Как сделать исправления в описи?

Можно ли сразу заполнять данные в графе «Фактическое наличие» при формировании инвентаризационной описи по нефинансовым активам, чтобы не заполнять все вручную (опись формируется на бумажном носителе и заверяется собственноручными подписями членов комиссии и инвентаризируемого лица)?

1 декабря 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В Инвентаризационной описи в графе «Фактическое наличие» заранее указывать показатели до проверки их фактического наличия нельзя.

Обоснование вывода:
Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в установленном им в рамках формирования учетной политики порядке с учетом положений законодательства Российской Федерации (п. 20 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкции N 157н), ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)). При этом оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных случаях (письма Минфина России от 13.01.2015 N 02-06-10/70, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).
В настоящее время при проведении инвентаризации нефинансовых активов бюджетные учреждения руководствуются положениями:
— Закона N 402-ФЗ;
— Инструкции N 157н;
— Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания N 49), в части, не противоречащей требованиям Закона N 402-ФЗ и Инструкции N 157н.
Исходя из всех вышеперечисленных документов следует, что основными целями инвентаризации являются:
— обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности;
— выявление фактического наличия имущества;
— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
— проверка полноты отражения в учете обязательств.
Кроме того, инвентаризация активов и обязательств является одним из основных мероприятий, предшествующих составлению годовой отчетности (п. 9 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 25.03.2011 N 33н).
Именно в ходе инвентаризации можно найти ошибки, допущенные в бухгалтерском учете, выявить недостачи и при необходимости привлечь тех или иных лиц к ответственности. Кроме того, посредством проведения инвентаризации в организации осуществляется контроль над сохранностью имущества.
В ходе инвентаризации фактические остатки имущества организации сверяются с данными, отраженными в бухгалтерском учете. Проверке также подлежат правильность отражения в бухгалтерском учете расчетов с покупателями, поставщиками, кредиторами и дебиторами, а также формирование различных резервов.
В свою очередь, для оформления результатов инвентаризации организациями государственного сектора применяются инвентаризационные описи, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Приказ N 52н), в частности Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). При этом Приказом N 52н предусмотрено, что Инвентаризационная опись составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам, с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица и отражает: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единицу измерения; сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество); сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма). При этом не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний N 49).
Таким образом, информация о фактическом наличии объектов заполняется в инвентаризационные описи непосредственно в процессе проведения инвентаризации, а именно только после проверки фактического наличия объекта. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о формальном подходе к проведению инвентаризации и, как следствие, признание ее результатов контролирующими органами недействительными.
Отметим, что Минфин России планирует внести изменения в Методические указания (смотрите проект приказа Минфина России, размещенный на сайте Минфина России в разделе «Бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора»). Если поправки примут, эти указания больше не будут распространяться на организации госсектора. Однако данный факт не повлияет на порядок составления инвентаризационных описей.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Дурнова Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Составление инвентаризационной описи

Обновление: 13 февраля 2017 г.

​Бланк формы ИНВ-3

Каждая организация в целях выяснения соответствия данных учетных регистров фактическому положению дел проводит инвентаризацию. Чтобы результаты инвентаризации не были признаны недействительными, следует правильно оформить ее итоги. В этих целях по результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись.

Форма инвентаризационной описи

Для каждого вида имущества предусмотрена своя форма. Рассмотрим наиболее распространенную форму ИНВ-3. Инвентаризационная опись ИНВ-3, образец заполнения которой будет представлен ниже, — это документ, отражающий на бумаге фактическое положение состояния остатков чего-либо на складе. Инвентаризационная опись заполняется при инвентаризации ответственными лицами в целях отражения выявленных недостач, излишков материальных ценностей или просто залежавшейся продукции с истекшими или нормальными реализационными сроками.

​Скачать бланк формы ИНВ-3

При инвентаризации осуществляется снятие натурных остатков путем перемеривания, перевешивания и пересчета. Именно результаты этих действий и заносятся в инвентаризационную опись. В итоге в описи отражается вся фактическая информация о количестве товарных остатков, готовой продукции, производственных запасов и материалов.

Описи могут заполняться по унифицированным формам ( на основе постановления Госкомстата России от 18.08.98 № 88) или по формам, которые компания разработает самостоятельно. В этом случае форма должна быть утверждена учетной политикой.

Порядок заполнения инвентаризационной описи

Предусмотрен определенный порядок составления инвентаризационной описи.

Рассмотрим общие моменты по вопросу о том, как заполнить инвентаризационную опись. Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные сотрудники должны заполнить расписку на титульном листе описи о том, что на руках у ответственного сотрудника нет документов, не сданных в бухгалтерию, или товаров, не оприходованных на склад или не списанных со складского учета. Они должны поставить свою подпись, указать ее расшифровку и должность.

На титульном листе также необходимо указать основание проведения инвентаризации 1- приказ, распоряжение руководителя, его номер, дату. Инвентаризационной описи присваивается уникальный номер и указывается дата ее составления.

В процессе действий по инвентаризации все результаты измерений и пересчета заносятся в форму.

В обязательном порядке в описи указываются:

• артикула ценностей;
• наименования ценностей;
• единицы измерения;
• номера счетов в бухгалтерском учете данной ценности (например, товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43).

В инвентаризационной описи отражаются фактическое наличие ценностей, выявленное путем инвентаризационного пересчета, а также данные бухгалтерского учета по данной единице ценности. Далее в описи подводятся итоги. Графа «код операции» заполняется, если организация использует кодификацию, в противном случае ставится прочерк. Графа 9 «номер паспорта» инвентаризационной описи (ИНВ-3) заполняется в одном случае — если инвентаризации подлежат драгоценные металлы.

В инвентаризационной описи необходимо отразить все ТМЦ, подпадающие под инвентаризацию согласно приказу. На практике обычно п. п. 1 — 9 (номер по порядку, счет, наименование ТМЦ, единица измерения, цена, инвентарный номер) заполняют в описи заранее. П. п. 10-11 о фактическом наличии заполняют в процессе пересчета (см. пример инвентаризационной описи).

Срок хранения инвентаризационной описи

По завершении пересчета и занесения результатов в опись документ подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. Отсутствие хотя бы одной подписи ставит под угрозу результаты всей инвентаризации.

Инвентаризационную опись необходимо оформить в двух экземплярах. Один экземпляр — для сотрудников бухгалтерии, другой экземпляр остается у материально ответственных лиц склада.

Бухгалтер проверяет корректность формы и вносит данные в графы 12-13 об учетных данных.

Корректное составление инвентаризационных описей поможет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Срок хранения инвентаризационных описей составляет не менее 5 лет.

Образец инвентаризационной ведомости

Скачать образец заполнения формы ИНВ-3

Все организации должны ежегодно проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В результате инвентаризации нередко выявляются различные ошибки. Как их отразить и исправить в налоговом и бухгалтерском учете?

Когда нужно проводить инвентаризацию

Чтобы подтвердить достоверность данных бухгалтерского учета, предприятия проводят инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но и их состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации. В некоторых случаях инвентаризация должна быть проведена обязательно. Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. По имуществу, инвентаризация которого проводилась 1 октября или позже, повторную инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводить не нужно. Это установлено пунктом 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

По итогам проведенной инвентаризации составляется опись или акт инвентаризации, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В них фиксируются сведения о фактическом наличии имущества, его стоимости и реальности учтенных финансовых обязательств.

Далее результаты инвентаризации сверяются с учетными данными. При выявлении отклонений по проверяемому имуществу составляются сличительные ведомости. В них и отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационных описей.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки, недостача основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств, финансовых вложений. Кроме того, могут быть обнаружены ошибки в оценке этих активов и в их классификации. В этом случае в бухгалтерский и налоговый учет вносятся соответствующие исправления.

Как исправить ошибки в бухучете

Порядок исправления ошибок зависит от типа ошибки. Он определен пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Документ утвержден приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства или обращения. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Если виновники не установлены или суд отказал во взыскании с виновных лиц, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты.

Сумму НДС на дату выявления недостающего имущества, ранее принятую к вычету, необходимо восстановить.

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены ошибки в оценке того или иного имущества при принятии его к учету. Например, в первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, не учтены расходы по их установке.

Кроме того, возможны ситуации, когда при приеме к учету актива он неверно квалифицирован. Например, основные средства оприходованы в качестве материалов, расходы будущих периодов учтены в качестве нематериального актива и т. д. В этом случае необходимо сделать корректирующие записи в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации, если она проводилась уже в следующем году, — в годовом бухгалтерском отчете, то есть декабрьскими записями (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Период внесения исправительных проводок по выявленным ошибкам определяется исходя из периода совершения ошибки (см. таблицу).

Таблица. В каком периоде нужно вносить исправления в бухучете

Период, в котором допущена ошибка	Период, в котором необходимо внести исправления
Текущий год	Месяц обнаружения ошибки
Прошлый год	Декабрь прошлого года, если ошибка выявлена до сдачи годовой отчетности за прошлый год
	Месяц обнаружения ошибки, если она выявлена после сдачи годовой отчетности за прошлый год (исправления в бухгалтерскую отчетность прошлого года не вносятся)
Более ранние годы	Месяц обнаружения ошибки (исправления в бухгалтерскую отчетность прошлых лет не вносятся)

Как исправить ошибки в налоговом учете

В налоговом учете порядок исправления ошибок отличается от бухгалтерского.

По общему правилу, обнаружив ошибку в исчислении налоговой базы прошлых отчетных (налоговых) периодов, пересчет нужно производить в периоде совершения ошибки. Если же невозможно определить, к какому периоду относится выявленная ошибка, корректируются налоговые обязательства периода, в котором она обнаружена. Это установлено статьей 54 НК РФ.

Чтобы правильно пересчитать налоговую базу в корректируемом отчетном (налоговом) периоде, необходимо внести исправления в соответствующие налоговые регистры. Например, путем составления пояснительных записок, справок и т. п. к налоговому регистру, который требует корректировки, либо к регистру бухгалтерского учета, если регистры бухучета используются для ведения налогового учета.

Если ошибка затрагивает несколько отчетных (налоговых) периодов, нужно сдать уточненные декларации за каждый из них. Рекомендуем приложить к ним записку с пояснениями причин внесения исправлений.

Пример 1

Отчетным периодом для организации является квартал, полугодие и 9 месяцев. Организация в апреле 2003 года выявила ошибку, допущенную при расчете налоговой базы по налогу на прибыль за квартал 2002 года. Чтобы исправить ошибку, организация должна сдать уточненные декларации за квартал, полугодие, 9 месяцев и весь 2002 год.

Выявленные ошибки могут приводить как к недоплате, так и к переплате налога. Если налогоплательщик не доплатил налог, он обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию, а также уплатить недостающую сумму налога и пени. Согласно пункту 1 статьи 81 НК РФ это освобождает налогоплательщика от ответственности за неуплату налога по статье 122 Кодекса. В случае же переплаты налога налогоплательщик имеет право на зачет или возврат излишне уплаченных сумм (ст. 78 НК РФ).

Ошибки, выявленные в результате инвентаризации ТМЦ

В результате инвентаризации ТМЦ могут быть выявлены:

• недостача или излишек ТМЦ;
• порча или потеря ТМЦ своих качеств;
• ошибочное отнесение имущества к ТМЦ;
• ошибки при формировании стоимости ТМЦ;
• ошибки при списании ТМЦ с учета.

Причинами недостачи материальных ценностей может быть хищение и естественная убыль. Причиной излишка — неоприходование вовремя ТМЦ и пересортица.

Порядок учета недостачи зависит от наличия норм естественной убыли по данному типу ТМЦ, а также от того, установлены ли по факту недостачи виновные лица. Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По дебету этого счета и отражаются суммы недостач, выявленных в результате инвентаризации.

Недостача или порча ТМЦ в пределах утвержденных норм естественной убыли в бухгалтерском учете относится на издержки производства или обращения, сверх норм — на виновных лиц. Для целей налогового учета потери от недостачи и (или) порчи товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ, приравниваются к материальным расходам (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

В настоящий момент нормы естественной убыли не утверждены. Поэтому в налоговом учете все недостачи, выявленные при инвентаризации, считаются убылью сверх норм и должны быть отнесены на виновных лиц. В бухучете же организация может самостоятельно утвердить такие нормы.

Если недостача или порча ТМЦ отнесена на виновных лиц, в бухгалтерском учете данные суммы отражаются по дебету субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и кредиту счета 94.

По общему правилу за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса). В ряде случаев работнику грозит материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба. Эти случаи перечислены в статье 243 ТК РФ. Однако общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником в любом случае сохраняется 50% заработка.

Пример 2

Организация занимается оптовой торговлей продуктами питания глубокой заморозки. В октябре 2003 года на складе была проведена инвентаризация товаров. В результате была выявлена недостача 100 упаковок креветок на общую сумму 5000 руб.

Полную материальную ответственность за выявленную недостачу несет кладовщик. Он добровольно согласился возместить ущерб из заработной платы. Его оклад — 5500 руб. Организация приняла решение ежемесячно удерживать из зарплаты кладовщика максимально возможную сумму — 1100 руб. (5500 руб. ? 20%) — вплоть до полного возмещения ущерба.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

в октябре 2003 года

дебет 94 кредит 41
— 5000 руб. — отражена недостача товара;

дебет 94 кредит 68
— 500 руб. — восстановлен ндс, относящийся к стоимости недостающего товара (для морепродуктов ставка налога равна 10%);

дебет 73-2 кредит 94
— 5500 руб. — списана недостача на виновное лицо;

ежемесячно в течение пяти месяцев, начиная с октября 2003 года

дебет 70 кредит 73-2
— 1100 руб. — удержана часть суммы недостачи из заработной платы.

Если виновные лица не установлены или если суд отказал во взыскании с них убытков, в бухучете суммы недостач списываются в дебет субсчета 91-2 «Прочие расходы». В налоговом учете эти суммы признаются как внереализационные расходы на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Отметим, что в этом случае потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц либо отказ во взыскании с них ущерба. Это могут быть решения следственных или судебных органов.

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, кладовщик не признал свою вину. Предприятие подало иск в суд. В январе 2004 года получено решение суда: во взыскании ущерба с кладовщика отказано за отсутствием вины, виновник недостачи не установлен.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

в октябре 2003 года

дебет 94 кредит 41
— 5000 руб. — отражена недостача товара;

дебет 94 кредит 68
— 500 руб. — восстановлен ндс, относящийся к стоимости недостающего товара;

дебет 73-2 кредит 94
— 5500 руб. — списана недостача на виновное лицо;

в январе 2004 года

дебет 73-2 кредит 94
— 5500 руб. — сторнирована недостача, ошибочно отнесенная на виновное лицо;

дебет 91-2 кредит 94
— 5500 руб. — недостача списана на финансовые результаты.

Для целей налогообложения в регистр внереализационных расходов в январе 2004 года включается сумма 5000 руб. Величина восстановленного НДС в качестве расхода не принимается. Так как это не предусмотрено ни пунктом 2 статьи 170, ни статьей 265 Налогового кодекса.

Излишки ТМЦ приходуются по рыночным ценам. Одновременно их стоимость относится на финансовые результаты. Это установлено пунктом 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ).

В налоговом учете излишки принимаются в качестве внереализационных доходов по рыночным ценам (п. 20 ст. 250 НК РФ).

В ходе инвентаризации может выясниться, что часть ТМЦ была испорчена либо потеряла свои первоначальные качества. В случае порчи и невозможности дальнейшего использования ТМЦ списываются по правилам, рассмотренным в предыдущих примерах (в зависимости от источника покрытия убытков).

Что же касается ТМЦ, потерявших свои первоначальные качества, но которые могут быть использованы в производственной деятельности, то схема их учета несколько иная. Пунктом 20 Методических указаний по учету МПЗ в бухгалтерском учете предусмотрено создание резерва под ценности, которые частично потеряли свое первоначальное качество. Они отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобретения), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты. Для этого Планом счетов предусмотрен специальный счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Резерв начисляется в декабре отчетного года, а в дальнейшем восстанавливается по мере отпуска относящихся к нему запасов.

В налоговом же учете оснований для признания этих сумм в качестве расходов нет.

Пример 4

В ходе проведения инвентаризации в январе 2004 года на складе организации было выявлено пять офисных кресел, предназначенных для продажи, которые вследствие неправильного хранения потеряли часть своих потребительских качеств (испорчены механизмы регулировки спинок). Кресла приобретались по цене 5000 руб. за штуку (без НДС). Руководство организации приняло решение уценить данный товар и реализовать его по цене 3000 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

в декабре 2003 года

дебет 91-2 кредит 14
— 10 000 руб. — отражена разница между стоимостью товара, отраженной в балансе, и стоимостью возможной реализации;

по мере реализации кресел

дебет 14 кредит 91-1
— 2000 руб. — восстановлена часть суммы начисленного резерва.

В бухгалтерском балансе за 2003 год стоимость этих активов отражается за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

При формировании налоговой базы по налогу на прибыль суммы резерва не учитываются.

Несколько слов об ошибках, связанных с неправильной классификацией или оценкой ТМЦ при принятии их на учет, а также с неправильным списанием. В бухгалтерском и налоговом учете эти ошибки исправляются в соответствии с принципами, сформулированными в начале статьи. То есть в бухучете ошибки исправляют в периоде, указанном в таблице, а в налоговом — в периоде совершения.

Ошибки, выявленные в результате инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Инвентаризация основных средств и нематериальных активов производится в соответствии с порядком, утвержденным пунктами 3.1-3.8 Методических указаний по инвентаризации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, что должно быть закреплено в учетной политике организации.

При проведении инвентаризации в первую очередь проверяется наличие самих активов и соответствующих первичных документов по их оприходованию и учету. Кроме того, проверяется правильность отражения в учете фактов поступления и использования основных средств и нематериальных активов.

Пример 5

В ноябре 2003 года на производственном предприятии в ходе проведения инвентаризации выяснилось следующее. Приобретенный в июне 2002 года компьютер стоимостью 28 500 руб. (в том числе НДС — 4750 руб.) не был оприходован, но использовался с момента покупки.

Использование компьютера в деятельности, связанной с получением доходов, фактически означает его ввод в эксплуатацию. Поэтому по результатам инвентаризации необходимо дооприходовать компьютер и доначислить амортизацию за весь срок использования.

Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете организация выбрала срок полезного использования 37 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации — 2,7% (1 ? 37 мес. ? 100%). Ежемесячные амортизационные начисления — 641,25 руб. .

В бухгалтерском учете в ноябре необходимо сделать следующие проводки:

дебет 08 кредит 60
— 23 750 руб. (28 500 руб. — 4750 руб.) — компьютер принят к учету в составе вложений во внеоборотные активы;

дебет 19-1 кредит 60
— 4750 руб. — отражена сумма ндс;

дебет 01 кредит 08
— 23 750 руб. — компьютер введен в эксплуатацию;

дебет 68 кредит 19-1
— 4750 руб. — принят к вычету ндс;

дебет 26 кредит 02
— 3847,5 руб. (641,25 руб. ? 6 мес.) — начислена амортизация по компьютеру за период с июля (с момента, когда ее нужно было начать начислять) по декабрь 2002 года;

дебет 26 кредит 02
— 6412,5 руб. (641,25 руб. ? 10 мес.) — начислена амортизация по компьютеру за период с января по октябрь 2003 года.

В налоговом учете первоначальную стоимость компьютера, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 23 750 руб. Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации за 2002 год, необходимо увеличить на 3847,5 руб., а за 2003 год — на 6412,5 руб.

Следует также сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за все прошедшие отчетные и налоговые периоды: за 1-е полугодие, 9 месяцев и весь 2002 год, а также I квартал, 1-е полугодие и 9 месяцев 2003 года.

НДС можно принять к вычету в ноябре месяце. Напомним, что НДС по основным средствам, не требующим монтажа, принимается к вычету в полном объеме после принятия на учет (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Если в результате всех перерасчетов возникла переплата по налогам, к уточненным декларациям необходимо приложить заявление о возврате или зачете излишне уплаченных сумм.

Кроме того, в ходе инвентаризации необходимо проверить правильность формирования первоначальной стоимости основных средств и нематериальных активов. И если она сформирована неправильно — изменить ее и пересчитать амортизацию.

Пример 6

В июле 2003 года производственное предприятие приобрело токарный станок. Силами поставщика был осуществлен его монтаж и пуско-наладочные работы. Стоимость работ составила 31 500 руб. (в том числе НДС — 5250 руб.).

В августе 2003 года был подписан акт приема-передачи работ, они были оплачены, а «входной» НДС принят к вычету. В том же месяце станок был введен в эксплуатацию. Для начисления амортизации в бухгалтерском и налоговом учете организация выбрала срок его полезного использования 85 месяцев. Амортизация начисляется линейным методом. Норма амортизации — 1,18% (1 ? 85 мес. ? 100%).

В декабре 2003 года в ходе проведения инвентаризации выяснилось, что в результате ошибки стоимость пуско-наладочных работ отнесена в состав общехозяйственных расходов — в бухгалтерском учете и в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, — в налоговом. Тогда как по правилам, действующим как в налоговом, так и в бухгалтерском учете, стоимость таких работ нужно было включить в первоначальную стоимость основного средства.

По результатам инвентаризации необходимо внести следующие исправления:

• учесть в первоначальной стоимости станка стоимость пуско-наладочных работ — 26 250 руб. (31 500 руб. — 5250 руб.);
• доначислить амортизацию — 309,75 руб. (26 250 руб. ? 1,18%) ежемесячно начиная с сентября;
• исправить данные налогового учета прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.

Кроме того, необходимо исправить ошибку, связанную с вычетом «входного» НДС по пуско-наладочным работам. Напомним, что НДС по основным средствам, требующим монтажа, принимается к вычету в месяце, в котором начала начисляться амортизация (п. 5 ст. 172 НК РФ). В нашем случае это сентябрь, тогда как вычет был произведен в августе.

В бухгалтерском учете в декабре необходимо сделать следующие проводки:

дебет 26 кредит 60
— 26 250 руб. — сторнирована стоимость пуско-наладочных работ, ошибочно учтенная в составе общехозяйственных расходов;

дебет 19-3 кредит 60
— 5250 руб. — сторнирован «входной» ндс;

дебет 68 кредит 19-3
— 5250 руб. — сторнировано принятие ндс к вычету;

дебет 08 кредит 60
— 26 250 руб. — стоимость пуско-наладочных работ учтена в составе внеоборотных активов;

дебет 19-1 кредит 60
— 5250 руб. — отражена сумма ндс;

дебет 01 кредит 08
— 26 250 руб. — стоимость пуско-наладочных работ включена в первоначальную стоимость станка;

дебет 68 кредит 19-1
— 5250 руб. — принят к вычету ндс;

дебет 26 кредит 02
— 1858,5 руб. (309,75 руб. ? 3 мес.) — доначислена амортизация за сентябрь — ноябрь 2003 года.

В налоговом учете первоначальную стоимость станка, отраженную в регистре формирования стоимости основного средства, нужно увеличить на 26 250 руб. А сумму, отраженную в регистре прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, — уменьшить на ту же величину. Сумму амортизации, отраженную в регистре начисленной амортизации, необходимо увеличить на 1858,5 руб.

Кроме того, следует сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль и расчет по налогу на имущество за 9 месяцев 2003 года, а также уточненные декларации по НДС за август и сентябрь. Если в результате всех перерасчетов возникла недоимка по налогам, ее необходимо погасить вместе с соответствующей суммой пеней.

Как проводится инвентаризация?

Инвентаризация — способ установления истинного положения дел или возможность установить соответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим положением дел. Обычно инвентаризацию связывают с пересчетом и перемериванием предметов. Но не все так просто, как кажется. О том, как грамотно подойти к процессу инвентаризации рассказывает Я.В. Соколов, д.э.н., профессор, член Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России.

Комиссия

Главное в инвентаризации — необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Поэтому возникает вопрос: кто может проводить инвентаризацию? Ответ таков: прежде всего собственник, и столько раз, сколько сочтет нужным. Однако в договоре о материальной ответственности, который он заключает с управляющим (нанятым администратором, кладовщиком, кассиром и т. п.), частота инвентаризаций может быть оговорена. Это только означает, что собственник добровольно ограничивает свои права.

Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может — что, как правило, и делает — назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право. При этом известны два варианта отношения материально ответственных лиц к составу инвентаризационных комиссий. Лет тридцать назад их включали в состав этих комиссий, мотивируя такое решение тем, что преследуется совместная с администрацией цель установления истинного положения дел, что особенно важно в условиях инвентаризации незавершенного производства. Такой подход еще более важен на предприятиях розничной торговли, ведущих суммовой (стоимостной) учет товаров по покупным ценам. У них счет 41 «Товары» оказывается смешанным: по дебету ценности отражаются в покупных ценах, а по кредиту счета 90 «Продажи» — в розничных (продажных). И только сведения об остатках товаров по покупным ценам позволяет установить финансовый результат.

Однако в настоящее время, если речь не идет о приведенных случаях, в состав комиссий обычно перестали включать материально ответственных лиц, ибо исходили из того, что комиссия должна установить выполнение подотчетным лицом договора о материальной ответственности. В настоящее время, как показывает практика, специальный письменный договор чаще не составляется, но он, так или иначе, подразумевается. Точно так же, когда человек совершает покупку и платит деньги продавцу, речь идет о выполнении договора купли-продажи.

От фактов к учету или от учета к фактам

При самом проведении инвентаризации возможны два варианта: просто констатируется наличие ценностей, а потом выявленные (снятые) остатки сверяются с учетными данными; данные аналитических счетов (учетные остатки) подтверждаются фактическим наличием.

В первом случае процесс инвентаризации идет от факта к учетным данным, во втором — от учетных данных к фактическим. Формально второй путь может быть оправдан тем, что если собственник числит за материально ответственным лицом каких-то ценностей на Х руб., то и работник отчитаться должен на эту же величину. Однако в жизни правилен только первый подход, ибо у материально ответственного лица может быть излишек каких-либо ценностей, и в этом случае он не будет оприходован, а, следовательно, возникнет сокрытие ценностей, которые по праву не могут принадлежать материально ответственному лицу.

Самый простой вариант проведения инвентаризации — это так называемый нулевой вариант. Он удобен при достаточно быстрой оборачиваемости ценностей в условиях их партионного учета. Тут все просто: отпустили последнюю единицу ценностей, фактический остаток оказывается равен нулю, а в учете, например, числятся еще две единицы. Так констатируется недостача.

Опись

Инвентаризационная опись состоит из отдельных листов, граф, итоги которых подсчитываются по каждой странице с тем, чтобы потом нельзя было что-то изменить. Все члены комиссии, включая материально ответственное лицо, подписываются под каждым листом. Но на практике достаточно часто последний лист не подписывается до выяснения окончательного результата. Это связано с тем, что в случае нормальной работы проверяемого лица всегда должна быть недостача. (Излишек хуже недостачи, так как свидетельствует о том, что при отпуске получателя ценностей обсчитали, обвесили и т. п.). Это связано, прежде всего, с так называемой естественной убылью, которая включает и нормируемые потери. Так вот материально ответственные лица иногда пытаются спрятать от комиссии часть ценностей, но если выявленная недостача окажется больше возможной естественной убыли, то члены комиссии могут услышать радостно извиняющийся крик:

— Ой, я забыл предъявить ящик масла.

И предъявляет из укромного места этот ящик. Комиссия должна отразить этот ящик как излишек ценностей и не принимать его в покрытие от недостачи. (Хотя собственник имеет право зачесть его как пересортицу.) Пересортица может быть выявлена только при количественно-суммовом (натурально-стоимостном) учете, когда одни ценности оказываются в излишке, а других может не хватать.

Если в инвентаризируемом предприятии ведется учет по данной схеме, то в бухгалтерии составляется сличительная ведомость, в которой и устанавливается излишек или недостача не по общему итогу ценностей, а по каждому их наименованию.

Итоги

Если материально ответственное лицо соглашается с выявленными результатами и признает их, то в случае торговли новый товарный отчет включает уже и новый входящий остаток. Но если материально ответственное лицо не признает недостачи, то оно должно написать объяснение с изложением своих аргументов. В этом случае входящий остаток следует указать в прежней величине, а далее начинается сначала внутреннее разбирательство, в результате которого собственник может списать недостачу за счет предприятия (т.е. принять ее на свой счет). Если же этого не произойдет, то дело будет передано в суд. При всех обстоятельствах выявленная сумма недостачи будет списана со счета 41 «Товары». В первом случае — на результаты, во втором — на дебиторов по претензии. Суд своим решением или обяжет материально ответственное лицо возместить недостачу или откажет в иске.

Презумпция

И тут надо сделать очень важное замечание о презумпции невиновности. Строго говоря, если инвентаризационная комиссия выявила недостачу, материально ответственное лицо может потребовать, чтобы администрация и доказывала его, например, кладовщика, кассира вину и может отказаться писать объяснения, тем самым осложняя работу администрации по оформлению дел для последующего судебного разбирательства. Понимая это, составители договоров о материальной ответственности вольно или невольно закладывают в него презумпцию виновности. Это означает, что в случае констатации недостачи и тем более излишка ценностей материально ответственное лицо, а не администрация, должно доказывать свою невиновность.

Эффективность

Обычно считается, что самая эффективная инвентаризация проводится при смене материально ответственных лиц. Это правда, ибо в этом случае сдающий дела сам все просчитает и, в случае недостачи, покроет ее. Отсюда следует, что чем чаще происходит смена материально ответственных лиц, тем крепче сохранность ценностей, конечно, если с этих лиц есть что получить, а у них будет возможность, желание и необходимость выявленную недостачу погасить.

Внезапность

Обычно предполагается, что инвентаризацию хорошо проводить внезапно.

Во многих случаях это правильно. Например, администрация фирмы узнает, что некий директор магазина торгует своими товарами в ущерб собственникам. Тут нужна внезапность. Но возможны и другие случаи. Один из эпизодов своей жизни рассказывал замечательный юрист А.Ф. Кони. Ему сообщили, что в кассе одного из служебных учреждений губернского города образовалась огромная недостача. (Любопытно, что большие суммы наличных денег тогда находились не в банке, а в кассе, что по современным представлениям уже большое нарушение.) Кони выехал с ревизией. По дороге к нему подсел некий господин, представился и сообщил, что казначей ревизуемого учреждения набрал денег в долг и уже к ревизии готов. Собеседник утверждал, что только внезапность позволит разоблачить негодяя. Кони спокойно выслушал собеседника и попросил никому не говорить об этом. Приехав в город, Кони в присутствии казначея пересчитал деньги в сундуке, составил акт, в котором подтверждалось полное наличие денежных средств. Все были довольны. Потом Кони пожал руку проверяемому, опечатал сундук с деньгами и распорядился отправить его в столицу, в центральное казначейство. Человек, который минуту назад ликовал, покрылся потом и упал без сознания. Это не помогло. Так что иногда объявленный открытый срок лучше внезапности.

Перманентность

В хороших предприятиях, где ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения. Скажем, уполномоченный сотрудник каждый день берет три карточки аналитического учета товаров (материалов), идет на склад и сверяет учетное количество с фактическим наличием. Также перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Аудит и инвентаризация

Аудитор должен составить мнение о правдивости бухгалтерской отчетности. Без инвентаризации это невозможно. Однако на практике сплошь и рядом обходятся без инвентаризации, а, следовательно, в таких случаях грош цена и всему мнению аудитора. Вместе с тем сам аудитор в инвентаризации как член инвентаризационной комиссии принимать участие не должен, а вот наблюдать, как инвентаризация проводится — обязан. Такой подход делает аудитора независимым экспертом, способным оценить саму технику и добросовестность проведения работниками проверяемой фирмы инвентаризации. Как, например, проводится неизбежная в таких случаях выборка ценностей. Некоторые контролеры, например, предъявленный им коньяк проверяли на вкус (органолептический анализ) и при этом хотели пробовать из каждой бутылки.

Аудитор должен оценить качество проведенной инвентаризации, и только это позволит ему оценить достоверность самой отчетности. При этом аудитор должен быть беспристрастным и искать только то, что велит ему его совесть. Это часто обижает клиентов. Они думают, что платить аудитору не самое лучшее дело, но если аудитор пишет что-то плохое с точки зрения плательщика, то это ему (клиенту) кажется чудовищно безнравственным. Но нравственность в том и есть, чтобы не обязываться там, где обязываться не надо.

Внимание

Внимание — очень важное слово. Оно особенно важно для тех, кто ведет учет. И хотя со мной, очевидно, все будут согласны, мне хочется привести один печальный случай.

Война. Большие строгости. При инвентаризации на складе была выявлена недостача двух буханок хлеба. Кладовщик написал объяснение, из которого следовало, что он эти буханки не брал, что он человек честный, а его сын — герой Советского Союза. Объяснение признали неубедительным и человека расстреляли. А потом оказалось, что все дело в бухгалтерской ошибке: умножая в одной из накладных на поступающий хлеб цену на количество, бухгалтер ошибся и записал существенно большую стоимость, равную двум буханкам. Но в природе их не было, а в учете сальдо счета «Товары» (тогда это был счет 009, а не 41) оказалось завышенным, и при проверке образовалась псевдонедостача, за что безвинно пострадал кладовщик.

Отсюда видно, как методы учета переплетаются с основами жизни, и каждый бухгалтер должен понимать, что инвентаризация — это не только выявление ценностей предприятия, но и проверка своих духовных ценностей, которую время от времени должен проводить каждый человек.

И, прочитав эту статью, не спешите на рабочее место пересчитывать и перемеривать чужое богатство, а сначала перепроверьте свои духовные ценности. Хорошо было бы выявить в этом случае излишки.И чем их больше, тем будет всем лучше. Но не приписывайте то, чего нет.

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
 

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Справочная информация: «Формы первичных учетных документов» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс) Инвентаризационная опись основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-1) (ОКУД 0317001) Инвентаризационная опись нематериальных активов (Унифицированная форма N ИНВ-1а) (ОКУД 0317002) Инвентаризационный ярлык (Унифицированная форма N ИНВ-2) (ОКУД 0317003) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-3) (ОКУД 0317004) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Унифицированная форма N ИНВ-4) (ОКУД 0317005) Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Унифицированная форма N ИНВ-5) (ОКУД 0317006) Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (Унифицированная форма N ИНВ-6) (ОКУД 0317007) Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-8) (ОКУД 0317008) Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Унифицированная форма N ИНВ-8а) (ОКУД 0317009) Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-9) (ОКУД 0317010) Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-10) (ОКУД 0317011) Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Унифицированная форма N ИНВ-11) (ОКУД 0317012) Акт инвентаризации наличных денежных средств (Унифицированная форма N ИНВ-15) (ОКУД 0317013) Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16) (ОКУД 0317014) Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма N ИНВ-17) (ОКУД 0317015) Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17) Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-18) (ОКУД 0317016) Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-19) (ОКУД 0317017) Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-22) (ОКУД 0317018) Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-23) (ОКУД 0317019) Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-24) (ОКУД 0317020) Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Унифицированная форма N ИНВ-25) (ОКУД 0317021) Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Унифицированная форма N ИНВ-26) (ОКУД 0317022) —————————————-

• Инвентаризационная опись основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-1) (ОКУД 0317001)
• Инвентаризационная опись нематериальных активов (Унифицированная форма N ИНВ-1а) (ОКУД 0317002)
• Инвентаризационный ярлык (Унифицированная форма N ИНВ-2) (ОКУД 0317003)
• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-3) (ОКУД 0317004)
• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Унифицированная форма N ИНВ-4) (ОКУД 0317005)
• Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Унифицированная форма N ИНВ-5) (ОКУД 0317006)
• Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (Унифицированная форма N ИНВ-6) (ОКУД 0317007)
• Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-8) (ОКУД 0317008)
• Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (Унифицированная форма N ИНВ-8а) (ОКУД 0317009)
• Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Унифицированная форма N ИНВ-9) (ОКУД 0317010)
• Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-10) (ОКУД 0317011)
• Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Унифицированная форма N ИНВ-11) (ОКУД 0317012)
• Акт инвентаризации наличных денежных средств (Унифицированная форма N ИНВ-15) (ОКУД 0317013)
• Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16) (ОКУД 0317014)
• Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Унифицированная форма N ИНВ-17) (ОКУД 0317015)
• Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17) (ОКУД 0317015)
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (Унифицированная форма N ИНВ-18) (ОКУД 0317016)
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-19) (ОКУД 0317017)
• Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-22) (ОКУД 0317018)
• Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (Унифицированная форма N ИНВ-23) (ОКУД 0317019)
• Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Унифицированная форма N ИНВ-24) (ОКУД 0317020)
• Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (Унифицированная форма N ИНВ-25) (ОКУД 0317021)
• Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Унифицированная форма N ИНВ-26) (ОКУД 0317022)

Открыть полный текст документа