Гарантийное письмо о

Гарантийное письмо

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Что такое гарантийное письмо

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Что должно содержать гарантийное письмо

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

• от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
• реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
• дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
• суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
• должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
• печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
• если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

ООО «ВАСИЛЕК»

ОГРН _____________ИНН_______________

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Гарантийное письмо

Как написать гарантийное письмо. Образцы популярных гарантийных писем

Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

• Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
• Какие существуют разновидности гарантийных писем?
• Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

Разбираемся вместе.

ФАЙЛЫ
Пример гарантийного письма о поставке товара .docПример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .docПример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .docПример гарантийного письма о приеме на работу .doc

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
• название организации-адресата;
• ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о поставке товара .doc

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н
12.09.2016 г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

Тонкости оформления:

• адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
• обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
• должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
• реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
• любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о завершении ремонтных работ .doc

Директору
ООО «Терция»
Олиференко М.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонтных работ

Исх. № 124/1
05.05.2016 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

Главный бухгалтер
ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

М.П.

Подтверждаем выполнение

Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

Специфика оформления:

• реквизиты стандартны;
• особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
• должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
• указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .doc

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
18.10.2016 г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

Приложение:

• копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
• копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

Генеральный директор

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

М.П.

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

• адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
• обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
• должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
• следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
• необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
• гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

Пример гарантийного письма о приеме на работу

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о приеме на работу .doc

По месту требования

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О приеме на работу

Исх. № 634/78
14.07.2016 г.

Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

Генеральный директор
ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

Главный бухгалтер
ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

М.П.

Подтверждаем прием на работу

Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

• указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
• обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
• наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
• прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
• письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

Деловой документооборот включает в себя разного типа письма. В нашем материале рассмотрим гарантийное письмо и его разновидности на примерах.

Образцы гарантийных писем 2020 года, можете скачать ниже.

Что такое гарантийное письмо?

Смысл гарантийного письма следует из его названия. Оформляя документ, одна сторона дает гарантию, что исполнит свои обещания в пользу другой стороны. Обычно используется для того, чтобы уверить:

• в оплате задолженности;
• в выполнении взятых на себя обязательств, например, о поставке товара, выполнению работ;
• в совершении иных действий.

Гарантийное письмо используется в деловой переписке между организациями, потому подписывается руководителем стороны-гаранта. Допустимо проставление подписи иного лица в случае наделения его соответствующими полномочиями от лица компании.

В некоторых ситуациях гарантийное письмо является альтернативой договора. В ряде случаев организациям не обязательно закреплять договоренности в форме соглашения. В качестве оферты может выступать гарантийное письмо, в котором будет указано предложение выполнить работу, оказать услугу за определенную плату в определенный срок. При согласии вторая сторона направляет ответ. Их взаимодействие в этом случае будет рассмотрено, как действие, равнозначное заключении договора.

Однако, нужно понимать, что в письме невозможно учесть все правовые последствия этой сделки. Здесь нет подробного описания предмета гарантии, объема прав, обязанностей и ответственности сторон.

Содержание гарантийного письма

Гарантийные письма не имеют никаких специальных условий и рекомендаций по их оформлению. Потому составляются в соответствии с правилами делопроизводства. По содержанию важно использовать точные и однозначные формулировки, чтобы максимально ясно отразить намерения и обязательства сторон.

По своему объему письмо должно разместиться на фирменном бланке организации формата А4 и подписываться ее руководителем. Обязательными являются следующие реквизиты документа:

• наименование организации, в чей адрес направляется гарантийное письмо, ФИО его руководителя;
• дата и номер документа по журналу исходящей корреспонденции;
• содержание письма, сообщающего второй стороне о сути гарантийных обязательств, объеме и сроках их исполнения;
• должность, подпись и ее расшифровка руководителя организации, составившей письмо;
• контактные данные исполнителя.

Образцы гарантийных писем 2020 года

Существует несколько видов таких писем в зависимости от их функции.

1. Гарантийное письмо об оплате задолженности. Задолженность может быть сформирована по разным причинам. Гарантийное письмо по ее погашении является признанием факта существования долга перед второй стороной, а также объяснением причин того, что оплата не могла быть произведена немедленно. Вместе с тем организация заверяет кредитора в исполнении своих финансовых обязательств при выполнении какого-то условия или наступления срока.

Скачать образец

1. Гарантийное письмо о выполнении работ. Документ должен уверить адресата в том, что взятые обязательства по выполнению работ будут исполнены в указанный срок. Если они будут производиться поэтапно, то следует указать сроки исполнения каждого этапа с перечислением конкретного перечня работ. Такое гарантийное письмо может быть оформлено, например, в случае нарушения сроков.

Скачать образец

1. Гарантийное письмо на поставку товара от поставщика. Сторона-гарант обязуется поставить товар надлежащего качества, в указанные сроки и в полном объеме. В письме рекомендуется указать документ, на основании которого производится поставка, и дату передачи товара покупателю. Если позиций не много, можно их перечислить с указанием количества. В ином случае лучше сделать ссылку на накладную и приложить ее копию.

Скачать образец

1. Гарантийное письмо о заключении договора. В этом случае гарантийное письмо служит документальным подтверждением намерений стороны исполнить свои обязательства и заключить с адресатом договор. В письме указываются реквизиты юридического лица, которые должны быть отражены в соглашении.

Скачать образец

1. Гарантийное письмо о приеме на работу. Письмо в подтверждение трудоустройства будущего сотрудника может потребоваться в случаях, когда принимается на работу иностранный гражданин, освобожденный из мест лишения свободы или студент по ряду специальностей. Будущий работодатель дает гарантию в том, что гражданин будет принят в штат компании. Направляется в адрес миграционной службы, МВД или ВУЗа.

Скачать образец

Скачать образец для УДО от ИП

Скачать образец для приема на работу иностранного гражданина для ФМС

Скачать образец для приема на работу в порядке перевода

Учитываются следующие особенности при составлении такого вида гарантийного письма. В нем прописываются:

• наименование организации, в чей адрес направляется (допустим вариант — «по месту требования»);
• дата и номер в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции;
• ФИО (без сокращений) гражданина, которого обязуются принять на работу, его должность;
• основные сведения о трудовом режиме (например, оклад по будущему месту работы, трудовые гарантии).

1. Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Оформляется гарантийное письмо от имени собственника помещения (арендодателя) в случае, когда по этому адресу арендатором планируется зарегистрировать бизнес. Подтверждается также факт отсутствия вреда интересам третьих лиц. Направляется в адрес ФНС, где будет регистрироваться бизнес.

В подтверждение намерений арендодателя гарантийное письмо должно содержать:

• наименование организации – арендодателя и его руководителя;
• наименование и сведения о юридическом лице, которое будет создано;
• основные характеристики помещения, предоставляемого в аренду: точный адрес, площадь и т.д.;
• формулировка, дающая однозначное понимание о том, что собственник помещения согласен заключить с новым юридическим лицом соглашение об аренде;
• в приложении необходимо предоставить свидетельство, подтверждающее право собственности владельца помещения. Договор об аренде может быть уже составлен, тогда его копию, заверенную нотариально, можно использовать в качестве приложения к письму.

Оно является подтверждением обязательств по отношению к другому лицу. В большинстве случаев такая документация выдается непосредственно руководителем организации. Исключение — подпись ставит доверенное лицо, которое имеет право на такое действие. Среди преимуществ использования гарантийных писем можно выделить:

• составление в соответствии с действующими в России деловыми стандартами;
• подтверждение серьезных намерений и ответственного отношения отправителя;
• возможность дополнить документ в зависимости от конкретных условий сделки;
• нет необходимости обязательного оформления двухстороннего соглашения;
• судебная практика учитывает этот документ в качестве доказательной базы.

Гарантийное письмо — один из видов служебной переписки между предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Такой документ составляется в официальном стиле. Использование жаргона, разговорных выражений запрещено. Еще одна особенность — оформление допустимо только на одной странице листа А4.

Какие виды документа бывают

Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:

• об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
• гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
• предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
• о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.

Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.

Правила оформления

Краткость, конкретные данные, деловой стиль — требования, которые необходимо учитывать при составлении гарантийного письма. Обязательно использовать достоверную информацию, употреблять слова «обязуемся», «гарантируем» и т.д. Документ должен содержать реквизиты сторон — наименование организации или имя физического лица, информацию об адресате, а также:

• дату составления документа, его исходящий номер;
• основное содержание (в чем заключаются обязательства);
• данные о лице, которое ставит подпись;
• печать предприятия.

Передать адресату гарантийное письмо можно лично, обратившись к руководству или заверив документ у секретаря. Еще один способ — отправить через почту заказным письмом с описью вложения. Пользуется популярностью такой метод, как передача гарантийного письма посредством электронной почты. В оговоренный срок отправитель предоставляет оригинал. Гарантийное письмо — элемент деловой переписки, который активно используется современным бизнесом. Оформление документа не вызывает сложностей.

Главное правило — грамотный русский язык и изложение фактов, на которые предоставляется гарантия. Такой вид документации можно применять для урегулирования взаимоотношений между предприятиями, использовать физическим лицам. Ограничений в законе нет.

Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия того, что каждая из сторон выполнит свои обязательства по сделке. Один из документов, с помощью которого можно что-то гарантировать (по сути, обещать) является гарантийное письмо.

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

• фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
• стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
• в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
• согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
• дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
• печать организации;
• если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Здесь мы приведем разные образцы гарантийных писем, с целью вашего ознакомления. В целом, суть тут везде одна — одна сторона что-то гарантирует, вторая выступает просто получателем данной гарантии.

Гарантийное письмо на юридический адрес

Для первичной государственной регистрации компании, либо при «переезде» уже действующей, среди комплекта документов, подаваемых в регорган, должно быть гарантийное письмо от собственника юридического адреса. Образец данного письма будет выглядеть примерно так:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Ромашка» в лице Директора Сергеева Михаила Михайловича, гарантирует предоставить нежилое помещение по адресу:

Г. Москва, Проектируемый проезд 5678, дом 56, строение 5, офис 67.

в качестве адреса места нахождения и нахождения единоличного исполнительного органа, для целей государственной регистрации обществу с ограниченной ответственностью «Вулкан».

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Соответственно, здесь выражена гарантия стороны-собственника помещения предоставить данное помещение в качестве юридического адреса для будущей компании.

Гарантийное письмо на поставку товара

Как вариант, в гарантийном письме может быть выражена гарантия по исполнению договорных обязательств. В качестве примера приводим образец гарантийного письма на поставку товара:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь, как видим, выражена гарантия поставщика произвести отгрузку товара в определенный срок.

Гарантийное письмо на оплату

Достаточно часто встречающийся вариант использования гарантийного письма — взыскание задолженности. Здесь фигурирует такой образец гарантийного письма на оплату:

ООО «Ромашка»

ОГРН _____________ИНН/КПП_______________ Адрес: г. Москва, ул. Электрозаводская, д. 45, корп. 2, офис 15/5

Гарантийное письмо

Генеральный директор ООО «Ромашка» ____________/М.М. Сергеев/

МП

Здесь уже выражена обязанность стороны-гаранта оплатить имеющуюся задолженность в определенный срок.

В целом, все гарантийные письма между собой очень похожи. Различаются они лишь в действиях, которые обязуется предпринять гарант.

Кстати говоря, расписку о получении денег в долг также можно считать гарантийным письмом. Также как и банковскую гарантию.