Как заполнить корешок доверенности

Инструкция о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности (с изменениями на 6 июня 2011 года) (утратила силу на основании приказа Минфина России от 17.01.2012 N 5н)

Инструкция о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР
ЦЕНТРАЛЬНОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ СССР

от 14 января 1967 года N 17
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности

(с изменениями на 6 июня 2011 года)
____________________________________________________________________
Утратила силу на основании
приказа Минфина России от 17 января 2012 года N 5н
____________________________________________________________________

1. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам предприятий, организаций и учреждений, на бланках типовой формы N М-2, согласно приложению N 1.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении), не допускается.

Доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреждения) или лицами, ими на то уполномоченными.
В тех случаях, когда бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией, доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) предприятия, организации и учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.
Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером предприятия, организации, учреждения оформляется приказом.

2. Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей,отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.
В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальных ценностей следует получать на нескольких складах.

3. Доверенности регистрируются бухгалтерией предприятия, организации, учреждения или централизованной бухгалтерией. В тех случаях, когда главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учетно-контрольной группы предприятия, организации и учреждения, обслуживаемого этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учетно-контрольной группой.
При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т. п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

4. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например, на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.
По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

5. При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

6. При выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей.
В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего0 бухгалтера дается надпись «В настоящей книжке пронумеровано …листов». Количество листов указывается прописью.
Предприятия, организации и учреждения, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию доверенностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей» следующей формы:

Таблица формы учета выданных доверенностей

Предприятия, организации и учреждения, регистрирующие доверенности в названном журнале, должны пользоваться доверенностью по форме N М-2а, согласно приложению N 2.
Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

7. Лицо, которому выдана доверенность обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

8. Главный (старший) бухгалтер предприятия, организации, учреждения или централизованной бухгалтерии обязан обеспечить:
а) контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
б) инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
в) своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.);
г) контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов, в пределах срока действия доверенности, или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

9. Отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случаях:
а) предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
б) предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
в) непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
г) окончания срока, на который выдана доверенность;
д) получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.

10. Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.
По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

11. При централизованном завозе и доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками (предприятиями, оптовыми организациями и т. п.) может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан сообщить поставщикам образец печати (штампа), который материально ответственное лицо, получившее завезенный товар (материал), скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т. п.), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей.

12. Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на главного (старшего) бухгалтера предприятия, организации, учреждения-поставщика, или главного бухгалтера централизованной бухгалтерии.

Контроль за своевременным и полным оприходованием товаров (материалов), поступивших в перерабатывающие предприятия, в торговую сеть и т. п., должен производиться систематически на основании соответствующих документов поставщиков и осуществляться бухгалтерией предприятия, организации-получателя.
Настоящая инструкция не распространяется на порядок получения грузов от транспортных организаций (железнодорожного, водного, автомобильного и воздушного транспорта).
С изданием настоящей инструкции считать утратившими силу:
инструкцию Народного Комиссариата Финансов СССР от 9 июня 1944 г. N 307 «О порядке ведения учета и контроля за выданными доверенностями и получением по ним товаров»;
письмо Управления бухгалтерского учета и отчетности НКФ СССР от 28 ноября 1944 г. N 24-5.

Заместитель
министра финансов СССР
И.Гужков
Начальник Управления
бухгалтерского учета и отчетност
П.Безруких

Приложение 1

к Инструкции Министерства
финансов СССР
от 14.01.67 N 17

Типовая ф. N М-2

Линия отреза
———————————————————————

Доверенность действительна
по » ___» ____________ 19 __ года

(оборотная сторона формы N М-2)

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению

Руководитель предприятия
(организации, учреждения)

Главный бухгалтер
Место печати

Приложение 2

к Инструкции Министерства
финансов СССР
от 14.01.67 N 17

Типовая ф. N М-2а
Доверенность действительна
по » ___» ____________ 19 __ года

(оборотная сторона формы N М-2а)

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению

Правильно заполняем типовую межотраслевую форму М-2

Форма М-2 — унифицированный вариант оформления доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Каковы особенности ее заполнения?

Для чего нужна типовая межотраслевая форма М-2

Структура и содержание формы М-2

Итоги

Для чего нужна типовая межотраслевая форма М-2

Рассматриваемая форма введена в оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. На ее бланке оформляется доверенность на получение представителем оформляющей стороны материальных ценностей в другой организации или у ИП — в соответствии с каким-либо первичным документом (счетом, контрактом, соглашением).

Документ составляется бухгалтерией стороны, направляющей представителя для получения ТМЦ, в 1 экземпляре и передается под расписку этому представителю. Форма М-2 предполагает передачу полномочий по ней только тем доверенным лицам, которые являются штатными сотрудниками доверителя.

Бланк доверенности можно скачать на нашем сайте.

Скачать бланк

Форма М-2 имеет разновидность (форму М-2а, утвержденную тем же постановлением Госкомстата), оформляемую при массовом получении ценностей. Обе формы в целом схожи. Различает их срок, на который можно выдать соответствующий документ. Форму М-2 оформляют обычно не больше чем на 15 дней, а форму М-2а – на срок до 1 месяца.

Структура и содержание формы М-2

Рассматриваемый документ имеет лицевую и оборотную стороны. На первой располагаются 2 блока.

В 1-м блоке (в левой части листа) приводятся данные, отражающие всю информацию о выданной доверенности (она остается у оформляющей документ стороны для учета выданных доверенностей):

• номер выданной доверенности, дата ее выдачи, длительность действия;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, на которого оформлен документ;
• подпись доверенного лица, подтверждающая получение документа;
• название поставщика, у которого нужно забрать ТМЦ;
• номер и дата первичного документа, по которому осуществляется получение материальных ценностей;
• номер и дата документа, который подтверждает получение ТМЦ.

Во 2-м блоке (в правой части листа) должны присутствовать:

• название и адрес стороны, выдающей доверенность;
• номер, дата, срок действия доверенности;
• Ф. И. О., должность, паспортные данные доверенного лица;
• название поставщика;
• номер и дата первичного документа, по которому получаются материальные ценности.

На оборотную сторону формы М-2 заносится перечень материальных ценностей, которые нужно получить доверенному лицу, а также количество ТМЦ каждого вида в установленных единицах измерения.

На оборотной стороне документа также приводятся:

• образец подписи доверенного лица;
• подписи руководителя и главного бухгалтера стороны, выдающей доверенность, с расшифровкой;
• печать стороны, оформляющей доверенность, при ее наличии.

Форму М-2 нужно распечатать таким образом, чтобы 1-й блок можно было отрезать от распечатанного листа без повреждения структуры 2-го блока и оборотной страницы. Это нужно для того, чтобы можно было оставить у оформляющей доверенность стороны 1-й блок (в целях удостоверения того факта, что доверенность была выписана на конкретного сотрудника), а доверенное лицо смогло предъявить оставшуюся часть формы поставщику.

О том, как оформляют доверенности, не имеющие унифицированного бланка, читайте в статьях:

• «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур»;
• «Доверенность на получение заработной платы — образец».

Итоги

В случае если есть необходимость в получении материальных ценностей у поставщика, получающая эти ценности сторона может направить к нему одного из своих сотрудников, выписав доверенность по форме М-2. Этот документ состоит из 2 частей. Первая остается у выдающей его стороны (в подтверждение того факта, что доверенность выписана на имя конкретного сотрудника), вторая предъявляется поставщику.

Печать на корешке доверенности

Доверенность (формы N М-2а и М-2)
Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а. Доверенность может быть выписана по форме N М-2а или М-2.
Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме N М-2а, если нет — по форме N М-2.
Доверенности по форме N М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме N М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.
Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.
Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной.
Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме N М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме N М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».
Поставщик вместе с материальными ценностями должен передать представителю вашей организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.). Если доверенность выписана по форме N М-2, то реквизиты этих документов указывают в ее корешке (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»). Если доверенность выписана по форме N М-2а, то перечень этих документов в ней не приводится.
Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она должна храниться до конца текущего года.
Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет.
Вот образцы заполнения доверенностей по формам N М-2 и М-2а:

корешок от доверенности

Да нет такого вроде бы.
Зачем чья-то печать? Что они и корешок привозят к вам?
Приемка на территории поставщика
Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее — Постановление N 71а).
В доверенности указывают:
— номер, дату выдачи и срок ее действия;
— должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
— номер и дату документа, на основании которого отпускается товар;
— название, адрес, банковские реквизиты покупателя;
— наименования товаров, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.