Факсимиле на накладных

Когда факсимиле не вызовет налоговых проблем, а в каких случаях лучше не рисковать

Р. Тимохин

Журнал «Главбух» № 15/2010

Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться.
От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС.

Действующее законодательство позволяет вместо обычных подписей ставить на документах факсимиле. То есть воспроизводить подпись с помощью средств механического копирования, скажем штампов. Конечно, это удобно — документооборот компании существенно упрощается.

Но имеют ли силу документы, подписанные факсимиле? Увы, в большинстве случаев факсимильная подпись может стать причиной разного рода проблем.

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы, сделанные в данной статье, пригодятся и компаниям на «упрощенке».

Заверить договор с помощью факсимиле можно, если это отдельно прописано в соглашении сторон

Заключая сделки, контрагенты вправе использовать факсимиле, а не ставить собственноручные подписи на документах. Делать это можно в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ).

Таким образом, если ваша компания подписывает контракт с новым партнером, заверять договор факсимиле не следует. Ведь скорее всего никакого соглашения насчет аналога живой подписи еще нет. А законов, позволяющих подписывать договоры «автоматически», немного — как правило, это внутриведомственные нормативные акты.

Важная деталь

Сталкиваются ли Ваши коллеги на работе с документами, подписанными факсимиле, смотрите на сайте.

Пункт, предусматривающий соглашение о факсимиле, вы вправе включить в подписываемый контракт — тогда все последующие документы можно будет заверять быстрее.

Если же первоначальный договор будет заверен посредством факсимиле, то впоследствии он может быть признан ничтожным. Данный вывод подтверждается в постановлении ФАС Московского округа от 10 сентября 2004 г. № КГ-А40/5987-04.

Ставить факсимиле на платежных документах и «первичке» опасно

Не допускается ставить факсимиле на платежных документах. На этом акцентируют внимание специалисты Минфина России в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13.

Такой же запрет распространяется и на «первичку», на основании которой ведется бухгалтерский учет. Обоснование простое — в силу статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» на первичной документации должны стоять именно личные подписи.

Осторожно!

Если на первичной документации стоит факсимиле, то списывать расходы при расчете налога на прибыль опасно.

«Первичка», подписанная факсимиле, довольно часто становится причиной того, что инспекторы снимают расходы компании. Отстоять затраты в такой ситуации можно только в суде. Пример положительного исхода дела — постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 апреля 2008 г. по делу № А56-13616/2007. Впрочем, бывают случаи, когда судьи поддерживают налоговиков. В качестве примера можно привести постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2007 г. № Ф04-4926/2007(36480-А67-25).

Кроме того, документы, заверенные «автоматически», могут стать причиной спора с партнером. А в таких делах судьи, как правило, признают, что «первичка» с факсимиле не доказывает факт хозяйственной операции (см. определение ВАС РФ от 7 февраля 2008 г. № 653/08).

Вычет НДС на основании счета-фактуры с факсимиле налоговые инспекторы не признают

Обязательным реквизитом счета-фактуры в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ является подпись продавца. Воспользоваться вычетом по НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры можно, но это неминуемо приведет к спору с налоговиками. При этом положительный исход разбирательства совсем не гарантирован. Поэтому, получив счет-фактуру с факсимиле, попросите контрагента вашей компании перевыставить документ. Образец соответствующего запроса вы найдете .

Дело в том, что на счетах-фактурах должны стоять именно живые автографы, а не факсимиле. Такого мнения придерживаются эксперты Минфина России в письме от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Дескать, статьей 169 Налогового кодекса не предусмотрены «заменители» личных подписей на счетах-фактурах. Значит, и принять к вычету НДС на основании «факсимильного» счета-фактуры покупатель не вправе.

Мнение арбитражных судей по данному вопросу на данный момент неоднозначно. Некоторые из них разделяют позицию чиновников. Однако гораздо чаще суды исходят из того, есть ли соглашение сторон сделки об использовании факсимиле. Ведь прямой запрет применять аналоги живой подписи в Налоговом кодексе РФ отсутствует. Следовательно, принять «входной» налог к вычету в рассматриваемой ситуации все же можно. В частности, именно к такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 2 марта 2010 г. по делу № А53-2634/2009.

Доверенность с факсимиле считается недействительной

Заверять доверенность от лица организации с применением факсимиле директора категорически запрещено. Ведь в данном случае речь идет об односторонней сделке. А значит, никакого соглашения сторон нет и быть не может в принципе. Именно поэтому нормы пункта 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ в данном случае не действуют.

Если же на доверенности все-таки будет стоять факсимильное воспроизведение подписи, то впоследствии при возникновении спора суд признает ее недействительной со всеми вытекающими последствиями. В частности, у организации не получится взыскать с контрагента задолженность по товару, отгруженному по доверенности. Свидетельство тому — постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29 апреля 2005 г. № А11-1742/2003-К1-10/164.

Налоговики «забракуют» отчетность с факсимиле

Нельзя использовать факсимиле и для того, чтобы подписать налоговую декларацию. Дело в том, что Налоговым кодексом РФ разрешено ставить только живые автографы либо электронно-цифровую подпись. Данная точка зрения изложена в определении Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08.

Аналогичный запрет действует в отношении бухгалтерской отчетности. Причина проста: по общему правилу нормы гражданского законодательства не применяются к бухгалтерским и налоговым правоотношениям (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ). Поскольку иной алгоритм действий прямо не предусмотрен ни Налоговым кодексом РФ, ни Законом № 129-ФЗ, применять факсимиле крайне опасно. Проще говоря, инспекторы сочтут «факсимильные» декларации и отчетность несданными и выпишут компании штраф.

Факсимиле можно ставить на документах, составляемых при внешнеэкономических сделках

На некоторых связанных с импортом и экспортом бумагах факсимиле вполне уместно. Речь идет о различных видах коносаментов и железнодорожных накладных международного сообщения. Об этом говорится в письме ФНС России от 21 августа 2009 г. № ШС-22-3/660@.

Если бы не международные договоры, заключенные РФ, то контролеры бы ни за что не разрешили ставить факсимиле. Однако нормы мирового права имеют приоритет над положениями отечественного законодательства. Именно поэтому для компаний, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью, имеются некоторые послабления.

Важная деталь

Можно смело ставить факсимиле на документах, если это позволяет международный договор, заключенный РФ.

Инспекции не вправе «подписывать» факсимиле документы, направляемые налогоплательщикам

Что касается самих представителей налогового ведомства, то им применять факсимиле в основной деятельности запрещено. Это требование изложено в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@. Продублировал данное предписание и Минфин в письме от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13. Проще говоря, вся исходящая документация из инспекции должна быть с живыми подписями либо ЭЦП.

Как ни странно, но контролеры на местах игнорируют столь однозначные рекомендации сверху. Причем делают это практически постоянно. В частности, весьма популярен среди налоговиков факсимильный автограф в уведомлениях об уплате транспортного налога. Оно и неудивительно, ведь обычный человек скорее заплатит указанную в документе сумму, чем станет спорить с ИФНС.

Однако иногда «факсимильная» корреспонденция из налоговой поступает на адреса компаний. Если «автоматически» подписано требование об уплате налога (пеней, штрафов), то его можно успешно оспорить — в вышестоящем налоговом органе. Если УФНС не удовлетворит жалобу, это наверняка сделает суд. Как, например, ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 6 марта 2009 г. по делу № А63-13896/2008-С4-30.

Что делать, если контрагент передал счет-фактуру с факсимиле

Объясняет юрист Дина СВЕРЧКОВА, юрист юридическойкомпании «Налоговик»:

— Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. По сути, единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросите у поставщика счет-фактуру с живыми подписями. При этом сошлитесь на требования инспекторов.

Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то сделайте еще кое-что. Во-первых, заключите с поставщиком дополнительное соглашение к договору, где пропишите возможность документального оформления операций с применением факсимиле. Во-вторых, попросите у поставщика приказ или иной распорядительный документ, устанавливающий перечень документов, подписываемых с применением факсимиле. Наличие этих бумаг поможет вам отстоять свою позицию в суде в случае, если инспектор вынесет решение о доначислении НДС.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

1. Живая подпись каждый раз немного разная, а факсимиле всегда одинаковое. Так что если компания получила несколько документов, то автографы на них надо сравнить между собой. Идентичные подписи на всех бумагах (вплоть до того, что размер совпадает на 100%) — признак того, что они поставлены механически.

2. Если в наличии есть образцы с оригинальным автографом, то их надо сравнить с подписями, вызывающими сомнения. В клише, как правило, отсутствуют мелкие детали подписи, а также имеется утолщение по краям.

3. Изучить область вокруг подписи и с обратной стороны листа, на котором стоит автограф. При использовании факсимиле появляется рельеф штрихов от сильного давления.

4. Самый надежный способ — обратиться к специалисту. Высококачественное факсимиле бывает довольно трудно распознать визуально, особенно если нет подручных средств и особых навыков.

Частые вопросы о факсимильных подписях

Имеет ли юридическую силу кадровая документация с факсимиле подписи руководителя компании?

Нет. Одним из реквизитов кадровых бумаг является личная подпись руководителя. При этом факсимильное воспроизведение автографа таковой не считается. Соответственно, бумаги с факсимиле считаются недействительными.

Наша компания открывает расчетный счет. Можно ли в карточке с образцами подписей и оттиска печати ставить факсимиле?

Этого делать нельзя. Данный запрет четко прописан в инструкции Центробанка от 14 сентября 2006 г. № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Может ли организация-векселедатель поставить факсимиле вместо живой подписи на векселе?

Нет, не может. Если на векселе отсутствует собственноручная подпись векселедателя, то документ признается недействительным. Это подтверждает информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25 июля 1997 г. № 18.

Компания подает заявку для участия в государственном тендере. Можно ли ставить факсимиле в конкурсной документации?

Конкретные требования к документации каждый заказчик устанавливает самостоятельно. Как правило, чиновники запрещают использовать факсимиле при подготовке заявки и приложений к ней.

Главное, о чем важно помнить

1. Применять факсимиле взамен живых подписей можно только по соглашению сторон.

2. Запрещено ставить факсимиле на платежных документах, «первичке» и доверенностях.

3. На основании «факсимильных» счетов-фактур нельзя принять НДС к вычету.

Экспертиза печати и штампов: как отличить подделку?

Печати и штампы – это необходимые реквизиты документов, удостоверяют события и явления в документах.

Какими бывают печати?

• По форме: треугольные и круглые;
• По материалу: полимерные эластичные (резина, фотополимер) и металлические;
• По назначению: простые и гербовые.

Особняком стоит факсимиле, об этом – чуть позже.

Штампы делятся на прямоугольные, «безрамочные» и самонаборные. Существуют определённые требования к печатным формам (клише) при их изготовлении. Печатные формы изготавливаются в штемпельно-граверных мастерских по эскизам, предоставляемых заказчиком. В круглых печатях буквы должны располагаться по окружности – радиально, должен быть одинаковый рисунок одноименных букв, симметричное расположение текста и ободков.

Начало и окончание текста по окружности между ободками разделяется разделительным знаком (*), расположенным симметрично относительно других таких же знаков и текста в центре оттиска.

В штампах строки должны быть параллельны между собой и относительно горизонтальных рамок штампа; вертикальные оси знаков должны быть параллельны между собой.

Признаки печатных форм

Признаки печатных форм делятся на общие (форма, размеры, содержание и размещение текста, расстояния между словами, шрифт) и частные. Частные делятся на признаки, появляющиеся при изготовлении формы (рисунок отдельных знаков и их элементов, расстояния между знаками, отклонения знаков вправо-влево и смещения вверх-вниз относительно соседних знаков) и на признаки, возникающие при длительном использовании в работе печатной формы (при эксплуатации).

Это признаки, проявляющиеся при нанесении оттиска с формы, в которой возникли различные выкрошенности фрагментов эластичного материала клише – разрывы, истончение ободков, отсутствие мелких элементов и деталей букв и т.д. Следует обращать внимание на условия нанесения оттиска с формы: степень нажима, поверхность, на которой находится документ, используемый краситель, проклейка бумаги.

Способы подделки печатей и штампов и признаки подделки:

• самый «древний» — рисовка оттиска непосредственно на документе (здесь присутствуют все признаки рисовки: искривленность, извилистость прямолинейных штрихов, угловатость дуговых штрихов, наличие карандашной подготовки, например следа от иголки циркуля в центре оттиска, различный рисунок одноименных букв, несимметричное расположение текста, могут быть грамматические ошибки),
• нанесение изображений с помощью плоских рисованных форм (признаки — бледность оттиска, расплывы красителя, + признаки рисовки), -влажное копирование оттиска с оригинала на подделываемый документ (при этом оттиск получается зеркальным, но если применяется промежуточное копирование – то зеркальности не будет, будет иметь место бледность полученного оттиска);
• нанесение оттиска при помощи самодельного рельефного клише (при этом наблюдаются упрощенный рисунок знаков, несоответствие типографским шрифтам, буквы – без отсечек, имеет место нарушение симметричности, различный рисунок одноименных букв, может быть присутствие зеркальных букв)
• нанесение оттиска при помощи множительной техники (сканер/цветной принтер). На последнем способе подделки оттисков остановимся поподробнее. Оттиски наносятся на подделываемый документ либо путем сканирования подлинного оттиска и «распечаткой» полученного изображения оттиска на цветном принтере, либо путём получения изображения оттиска при помощи специальной программы и последующей «распечатки».

Признаки изображений оттисков печати/штампов, полученных способом цветной электрографии (в том числе цветной ксерокс и цветной лазерный принтер):

• поверхностное размещение красителя в штрихах, имеется небольшой рельеф (выпуклость) в месте изображений;
• все изображения состоят из мелких спёкшихся крупинок электрофотопорошка.

На поверхности листа:

• точки-марашки;
• все крупинки имеют блеск (от термообработки);
• на сгибах листа бумаги документа «запекшиеся» микрочастицы порошка частично «осыпаются».

Способ печати изображений на ксероксе и на лазерном принтере один и тот же. Имеется один признак, характерный для лазерного принтера: наклонные и дуговые элементы штрихов могут иметь ступенчатое строение, что видно при небольшом увеличении. Но этот признак может присутствовать и при копировании на цифровом ксероксе.

На лазерном принтере и на ксероксе могут быть выполнены не только оттиски печатей и штампов, но и бланки документов и подписи.

При работе с документами обращайте внимание: подписи должны быть выполнены от руки, оттиски печатей (штампов) должны быть нанесены штемпельной краской при помощи рельефных печатных форм.

Важно про факсимиле

Факсимиле — это штампик с механической копией подписи. В последнее время наметилась тенденция подменять оригинальные личные подписи на документах оттисками штампов — факсимиле. Некоторые должностные лица, ссылаясь на Женевскую конвенцию, доказывают свое право проставлять факсимиле на векселях. Но подпись наносится на документ с целью удостоверения различных явлений и событий. Подпись является обязательным реквизитом документа, это удостоверительный знак определенного человека – исполнителя подписи. Это графическое начертание, обозначающее личность исполнителя подписи, которое выполняется им собственноручно.

А оттиск факсимиле ни в юридическом, ни в физическом отношении подписью не является, он не доказывает причастности владельца подписи к факту составления документа.

Часто мошенники проставляют факсимиле умышленно для того, чтобы иметь возможность отказаться от подписания документа. Признаки факсимиле делятся на общие и частные, как у оттисков печатей, штампов.

Как у всех оттисков эластичных печатных форм, получаемых с помощью штемпельной краски, в оттисках факсимиле наблюдаются:

• отсутствие вдавленности от пишущего прибора,
• непропечатка отдельных элементов,
• расплывы красителя,
• «забивание» отдельных элементов (зависит от степени нажима и бумаги).

Если в документе несколько факсимиле, то имеют место совершенно одинаковые частные признаки подписи, чего при собственноручном выполнении подписи не бывает, и распознать факсимиле в этом случае труда не составляет.

Что еще стоит отметить: одной из причин, способствующих преступности в сфере оборота документов, является резкое снижение культуры обращения документов. Это связанно с тем, что в бизнес часто приходят люди, не имеющие элементарных познаний о требованиях, которым должны соответствовать документы при их оформлении. Так, образное выражение о том, что подпись скрепляется печатью (означающее, что печать не ставится на документ, если на нем нет подписей), зачастую воспринимается буквально: штрихи подписи и оттиски печатей накладываются друг на друга так, что рассмотреть подпись не всегда удается даже с помощью специальной техники.

Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 февраля 2011 г.

Содержание журнала № 4 за 2011 г.В.А. Полянская, экономист

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ. Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО «Энергия»				ООО «Смелость»
		А.Е. Зуе­ва				Н.П. Сокольский

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009.

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ.

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке — вопрос спорный

В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимые способы подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимилеПостановления ФАС МО от 16.02.2010 № КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 № Ф03-5231/2009; ФАС ВСО от 13.10.2009 № А33-16226/08; ФАС ПО от 26.03.2009 № А55-6067/2008; ФАС СКО от 12.10.2009 № А32-12030/2007-19/302; ФАС УО от 09.12.2008 № Ф09-9114/08-С2; ФАС СЗО от 30.08.2007 № А42-4217/2006.

Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.

***

Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»: