Инвентаризация дебиторской кредиторской задолженности

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности является обязательным мероприятием и проводится во всех организациях. Необходимость проведения инвентаризации прописана в ст. 11 закона о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Что представляет собой инвентаризация задолженности?

Процедура предполагает проведение сверки с контрагентами с целью уточнения сумм обязательств сторон друг перед другом, а также выявления просроченной задолженности.

В части «дебиторки» анализируют задолженность и авансы перед:

• поставщиками и подрядчиками;
• персоналом;
• подотчетниками;
• учредителями;
• бюджетом и внебюджетными фондами.

При инвентаризации кредиторской задолженности определяют:

• обязательства по оплате полученных товаров (работ, услуг);
• задолженность перед персоналом;
• состояние расчетов с бюджетом;
• состояние расчетов по поставкам товаров, полученных от контрагентов в счет авансов.

Для проведения инвентаризации руководитель компании должен сформировать инвентаризационную комиссию, действующую на постоянной основе в указанном составе. Для этого следует издать соответствующий приказ. В состав комиссии можно включить сотрудников бухгалтерии, административных подразделений или аудиторских структур. Если объем обязательств и активов небольшой – проводить процедуру имеет право ревизионная комиссия.

Порядок проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности должен быть прописан в учетной политике организации.

Целями инвентаризации являются:

• документальное подтверждение сумм существующей задолженности;
• оценка того, насколько вероятно погашение долга.

Сроки проведения

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится в сроки, установленные внутренними документами (ежемесячно, ежеквартально или в иные сроки). Также ее в обязательном порядке проводят по состоянию на 31 декабря отчетного года. Датой отображения результатов годовой инвентаризации должно являться именно 31 декабря, даже если процедура была проведена в более поздние сроки.

Как проводят инвентаризацию?

Порядок проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности утвержден приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 (п.п. 3.44-3.48). В ходе проведения мероприятия инвентаризационная комиссия обязана:

• установить правильность расчетов организации с контрагентами, наемным персоналом, государственным бюджетом, учредителями;
• определить обоснованность задолженности по недостачам и хищениям, числящейся на счетах бухгалтерского учета;
• установить реальный размер дебиторской и кредиторской задолженности (в том числе с истекшим сроком давности).

Во время инвентаризации необходимо проверить счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Отдельное внимание уделяют анализу сведений о товарах, которые уже оплачены, но еще находятся «в дороге». Также следует изучить состояние расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам.

Инвентаризация задолженности перед сотрудниками предполагает выявление невыплаченных сумм по оплате труда, подлежащих перечислению. Также анализируют суммы переплат рабочему персоналу и причины возникновения таких переплат.

Во время проверки подотчетных сумм члены комиссии изучают отчеты подотчетных лиц по выданным авансам. Проверяются суммы выданных авансов по каждому подотчетнику.

В обязательном порядке необходимо уточнить суммы задолженности перед налоговой службой и банками.

Если во время инвентаризации были обнаружены расхождения по суммам задолженности между данными организации и данными ее контрагентов, которые на дату составления баланса не были устранены – каждая сторона показывает в балансе те суммы задолженности, которые можно подтвердить данными бухучета. Для решения разногласий следует обращаться в соответствующие органы (арбитражный суд и др.).

Документальное оформление

Результаты поверки обычно заносят в акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 и прилагаемую к нему справку. Документы следует заполнять аккуратно, без помарок. Можно использовать чернила синего или черного цвета, или заполнять инвентаризационные документы при помощи компьютера. Организация должна иметь в наличии все первичные документы, подтверждающие возникновение указанной в акте задолженности.

В акте отражаются сведения о «дебиторке» и «кредиторке» в разрезе счетов бухучета, размеры задолженности и даты ее возникновения. В документ вносят сведения о виде задолженности: подтвержденная или не подтвержденная дебиторами (кредиторами), в том числе с истекшим сроком исковой давности.

В прилагаемую справку заносят информацию, расшифровывающую данные о задолженности, приведенные в акте инвентаризации:

• наименование и адрес каждого дебитора (кредитора);
• за что и с какого времени числится задолженность;
• сумму долга;
• наименование и реквизиты документа, подтверждающего существование задолженности.

Какие счета анализируются во время инвентаризации?

Для выявления реальных размеров дебиторской задолженности проводят сверку расчетов по каждому должнику и договору отдельно. Члены комиссии анализируют состояние расчетов по таким счетам:

• «60» (размер выплаченных авансов);
• «62» (задолженность покупателей за товары и услуги);
• «68», «69» (переплата по налогам, взносам во внебюджетные фонды и иным платежам);
• «70» (переплата по зарплате);
• «71» (суммы, выданные подотчет, но не подтвержденные авансовыми отчетами);
• «75» (размер задолженности, которую учредители не оплатили по взносам в уставный капитал);
• «76» (претензии, предъявленные поставщикам; сумму НДС, насчитанного при получении авансов).

Для получения сведений по кредиторской задолженности анализируют записи по кредиту счетов:

• «60» (размер долга за полученные товары и услуги);
• «62» (размер авансов, полученных от покупателей);
• «66» (обязательства по непокрытым кредитам и займам, процентам перед кредитными организациями);
• «68», «69» (задолженность по перечислению налогов и страховых взносов);
• «70» (размер начисленной, но не выплаченной заработной платы, отпускных и пр.);
• «71» (суммы перерасходов денежных средств по авансовым отчетам);
• «75» (размер задолженности по выплате дивидендов перед учредителями);
• «76» (задолженность перед прочими контрагентами; НДС, принятый к вычету при оплате авансов поставщиками).

Акт сверки взаиморасчётов

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта зачёта взаимных требований .xlsСкачать образец заполнения акта зачёта взаимных требований .xls

Кто составляет акт

Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.

Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Акт сверки расчетов

Специального бланка для акта сверки расчетов нет, поэтому его составляют в произвольной форме.

Акт составляют по каждому дебитору и кредитору в 2 экземплярах:

• первый экземпляр остается в бухгалтерии;
• второй экземпляр направляют в организацию, с которой производилась сверка.

Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Заявление о зачете взаимных требований

На основании акта сверки расчетов может быть подготовлено заявление о зачете взаимных требований. Это делают, если у организации есть как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед одним и тем же предприятием (например, когда поставщик одновременно является и покупателем товаров вашей организации).

Обратите внимание

Бывают случаи, когда проведение взаимозачета не допускается, например, если это запрещено договором (ст. 411 ГК РФ).

Заявление составляют в двух экземплярах и хранят в архиве организации пять лет.

Следует также помнить о том, что для того, чтобы принять к вычету НДС при взаимозачете, его не нужно перечислять отдельным платежным поручением. Акт взаимозачета нужно оформлять на всю сумму, включая НДС.

Акт инвентаризации расчетов

Инвентаризацию расчетов на предприятии проводят для определения сроков возникновения дебиторской и кредиторской задолженности и возможности ее погашения, а также при формировании резерва сомнительных долгов и для обеспечения достоверности данных, отражаемых в бухгалтерском балансе.

Для этого составляют акт инвентаризации расчетов. Для него предусмотрен типовой бланк, утвержденный постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Акт составляют в двух экземплярах:

• первый передают в бухгалтерию;
• второй остается у инвентаризационной комиссии.

Инвентаризация проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов, а также актов сверки расчетов между организацией и другими предприятиями.

В акте указывают:

• счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);
• суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то она по приказу руководителя списывается с баланса организации.

Акт хранится в архиве организации 5 лет. В течение этого времени списанная задолженность должна числиться за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

К акту инвентаризации прикладывают справку, составленную на типовом бланке. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В справке указывают:

• реквизиты каждого дебитора или кредитора организации;
• причину и дату возникновения задолженности;
• сумму задолженности.

Справку составляют в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет.

Читайте в бераторе

Примеры оформления документов по инвентаризации расчетов и профильный бухгалтерский учет

Инвентаризация дебиторской задолженности

Практика показывает, что во многих организациях в ходе инвентаризации дебиторской задолженности специалисты допускают методологические ошибки. В связи с этим рассмотрим требования законодательства в отношении инвентаризации «дебиторки», представим методику проведения этого контрольного мероприятия, раскроем основные нюансы процесса.

ТРЕБОВАНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОТНОШЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Своевременно инвентаризировать дебиторскую задолженность необходимо по целому ряду важных оснований. Во-первых, это требование законодательства. Согласно п. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 402-ФЗ) активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Во-вторых, актуальные данные нужны для целей управленческого учета. Невозможно делать правильные выводы и принимать верные решения, обладая устаревшей информацией. В-третьих, инвентаризация как одна из форм контроля величины дебиторской задолженности очень важна в целях поддержания необходимой величины оборотных средств предприятия.

Было бы нерационально делать разные инвентаризации для разных целей. Одну для бухгалтерского учета, вторую — для управленческого и т. д. Результаты инвентаризации должны быть оформлены безукоризненно, чтобы их признавали и третьи лица — контрагенты, налоговые органы, суды.

По каким бы основаниям ни проводилась инвентаризация расчетов, важно знать и выполнять требования законодательства на этот счет. Поэтому ознакомимся с соответствующими положениями нормативных актов.

Согласно п. 27 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н (в ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями (сразу по окончании пожара или стихийного бедствия);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Аналогичные нормы содержатся в п. 1.5 Приказа Минфина России от 13.06.1995 № 49 (в ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Важный момент: инвентаризацию проводят не только в случаях, установленных нормативными правовыми актами. Инвентаризацию на предприятии можно осуществлять и в иных случаях, а также в другие сроки.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации (ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ).

Руководитель в силу специфики деятельности своего предприятия и особенностей производственного процесса определяет, с какой частотой и в какие сроки целесообразно проводить инвентаризации, а также порядок их проведения.

Данный момент оговаривается в приказе об учетной политике предприятия. Это требование законодательства. Пункт 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (в ред. от 28.04.2017) предписывает экономическому субъекту при формировании учетной политики предусмотреть порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.

Для проведения инвентаризации на предприятии создают постоянно действующую (рабочую) инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает руководитель организации. В состав комиссии можно включать работников бухгалтерии и административно-управленческого аппарата, экономистов, представителей службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Для проведения инвентаризации необходимо присутствие всех членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризацию предваряет выпуск приказа о проведении инвентаризации. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена специальная форма такого приказа — № ИНВ-22.

Важный момент: с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. В связи с этим предприятие может выпустить приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации в любой форме. Главное — соблюдать требования законодательства по наличию обязательных реквизитов документа.

В рассматриваемом приказе назначают председателя и членов инвентаризационной комиссии, указывают конкретный объект инвентаризации, сроки ее проведения и дату сдачи материалов в бухгалтерию.

Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Его нужно зарегистрировать в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Основная цель инвентаризации дебиторской задолженности — проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Дебиторская задолженность может возникать и учитываться на следующих бухгалтерских счетах:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Возникшие задолженности должны быть подтверждены первичными документами: договоры, товарные накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), универсальные передаточные документы (УПД), ведомости по зарплате, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, бухгалтерские справки и т. д.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА И ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ

В ходе инвентаризации дебиторской задолженности по оплате труда помимо подтверждения обоснованности числящихся сумм устанавливают причины возникшей переплаты. Проверяют первичные документы, послужившие основанием для выплаты. В данном случае не нужно олицетворять инвентаризацию дебиторских долгов по оплате труда со сплошной проверкой расчетов по труду. Начисления и выплаты проверяются лишь в части, которая нужна для подтверждения обоснованности и реальности долгов.

Нужно выяснить, нет ли долгов за уволенными работниками, оценить реальность числящихся сумм и возможность их погашения путем возврата средств от работника или зачета с начислениями отчетного периода.

По подотчетным лицам контролируют даты выплат, целевое назначение. Проверяют, не числятся ли долги по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками. Выясняют, не являются ли подотчетные авансы просроченными. Задолженность будет просроченной, если по ней истек срок представления авансового отчета.

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Важный момент: срок для отчета устанавливает руководитель предприятия.

Комиссия изучает наличие документов, подтверждающих целевое использование выданных сумм, платежи в адрес сотрудника и возвраты средств, если таковые случались.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПОСТАВЩИКОВ И ПОКУПАТЕЛЕЙ

По авансам поставщикам проверяют соответствующие документы — основания подобных выплат (счета, договоры, служебные записки). Целесообразно проверить наличие всех необходимых согласований на предприятии согласно внутренним регламентам в отношении осуществленных платежей.

Сам процесс подтверждения обоснованности сумм по поставщикам и покупателям будет представлять собой формирование специальных документов — актов сверок в разрезе осуществляемых расчетов.

В акте сверок в хронологическом порядке указывают все операции по данному партнеру, договору с ним, иному основанию. Затем выводят итоговые суммы расчетов за сверяемый период. По поставщикам это суммы платежей и поступление товаров, работ, услуг, по покупателям — платежи и отгрузка продукции, выполнение работ, оказание услуг. На основе этих данных выводят окончательную сумму задолженности в пользу одной или другой стороны.

Акт сверки подписывает руководитель предприятия, по доверенности — любое уполномоченное им лицо. Наличие доверенности по уполномоченному лицу очень важно. Так, в Определении ВАС РФ от 21.08.2013 № ВАС-11147/13 по делу № А67-6327/2012 указано, что в силу ст. 53 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности. Акт сверки может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом ответчика либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности, в которой закреплены полномочия на то или иное действие.

При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера на признание долга, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, сам акт — основанием для перерыва течения срока исковой давности.

Если контрагент согласен с данными, приведенными в акте сверки, он тоже подписывает этот документ. Если есть расхождения, партнер указывает свои данные и свои итоги. В этом случае приходится проверять обоснованность его сумм и уточнять, не закралась ли ошибка в собственный учет.

Аналогичным образом проводят инвентаризацию сумм «дебиторки», числящейся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Целесообразно выделять задолженность, возникшую в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Дело в том, что только по такой задолженности Налоговый кодекс РФ (далее — НК РФ) разрешает создавать резерв по сомнительным долгам. В целях возможного формирования подобного резерва лучше заранее предусмотреть обособленное выделение таких долгов.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ФНС РФ И ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФОНДОВ

Нельзя обойтись формальным подтверждением обоснованности сумм, учитываемых по данным субъектам. Нужно оценить, по каким причинам возникла переплата, есть ли возможность вернуть ее из бюджета или зачесть на другие налоги, стоит начинать длительный процесс возврата или переплата учтется в отчетных налоговых обязательствах.

Для сверки с бюджетом можно использовать справки, выданные налоговым органом (форма справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам организаций и индивидуальных предпринимателей приведена в Приказе ФНС России от 28.12.2016 № ММВ-7-17/722@ «Об утверждении форм справок о состоянии расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам, порядка их заполнения и форматов представления справок в электронной форме»). Можно заказать и акт сверки.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ПРОЧЕЙ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

В ходе инвентаризации проверяется обоснованность долгов персонала организации по выданным займам, по возмещению различного материального ущерба, причиненного организации, задолженность участников ООО (акционеров АО) по оплате доли (акций), по суммам излишне выплаченных дивидендов и т. д.

Выясняются сроки образования этих сумм, причины и реальность имеющихся долгов, а также возможность для их взыскания. В итоге инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность:

• числящейся в бухгалтерском учете суммы дебиторской задолженности, в том числе задолженности по недостачам и хищениям;
• сумм дебиторской задолженности, включая суммы «дебиторки» с истекшим сроком исковой давности.

К СВЕДЕНИЮ

Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ), а течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (ст. 200 ГК РФ).

Важно учитывать, что в соответствии со ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

В пункте 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 (в ред. от 07.02.2017) «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности» указано, что к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, могут относиться: признание претензии; изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или о рассрочке платежа); акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом.

Ответ на претензию, не содержащий указания на признание долга, сам по себе не свидетельствует о признании долга. Признание части долга, в том числе путем уплаты его части, не свидетельствует о признании долга в целом, если иное не оговорено должником.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Таким образом, нужно учитывать следующий факт: утверждая акт сверки и выполняя требования законодательства относительно проведения инвентаризации, организация обнуляет уже прошедший срок исковой давности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Если должник исключен из ЕГРЮЛ, то все имевшиеся у него обязательства в данный момент были прекращены, в связи с чем правовых оснований для исчисления сроков исковой давности после указанной даты не имеется (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.11.2017 № Ф05-16302/2017 по делу № А40-106253/2016).

Помимо формального подтверждения обоснованности числящихся в учете сумм долгов в ходе инвентаризации необходимо выделить сомнительную дебиторскую задолженность. Признаки такой задолженности:

• отсутствие контактов с контрагентом;
• существенная задержка исполнения договорных обязательств;
• появление в выписке из ЕГРЮЛ сведений о недостоверности данных;
• большие суммы долгов перед ФНС России;
• наличие блокировки расчетных счетов;
• признаки компаний-«однодневок»;
• отсутствие имущества и т. д.

В целях контроля срока исковой давности важно идентифицировать дату начала течения срока исковой давности, истекший срок исковой давности с учетом перерыва течения срока.

ПРИМЕР ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

По данным бухгалтерского учета в ООО «Универсал» числятся следующие суммы дебиторской задолженности в разрезе синтетических бухгалтерских счетов (табл. 1).

Таблица 1. Выписка из оборотно-сальдовой ведомости предприятия на 30.04.2019
Бухгалтерский счет	Дебетовое сальдо, руб.
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	1 720 165
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	4 757 874
68 «Расчеты по налогам и сборам»	310 000
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»	302
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	18 475
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	94 000
Итого	6 900 816

06.05.2019 директор предприятия Иванов Р. И. издал приказ, согласно которому в срок с 6 по 10 мая 2019 г. рабочая инвентаризационная комиссия должна провести инвентаризацию расчетов в отношении сумм дебиторской задолженности предприятия. Документы должны быть сданы в бухгалтерию 10.05.2019.

Выполняя этот приказ, бухгалтер оформила с каждым контрагентом акты сверок.

На основании актов сверок, первичной документации было установлено следующее. По расчетам с поставщиками и подрядчиками есть ошибки в данных бухучета. Бухгалтерией не отражена в учете накладная, предъявленная поставщиком в апреле 2019 г. на сумму 74 590 руб. за поставленные материалы, необходимые ООО «Универсал» для оказания услуг.

Также выявлено, что задолженность в сумме 168 575 руб. является реальной, однако подписанных актов сверок с поставщиками по разным техническим причинам получить не удалось. Задолженность в сумме 203 450 руб. была классифицирована как нереальная (по причине истечения срока исковой давности по одному предприятию, исключения организации из ЕГРЮЛ — по-другому).

Еще 303 000 руб. были признаны сомнительным долгом, так как удалось установить, что должник просрочил сроки выполнения своих обязательств по договору. По данным открытых источников, у него существенная задолженность по налоговым обязательствам.

При инвентаризации дебиторов из разряда покупателей и заказчиков выяснилось, что сумма 1 710 000 руб., получение которой ожидали в июне 2019 г. (ее распланировали на закуп дополнительного объема товарных запасов), скорее всего, в эти сроки не поступит. Дело в том, что в адрес данного потребителя был выставлен иск сторонним контрагентом на сумму 33 млн руб., а также заблокирован его расчетный счет.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами выяснилось, что 4800 руб. висят за уволенным сотрудником. Во время телефонного разговора этот должник в грубой форме отказался гасить задолженность. С учетом его антисоциального образа жизни, отсутствия постоянной работы члены комиссии сделали вывод о нецелесообразности взыскания этого долга через суд и предложили его списать.

Обобщенные рабочие материалы инвентаризационной комиссии представлены в табл. 2.

Таблица 2. Обобщенные рабочие материалы инвентаризационной комиссии
Бухгалтерский счет	Дебиторская задолженность, руб.					Разницы, подлежащие корректировке в бухучете
	Числящаяся в учете	Фактически выявленная	Из суммы фактически выявленной
			задолженность реальная, но не подтвержденная дебиторами	задолженность, нереальная ко взысканию	задолженность сомнительная
Расчеты с поставщиками и подрядчиками	1 720 165	1 645 575	168 575	203 450	303 000	278 040
Расчеты с покупателями и заказчиками	4 757 874	4 757 874	0	0	1 710 000	0
Расчеты по налогам и сборам	310 000	310 000	0	0	0	0
Расчеты по соцстрахованию и обеспечению	302	302	0	0	0
Расчеты с персоналом по оплате труда	18 475	18 475	0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами	94 000	94 000	0	0	4800	4800
Итого	6 900 816	6 826 226	168 575	203 450	2 017 800	282 840

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

По проинвентаризированным долгам оформляют справку, которая является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 с результатами инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

По итогам проведенной инвентаризации и выявленных результатов в ООО «Универсал» оформили соответствующую документацию.

Дебиторская и кредиторская задолженность – инструменты оценки рентабельности фирмы

Дебиторская и кредиторская задолженность – рыночные показатели деятельности финансовых субъектов, отражающие долговые обязательства юридических сторон, являющихся участниками торговых отношений.

Инвентаризация долгов: документы дебиторской и кредиторской задолженности

Ежегодный аудит кредитных обязательств предприятия и долгов фирм-партнеров позволяют осуществить документы дебиторской и кредиторской задолженности, оформляемые в процессе деятельности:

• бухгалтерский баланс (включая приложение);
• первичная документация с реквизитами – доказательство наличия долгов;
• инвентаризационная опись расчетов;
• подтверждающие факт истребования задолженностей документы.

Акт инвентаризации отражает уровень кредитных долгов организации, ее дебетовый баланс, сумму безнадежных долговых обязательств, причины списания, погашения обременений.

Понятие дебиторской и кредиторской задолженности – инструмент анализа рентабельности компании

Понятие дебиторской и кредиторской задолженности – инструмент, характеризующий хозяйственную деятельность учреждений, реализующих торговые оптово-розничные отношения.

Дебиторская задолженность – долговые финансовые, потребительские обязательства компаний предприятию за оказанные услуги, предоставленную продукцию.

Кредиторская задолженность – собственные долги организации, вызванные недостачей денежных единиц для погашения обременений по бюджетным, внебюджетным оплатам.

Анализ динамики изменения видов задолженности – эффективный инструмент улучшения финансовой устойчивости фирмы.

Проверка дебиторской и кредиторской задолженностей: этапы

Финансовый аудит предприятия осуществляют ежегодно. Плановая проверка дебиторской и кредиторской задолженностей, реализуемая каждые полгода, обеспечивает отсутствие неучтенных долговых обременений субъектов хозяйственной деятельности.

Аудит включает этапы:

• проверка первичной документации;
• анализ своевременности выплаты долгов, корректности отражения факта в документах;
• правильность составления, фиксирования кредиторских претензий;
• своевременность списания задолженностей.

Финансовый аудит предприятия обеспечит экономическую рентабельность его работы.

Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности: ежегодная аналитика

Согласно законодательству, расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности компании содержит существующие показатели в целом. Данные филиалов, отдельно учрежденных подразделений включают в документ.

Аналитические сведения характеризует информация:

• ИНН предприятия-кредитора либо дебитора;
• наименование организации;
• дата возникновения, исполнения долговых обязательств (на правовом основании);
• причины образования задолженности;
• итоговая сумма.

Заполняя стандартизованный бланк, указывают финансовую информацию с разграничением долгосрочного и просроченного вида долга.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности: «идеальный» коэффициент

Рациональность хозяйственной деятельности можно охарактеризовать, используя соотношение дебиторской и кредиторской задолженности фирмы.

Превышение дебиторского долга над размером кредитных обременений предприятия способствует отвлечению активов и повышению риска привлечения заемных финансов, покрывающих производственные потребности.

Увеличение кредитной задолженности – свидетельство нерационального ведения хозяйственной деятельности организацией.

Оптимальный коэффициент при подсчете соотношения указанных разновидностей долговых обременений – 1 (единица).

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью: целевые приоритеты

Эффективный менеджмент, продуктивное управление дебиторской и кредиторской задолженностью гарантируют наличие оборотных денежных единиц для реализации текущих, предстоящих выплат и выгодных инвестиций.

Цели:

• поддержание соотношения дебиторского долга к размеру кредитной задолженности на уровне 1;
• планирование налоговых отчислений;
• прогнозирование плановых показателей, выявление отклонений, их поэтапное нивелирование;
• оптимизация расходов, рационализация распределения доходов.

Анализ специфики долговых обязательств позволяет уменьшить риск «просрочки» дебиторской задолженности.