которая должна накапливаться ежедневно.
- Ежедневно переводить необходимую сумму (в соответствии с планом и расчетом) на тот счет, где аккумулируются средства для погашения транша.
- В случае план-фактного отклонения по итогам каждого дня уполномоченный сотрудник должен передать информацию руководителю казначейства для принятия решения об источниках пополнения.
- согласовывает с руководителем казначейства параметры сделки;
- формирует, проверяет реквизиты, подписывает у ответственных лиц необходимый комплект документов;
- извещает кредитное учреждение о факте проведения платежа;
- проводит операцию в учетной базе.
Аналогичным образом можно подготовить регламенты, которые будут касаться работы с другими кредитными продуктами с учетом конкретной специфики.
Блок «Валютные операции»
Этот блок актуален для тех компаний, деятельность которых подразумевает привлечение валютного финансирования, либо какие-то экспортно-импортные операции.
Формирование отдельных регламентов в рамках блока «валютные операции» обязательно. Причина – пресловутый «человеческий фактор» может сыграть здесь очень негативную роль.
Базисом для всех процессов должен служить прогноз движения валюты, который до начала периода готовит руководитель казначейства (см. табл. 2).
Таблица 2. Пример прогноза движения валюты
Дата | Сведения о платежах | Отклонения по курсу | |||
Валюта | Сумма | Курс бюджета | |||
10.11.2016 | Доллары США | 15 000 | 62 | 65,1 | 59 |
17.11.2016 | Евро | 700 000 | 70 | 73,5 | 67 |
Однако этот прогноз не может предусмотреть те курсы, по которым будет продаваться/покупаться валюта, если только речь не идет о сделках хеджирования, когда курс определен заранее.
Поскольку волатильность на валютном рынке России весьма высока, и ситуация может измениться в течение нескольких минут, при формировании регламентов необходимо:
- Четко прописать уровень полномочий, которыми обладают сотрудники казначейства;
- Определить, как будет покупаться валюта, особенно в тех случаях, когда речь идет о необходимости покупки/продажи значительных ее объемов. Например:
- ежедневно, исходя из объемов свободных остатков денежных средств;
- разово – непосредственно перед сделкой.
Обратите внимание!
Цепочка согласований не должна быть тормозом в тех случаях, когда оперативно принятое решение поможет избежать убытков или получить прибыль.
Рассмотрим пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта».
Пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта»
- Формирование необходимого остатка денежных средств для оплаты импортного контракта.
- Рассчитать в соответствии с Прогнозом движения валюты (пример см. в табл. 2) необходимую сумму (в валюте контракта), которая должна быть аккумулирована на счете к определенной дате.
- Проводить операции по купле-продаже валюты (ежедневно или единоразово) в соответствии с указаниями руководителя казначейства.
- Курс сделки согласовывается с руководителем казначейства в случае, если отклонение текущего курса конверсионной операции составляет +/- 5% от курса ЦБ текущего дня.
- В случае план-фактного отклонения по итогам каждого дня уполномоченный сотрудник должен передать информацию руководителю казначейства для принятия решения об источниках пополнения.
- проверяет наличие всех первичных документов, необходимых для осуществления платежа;
- формирует, проверяет реквизиты, подписывает у ответственных лиц платежное поручение;
- извещает контрагента и сотрудника компании, закрепленного за данным контрагентом, о факте проведения платежа, представляет SWIFT;
- проводит операцию в учетной базе.
На практике применяемая стратегия зависит от нескольких факторов:
- наличие свободного денежного потока;
- колебания курса;
- доступ к источникам финансирования. Например, если валюта покупается за счет кредита, то начать приобретать ее компания сможет только в тот момент, когда получит эти средства, даже если до этого курс был гораздо выгоднее.
Поэтому здесь не может быть какого-то жестко закрепленного правила. Решения должен принимать руководитель казначейства.
Блок «Операционная деятельность»
Это самый большой блок и по количеству транзакций, и по их разнообразию. Поэтому надо четко прописать схему выдачи акцепта на проведение платежей и, таким образом, разграничить уровень полномочий. Проще всего это сделать, внедрив в блок «Казначейство» ERP-системы предприятия алгоритм согласования заявок на финансирование. На схеме 2. представлена возможная разноуровневая схема согласований и движения заявок. В ней предусмотрены следующие ограничения:
- заявки на сумму до 500 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) согласовывает руководитель казначейства;
- заявки на сумму 500 001-3 000 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) – заместитель финансового директора;
- заявки на сумму 3 000 001 и выше (эквивалент в валюте платежа) – финансовый директор.
Схема 2. Схема согласований и движения заявок
Также необходимо закрепить приказом или распоряжением порядок передачи функционала визирования на время отпуска/болезни/иного отсутствия уполномоченного сотрудника. Иначе хорошо продуманный механизм застопорится и начнет тормозить. А ведь управление деньгами – это оперативный процесс. Промедление может привести и к потерям, и к осложнению отношений с контрагентами.
Обратите внимание!
Когда речь идет об управлении денежными средствами, минута промедления может обойтись очень дорого. Так, например, если даже самый капризный контрагент сможет безболезненно подождать 10-15 минут согласования договора, то курс доллара за это время может измениться на два-три рубля и более. В итоге на разнице в курсе компания потеряет значительную сумму. Такие примеры часто встречаются на практике.
Компаниям, имеющим разветвленную холдинговую структуру, филиалы/дочерние общества, расположенные в различных часовых поясах, необходимо определить:
- время передачи информации в головной офис;
- способы согласования срочных решений, если в офисе основной компании еще нерабочее время.
Казначейские функции: о чем нельзя забывать
При формировании системы казначейства, распределении казначейских функций и казначейских операций, важно не забывать про ключевые моменты. Выделим четыре из них.
- Регламенты, описывающие казначейскую деятельность, должны учитывать все возможные нюансы прохождения операций и строго определять уровни полномочий всех участников процесса.
- Скорость принятия того или иного решения может принести компании доход или убыток. Поэтому казначейство должно быть всегда мобильным участком, и от всех его сотрудников нужно требовать именно такого отношения к работе.
- Для того чтобы уменьшить количество ручного труда и минимизировать возможность ошибок на уровне внесения реквизитов в учетной базе необходимо:
- вести справочник контрагентов со всеми реквизитами, в том числе и банковскими;
- назначить ответственного сотрудника, который отвечает за ведение этого справочника и актуализирует информацию в нем.
Об авторе Елена Агеева, финансовый директор ООО «Голдер Электроникс» В сфере управления финансами работает более 25 лет, из них 14 лет – в компании «Голдер Электроникс» (владелец брендов Vitek, Rondell, Maxwell). Основные достижения: внедрила бюджетное управление и систему управленческой отчетности; реорганизовала финансовую службу компании.
Функции корпоративного казначейства уже давно вышли за рамки обработки платежей. Сейчас в мире существует огромное многообразии форм и моделей построения казначейских центров и все они задействованы в стратегическом управлении предприятием.
Ваш Казначей в этой статье предлагает наиболее полный список функций , которые может выполнять корпоративное казначейство (следует учесть, что их комбинации и степень ответственности специалистов казначейства могут варьироваться в зависимости от структуры управления компаний или группой компаний, а также степени централизации и автоматизации казначейской функции).
1. Управление финансовыми рисками
– совокупность мер, предпринимаемых казначеями для контроля над открытой позицией по рискам компании (или консолидированной группы компаний) и их влияния на финансовый результат компании/-й.
Существует множество видов финансовых рисков, большинство из них имеют отношение к работе корпоративных казначеев. Рассмотрим основных из них:
– валютный риск. Это риск того, что изменение валютного курса может оказать нежелательное воздействие на денежные потоки предприятия, показатели финансовой отчетности (в пересчете на отчетную валюту) и конкурентоспособность предприятия на рынке. Он актуален в основном для компаний, ведущих внешнеэкономическую деятельность (импортеры и экспортеры). Импортерам не выгоден рост обменного курса соответствующей иностранной валюты по отношению к национальной, а экспортеры теряют прибыль при снижении этого курса (т.е. при укреплении национальной валюты).
Корпоративное казначейство должно:
- принимать активное участие в процессе принятия решений о валютах, в которых будут заключаться договоры купли-продажи;
- стремиться к минимизации чистой открытой валютной позиции (ОВП) с использованием валютных потоков компании и всех ее дочерних обществ (путем балансировки консолидированных валютных активов и обязательств);
- осуществлять регулярный мониторинг и количественную оценку валютного риска;
- хеджировать открытую валютную позицию компании (с использованием валютных форвардных и фьючерсных контрактов, а также валютных опционов, свопов и свопционов);
- стремиться к переходу на расчеты с иностранными контрагентами в национальной валюте в тех случаях, когда это возможно;
- в зависимости от направления движения курса валюты предпринимать шаги к ускорению или отсрочке валютных платежей контрагентам.
– процентный риск. Он представляет собой непредвиденное изменение процентных ставок (депозитных или кредитных), оказывающее негативное влияние на эмиссионную деятельность предприятия (при эмиссии акций и облигаций), его дивидендную политику, инвестиционный результат финансовых вложений или сделок финансирования с плавающей процентной ставкой.
Корпоративное казначейство должно:
- хеджировать процентные риски, возникающие из сделок финансирования (используя соглашения о будущей процентной ставке – FRA), опционы на процентные ставки, процентные свопы, свопционы и валютно-процентные свопы);
- определять условия привлечения финансирования и инвестирования денежных средств с целью балансировки плавающих и фиксированных процентных ставок, а также диверсификации кредитного портфеля;
- осуществлять политику централизованного привлечения финансирования и инвестирования денежных средств для всех компаний группы.
– кредитный риск. Он представляет собой риск финансовых потерь в результате дефолта контрагента по своим платежным обязательствам. Может быть связан с риском невозврата депозита или неисполнения обязательств по сделке хеджирования в случае дефолта банка-партнера, а также реализоваться в виде просрочки или неплатежа со стороны покупателей при предоставлении им коммерческого или потребительского кредита.
Корпоративные казначеи должны:
- принимать участие в согласовании условий расчетов с поставщиками с целью преимущественного осуществления расчетов с поставщиками по постоплате и получения авансов от покупателей;
- сотрудничать с кредитными агентствами и принимать участие в разработке модели оценки и контроля финансового состояния контрагентов при использовании инструментов торгового финансирования (например, применяя систему внутренних кредитных рейтингов);
- хеджировать кредитные риски (используя кредитные дефолтные свопы – CDS);
- применять метод диверсификации при инвестировании денежных средств и заключении сделок хеджирования (путем установки лимитов по банкам), а также устанавливать ограничения по уровню кредитного рейтинга банка, уровню его активов, и т.д.
- принимать участие в выборе партнера и согласовании условий для использования инструментов факторинга, страхования сделок купли-продажи и банковских гарантий.
– ценовой риск: Заключается в неблагоприятном изменении рыночных цен на сырье.
Корпоративное казначейство должно:
- участвовать в процессе принятия решений на всех этапах цепочки поставок в отношении рисков изменения цен на сырье;
- хеджировать сырьевой риск путем заключения товарных форвардных/фьючерсных контрактов, опционов или свопов.
– риск снижения финансовой устойчивости. Заключается в несбалансированности денежных потоков предприятия как следствие несовершенства структуры капитала (чрезмерного использования заемных средств).
Корпоративное казначейство должно:
- принимать участие в разработке модели оценки и контроля финансового состояния дочерних обществ (путем мониторинга коэффициентов финансовой устойчивости и исполнения установленных ковенантов);
- осуществлять централизованное управление распределением долговой нагрузки и ликвидности между компаниями группы.
– реинвестиционный риск. Он характеризуется возможность возникновения финансовых потерь, вызванных реинвестированием будущих доходов по более низким процентным ставкам.
Корпоративное казначейство должно:
- учитывать прогноз по движению процентных ставок при принятии решений о сроках инвестирования временно свободных денежных средств.
– инфляционный риск. Заключается в возможности обесценения реальной стоимости финансовых активов предприятия, а также ожидаемых доходов от осуществления финансовых операций.
Корпоративное казначейство должно:
- учитывать прогноз по инфляции при принятии решения о выборе стратегии инвестирования временно свободных денежных средств.
– налоговый риск. Может реализоваться в виде оспаривания налоговыми органами порядка признания процентных расходов, обоснованности тарифов за предоставление гарантий и ставок по внутригрупповому финансированию на основании законодательства о трансфертных ценах.
Корпоративное казначейство должно:
- учитывать рыночный уровень ставок при принятии решения об установлении ставок, применяемых в сделках между взаимозависимыми лицами с целью соответствия общим критериям экономической обоснованности и документальной подтвержденности (в качестве релевантных источников следует учитывать порядок определения предельных значений процентных ставок установленных в п. 1 ст. 269 НК РФ, а также информацию об уровне ключевой ставки, доступную на официальном сайте ЦБ РФ, уровне ставок по межбанковским кредитам EURIBOR, LIBOR и об уровне доходности сопоставимых корпоративных облигаций.
2. Управление внутригрупповым финансированием
Корпоративное казначейство должно:
- Администрировать работу системы кэш- пулинга или внутрикорпоративных займов.
3. Управление взаимоотношениями с банками
Корпоративное казначейство должно:
- нести ответственность за своевременность и корректность предоставления документов и необходимой информации о компании (группе компаний) банкам-партнерам в рамках прохождения процедуры KYC и подписания соглашений;
- принимать непосредственное участие в согласовании содержания условий соглашений с финансовыми учреждениями и кредитными организациями о предоставлении финансовых и банковских услуг, открытии и пролонгации кредитных линий и заключении финансовых сделок;
- анализировать нормативно-правовые вопросы, связанные с реализацией казначейских функций и осуществления финансовых операций (валютный контроль, договорные вопросы, корпоративные вопросы, правовая поддержка технических решений и т.д.);
- осуществлять регулярный контроль и анализ тарифов на банковское обслуживание с целью оценки их справедливости и конкурентоспособности;
- регулярно проводить сопоставление стоимости и объема предоставляемых банковских услуг с предложениями других банков, условий по процентам на остаток и депозитам с целью сокращения затрат на финансирование и банковское обслуживание;
- следить за тем, чтобы банк предоставлял полный спектр услуг в соответствии с договором обслуживания;
- обеспечивать единые условия банковского обслуживания для всех компаний группы;
- достигать договоренности о компенсации потерь в случае ошибок со стороны банка;
- формировать и по необходимости обновлять корпоративные мандаты, регулирующие список уполномоченных лиц и порядок согласования условий заключения финансовых сделок, обмена данными и подтверждениями по сделкам с банками-партнерами, а также иметь актуальный список соответствующих уполномоченных лиц по подтверждению условий сделок и обмену данными со стороны банка;
- выступать посредником между банками и сотрудниками смежных подразделений при реализации бизнес-проектов в интересах компании.
4. Исполнение платежей
Корпоративное казначейство должно:
- заниматься внедрением и администрированием фабрики платежей;
- осуществлять регулярный и ежедневный мониторинг платежного календаря;
- разрешать вопросы и трудности, возникающие на этапе обработки платежей.
5. Привлечение внешнего финансирования
Корпоративное казначейство должно:
- анализировать и оптимизировать стоимость источников финансирования для всех предприятий группы;
- администрировать и обслуживать займы и кредитные линии;
- осуществлять управление кредитным портфелем с целью диверсификации источников финансирования.
6. Формирование стратегии управления ликвидностью
Корпоративное казначейство должно:
- производить регулярную оценку оптимального объема ликвидных средств, необходимых для проведения текущих операций и гарантированно покрывающих все краткосрочные потребности предприятия или группы компаний;
- определять объем временно свободных денежных средств с целью их краткосрочного, среднесрочного и долгосрочного инвестирования;
- осуществлять выбор инвестиционных инструментов, представляющих собой оптимальное соотношение риска и доходности с учетом характера бизнеса, риск-профиля компании и особенностей ее денежного цикла, и закреплять их в корпоративной политике компании/-й (например, срочные депозиты и корпоративные облигации определенного класса);.
- формировать и управлять инвестиционным портфелем, используя разрешенные корпоративной политикой инвестиционные инструменты.
7. Размещение временно свободных денежных средств
Корпоративное казначейство должно:
- согласовывать условия заключения сделок по размещению (инвестированию) временно свободных денежных средств (например, на срочных депозитах) в соответствии с порядком, установленным корпоративной политикой (например, проведение торгов через платформу Bloomberg или Tomson Reuters);
- осуществлять контроль над корректностью и своевременностью обмена документарными (в бумажном или электронном виде) подтверждениями заключенных сделок;
- регистрировать и контролировать учет сделок по размещению денежных средств в казначейских модулях корпоративных систем финансового учета (например, SAP ERP);
- контролировать исполнение стороной банка-партнера всех условий заключенной сделки.
8. Проведение конверсионных операций и заключение сделок валютного хеджирования
Корпоративное казначейство должно:
- согласовывать условия заключения конверсионных и сделок валютного хеджирования (например, форвардные контракты) в соответствии с порядком, установленным корпоративной политикой (например, проведение торгов через платформу Bloomberg или Tomson Reuters);
- осуществлять контроль над корректностью и своевременностью обмена документарными (в бумажном или электронном виде) подтверждениями заключенных сделок;
- регистрировать и контролировать учет заключенных сделок в казначейских модулях корпоративных систем финансового учета (например, SAP ERP);
- контролировать исполнение стороной банка-партнера всех условий заключенной сделки.
9. Прогнозирование движения денежных средств
Корпоративное казначейство должно:
- участвовать в составлении краткосрочных (до 1 мес) среднесрочных (до 3 лет) и долгосрочных (от 3 лет) прогнозов ликвидности и общего финансового плана с целью обеспечения ликвидности компании, выявления необходимости корректировки платежного календаря, привлечения финансирования и максимизации эффективности использования свободных денежных средств;
- координировать работу соответствующих подразделений компании и дочерних обществ с целью составления и регулярного пересмотра бюджета движения денежных средств (БДДС);
- разрабатывать показатели оценки точности и эффективности прогнозов.
10. Администрирование операций с банковскими гарантиями и аккредитивами
Корпоративное казначейство должно:
- участвовать в выборе банка-партнера и согласовании условий сотрудничества по предоставлению банковских гарантий и аккредитивов.
11. Управление эффективностью оборотного капитала
Корпоративное казначейство должно:
- анализировать и оптимизировать показатель цикла оборачиваемости денежных средств (Cash Conversion Cycle).
- участвовать в разработке системы управления дебиторской задолженностью с целью обеспечения минимального временного интервала между датой получения заказа и датой поступления оплаты от покупателя;
- создать систему коммуникации между казначейством и бизнес подразделениями с целью осуществления контроля за своевременностью поступления денежных средств от покупателей и выявления причины задержек платежей от контрагентов;
- обеспечить внедрение политики ограничения авансовых платежей и максимизации временного интервала между датой получения товара (или выполнения работ) и датой оплаты счета.
12. Проведение конкурсов и тендеров на выбор обслуживающего партнера по финансовым и казначейским операциям
Корпоративные казначеи должны:
- составлять скоринг и производить отбор партнеров для осуществления корпоративного кэш-менеджмента, инвестирования денежных средств, предоставления банковской гарантии, зарплатного проекта, эквайринга, корпоративных и таможенных карт и т.д.;
- участвовать в выборе поставщика различных внешних и внутренних ИТ-систем и специализированных казначейских модулей.
13. Проведение внутреннего аудита по финансовым и казначейским операциям
Корпоративное казначейство должно:
- проводить плановые и внеплановые аудиторские проверки финансовых подразделений компаний группы с целью выявления и предотвращения нарушений корпоративной политики в сфере проведения казначейских операций и финансового менеджмента;
- составлять график и программу периодических аудиторских проверок;
- предоставлять отчет руководству компаний о результатах проведенных проверок;
- формировать и реализовывать план мероприятий по управлению выявленными рисками и устранению нарушений, выявленных в результате аудиторских проверок.
Казначейство
Казначейство — система, позволяющая эффективно управлять денежными средствами, находящимися в кассах, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, и осуществлять контроль над платежами организаций.
Подсистема Казначейство обеспечивает решение следующих задач:
- планирование поступлений и расходов денежных средств;
- отражение операций с наличными и безналичными денежными средствами;
- контроль наличия денежных средств;
- контроль целевого использования денежных средств;
- ведение денежных расчетов в иностранных валютах;
- работа с подотчетными лицами;
- контроль взаиморасчетов;
- учет кредитов, депозитов и займов.
Платежный календарь
Для оперативного управления денежными средствами предприятия, формирования графиков платежей и контроля его своевременного исполнения предлагается использовать платежный календарь.
Платежный календарь формируется автоматически на основании данных о планируемых оплатах от клиентов и выплатах поставщикам, планируемых прочих поступлениях и расходах денежных средств.
Использование платежного календаря позволяет:
- проанализировать данные о доступном остатке денежных средств, планируемых поступлениях и расходах денежных средств;
- принять решение о возможности обеспечения заявок на расходование денежных средств;
- принять решение о перемещении денежных средств между расчетными счетами и кассами или о необходимости получения дополнительных средств;
- произвести согласование заявки с уточнением срока оплаты и источника расхода денежных средств (банковский счет, касса);
- оформить заявку на внутреннее перемещение денежных средств;
- оформить заявку на получение кредита в банке.
При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость — определяются кассовые разрывы, в случае их образования — происходит перепланирование выплат или условий реализации товаров, или привлечение кредитов.
Оформление заявок на расходование денежных средств
Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа.
Виды хозяйственных операций, которые могут подлежать контролю:
- Выдача денежных средств подотчетному лицу;
- Перечисление денежных средств поставщику;
- Возврат денежных средств клиенту;
- Оплата по кредиту;
- Таможенный платеж;
- Оплата в другую организацию;
- Прочие расходы денежных средств и др.
Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:
- отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений предприятия;
- спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
- предотвратить несогласованные выплаты денег;
- проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.
Заявка на расходование денежных средств
Управление заявкой осуществляется при помощи соответствующих статусов документа.
Контроль целевого использования денежных средств
Предусмотрена возможность контроля лимита расходования денежных средств.
Для контроля за расходованием денежных средств предусмотрены различные инструменты, использование которых позволяет:
- спланировать, сколько денег необходимо выделить на расходы того или иного подразделения;
- установить объем доступных к расходованию денежных средств по каждой статье ДДС;
- уменьшить объем расходов и произвести их контроль.
Контроль лимита расходования денежных средств может производиться как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.
Лимиты расходования денежных средств
Превышение лимитов контролируется при согласовании заявки на расходование денежных средств.
Если требуется осуществить расходование денежных средств сверх установленного для статьи ДДС лимита, данная потребность указывается при оформлении заявки на расходование денежных средств (в заявке устанавливается признак Сверх лимита).
Для контроля расхода денежных средств в соответствии с установленными лимитами предназначен отчет Лимиты расхода денежных средств, который показывает лимиты расходов, фактический расход и обеспечивает возможность определить, по каким статьям движения денежных средств есть превышение или лимит израсходован не полностью.
Учет наличных денежных средств
Наличные денежные средства учитываются кассовыми ордерами.
Использование рабочего места по работе с приходными кассовыми ордерами обеспечивает доступ к списку распоряжений на поступление денежных средств, что в свою очередь, упрощает работу в части формирования приходных кассовых ордеров с различными типами хозяйственных операций:
- Поступление оплаты из кассы ККМ;
- Поступление оплаты от клиента;
- Поступление от другой организации;
- Возврат оплаты от подотчетника;
- Возврат оплаты от поставщика и др.
Оформление приходных кассовых ордеров Для оформления операций выдачи наличных денежных средств доступно рабочее место Расходные кассовые ордера, в котором представлен список распоряжений на выдачу наличных денежных средств, являющихся источником данных для оформления расходных кассовых ордеров с различными типами хозяйственных операций, таких как:
- Выдача ДС в кассу ККМ;
- Выдача ДС подотчетнику;
- Оплата поставщику;
- Возврат оплаты клиенту и др.
Основаниями на выдачу денежных средств выступают заявки на расходование денежных средств, если заявки используются как инструмент планирования или объекты расчетов.
Инвентаризация наличных денежных средств. Для отражения процесса инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия предусмотрен инструмент — Инвентаризация наличных денежных средств, использование которого позволяет:
- отразить учетные и фактические остатки наличных денежных средств;
- оформить излишки и недостачи наличных денежных средств.
По результатам проведения инвентаризации можно составить акт по форме ИНВ-15.
Учет безналичных денежных средств
Для работы с безналичными платежами предназначено универсальное рабочее место Безналичные платежи. За счет использования данного рабочего места обеспечивается отражение различных операций поступления и списания денежных средств с расчетных счетов организации. Также использование данного рабочего места позволяет подтвердить факт регистрации платежей в банковской выписке по расчетному счету (признак Проведено банком).
Безналичные платежи Для отражения поступления денежных средств на расчетный счет предназначены документы Поступление безналичных ДС, позволяющие отразить типовые операции:
- Поступление оплаты от клиента;
- Поступление от другой организации;
- Сдача наличных в банк;
- Погашение займа контрагентом;
- Прочее поступление и др.
Поступление безналичных денежных средств Списание денежных средств с расчетного счета оформляется документами Списание безналичных ДС с указанием соответствующей типовой операции:
- Оплата поставщику;
- Выдача подотчетнику;
- Таможенный платеж;
- Прочий расход;
- Выдача займа контрагенту и др.
Списание безналичных денежных средств Обмен с банком. Программа наделена сервисом, использование которого обеспечивает:
- передачу в банк в электронном виде платежных документов на безналичное перечисление денежных средств с расчетного счета организации;
- обратный автоматический прием из банков выписок по расчетному счету.
Передавать в банк платежные документы позволяет использование следующих технологий:
- обмен через файл «1С:Предприятие-Клиент банка». Платежные документы передаются в банк путем выгрузки платежных документов в файл и последующей загрузкой этих данных в модуль «Клиент-банка». Указание файлов выгрузки/загрузки не является обязательным, их можно уточнить в процессе обмена с банком;
- «DirectBank» (прямой обмен данными) — более удобный и безопасный способ передачи платежных документов в банк. Подготовленные в системе платежные документы передаются в банк напрямую, без выгрузки платежных документов в файл и последующей загрузкой этих данных в модуль «Клиент банка». Преимущества технологии «DirectBank» (прямой обмен данными):
- управление расчетными счетами непосредственно из «1С:Предприятия 8» без установки системы Клиент- Банк;
- повышенный уровень безопасности — подписание электронных документов прямо в «1С:Предприятие 8»;
- единый пользовательский интерфейс для управления всеми счетами, открытыми в разных банках;
- отправка платежного документа и получение выписки из банка по одной команде пользователя.
Выгрузка платежных документов в банк и загрузка выписок из банка осуществляется в рамках рабочего места Безналичные платежи.
Расчеты с подотчетными лицами
В программе предусмотрена возможность вести учет денежных средств, выданных подотчетному лицу.
Поддерживаются варианты расчетов с подотчетными лицами с использованием как наличных, так и безналичных денежных средств.
В программе можно отразить следующие операции с подотчетными лицами:
- закупка товарно-материальных ценностей;
- оформление прочих и командировочных расходов.
Обоснованность расходов подотчетных лиц подтверждается оформлением документов Авансовый отчет, которые также позволяют проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных в подотчет денежных средств.
Авансовые отчеты Контроль выданных подотчетному лицу авансов. Для комплексного анализа выданных подотчетному лицу денежных средств предназначены отчеты:
- Контроль операций с денежными средствами:
- контроль выданных подотчетному лицу авансов;
- закупок через подотчетных лиц в разрезе целей;
- перерасхода денежных средств подотчетным лицом.
- Контроль операций с денежными средствами:
- анализ суммы использованных и возвращенных подотчетным лицом авансов;
- незавершенных операций с денежными средствами (безналичными/наличными);
- рекомендации по дальнейшим требуемым действиям (Оформите авансовый отчет, Оформите выдачу подотчетнику и т.д);
- контроль остатка задолженности — суммы, за которую подотчетное лицо должно отчитаться в указанный срок.
Контроль операций с денежными средствами
Управление взаиморасчетами
Подсистема взаиморасчетов отвечает за оценку состояния и анализ взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами, она позволяет:
- вести учет фактической и планируемой задолженности;
- вести учет взаиморасчетов с детализацией до договора;
- отражать операции взаимозачетов и списания задолженности;
- формировать и согласовывать акты сверки взаиморасчетов;
- анализировать состояние расчетов, выявлять просроченную задолженность.
Раздельный учет ведется по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет).
Обеспечивается несколько вариантов ведения взаиморасчетов:
- По договорам — взаиморасчеты контролируются по договору в целом;
- По заказам — для каждой оплаты указывается соответствие конкретному заказу;
- По накладным — оплата оформляются в привязке к документам реализации (поступления) товаров.
Для анализа информации о текущем состоянии взаиморасчетов, сумме долга, сумме просроченной задолженности, суммах к оплате, суммах к отгрузке и к получению предусмотрены различные отчеты:
- Ведомость расчетов с клиентами;
- Задолженность клиентов;
- Задолженность клиентов по срокам;
- Сверка расчетов и др.
Задолженность клиентов
Контроль задолженности клиентов/поставщикам по срокам
Формирование отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности возможно в разрезе различных интервалов задолженности.
Для формирования отчетов по кредиторской и дебиторской задолженности имеются следующие возможности:
- использовать стандартный интервал задолженности, применяемый на предприятии;
- либо задать собственные интервалы задолженности (неограниченное количество), в разрезе которых будут выводиться данные о дебиторской и кредиторской задолженности.
Для анализа информации о суммах дебиторской и кредиторской задолженности по интервалам задолженности предусмотрены следующие отчеты:
- задолженность клиентов по срокам (дебиторская задолженность) — позволяет контролировать текущее состояние дебиторской задолженности и произвести анализ клиентов с наибольшей просроченной задолженностью в рамках интервала задолженности;
- задолженность поставщикам по срокам (кредиторская задолженность) — позволяет контролировать текущее состояние кредиторской задолженности по поставщикам, размерам и длительности просроченной задолженности с разбивкой по интервалам долга;
- досье партнера (только если вариант классификации задолженности один).
Предусмотрена возможность получения данных по задолженности поставщикам по срокам, задолженности клиентов по срокам в виде диаграмм или таблиц.
Проведение взаимозачетов и списание задолженности
Предусмотрена возможность отражения операций взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам.
При оформлении взаимозачета задолженности обеспечивается отражение различных операций:
- взаимозачет между двумя клиентами (двумя поставщиками) в рамках одной организации — используется для зачета задолженности между двумя различными контрагентами (клиентами или поставщиками) по операциям, которые оформлены на одну организацию;
- взаимозачет по операциям одного клиента (поставщика) — используется для зачета задолженностей одного контрагента (клиента или поставщика) по разным объектам расчетов в рамках одной организации;
- взаимозачет с участием двух организаций для одного клиента (поставщика) — контрагент (клиент или поставщик) произвел оплату одной организации, а отгрузка товара произведена от имени другой организации;
- зачет встречных обязательств (бартер) — используется для зачета задолженности контрагента как клиента и как поставщика.
Взаимозачет задолженности
Обеспечивается возможность отражения операций списания задолженности, возникшей в процессе оформления хозяйственных операций между организациями предприятия и ее клиентами или поставщиками.
Списание задолженности
Для отражения состояния взаиморасчетов между конкретной организацией и юридическим лицом партнера за определенный период времени можно использовать инструмент — Сверка взаиморасчетов. Сверку взаиморасчетов можно произвести с детализацией по партнерам и объектам расчетов.
Текущее состояние сверки взаиморасчетов контролируется соответствующими статусами документа.
Для анализа задокументированных сверок расчетов с клиентами и получения информации о том, есть ли расхождения между данными от клиента и «нашими» можно воспользоваться отчетом Сверка расчетов.
Сверка расчетов
Учет кредитов, депозитов и займов
Для ведения учета по кредитам, депозитам и займам программа предлагает следующие возможности:
- ввести начальные остатки по кредитным и депозитным договорам;
- регистрировать кредитные и депозитные договора с учетом параметров погашения кредитов, начисления процентов и комиссий по каждому договору;
- рассчитывать и отражать в информационной базе ежемесячные суммы комиссий и процентов по этим договорам;
- вести график отчислений и начислений по кредитам и депозитам;
- выполнять анализ обязательств по кредитным договорам.
Договор займа с ДК (Условия кредита или займа)
Для формирования прогноза движения денежных средств поддерживается возможность вести учет по вариантам графиков.
Варианты графиков можно формировать как вручную, так и путем загрузки из внешнего файла в информационную базу.
Данные по графикам являются источником для формирования заявок на расходование денежных средств, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.
При оформлении начислений по кредитам, депозитам и займам можно отразить следующие операции:
- начисления по кредитам и займам полученным;
- начисления по депозитам;
- начисления по займам выданным.
Начисления по кредитам и депозитам Для контроля данных по кредитам и депозитам можно использовать аналитические отчеты:
- реестр договоров по кредитам и депозитам — позволяет проанализировать взаиморасчеты в рамках заключенных кредитных, депозитных договоров и займов;
- план-фактный анализ оплат и начислений по договору — позволяет проанализировать отклонения по фактически произведенным оплатам и начислениям в рамках заключенных кредитных (депозитных) договоров с учетом комиссии.
>Казначейство
Программа «АВИАНТ Казначейство» — это решение, разработанное на платформе «1С:Предприятие» ред. 8.3, позволяющее:
- произвести планирование бюджета движения денежных средств (ДДС);
- регламентировать процесс согласования предстоящих расходов предприятия;
- оперативно управлять расходами предприятия с помощью согласования заявок на расходование денежных средств (ДС);
- произвести план-фактный анализ поступлений и расходований денежных средств.
1. Интеграция базы данных «АВИАНТ Казначейство»:
- Интеграция с мобильными устройствами для оперативного согласования заявок на расходование ДС;
- Интеграция с базой данных «Бухгалтерия предприятия» ред. 3.0 в качестве подсистемы с общим справочным контуром;
- Отдельная база данных. 2. Функции базы данных «АВИАНТ Казначейство»:
2.1. Ведение бюджета ДДС. Планирование бюджета ДДС возможно в разрезе:
- Месяца движения денежных средств;
- Статьи движения денежных средств;
- Подразделения предприятия;
- Сценария бюджета ДДС.
Также можно запланировать бюджет ДДС на основании фактических данных предыдущих периодов с помощью сервиса «Заполнить по данным периода»
Полученный бюджет ДДС можно зафиксировать от изменений.
2.2. Поддержка процесса согласования расходов.
* Многоуровневый процесс согласования расходов ответственными лицами; Создаются маршруты согласования заявок на расходование ДДС. В них указываются пользователи базы данных, участвующие в процессе согласования.
После этого при создании заявки на расходование ДС нужно выбрать маршрут, по которому заявка будет согласована.
* Контроль соответствия суммы расхода данным бюджета; При создании заявки на расходование средств происходит проверка на вхождение в запланированный бюджет расходов, выдается диагностическое сообщение.
После этого при создании заявки на расходование ДС нужно выбрать маршрут, по которому заявка будет согласована.
* Контроль соответствия суммы расхода, данным бюджета; При создании заявки на расходование средств происходит проверка на вхождение в запланированный бюджет расходов, выдается диагностическое сообщение.
* Удобный механизм согласования заявок на расходование ДС. Монитор согласования позволит просматривать заявки с учетом фильтров по их статусу согласования. Можно просмотреть заявки, автором которых является пользователь, заявки, которые он должен согласовать и т.д.
Для того чтобы согласовать или отклонить заявку достаточно нажатия одной кнопки. Так же можно воспользоваться кнопкой проверки на вхождение в бюджет. В графе резолюция можно указать причину отклонения или какое-либо примечание.
2.4. План-фактный анализ исполнения бюджета ДДС. Представлена возможность анализа и сравнения плановых и фактических данных по бюджету ДДС в разрезе подразделений предприятия, сценариев планирования, периода (месяца) и статей движения ДС.
Ознакомиться с возможностями программы «Учет ТМЦ в эксплуатации» можно он-лайн на сайте по ссылке http://my.aviant.ru/msl_demo/