Форма ко 4

Кассовая книга (форма КО-4) в 2019 году

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:

В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.

В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.

В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.

Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга

Предназначение унифицированной формы КО-4

Особенности заполнения формы КО-4

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Итоги

Предназначение унифицированной формы КО-4

Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:

• поступление наличных денежных средств;
• выдача наличности.

В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.

Подробнее о некоторых нюансах ведения кассы на предприятии читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Особенности заполнения формы КО-4

Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.

В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.

Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.

Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете на нашем сайте:

Скачать унифицированную форму КО-4

Заполненный образец кассовой книги вы можете найти в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец»

Для кого использование формы КО-4 обязательно?

Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.

Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.

В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.

Ознакомьтесь с полезными фактами о кассовых операциях в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Итоги

Форма КО-4 — обязательный кассовый регистр. Отказаться от ее ведения у основной массы хозсубъектов права нет. И вести ее нужно именно по унифицированной форме и никак иначе.

>
Финансы в Excel

Домашние финансы

• 
• 

Подробности Создано 28 Ноябрь 2011

Загрузки FAQ

Программа предназначена для учета финансовых операций домашнего хозяйства. Поддерживается множество точек учета (касс) и три основные валюты расчетов (рубли, евро, доллары США). Автоматически формируются отчеты о текущих остатках и бюджет движения денежных средств по заданным в иерархическом справочнике статьям.

Введение

Программа может быть использована для ведения ежедневного учета личных или семейных финансов. Автоматически рассчитываются текущие остатки денежных средств по точкам учета и строится бюджет движения денежных средств в базовой валюте расчета.

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

• Параметры
• Справочники
• Журналы

Результаты отображаются в виде Отчетов и Диаграмм.

Открытость интерфейса позволяет настроить и/или отформатировать существующие или новые отчетные формы и диаграммы. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.

Установка и запуск

В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:

• setup_demo.exe

При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты.

Программа установки автоматически подключает надстройку к версии Excel по умолчанию. Если на компьютере установлено несколько версий Excel, то для остальных может потребоваться активизировать надстройку стандартными средствами интерфейса.

Если на компьютере установелены программы Финансы в Excel более ранних версий, то желательно их деинсталлировать стандартными средствами Windows, либо просто отключить надстройку ExcelFin.AddIn версий 1.55 и ниже.

По умолчанию демонстрационный файл устанавливается в папку в каталог документов текущего пользователя Windows User\Мои документы\ExcelFin (User – имя пользователя). Рабочие файлы могут располагаться на любых дисковых ресурсах.

Запуск программу осуществляется через открытие демонстрационного (или другого рабочего) файла в среде Excel. Для упрощения вызова демонстрационного файла его ярлык сохранен в меню Windows \ Все программы \ Финансовый учет в Excel \ Домашние финансы.

После успешного запуска программы откроется Excel-файл программы и активизируется страница содержания. Если надстройка ExcelFin.AddIn2.xla по каким-либо причинам не была установлена корректно, то при первом запуске программа откроет страницу ошибки.

Общие замечания

Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.

• Темно-серый фон – служебная ячейка с расчетами
• Серый фон – ячейка недоступная для изменений
• Розовый фон – расчетная ячейка с важными данными
• Светло-желтый фон –расчетная ячейка отклонений
• Светло-серый фон – ячейка с выбором из списка или возможный, но необязательный ввод
• Белый фон – ячейка, доступная для изменений

Рекомендуется не нарушать цветовую палитру при добавлении собственных таблиц в программу.

Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).

В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.

Для большинства элементов журналов со ссылками на справочники выбор реализован двумя интерфейсными средствами:

• Стандратный выпадающий список через интерфейсное средство «Проверка данных» — доступен при переходе на ячейку
• Дополнительный элемент управления «Выпадающий список» с возможностью поиска по первым буквам слова — активизируется при двойном клике на ячейке

Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка «Финансы в Excel» (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на скрытом листе Preset. Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.

В зависимости от производительности компьютера программа может вызывать замедление при вводе операций, если включен режим автоматического расчета ячеек. При необходимости можно переключиться на ручной режим расчетов в стандартных параметрах Excel.

Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel.

Состав файла описан на начальной странице программы — «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы •.

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Домохозяйство	фамилия или условное наименование владельца файла
Сегодня	текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY(). Можно исправить на ручной перевод даты.
Дата нач., Дата кон.	определяют учетный период. Начальные задолженности вводятся на дату, предшествующую Дате начала.
Базовая валюта	валюта, используемая в отчетах. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd.
Автозагруз.курсов (1-да, 0-нет)	переключатель режима автоматической загрузки курсов валют с сайта ЦБ РФ при старте программы. Допустимые значения для ввода: «1» или «0» отображаются в графическом виде.
Загрузка курсов нач., Загрузка курсов кон.	определяют период загрузки курсов валют. По умолчанию хранят формулы, привязанные к периоду учета.

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя. В списке валют разрешается исправлять название, но добавить еще одну валюту расчета без настройки формул не удастся.

Таблица Периоды по умолчанию настроена на 12 календарных месяцев, начиная с параметра Дата нач. Разрешается установить при помощи формул другую длительность периодов (например, неделя), но изменение количества периодов потребует больших доработок в отчетах.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации. Изменение существующего названия в справочнике может привести к некорректным расчетам, если значение уже использовано в журнале. Для корректного изменения названий используйте стандартную операцию замены значения целиком для всех листов программы.

Кассы (точки учета)

Список мест хранения денежных средств. Каждая точка учета имеет признак валюты. Номера по порядку присваиваются автоматически после ввода названия новой кассы (точки учета).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание
Номер	номер по порядку — присваивается автоматически
Наименование	уникальное название точки учета. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.
Валюта	признак валюты хранения денежных средств

Статьи доходов

Список статей учета, используемых при формировании отчета о движении денежных средств. Каждая операция должна иметь признак статьи дохода или расхода в зависимости от типа журнала.

Поля таблицы, доступные для изменения:

Заголовок	Описание
Номер	номер по порядку — присваивается автоматически
Наименование	уникальное название статьи дохода. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.
Уровень	уровень вложенности статьи в родительскую. Статья верхенго уровня должна иметь уровень 0.

Остальные поля таблицы рассчитываются по формулам и не предназначены для редактирования.

Статьи расходов

Аналогичный по структуре список статей, использующихся в журнале платежей. Таблица имеет те же поля для ввода и просмотра.

Курсы валют

Специальный справочник для учета валютных операций, приведения курсов валют к базовой и расчету курсовых разниц.

При наличии доступа в интернет реализована автоматическая загрузка курсов основных валют (евро и доллар США) с официального сайта Центрального банка РФ. Загрузка может осуществляться автоматически при старте программы, либо при нажатии кнопки на листе «Курсы» кнопки в левом верхнем углу √.

При отсутствии доступа в интернет, либо в целях моделирования произвольного изменения курсов валют допускается изменение значений курсов евро и доллара США вручную.

Журналы операций

Все финансовые операции, а именно, поступления и платежи денежных средств, необходимо заносить в один из двуж журналов: Доходы или Расходы. Экономически грамотнее было бы назвать эти журналы «Поступления» и «Платежи», но для задачи ведения домашних финансов термины не столь принципиальны.

Доходы

В таблицу вводятся поступления денежных средств в одну из доступных точек учета (кассу).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статья	Значение из справочника Статей доходов.	Список	Да
Сумма	Сумма поступивших денежных средств.	Да	Да
Валюта	Валюта точки учета	Нет	Вычисляемое
Касса-приемник	Точка учета, на которую поступают денежные средства.	Список	Да
	Подробное описание операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Расходы

Журнал предназначен для ведения платежей из любых источников собственных денежных средств (точек учета). Аналогичен по структуре журналу Доходов.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Статья	Значение из справочника Статей доходов.	Список	Да
Сумма	Сумма платежа.	Да	Да
Валюта	Валюта точки учета	Нет	Вычисляемое
Касса-источник	Точка учета, из которой осуществляется платеж.	Список	Да
	Подробное описание операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Отчеты

Остатки

Отчет отображает информацию об остатках денежных средств на текущую дату и на первую дату каждого периода, определенного в справочнике.

Начальные остатки по всем точкам учета также вводятся непосредственно в эту таблицу.

В отчете доступна информацио об итоговых остатках, сгруппированным по кассам (точкам учета) и валютам. Таблица преднастроена на 12 периодов и 10 точек учета.

Для примера использования в программу на отдельный лист добавлена диаграмма остатков денежных средств.

Бюджет

Отчет о движении денежных средств отображает информацию о поступлениях и платежах в каждом периоде по статьям, указанным в справочниках. Группировка и суммирование осуществляется автоматически на основе параметра «уровень статьи».

Для осуществелния план-фактного контроля необходимо ввести плановые значения в периодах непосредственно в ячейки этой таблицы (поверх формул).

Отчет настроен на 12 периодов (с план-фактным контролем), 50 статей доходов и 50 статей расходов.

Для отображения только фактической информации используйте кнопку выбора уровня в верхнем левом углу окна.

Таблица требует дополнительной настройки вручную после внесения новых статей в справочники статей доходов и расходов:

• Скрытие пустых строк.
• Группировка строк по уровням.
• Форматирование различными шрифтами важных статей (если нужно).

Одним из основных документов при ведении кассы является кассовая книга. Ее должна вести каждая компания, имеющая оборот «налички»: получение денег с расчетного счета, выдача зарплаты, подотчетных средств и т.п. На каком бланке заполняется кассовая книга, как правильно вести ее – об этом наша статья.

Что такое «Кассовая книга КО-4»

Кассовая книга – документ, фиксирующий поступление и выдачу наличных денег по кассе фирмы. Заполнение кассовой книги обязательно для всех, независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы. Исключение сделано для индивидуальных предпринимателей, ведущих учет своих доходов и расходов – им можно не оформлять кассовые приходные и расходные документы, а, следовательно, и кассовая книга им не требуется (п. 4.1 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014).

Заполняется кассовая книга (образец см. ниже) на актуальном бланке формы № КО-4, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Бумажный бланк включает: обложку, титульный лист и листы кассовой книги.

Порядок ведения кассовой книги прописан в постановлении № 88 лишь в общих чертах, подробной инструкции по ее заполнению не разработано. Также, при заполнении следует ориентироваться на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У.

Как заполнять кассовую книгу: алгоритм

Сотрудник, ответственный за заполнение кассовых документов, в том числе и кассовой книги, назначается приказом руководителя. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер, иное должностное лицо, а при отсутствии таковых заниматься ведением кассовой книги и других кассовых документов может сам руководитель, или физлицо, оказывающее услуги по бухучету.

Основанием для внесения записей в кассовую книгу являются приходные и расходные кассовые ордера. Ордера имеют сквозную нумерацию, ими оформляется каждое поступление или выдача наличности. Записи в кассовую книгу вносятся только за дни, когда по кассе было движение.

Общий алгоритм заполнения кассовой книги:

• на начало дня указывается остаток по кассе, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня;
• в книгу вносятся записи по каждому приходному и расходному ордеру, оформленному за день;
• в конце рабочего дня в кассовой книге суммируются обороты по приходу и расходу «налички» и выводится остаток на конец дня.

Как вести кассовую книгу, если в течение дня никакого движения по кассе не было? В кассовой книге такой день отражать не нужно.

Сверив сумму наличных денег, оставшуюся в кассе на конец дня, обороты и остаток, выведенный в кассовой книге, кассир заверяет сделанные в книге записи своей подписью, а затем передает их вместе с кассовыми документами на проверку главному бухгалтеру, или руководителю.

В кассовую книгу, в отличие от кассовых ордеров, допускается вносить исправления, но только если они будут заверены подписями лиц, внесших эти изменения, и их расшифровками, а также будет указана дата исправления.

Кассовая книга, наряду с остальными кассовыми документами, должна храниться в организации не менее 5 лет.

Как заполнять кассовую книгу: образец заполнения на бумаге

Оформлять кассовую книгу можно как на бумажном бланке, так и электронно. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности заполнения.

Бумажный бланк КО-4 – это журнал, отпечатанный в типографии, заполняемый вручную, или заполненные на компьютере, и затем распечатанные, листы кассовой книги.

Если книга будет заполняться от руки, перед началом работы в ней нужно пронумеровать и прошить все листы. На обратной стороне обложки на шнуровку приклеивается бумажный лист с указанием количества пронумерованных листов, ставится печать и подписи руководителя и главного бухгалтера. На титульном листе указывается наименование фирмы и период использования книги.

Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира, которые нумеруются одинаковыми номерами. Для заполнения листа вручную необходима копировальная бумага. Лист сгибается по линии отреза пополам, в середину закладывается «копирка», и кассир заполняет его неотрывную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а отрывная часть (второй экземпляр) получается скопированной.

Кассовая книга: образец заполнения вручную

В конце дня, после заполнения кассовой книги, второй экземпляр отрывается и является отчетом кассира, к которому прикладывают все кассовые документы за этот день. Кассовая книга и отчет с приложенными кассовыми ордерами передается для сверки главному бухгалтеру, который прописью указывает количество полученных приходников и расходников, и подписывает оба экземпляра. Все подписи на вкладном листе и отчете кассира должны быть только подлинными, а не «под копирку».

Вот так выглядит лист кассовой книги (бланк)

Скачать чистую КО-4 можно ниже. Если кассовая книга оформляется на компьютере, например в формате word или excel, то заполненный лист в конце дня распечатывается в двух экземплярах, подписывается кассиром и проверяется главным бухгалтером. В конце отчетного периода (ежегодно или ежеквартально) распечатанные листы прошиваются и заверяются печатью и подписями точно также, как при рукописном варианте.

Электронная кассовая книга: как правильно вести 2017

Еще один вариант ведения кассовой книги – электронно при помощи бухгалтерской программы, где ведется бухучет предприятия. При внесении в программу бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса», кассовая книга формируется автоматически. Листы такой кассовой книги можно распечатывать в конце дня и оформлять по аналогии с предыдущим вариантом, а можно не распечатывать, но тогда необходимо обеспечить дополнительную защиту документа от несанкционированного доступа и внесения исправлений после подписания. Электронная кассовая книга подписывается электронными подписями главного бухгалтера и кассира, согласно положениям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Ответственность за нарушения при ведении кассовой книги

Если кассовая книга в организации ведется неправильно, или не ведется вовсе, это является нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с «наличкой». За подобные действия предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ, а именно:

• штраф на должностных лиц – от 4 тыс. до 5 тыс. руб.,
• штраф на организацию – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xlsСкачать образец заполнения кассовой книги .xls

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Кассовая книга (форма КО-4)

Документ:

Скачать кассовую книгу в excel или в word

Скачать образец заполнения КО-4

Кассовая книга является неотъемлемой частью финансовых документов организации и предназначена для отражения сведений о поступлении и расходовании наличных денежных средств.

Документ имеет унифицированный формат, разработанный и утвержденный постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.98г. (ред. 03.05.00), форма ОКУД 0310004.

С 2014 года ИП и организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе отказаться от оформления кассовых ордеров, установления лимита остатка наличности и заполнения кассовой книги в соответствии с Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.14г.

На основании ФЗ №209-ФЗ от 24.07.07г. и Постановления Правительства № 265 от 04.04.16г. к субъектам малого предпринимательства относят компании:

1. Имеющие в штате не более 100 сотрудников;
2. С доходами до 800 млн. рублей в год;
3. С долей участия гос. образований в капитале не более 25%, долей участия иных компаний в капитале в пределах 49%.

Нужна ли кассовая книга при онлайн-кассе?

В 2017 году в практику введены онлайн-кассы. По этой причине возникает множество вопросов относительно необходимости ведения кассовой книги. Чиновники предоставили официальные разъяснения об использовании в деятельности первичных кассовых документов.

В частности, в письме Минфина № 03-01-15/54413 от 16.09.16г. установлено, что в связи с тем, что в фискальной памяти новых КММ сохраняются все необходимые данные, не требуется оформлять первичные кассовые документы.

Тем не менее, данные нововведения не распространяются на необходимость заполнения кассовой книги – методика применения этого документа по-прежнему регламентируется Порядком ведения кассовых операций (№ 3210-У). Вследствие этого вести кассовую книгу компании должны без изменений, с применением действующей формы бланка.

Особенности ведения кассовой книги

1) Обязанность заполнения документа в компании возлагается на кассира или иное лицо, например, бухгалтера. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании приходных и расходных ордеров (формы КО-1 и КО-2 соответственно).

2) Ведение кассовой книги может осуществляться как в бумажном, так и в электронном формате.

Для книги бумажного формата предусмотрено наличие основной части документа и копии, которая является отрывной. С целью предотвращения внесения несанкционированных исправлений в документ, законодательство обязывает ответственных за заполнение кассовой книги лиц пронумеровать ее страницы, прошнуровать их и заверить книгу печатью.

Если документ заполняется в электронном виде, то главным требованием в этом случаем является обеспечение должного уровня защиты кассовой книги. Внесение сведений в документ также производится в течение дня. По его окончании листы необходимо распечатать и заверить необходимыми подписями.

В конце года все листы книги сшивают, скрепляют печатью и подписями ответственных лиц. Если в организации имеется электронная подпись, распечатывать книгу ежедневно не нужно.

3) Важно помнить, что каждая компания имеет право вести только одну кассовую книгу.

4) Документ необходимо хранить в течение 5 лет.

Инструкция по заполнению формы КО-4

Кликните на интересующее поле инструкции, чтобы появилась подробная информация

Титульный лист

1. Наименование ИП / организации (например, Общество с ограниченной ответственностью «Элегия», Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.) и ее структурного подразделения (при наличии). Название компании необходимо указывать в соответствии с регистрационными документами.

Это требование закреплено в Постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Документ прекращает свое действие с 01.07.18г. Альтернативой ему станет ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий в себе аналогичные указания. Таким образом, если в рег. документах содержится только полное наименование, именно его необходимо отразить.

В тех случаях, когда документы также содержат сокращенное наименование, компания имеет право указать его ниже полного наименования (или рядом).

2. Код по ОКПО. Этот показатель отражает вид деятельности организации или ИП, и присваивается он органами статистики при регистрации на основании порядкового номера компании. Код ОКПО относится к числу обязательных реквизитов и указывать его в документе необходимо. Однако в связи с тем, что за отсутствие данного показателя никаких штрафов в отношении компании не предусмотрено, на практике нередко его оставляют незаполненным.

3. Период, за который составляется кассовая книга(календарный год).

Табличная часть

Табличная часть документа представлена в виде двух одинаковых листов, один из которых (основная часть) остается в кассовой книге, а второй (отрывная часть) передается в бухгалтерию в качестве отчета кассового работника. Внесение данных в обе части документа осуществляется абсолютно одинаково.

Строка перед таблицей

• Период, за который заполняется лист формы КО-4. Порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.14) устанавливает, что в те дни, когда приходные и расходные операции по кассе не производились, заполнять форму КО-4 не нужно;
• Номер листа кассовой книги.

Таблица

• Номер первичного документа (приходного или расходного ордера);
• Данные о лице, передавшем или получившем денежные средства. В этом столбце могут быть отражены сведения как о физлицах – контрагентах организации, так и о компаниях-партнерах;
• Номер корреспондирующего счета. Счет указывают в зависимости от основания получения или выдачи средств. Например, если из кассы выдаются деньги под отчет, следует указать 71 счет, а если деньги выдаются поставщику, то 60 счет;
• Сумма прихода или расхода. В зависимости от того, поступили ли средства в компанию или были выданы из кассы, сумму отражают в соответствующем столбце «Приход» или «Расход».

Для отражения операций по кассе в течение дня предусмотрено две страницы документа. Первая содержит сведения об остатке средств на начало дня, а также сроки для отражения текущих операций с наличкой за день. В нижней части расположена строка «Перенос», предназначенная для подведения итогов страницы и переноса остатка на следующую страницу документа.

В том случае, если операций с наличными средствами было немного и лист полностью не заполнен, с целью предотвращения внесения недействительных записей на всю незаполненную область таблицы кассир должен поставить букву Z (это касается как первой, так и второй страницы разворота).

После того как все сведения о приходе и расходе наличных денег отражены, необходимо подбить итоговые суммы и указать остаток денежных средств по состоянию на конец дня. Остаток указывается с учетом средств, которые запланированы для выдачи заработной платы и пособий. Правила ведения кассовой дисциплины определяют возможность компаний хранить деньги в кассе сверх установленного лимита в периоды выдачи заработной платы в течение трех дней.

После заполнения кассир, ответственный за составление кассовой книги, ставит свою подпись и расшифровку в документе и передает его отрывную часть, а также приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерию.

Работник бухгалтерии проверяет записи в кассовой книге, указывает количество приходных и расходных документов прописью, ставит свою подпись и расшифровку в форме КО-4.

Последняя страница Последняя страница кассовой книги должна отразить сведения о том, что документ пронумерован (с указанием количества листов), прошнурован и скреплен печатью. Также важно указать сведения о руководителе компании (должность, подпись и расшифровка) и главном бухгалтере.

Образец заполнения кассовой книги

Титульный лист

Табличная часть

Последняя страница

Форма КО-4

Данная форма введена документом:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ от 18.08.98 N 88

(ред. от 03.05.2000)

Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _________ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой или оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строке «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге.

Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Данное приложение другого формата содержится в следующем файле:

Заполняем титульный лист кассовой книги — образец

Что собой представляет титульный лист кассовой книги (бланк)

Особенности применения унифицированной формы КО-4 в 2019 году

Итоги

Что собой представляет бланк кассовой книги (титульный лист)

Титульный лист кассовой книги обычно выполняется из плотной бумаги для того, чтобы регистр как можно дольше оставался неповрежденным. В соответствии с п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ срок хранения такого бухрегистра, как кассовая книга, составляет не менее 5 лет.

Книга может быть распечатана на бумажном носителе, прошита и заверена подписями ответственных лиц и печатью либо вестись в электронной форме с применением электронной подписи. В этом случае выводить ее на бумагу не обязательно (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма кассовой книги (унифицированный бланк КО-4) утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Информация об этом указывается в верхнем правом углу страницы.

На титульном листе (обложке книги) должно быть приведено полное название предприятия, его код по ОКПО. Если это структурное подразделение, то указывается информация об этом. Под наименованием регистра ставится год, за который он ведется. Так, новая кассовая книга заводится каждый календарный год либо сразу после заполнения последней страницы предыдущей книги в течение этого же года.

На последней странице книги, в строке с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов ставится фактическое числовое значение. Запись заверяется печатью предприятия (при наличии) и подписями руководителя и главного бухгалтера с их обязательной расшифровкой. Завершающей записью является дата заверки информации о количестве листов в книге.

Подробнее о существующих видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Особенности применения унифицированной формы КО-4 в 2019 году

С начала 2013 года формы первичных документов, которые содержались в альбомах, унифицированных Госкомстатом, стали необязательны для применения. Однако если речь идет о первичных документах и регистрах, формы которых также установлены на основании других федеральных законов (в частности, это напрямую касается документов по кассовым операциям), разработанная унифицированная форма остается обязательной.

Именно об этом говорится в информации Минфина России от 04.12.2012 № ПС-10/2012 о вступлении в силу с 2013 года закона о бухучете. Несмотря на то что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок отражения операций по кассе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), форма кассовой книги осталась неизменной. При этом ИП могут не вести данную форму бухгалтерского регистра (п. 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

За правильностью ведения кассовой книги следит главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии руководитель.

О том, как кассовые операции отражаются в бухучете, читайте в статье «Организация работы кассы в бухгалтерском учете (нюансы)».

Где скачать титульный лист кассовой книги

Бланк титульного листа кассовой книги, а также все остальные страницы формы КО-4 можно скачать на нашем сайте.

У нас вы найдете и образец заполнения титульного листа кассовой книги. Его тоже можно скачать и, сохранив у себя на компьютере, заполнить свой документ по нашему примеру.

Кассовая книга ведется по унифицированной форме. Помимо собственно таблицы-регистра эта форма включает титульный лист и заверительную надпись на обороте, правильно оформить которые вам поможет наш образец.

Образец и заполнение кассовой книги

Руководствуясь Положением банка России № 373-П от 12.10.2011 г., как организации так и ИП обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это Положение касается всех, кто проводит расчеты наличными денежными средствами. Ниже приводится образец и заполнение кассовой книги.

Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер (ПКО), а на расход денег — расходный кассовый ордер (РКО).

По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4 .

Ведение кассовой книги на бланке

В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.

Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.

>Скачать бланк кассовой книги для ИП:

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь — апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.

Образец кассовой книги

Лист кассовой книги и отчет кассира

На что нужно обратить внимание при заполнении:

1. Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть — это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
2. Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
3. Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года — то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
4. В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 — расчетный счет, 62 — покупатели и заказчики, 70 — зарплата, 71 — подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.
5. «Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
6. Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день — расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
7. Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.

Заполнение кассовой книги — образец

Электронная кассовая книга

Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.

Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний — отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы , а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.

Пример заполнения для ИП

После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.

Получайте новые статьи блога к себе на почту: