Инвентаризация денежных средств

Унифицированная форма № ИНВ-15 — бланк и образец

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Итоги

Как часто и в соответствии с какими нормативными актами проводится инвентаризация наличных денежных средств?

Инвентаризация кассы проводитсяв соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Согласно п. 1.2 данных указаний денежные средства являются имуществом хозсубъекта.

Для инвентаризации наличных денежных средств Госкомстат разработал унифицированную форму ИНВ-15 и утвердил ее в своем постановлении от 18.08.1998 № 88. Данная форма необязательна к применению и может быть заменена аналогичным документом, разработанным компанией самостоятельно. Однако ИНВ-15 продолжает широко использоваться.

Как часто оформляется акт формы ИНВ-15? Ответ зависит от установленной частоты проводимого контроля. Для внутренних ревизий кассы периодичность проверок определяет руководство юрлица или ИП (п. 7 указания Центробанка РФ о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У). Проверки могут проводиться регулярно (по плану) или носить внезапный характер.

Не следует забывать и о законодательно установленных случаях, когда проведение инвентаризации кассы обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• перед составлением годовых отчетов;
• при смене кассиров;
• при выявлении хищения денег или недостачи/излишков в кассе.

Своевременная инвентаризация кассы — это возможность вовремя устранить кассовые нарушения, пресечь злоупотребления, а также избежать возможных штрафов. Если работать с наличными деньгами без учета требований нормативных документов, может последовать наказание по ст. 15.1 КоАП.

Подробнее о кассовой дисциплине и ответственности за ее нарушение — в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Порядок проведения инвентаризации наличных средств в кассе

Процедура проведения ревизии наличных средств в кассе состоит из следующих этапов:

1. Утверждение состава комиссии в приказе по унифицированной форме ИНВ-22 (или аналогичной ей, разработанной самостоятельно)
2. Получение расписки от кассира об отсутствии неоприходованной налички и неучтенных денежных документов. Кассир также передает комиссии последний кассовый отчет.
3. Пересчет денежных средств и документов, сравнение результата с бухучетом, сверка наличия и движения бланков строгого учета с информацией, отраженной в журнале их регистрации.
4. Оформление итогов инвентаризации в акте формы ИНВ-15.

Скачать бланк инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 можно на нашем сайте.

Скачать бланк формы ИНВ-15

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

• название организации;
• наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
• документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
• номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
• подпись кассира в расписке;
• фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
• учетные данные денежных активов;
• данные результатов ревизии;
• пояснение выявленных излишек/недостач;
• подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Скачать образец заполнения формы ИНВ-15

Подробнее о порядке, который следует соблюдать при ведении кассовых операций, читайте в этой статье.

Итоги

Периодическое проведение инвентаризации кассы в интересах любого юрлица и ИП, работающих с наличными деньгами. Это помогает вовремя выявить все недостачи, пресечь злоупотребления и дисциплинировать кассиров. Оформляются результаты инвентаризации с помощью акта формы ИНВ-15 или аналогичной ей.

Акт инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15.

Унифицированная форма № ИНВ-15 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88
Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) — применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Скачать образец бланка форма ИНВ-15 в формате Word и Excel :

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.
Скачать другие бланки на нашем сайте :

Доверенность на авто	Резюме	Справка 2-НДФЛ	Гостиничный бланк
Авансовый отчет АО-1	Накладная Торг-12	Товарный чек	Счет-фактура
Приходный кассовый ордер КО-1	Командировочное удостоверение	Расходный кассовый ордер КО-2	Расходно-приходная накладная

Не нашли то что хотели — используйте карту сайта

Годовая инвентаризация. 6. Инвентаризируем кассу

6.1. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы — важное и ответственное мероприятие. Ее проводят с целью контроля за сохранностью наличных средств на предприятии. Не зря же говорят: «Береги хлеб в углу, а деньги — в узлу».

Напомним: касса представляет собой помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения № 637).

Из приведенного определения следует, что если предприятие использует при расчетах с покупателями РРО, то инвентаризацию нужно проводить не только непосредственно в кассе, но и в местах осуществления наличных расчетов, т. е. в местах применения РРО и/или РК.

Для проведения инвентаризации кассы руководствуются нормами сразу трех нормативных документов — Инструкции № 69, Положения № 158 и Положения № 637.

Какие задачи ставит перед собой инвентаризация кассы? С учетом п. 7 Инструкции № 69 они выглядят так (см. рис. 6.1):

Рис. 6.1. Задачи инвентаризации кассы

Чтобы инвентаризация кассы состоялась, руководитель предприятия издает приказ о ее проведении. В нем он назначает инвентаризационную комиссию, оговаривает ее состав и устанавливает сроки проведения инвентаризации.

Впрочем, если инвентаризацию проводят перед составлением годовой финансовой отчетности, то отдельный приказ об инвентаризации кассы не издают. Ведь в таком случае все активы предприятия, в том числе денежные средства, ценные бумаги и другие денежные документы, будут инвентаризироваться комплексно на основании одного общего приказа о проведении инвентаризации.

Перед началом инвентаризации кассы у материально ответственного лица (т. е. лица, отвечающего за сохранность денежных средств) берут расписку (п. 4.10 Положения № 637). Как правило, роль материально ответственного лица отводят кассиру, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 1351 КЗоТ.

Указанная расписка входит в состав Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637

Ею материально ответственное лицо подтверждает, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, которые сданы в бухгалтерию, и все наличные, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Для чего это нужно? Чтобы после проведения инвентаризации избежать возможных заявлений кассира о наличии у него документов, не включенных в последний отчет.

И вот инвентаризация кассы стартовала. Она согласно п. 4.10 Положения № 637 включает в себя пересчет фактического наличия таких ценностей (см. рис. 6.2):

Рис. 6.2. Объекты инвентаризации кассы

Инвентаризацию лучше приурочить к началу или к концу рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня (п. 4.3 Положения № 637).

Но часто бывает, что инвентаризационная комиссия добирается до кассы в середине дня, а к этому моменту кассир может еще не успеть отразить в кассовой книге приходные и расходные документы, выписанные в день инвентаризации, и составить отчет кассира. Ведь для этого, исходя из п. 4.3 Положения № 637, у него есть время аж до конца дня. Так что переживать из-за несоставленного отчета кассиру, на наш взгляд, не стоит. Главное, чтобы на каждую операцию с наличностью у него был подтверждающий кассовый документ.

Напоминаем: проводить инвентаризацию кассы инвентаризационная комиссия должна в полном составе и в присутствии материально ответственного лица (п.п. 11.2 Инструкции № 69).

В ходе инвентаризации все наличные средства, хранящиеся в кассе, комиссия пересчитывает покупюрно

Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Если предприятие применяет РРО, имеющуюся на месте проведения расчета наличность сверяют с суммой, которая указана в дневном Х-отчете РРО (в РК и КУРО).

Важно! Никакие документы или расписки в остаток наличности не включают. Точно так же не принимают во внимание заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию. Это оговорено п. 37 Положения № 158.

Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами*, считается излишком. Если вдруг наличных средств в кассе меньше, чем по данным учета, налицо недостача (п. 4.10 Положения № 637).

* Кассовыми документами считаются документы, с помощью которых в соответствии с законодательством Украины оформляются кассовые операции (кассовые ордера, ведомости на выплату денег и т. п.), отчеты об использовании средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета (п. 1.2 Положения № 637).

При выявлении в ходе инвентаризации излишка или недостачи наличности выясняют обстоятельства их возникновения.

Излишек приходуют в кассе. Делают это так: выписывают на эту сумму приходный кассовый ордер или проводят через РРО с помощью операции «Служебное внесение». Данную сумму засчитывают в доход предприятия.

А что же с суммой недостачи? Ее взыскивают с виновного лица. Подробнее о материальной ответственности читайте на с. 91.

Теперь об инвентаризации денежных средств в пути (денежных сумм, внесенных в кассы банков или почтовые отделения для последующего их зачисления на текущие или другие счета предприятия). В ходе их инвентаризации сверяют суммы, числящиеся на субсчетах 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» и/или 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте», с данными квитанций учреждений банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.

Денежные документы проверяют в том же порядке, что и наличность: их количество должно совпадать с данными учета.

Когда инвентаризируют ценные бумаги, то их пересчитывают поштучно. При этом акцентируют внимание на:

— фактическом наличии;

— правильности оформления и реальности их стоимости, отраженной в учете предприятия;

— полноте и своевременности отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций.

Инвентаризацию ценных бумаг проводят отдельно по эмитентам с указанием названия, серии, номера, номинальной и балансовой стоимости, сроков погашения.

Если предприятие хранит ценные бумаги в депозитарии, то их наличие должно быть подтверждено выпиской депозитария. На нее и надо ориентироваться при проведении инвентаризации.

А еще, как мы сказали выше, одной из задач инвентаризации является проверка соблюдения условий и порядка хранения денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов. Поэтому инвентаризационная комиссия может проверить правомерность оприходования и выдачи наличности из кассы и правильность документального оформления операций с наличными денежными средствами. Для этого она инспектирует такие первичные кассовые документы:

— приходные кассовые ордера (типовая форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (типовая форма № КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или № КО-3а);

— реестр депонированной заработной платы;

— книгу учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5);

— кассовую книгу (типовая форма № КО-4).

Если кассовую книгу предприятие ведет в электронном виде, то проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

6.2. Документальное оформление

Работа комиссии по инвентаризации кассы завершается составлением Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637.

Этот Акт оформляют в двух экземплярах. Его подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо, которое еще и подтверждает, что:

— денежные средства, указанные в Акте, находятся у него на хранении под его ответственностью;

— все имеющиеся денежные средства проверены комиссией в его присутствии;

— претензий к инвентаризационной комиссии оно не имеет.

Один экземпляр Акта передают в бухгалтерию предприятия, а второй — остается у материально ответственного лица

При смене материально ответственных лиц Акт составляют в трех экземплярах. Тогда один экземпляр передают в бухгалтерию, второй вручают материально ответственному лицу, сдавшему ценности, а третий — материально ответственному лицу, принявшему ценности.

В Акте указывают данные о фактическом наличии денежных средств и других ценностей в кассе предприятия, а также их остаток по данным бухгалтерского учета.

Наличность в инвалюте записывают в Акт с указанием (п. 37 Положения № 158):

— названия и суммы иностранной валюты;

— курса НБУ, действующего на день инвентаризации;

— суммы иностранной валюты в пересчете в денежную единицу Украины.

Эта запись может быть, например, такой: «Остаток иностранной валюты в кассе составляет 100 (сто) долларов США, что по курсу НБУ (13,526129 грн. за 1 доллар США) на день составления Акта соответствует 1352 грн. 61 коп.».

Приведем образец заполнения Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств на с. 51.

выводы

• Для проведения инвентаризации кассы руководствуются нормами сразу трех нормативных документов — Инструкции № 69, Положения № 158 и Положения № 637.

• В ходе инвентаризации остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.

• Если есть РРО, то имеющуюся на месте проведения расчета наличность сверяют с суммой, которая указана в дневном Х-отчете РРО.

• Наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная кассовыми документами, считается излишком. Если вдруг наличных средств в кассе меньше, чем по данным учета, налицо недостача.

• Работу по инвентаризации кассы комиссия завершает составлением Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637.

Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе (форма ИНВ-15)

В кассе предприятия могут храниться:

• наличные денежные средства;
• ценные бумаги;
• денежные документы (марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки и т. п.);
• бланки строгой отчетности.

Для проверки их фактического остатка и соответствия этого остатка учетным данным проводится инвентаризация кассы. По итогам процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе и проводится анализ полученных результатов.

Инвентаризация помогает:

• сократить число нарушений кассовой дисциплины;
• контролировать кассовых работников на предмет хищений и качества их работы.

Рассмотрим подробно ее последовательность, а также порядок заполения акта по форме № ИНВ-15.

Когда проводится инвентаризация кассы

Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее – ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее – Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной (п.1.5 Методических указаний № 49):

• смена материально ответственных лиц;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
• реорганизация / ликвидация организации.

Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:

• по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
• по требованию следственных и контрольных органов.

Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.

Кто проводит инвентаризацию кассы

Инвентаризацией кассы занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п.2.2 Методических указаний № 49). Ее состав закрепляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п.2.3 Методических указаний № 49). В него входят:

• административно-управленческий персонал;
• бухгалтерские работники;
• работники службы безопасности и другие специалисты (экономисты, юристы, инженеры, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита компании, сторонние специалисты (например, сотрудники независимых аудиторских организаций и др.).

При этом не следует включать в члены комиссии или делать ее председателем материально ответственное лицо. В противном случае получится, что кассир проверяет сам себя. Тогда теряется весь смысл проверки.

Если предстоит большой объем работы, то для проведения инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию, также приказом (постановлением, распоряжением). Если проверить нужно немного, то осуществить проверку кассы может и ревизионная комиссия, т. е. создавать инвентаризационную комиссию не надо.

В ситуации, когда в штате числится всего один сотрудник, приказ о назначении инвентаризационной комиссии не издается. Создание такой комиссии подразумевает наличие в ее составе не менее 2-х человек – председателя и членов (п.2.3 и п.2.4 Методических указаний № 49). Поэтому в организации, в которой числится только директор, инвентаризационную комиссию сформировать не получится.

Обратите внимание! Компания не обязана ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии, если ее состав остается неизменным.

В соответствии с п.2.3 Методических указаний № 49 приказ регистрируется в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Задача инвентаризации наличных денежных средств, а также других ценностей в кассе предприятия заключается в том, чтобы сверить бухгалтерские данные с данными кассовой книги. Кроме того, остаток денежной наличности должен соответствовать:

• данным книги кассира-операциониста;
• данным контрольно-кассовой техники;
• показателям на кассовой ленте.

Важно! Отсутствие хотя одного из членов инвентаризационной комиссии является поводом для признания результатов кассовой проверки недействительными. Также нельзя проводить инвентаризацию без кассира, ответственного за ценности, в отношении которых назначена проверка (Приложение № 2 Постановления Минтруда России от 31.12.2002 г. № 85, письмо Минфина России от 15.07.2008 г. № 07-05-12/16, п.2.8 Методических указаний № 49).

До начала проверки материально ответственное лицо представляет инвентаризационной комиссии последние (текущие) кассовые документы. В частности, это приходные (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2) или отчеты о движении денежных средств (например, справка –отчет кассира операциониста формы № КМ-6, Z-отчет и пр.).

Также ответственный работник письменно подтверждает, что:

• все документы, связанные с кассовыми расчетами, сданы в бухгалтерию или вручены комиссии;
• поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Забежим немного вперед и отметим, что для этого в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 предусмотрен специальный раздел «Расписка».

Председатель комиссии визирует полученные документы с указанием «до инветаризации на «(дата)»». Это служит основанием для определения работниками бухгалтерии остатков денежных ценностей по данным бухгалтерского учета к моменту начала инвентаризации.

Далее осуществляется сама проверка.

Пересчитывается денежная наличность (бумажные купюры и монеты), а также другие ценности в присутсвии всех членов комиссии. Фактический остаток сверяется с данными кассовой книги. Если кассовый учет автоматизирован, то он сопоставляется с данными программы.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по (п.3.41 Методических указаний № 49):

• видам с учетом их начального и конечного номеров;
• местам хранения;
• материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации кассы

По итогам проверки инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств. При этом используется его уфиницированная форма № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88) или та, что разработана самим предприятием (ч.4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ). Все зависит от того, какие формы документов для отражения результатов инвентаризации утверждены в учетной политике.

Вся информация, полученная в ходе проверки, обобщается в акте, который составляется не менее чем в 2-х экземплярах (п.2.5 Методических указаний № 49). Его можно заполнить:

• на компьютере;
• от руки (черной или синей ручкой, без помароки подчисток).

В акте не допускается оставлять пустые строки. Документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. А также материально ответственным лицом, которое таким образом подтверждает, что все перечисленные в акте денежные средства находятся на его ответственном хранении.

В специальном разделе акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) кассир дает письменное объяснение излишков или недостач, если таковые выявлены в результате проверки.

Если в акт необходимо внести какие-либо исправления, то их должны оговорить и подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. Причем исправляются все экземпляры документа.

Далее акт направляется руководителю организации, который анализирует содержащуюся в нем информацию и принимает соответствующие решения. Эти решения также должны быть отражаны в документе.