Как хранить кассовые чеки?

Как производится хранение чеков ККМ?

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Итоги

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте .

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

• сохранности документов;
• недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
• невозможности внесения исправлений;
• полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 277 раздела 4.1 приказа Росархива России от 20.12.2019 № 236 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете .

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Какие чеки и квитанции нужно сохранять? И как долго?

2019.04.01

На всякий гарантийный

Carli Jeen / unsplash.com

Покупка любого товара или услуги должна оставлять свой финансовый след — в виде чека или квитанции. Вместе с этими документами вы получаете свидетельство, что оплатили покупку, а заодно гарантии, предоставляемые по закону о защите прав потребителей. Но имеет ли смысл хранить все эти чеки и квитанции? И если да, то как долго? И как быть, если напечатанный на кассовой ленте чек физически сохраняется меньше юридического срока его действия? Обращаемся за советами к специалистам.

Берите и берегите

Вопрос вопросов — брать ли чеки, которые продавцы отбивают и со словами «Спасибо. Приходите еще» выдают вам при каждой покупке? В среднем каждый слышит эти слова по несколько раз в день, но далеко не каждый чек оказывается в нашем кармане. А если такое и случилось, то почти наверняка случайно найденному там финансовому документу уготовано отправиться в урну.

И напрасно, уверен Игорь Файнман, специалист по личным финансам и инвестициями. Игорь — убежденный сторонник того, что почти все, что отбивают нам через кассовые аппараты и терминалы оплаты, следует хранить, притом как можно дольше. Его персональная бухгалтерия — уже не абстрактная фигура речи после того, как еще 10 лет назад основатель челябинской «Академии финансов и биржи» приобрел несгораемый шкаф. Туда его владелец все это время помещает скрупулезно разложенные по папкам чеки, квитанции, договоры…

Все это может потребоваться на случай, если ваши отношения с контрагентом не ограничились совершением конкретной сделки, поясняет эксперт. Контрагентом выступает магазин, где пару недель назад вы брали себе новые джинсы, или ресторан, где были на деловом обеде. Если джинсы не подойдут, чек поможет обменять их на подходящий товар. А если после посещения ресторана вы почувствовали себя плохо, фискальный документ послужит доказательством, которое вы сможете приложить к судебному иску.

Иван Лемзяков, председатель Уральской палаты защиты потребителей, напоминает, что российский закон о защите прав потребителей все же не обязывает нас хранить чеки и квитанции. По закону (пункт 5 статьи 18) вами могут быть предъявлены и другие доказательства совершения и оплаты покупки, в том числе свидетельские показания (пункт 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.06.2012 N 17 «О рассмотрении судами гражданских дел по спорам о защите прав потребителей»). Есть наработанная судебная практика, где потребители факт покупки товара доказывают не только свидетельскими показаниями, но и, например, фото- и видеозаписями, которые были сделаны при покупке товара, подтверждает Геннадий Локтев из «Европейской юридической службы».

С этой точки зрения, очевидным становится простое решение: фотографировать чеки на смартфон или делать их скан-копии, сохраняя потом на своих устройствах или в облачном хранилище. Если возникнет необходимость, к продавцу можно будет обратиться с досудебной претензией (требованием) в письменной форме и, приложив это фото, дать ему понять, что закон на вашей стороне.

Но, замечает Иван Лемзяков, оригинал документа — все же лучший аргумент. А раз так, то привычка хранить чеки — по крайней мере, до истечения гарантийного срока или срока службы товара — может оказаться весьма полезной. И несгораемый шкаф с подобным содержимым уже не выглядит какой-то крайностью.

Хранить чеки потребитель по закону не обязан. Но их наличие ускорит решение неприятных вопросов, которые могут возникнуть с оплаченным товаромViktor Pogontsev / Russian Look

Наличие задокументированного подтверждения совершения покупки упрощает взаимодействие покупателя с продавцом, согласна Елена Леонова, управляющий директор торговой сети «Ситилинк» по Свердловской и Тюменской областям. Да, закон на стороне потребителя: при возврате денег по причине наличия в товаре существенного недостатка клиент пишет заявление об утере кассового чека и продавец обязан без разговоров вернуть деньги. К тому же сегодня многие магазины и торговые сети не просто могут восстановить чек, но и определить, что товар был действительно приобретен у них, — по его серийному номеру. Зная эти нюансы, можно не заморачиваться хранением чеков. Но процесс идентификации покупки и решение вопросов, связанных с заменой товара или возвратом денежных средств, с чеком проходят быстрее.

«В этой связи я бы порекомендовала хранить чеки на товар как минимум в течение гарантийного срока», — резюмирует Елена Леонова.

Чем дороже, тем строже

Тамара Касьянова, управляющий партнер АО «2К», предоставляющего аудиторские и юридические услуги, определенно советует озаботиться хранением чеков и квитанций, которые смогут подтвердить ваши права как приобретателя дорогостоящих товаров и услуг. Директор юридической службы «Единый центр защиты» Константин Бобров уточняет, что такие документы следует хранить не только в течение гарантийного срока или срока годности товара, о котором покупатель ставится в известность до заключения договора купли-продажи.

В России доля покупок по картам впервые сравнялась с наличным расчетом

Арифметика здесь совершенно простая: к гарантийному сроку прибавляете трехлетний срок исковой давности, в течение которого вы также вправе напрямую предъявлять претензии к продавцу по поводу обнаружения недостатка, повлиявшего на потребительские свойства товара. И получаете время, которое должен храниться чек. То есть если условная микроволновка на двухлетней гарантии, то с учетом срока исковой давности храните документы на нее пять лет с момента покупки. То же самое с оказанными вам услугами (выполненными для вас работами). При этом имейте в виду, что если вы не заявили о претензиях в течение гарантийного срока, на вас ляжет бремя доказательства, что недостатки дали о себе знать в период его действия. А по завершении срока исковой давности ни один суд не встанет на вашу сторону.

Очевидно, чек об оплате уличной парковки тоже следует хранить — на тот случай, если вас вдруг решат оштрафовать за неоплату. Срок исковой давности по таким делам — три годаЯромир Романов / Znak.com

Иван Коллегов, руководитель департамента фискальных решений компании «АТОЛ», производящей кассовую технику и программное обеспечение к ней, в случае с дорогими приобретениями предлагает не ограничиваться чеками и гарантийными талонами. Еще недавно продавцы бытовой техники настоятельно рекомендовали беречь упаковку — на тот самый гарантийный случай. Не всем потребителям по вполне понятным причинам это нравилось. И как итог — такие рекомендации в магазинах вскоре звучать перестали. Но объективности ради, сохраненная упаковка — это еще один аргумент на вашей чаше весов.

Хорошая новость в том, что есть компромиссный вариант: необязательно хранить коробку целиком — достаточно вырезать ту ее часть, на которую нанесен штрих-код, считанный при покупке.

Игорь Файнман из «Академии финансов и биржи» советует как можно дольше хранить еще несколько разновидностей финансовых документов. Например, полезно сохранять документы, которые в случае необходимости засвидетельствуют, что вы в расчете с банком, у которого брали кредит. Желательно, чтобы это была не просто стопка чеков из банкомата, через который вы делали ежемесячные платежи, а справка из кредитной организации о том, что долг погашен и у банка к вам нет никаких претензий. Такую по первому требованию должны выдавать в банке. С учетом срока исковой давности этот документ разумно хранить не меньше трех лет.

На Ямале ритуальная фирма выдает чеки с надписью «Приходите снова»

Хорошо сохранять квитанции о ремонте и обслуживании автомобиля. Надумаете продавать — покупателю будет легче понять историю того, что он берет, а вам — убедить его, что машину обслуживали как надо. До пяти лет сохраняйте квитанции об оплате коммунальных услуг. Даже если вы давно пользуетесь онлайн-банком, системами электронных платежей, порталом Госуслуг и прочими прелестями цифровой экономики, в которой все ваши финансовые действия априори оставляют свой след, юристы по-прежнему настроены консервативно. И предупреждают: таких ретроградов, которые верят разве что бумажке с печатью банка, все еще полно и в жэках, и в судах…

Россияне все активнее пользуются сервисами электронных платежей, находя в этом преимущества и с точки зрения защиты прав потребителейНаталья Ханина / Znak.com

Больше цифры

Тем не менее прогресс не остановить. Пусть медленно, но верно мы переходим на электронный документооборот, а значит, уже сейчас можно попробовать обзавестись виртуальным сейфом для финансовых документов, которые стоит хранить как можно дольше. В самом деле, чеков и квитанций в нашей жизни становится все больше. И разобраться с их систематизацией и хранением обывателю, не имеющему специальной подготовки, все сложнее. Тем более что у чеков есть отвратительное свойство — недолговечность, а закон никак с этим не борется. Срок жизни термохимического слоя, то есть тех самых «чернил», нанесенных на бумажный чек, законодательно не установлен.

Но, как напоминает Иван Коллегов из компании «АТОЛ», с 2017 года любой потребитель вправе запросить на кассе дополнительный экземпляр чека — электронный (пункт 2 статьи 1.2. 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Для этого достаточно сообщить продавцу свой мобильный телефон или адрес электронной почты — и после оплаты документ поступит к вам в виде sms или электронного письма.

Антон Румянцев, директор оператора фискальных данных OFD.ru уточняет: магазин не вправе отказать в ответ на такую просьбу, иначе его ждет штраф. Но есть единственное условие — сообщить свои данные для получения электронного чека покупатель должен строго до момента расчета.

«С электронными чеками вести домашнюю бухгалтерию гораздо проще. Их можно скачивать и сохранять в отдельном файле. Электронный чек не выгорает, не рвется и не намокает, его гораздо сложнее потерять. Если потребуется вернуть или заменить товар — электронный чек или его распечатку примут без вопросов, так же, как и бумажный», — говорит о преимуществах альтернативы Антон Румянцев. И дает еще один простой совет: покупая технически сложный или просто дорогой товар, предусмотрите получение электронного чека.

Резюме

Итак, резюмируя рекомендации специалистов:

— по возможности храните чеки или их фотокопии. Их наличие помогает отстоять ваши права потребителя;
— храните оригиналы чеков на дорогие покупки и другие важные финансовые документы. Эксперты советуют учитывать гарантийный срок и прибавлять к нему срок исковой давности — три года;
— переходите на электронные чеки, тем более что магазины вам должны их предоставлять по первому требованию. Так не придется переживать о сохранности документов, напечатанных на чековой ленте.

Хочешь, чтобы в стране были независимые СМИ? Поддержи Znak.com

Поделись Автор

Читайте, где удобно

Какой срок хранения чеков в магазине и есть ли смысл привлекать юриста по факту продажи не нового аппарата?

Здравствуйте Евгения!

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ.

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Для того чтобы получить дубликат чека, нужно вспомнить в какой день совершалась покупка, в какое время и сколько покупалось вещей. Если Вы все помните и с уверенностью можете все воспроизвести, то можно попытаться найти этот чек в программе контрольно-кассового аппарата или автоматизированной службы. Обычно все магазины работают в программе 1 С «Торговля и склад». Она и поможет сделать дубликат.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году?

Автор статьи Наталья Зорина Банковский работник. Знание финансовой тематики. Высшее образование. Написано статей 27

upd. Статья обновлена: 18.01.2020

Сегодня практически любая торговая точка оборудования pos –терминалом для приема безналичных платежей от покупателей. Установкой терминалов занимается банк, с которым у предпринимателя заключен договор на РКО – этот сервис входит в пакет услуг эквайринга. При оплате покупки картой терминал печатает два чека. Один предназначается для покупателя, другой остается у продавца.

В связи с этим, у многих предпринимателей возникает вопрос — нужно ли хранить чеки по эквайрингу в 2019-2020 году, и если да, то как долго это следует делать. Попробуем разобраться в данной проблеме.

Рейтинг лучших банков с РКО расположен на главной странице.

Изначально работа с фискальными чеками регулировалась ФЗ №54, который был принят в далеком 2003 году. В то время о такой процедуре, как эквайринг, еще не было и речи – банковские карты только начинали входить в повседневную жизнь граждан. Естественно, что о хранении фискальных чеков в законе не было ни слова.

В 2020 году ситуация выглядит иначе. Сейчас все кассовые расчеты регулируются ФЗ №290, вышедшим в июле 2016 года. Согласно этому нормативному документу, фискальные чеки должны в обязательном порядке сопровождать такие операции, как:

• продажа товаров и услуг;
• проведение электронных платежей (например, пополнение баланса мобильного телефона);
• выплата выигрышей;
• приобретение платного контента и т.д.

В числе прочего, закон обязывает предпринимателя, выдавшего чек, сохранять свою копию в течение некоторого времени. Разберемся, для каких целей предусмотрена данная процедура.

Зачем это делать?

Самый простой ответ на вопрос «Для чего нужно сохранять чеки по эквайрингу», звучит так – потому что этого требует закон. Но требования это вовсе не безосновательно. Фискальные документы могут потребоваться в таких ситуациях как:

• необходимость восстановления отчетности по форме Z;
• принятие возврата товара от покупателя;
• урегулирование спорных моментов между продавцом и покупателем;
• необходимость подтвердить статус платежа;
• ведение бухгалтерского учета компании.

Если предприниматель не сможет предоставить в налоговую полную отчетность, ему придется выплатить штраф. Кроме того, чеки может затребовать банк, с которым у владельца торговой точки заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание. В этом случае, на предоставление документов предпринимателю отводится три рабочих дня. Если чеки не будут предъявлены, это будет рассматриваться банком как нарушение договора об РКО. Это может быть чревато штрафами, или вовсе расторжением сотрудничества.

Это может быть интересно: Расчетный счет для ИП: где выгодней в 2020?

Как хранить чеки?

Где и как именно должны храниться фискальные документы, закон не оговаривает. Но логично предположить, что они, как минимум, должны быть упорядочены по дате выдачи.

Также следует помнить, что кассовая бумага, на которой производится печать чека, обладает большой чувствительностью к свету. Если ее некоторое время держать на свету, изображение на ней пропадает. Поэтому хранить чеки стоит в светонепроницаемых конвертах, в месте, недоступном солнечным лучам.

Совет! Разумнее всего сделать дополнительно ксерокопии фискальных документов, чтобы даже при повреждении оригинала у предпринимателя сохранилось доказательство проведения транзакции.

Сколько хранить по времени?

Фискальные документы относятся к разряду первичной документации. Работу с ней регулирует Постановление правительства РФ №470, согласно которому первичка должна храниться в архивах любой организации не менее 5 лет.

Однако в любом из договоров на расчетно-кассовое обслуживание и предоставление услуг эквайринга, указываются иные сроки. Согласно этому документу, хранение чеков должно продолжаться как минимум три года, после чего они могут быть утилизированы. Решить эту дилемму просто – у постановления правительства ранг явно выше, чем у договора предпринимателя с банком. Следовательно, лучше придерживаться сроков, указанных в нем, т.е., сохранять чеки в течение 5 лет.

Требование банка передать чеки

Как уже упоминалось выше, банк, обслуживающий торговую точку, может запросить у ее владельца чеки по безналичным платежам за определенную дату или некий временной период. Обычно это происходит, когда банку необходимо уточнить статус какого-либо платежа. Предоставление чеков должно быть произведено предпринимателем в течение 72 часов с момента получения запроса.

Важно! Чеки можно предоставить в оригинале. Но разумнее передать банку ксерокопии или скан-копии фискальных документов.

Итак, хранение чеков по безналичным платежам в 2020 году – это обязанность предпринимателя, закрепленная за ним законодательно. Кроме того, на хранении настаивают и банковские организации, предоставляющие бизнесмену услуги РКО (это прописано в их договоре). Документация должна храниться в течение 5 лет, и все это время пребывать в таком состоянии, чтобы из нее можно было без проблем получить информацию о проведенных платежах.

ТОП-3 банка на эквайринг

• Бесплатное открытие счета
• Бонусы: до 225 000 руб. на рекламу!

• Открытие счета: 0 рублей.
• Бонусы: до 125 000 рублей на рекламу!

• Открытие счета: бесплатно.
• Партнерские спец.предложения!

Предыдущая СтатьиРасчетный счет для ИП: где выгодней в 2020? Плохо 0 Средне 0 Полезно 1