Каковы сроки хранения документов

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее – Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу», где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

• созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

• созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
• в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

Кто относится к категории государственных служащих, не являющихся гражданскими служащими?

К этой категории относятся граждане, находящиеся на:

• военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

• правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

• федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее – Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее – Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет – «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет – «В», где «В» – возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок – 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003–2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 – новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 25 июня 1997 года N С2-7/УД-433

О порядке и сроках архивного хранения судебных дел

О порядке и сроках архивного хранения судебных дел

В соответствии с совместным решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России от 25 марта 1997 года «Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел» направляется подготовленное Управлением делопроизводства Инструктивно-методическое письмо «О порядке и сроках архивного хранения судебных дел».
Прошу организовать изучение данного письма в аппарате арбитражного суда, обеспечив четкий порядок работы с судебными делами и документами, подлежащими хранению в архиве суда, а также в судебных составах и структурных подразделениях.

Первый заместитель председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
М.К.Юков

Инструктивно-методическое письмо

Решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 марта 1997 года N 1 и последующим совместным решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России и Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 марта 1997 года «Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел» определены новые сроки хранения судебно-арбитражных дел и копий судебных решений, для которых ранее был установлен единый срок хранения — 3 года после вынесения последнего решения по судебному делу (статьи 80 и 85 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 1989).
Применительно к категориям дел, подведомственность и подсудность которых определены в статьях 22 и 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации 1995 года, установлены новые сроки архивного хранения для судебно-арбитражных дел, последние решения по которым принимались начиная с 1 января 1995 года, а также для хранения судебных определений, кассационных и надзорных производств, связанных с этими судебными делами.
Исключение составляют судебные дела, рассмотренные в 1992-1995 годах на Пленуме, а в последующем на Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также копии судебных решений по всем категориям споров, рассмотренных начиная с 1992 года. Для этих судебных дел и копий судебных решений указанный период отсчета определен исходя из года образовании системы арбитражных судов, создания и начала действия Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

I. Судебные дела, копии или подлинники судебных решений, подлежащие хранению в архиве арбитражного суда

1. Постоянному хранению подлежат следующие судебные дела и копии судебных решений:

1.1. Дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации:
по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации;
дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.
Дела указанных категорий передаются на государственное хранение архивом арбитражного суда спустя 15 лет после вынесения последнего решения по ним (см. «Основные правила работы ведомственных архивов», М., 1988, раздел 13, пункт 13.1.1).

1.2. Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме (1992-1995 годы) и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
Указанные дела после получения из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации передаются в соответствующий судебный состав (судье), при необходимости докладываются руководству арбитражного суда. По окончании ознакомления с возвращенным делом оно незамедлительно передается в архив арбитражного суда.
В архиве суда эти дела должны находиться на хранении 10 лет, затем они оформляются для передачи на госхранение по установленной форме (см. «Основные правила работы ведомственных архивов», М., 1988, раздел 13).

1.3. Копии судебных решений по всем категориям споров, рассмотренным начиная с 1992 года.
По истечении установленных сроков хранения судебных дел в архиве арбитражного суда и при отборе дел на уничтожение из этих дел специалистами архива изымаются судебные решения (подлинники или копии), а также другие документы, касающиеся исполнения или отмены решения (кассационная жалоба, апелляция и т.д.). Они подшиваются вместе с решением суда по первой инстанции в хронологическом порядке.
Изъятые из дел судебные решения и другие документы подшиваются в папки-дела, предусмотренные номенклатурой, по 250 листов. Хронологическая последовательность размещения судебных документов в папках определяется специалистами архива суда. Этим папкам присваивается номенклатурный индекс и они входят в номенклатуру архива суда. Если сформированы две папки и более, им присваиваются порядковые номера.
Эти судебные документы последующей сдаче на госхранение не подлежат.
Поскольку судебные дела, передаваемые на госхранение, в последующем выдаче из государственного архива не подлежат, при передаче на госхранение судебных дел, упомянутых в пунктах 1.1 и 1.2 данного письма, в архиве арбитражного суда оставляются копии судебных актов из этих дел.
Указанные копии формируются в папки (номенклатурные дела) отдельно от судебных документов по другим категориям дел. Им также присваивается номенклатурный индекс, они входят в номенклатуру архива и хранятся в архиве арбитражного суда постоянно. На госхранение указанные материалы не передаются.
Копии процессуальных документов, остающиеся в судебных составах, подразделениях суда, в соответствии с утвержденной для них номенклатурой дел хранятся в течение установленных ранее сроков, то есть 3 года, а затем подготавливаются к уничтожению специалистами по делопроизводству этих судебных составов и подразделений по согласованию с архивом арбитражного суда.

2. Со сроком «10 лет ЭПК» подлежат хранению следующие дела, рассмотренные арбитражными судами:
о признании права собственности;
об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения;
о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения;
об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение);
о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан;
об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом;
о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан.
Понятие «10 лет ЭПК» означает, что срок хранения подпадающей под него определенной категории дел может быть изменен по предложению экспертной комиссии (ЭК) арбитражного суда, если ЭК сочтет необходимым увеличить срок хранения для наиболее актуальных и значимых категорий дел, вынесенные судебные акты по которым могут иметь важное правовое значение для обеспечения юридической защиты прав и законных интересов организаций и граждан, содействия укреплению законности и предупреждению правонарушений в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.
Предложения ЭК арбитражного суда вносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего управления Федеральной архивной службы России, представитель которого входит в состав ЭК арбитражного суда и является куратором архивного делопроизводства в конкретном арбитражном суде в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1988, раздел 3, пункт 3.2.8).
Протокол заседания ЭК арбитражного суда оформляется по установленной «Основными правилами работы ведомственных архивов» (раздел 3, пункт 3.2.10, см. приложение 1 к настоящему письму) и представляется в экспертно-проверочную комиссию соответствующего управления Федеральной архивной службы России для утверждения.

3. Со сроком три года подлежат хранению следующие дела:
о разногласиях по договору, заключение которого предусмотрено законом или передача разногласий по которому на разрешение арбитражного суда согласована сторонами;
об изменении условий или о расторжении договоров;
о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств;
о возмещении убытков;
о взыскании с организаций и граждан штрафов государственными органами, органами местного самоуправления и иными органами, осуществляющими контрольные функции, если федеральным законом не предусмотрен бесспорный (безакцептный) порядок их взыскания;
о возврате из бюджета денежных средств, списанных органами, осуществляющими контрольные функции, в бесспорном (безакцептном) порядке с нарушением требований закона или иного нормативного правового акта;
о признании не подлежащим исполнению исполнительного или иного документа, по которому взыскание производится в бесспорном (безакцептном) порядке;
и другие дела, подведомственные арбитражным судам и не упомянутые в пунктах 1 и 2 данного раздела.

II. Производства по судебным делам, судебные акты и их копии, подлежащие хранению в судебных составах или подразделениях арбитражного суда

1. Со сроком пять лет подлежат хранению следующие производства:
производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции;
надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора.

2. Со сроком один год подлежат хранению следующие судебные акты и их копии:
определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения;
копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.

III. Общие вопросы архивного делопроизводства

Судебно-арбитражные дела после принятия последнего решения по ним подготавливаются непосредственно в судебном составе для передачи в архив суда по правилам, изложенным в разделе 22 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российском Федерации «Передача дел на архивное хранение».
Передача судебных дел в архив суда производится только по сдаточной описи, составляемой в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются специалистом по делопроизводству судебного состава, подготовившим дела к сдаче в архив, и в обязательном порядке визируются (согласовываются) председателем судебного состава (судьей). После принятия дела первый экземпляр сдаточной описи остается в архиве суда, второй хранится в судебном составе. Оба экземпляра должны быть подписаны заведующим (специалистом) архива, принявшим дела.
Вся техническая работа при оформлении дел для передачи в архив суда (нумерация листов дела, составление внутренней описи, переплет дела и т.д.) должна быть выполнена специалистом судебного состава в точном соответствии с разделами 19 и 20 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации.
Особое внимание специалисты архива должны уделить полистной проверке принимаемых судебных дел. В судебном деле должны быть все документы, внесенные во внутреннюю опись, которая заверяется подписью специалиста судебного состава. Если из дела были выданы какие-либо документы, указанные во внутренней описи, об этом должна быть сделана соответствующая отметка в графе внутренней описи «Примечание».
В связи с установлением дифференцированных сроков хранения судебных дел сроки хранения проставляются только судьями на лицевой стороне обложки дела. Если судебное решение вынесено по различным категориям споров, то срок хранения не суммируется, а устанавливается применительно к категории дел, для которой предусмотрен максимальный срок хранения.
Все судебно-арбитражные дела, последнее решение по которым было принято до 1995 года, за исключением дел, рассмотренных на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, хранятся по ранее установленному сроку -3 года.
Из архива суда дело может быть выдано только по письменной заявке судей или руководителей самостоятельных структурных подразделений суда.
Судебные дела, срок хранения которых истек, подготавливаются к уничтожению по акту (см.приложения 2, 3), который подписывается всеми членами экспертной комиссии и утверждается председателем экспертной комиссии арбитражного суда. Подготовка к уничтожению дел включает в себя изъятие из судебно-арбитражных дел всех металлических предметов (скрепок, скоб) и упаковку дел в бумажные мешки. Вывозом на пункты переработки и сдачей мешков с делами занимаются лица, отвечающие за хозяйственное обеспечение суда.
За отбор, подготовку к уничтожению судебно-арбитражных дел, составление и правильное оформление актов на уничтожение отвечает секретарь экспертной комиссии, то есть заведующий архивом суда или лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства суда.

Управление делопроизводства
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации

Приложение 1

Приложение 1

	ТВЕРЖДАЮ:
	Председатель
	(наименование арбитражного
	суда)
	(и.о.фамилия)
	«		«				года

ПРОТОКОЛ N

от________199__года
заседания экспертной комиссии

	Присутствовали:	председатель
		члены комиссии
	Повестка дня:
	Слушали:
	Выступили:
	Решили:
	Председатель экспертной комиссии
	Протокол вела секретарь

Приложение 2

Приложение 2

(полное наименование арбитражного суда)

										УТВЕРЖДАЮ
										Заместитель Председателя
										(наименование суда)
										Председатель Экспертной комиссии
										(и.о.фамилия)
АКТ N			«		«				года
(коллегия, состав, судья)
о выделении к уничтожению судебно-арбитражных дел со сроком хранения 3 года

На основании ст.80 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989 год) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение судебно-арбитражные дела:

	NN п/п	NN дел	Стороны	Кол-во страниц	Примечание

	Итого:		дел за		год.
		(цифрами и прописью)

ОДОБРЕНО:
Члены экспертной комиссии

(подписи)

Решение Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации. Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел

Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел

В соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», руководствуясь «Положением об Архивном фонде Российской Федерации» (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552), а также Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве и Центральная экспертная комиссия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
решили:
внести изменения в «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (1989 год) в статьи 80 и 85 и установить следующие дифференцированные сроки хранения судебно-арбитражных дел, начиная с 1995 года (с момента введения в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации):
Примечание. Данное решение было разослано в арбитражные суды с письмом от 11.04.97 N С2-7/УД-245.

1. «Постоянно»
Дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации:
по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации;
дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.
Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации с 1992 года.
Копии судебных решений по всем категориям споров с 1992 года без последующей сдачи на госхранение.

2. «10 лет ЭПК»
Дела, рассмотренные арбитражными судами:
о признании права собственности;
об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения;
о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения;
об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение);
о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан;
об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом;
о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан.

3. «Три года»
Все остальные дела, рассмотренные арбитражными судами.

4. «Пять лет»
Производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции;
надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора.

5. «Один год»
Определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения;
копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.

Председатель
Центральной экспертной комиссии
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
М.К.Юков
Председатель
Центральной
экспертно-проверочной комиссии
при Росархиве
В.А.Еремченко

Текст документа сверен по:
рассылка

Почему необходимо организовывать архивное хранение документов?

Законодательная база

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:

• Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;
• Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;
• Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;
• Приказ №105, который одобрен Министерством финансов.

Организация архивного хранения документов

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет. Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов.

1. В каком здании можно организовать архив?

Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару.

Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания. Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию.

Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:

• Помещение, в котором будут хранить временные документы;
• Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
• Архивохранилище;
• Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.

2. Какие функции архиваруса существуют?

Функции архивариуса следующие:

• Сотрудник архива должен формировать списки, в которых нужно отразить структурное подразделение организаций;
• Он должен принимать архив документов различных организаций;
• Вести учет о сохранности всех документов;
• Предоставлять информацию руководителям, которые передали в архив свои документы;
• Вести учет, в котором указано для каких целях были использованы те или иные документы;
• Принимать участь в случае проведения экспертизы;
• Контролировать правильность заполнения, а также оформления каждого документа;
• Составлять номенклатуру дел;
• Предоставлять рекомендации, касательно заполнения документов;
• Принимать участие в разработке основных правил, касательно архивных документов;
• Принимать участие в повышение квалификации тех сотрудников, которые работают в архиве.

Сроки хранения архивных документов

В соответствии с законодательством и нормативными актами любой документ подвергается определенному сроку хранения. Большинство документов, которые отражают финансовый учет деятельности предприятия, хранят на протяжении 10 лет.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

• Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;
• Налоговые декларации;
• Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;
• Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

• Квартальная отчетность деятельности предприятия;
• Рабочий план счетов;
• Квартальный отчет по налогам;
• Счет-фактура;
• Книга осуществляемых покупок;
• Книга продаж предприятия;
• Различные первичные документы;
• Путевой лист;
• Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;
• Исполнительные документы;
• Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;
• Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;
• Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;
• Вексельные документы;
• Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;
• Договоры, а также соглашения;
• Акты;
• Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;
• Договоры о премировании того или иного сотрудника предприятия;
• Прочие документы.

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

Хранение и учет документов, которые находятся в архиве

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

1. Основные правила хранения архивных документов

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы. Рассмотрим некоторые из них:

1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение. Для этого необходимо придерживаться следующих правил:

• Документы не должны попадать под прямой солнечный свет;
• Желательно, чтобы окна были расположены на северной стороне здания;
• Можно в помещении создавать искусственный свет, используя лампы накаливания либо другие лампы, которые закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью;
• По возможности изолировать помещение от дневного света.

2. Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.

3. Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Основные правила:

• Обеспечить герметичность хранилища;
• Один раз в год убирать всю пыль, которая образовалась на полках;
• Периодически проводить влажную уборку внутри помещения;
• Проветривать помещение.

4. Охранный режим. Помещение, в котором хранятся архивные документы обязательно нужно защищать, обеспечивая им безопасность.

2. Как осуществляется передача документов на архивное хранение?

В основном передача документов из организации в архив осуществляется в порядке очереди. График сдачи документов разрабатывают сотрудники архива, который утверждается вместе с руководителем той или иной компании.

Все дела и документы могут сдавать сотрудники компании, которые будут нести ответственность за передачу данных. Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа.

3. Подготовка документов к архивному хранению

Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек.

Подготовка документов включает следующие этапы:

1. Оформление дел;
2. Необходимо провести экспертизу и оценить ценность тех или иных документов;
3. Составить акт, в котором будет указанно, какие дела подлежат к уничтожению;
4. Описать каждое дело.

Экспертная комиссия представляет собой совещательный орган. Обычно решение комиссии составляется в виде акта, при согласии которого руководитель предприятия должен поставить свою подпись. Комиссия заседание проводит только 2 раза в год, при этом составляя соответствующий протокол.

Экспертиза документов осуществляется на основании номенклатур дел и ряда документов, в которых указанно какой срок необходимо хранить документ. Все документы очень внимательно просматриваются. Эксперты проверяют наличие достоверной информации, а также правильность заполнения того или иного документа.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и составляются на них акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем предприятия.

4. Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;
2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

• Приказы на отпуск;
• Приказы на командировку;
• Приказы по административно-хозяйственной деятельности;
• Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;
• Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;
• Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;
• Различные бухгалтерские документы;
• Путевые листы;
• Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

• Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;
• Штатное расписание работников;
• Опись каждого дела;
• Номенклатура каждого дела;
• Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;
• Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;
• Годовая смета;
• Реестр акционеров компании;
• Уставные документы;
• Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;
• Лимиты;
• Паспорта сделок;
• Гаранты;
• Приватизационные документы;
• Реестр собственников ценных бумаг;
• Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;
• Ценники;
• Тарифы на продукцию;
• Прейскуранты;
• Годовой план деятельности предприятия;
• Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;
• Различные журналы, которые ведутся на предприятии;
• Годовой отчет в фонды;
• Заключение аудитора;
• Заключение ревизионной комиссии;
• Другие документы.

Тем лицам, которым предприниматель доверил получить тот или иной документ в архиве, должен иметь при себе доверенность. После чего он должен будет поставить свою подпись в расписке, а также указать паспортные данные. Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается.

Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать .

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2019-2020

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти .

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Скачать лист заверитель личного дела работника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2013, хранятся 75 лет, после 01.01.2013 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали .

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Хранение документов

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Сроки хранения документов

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• при формировании дел;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.