Электронный журнал кадровое дело

Журналы

В кадровом делопроизводстве широко используются журналы по кадрам. Они нужны для хранения и учета документов, а также могут быть востребованы в случае спора между работодателем и работником как дополнительное доказательство своевременности издания документа.

Виды журналов по учету кадров

Кадровыми специалистами ведутся, в частности, следующие журналы:

• регистрации заявлений;
• регистрации уведомлений;
• регистрации представлений;
• регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
• учета работников, выбывающих в служебные командировки;
• регистрации несчастных случаев на производстве.

Журналы по приказам по кадрам могут понадобиться для фиксации сверхурочной работы и отгулов, учета использованных и неиспользованных дней отпуска.

Оформление журналов учета персонала

Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».

Как правило, все журналы учета персонала оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе. Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ.

В этом разделе представлены журналы по приказам по кадрам, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Чтобы скачать готовый документ, выберите подходящий шаблон и внесите в него соответствующие данные.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019

С первого дня работы вашей компании необходимо заняться вопросом кадрового делопроизводства (КДП). Трудовая инспекция может нагрянуть с проверкой в любое время, и, если бумаги будут не в порядке, руководитель получит штраф. Рассказываем, как запустить кадровый учет с нуля пошагово.

Для тех, у кого нет на это времени, есть альтернативный вариант – передать бухгалтерию и кадры на аутсорсинг.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2019

Чтобы создать документальную базу с нуля и навести порядок в бумагах, нужно выполнить всего 10 шагов.

Шаг 1. Принять на работу руководителя

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с того момента, как в компании появляется первый наемный сотрудник. Поэтому вашим первым документом будет приказ о приеме на работу руководителя. Это очень важно, так как он будет подписывать все последующие кадровые назначения.

Шаг 2. Назначить ответственного за кадровое делопроизводство

В маленьких компаниях этим занимается директор. Если вы – руководитель, издайте приказ и назначьте себя ответственным за КДП.

Есть другой специалист в штате? Издайте приказ о его назначении. Обязательно зафиксируйте в должностной инструкции, что этот сотрудник будет вести кадровый учет.

Шаг 3. Издать регламент по КДП

Регламент – это документ, который устанавливает правила проведения кадровых процедур, документооборота и т.д..

Важные моменты, которые нужно указать в регламенте:

1. На какие документы действует инструкция.
2. Как принимаются локальные акты, как с ними знакомят сотрудников.
3. Кто и где регистрирует поступающую входящую документацию и реагирует на нее.
4. Как регистрировать, направлять и подписывать исходящую документацию.
5. Для каких документов вы утвердили типовую форму.
6. 6. Порядок работы с печатями и штампами.
7. Кто занимается трудовыми книжками.
8. Где хранятся бумаги, кто отвечает за их целостность.
9. За основу можно взять готовый образец и «подрихтовать» его под особенности вашей фирмы. Затем утвердите инструкцию у руководителя и ознакомьте всех сотрудников.

Шаг 4. Ознакомьтесь с видами документации

Чтобы начать ведение кадрового делопроизводства с нуля, вы должны знать, какие типы документов вообще существуют. Их можно поделить на категории.

Тип документа	Организационно-кадровые	Распорядительные	Информационно-справочные
Особенности	Регулируют трудовые отношения в фирме. По содержанию не должны противоречить ТК РФ	Издает руководитель Суть таких документов – дать определенные распоряжения сотрудников Такие документы требуют исполнения	Назначение – обмен информацией, фиксация важных данных
Что сюда относят	Все локальные акты, которые касаются трудовых отношений: коллективный договор, должностные инструкции, штатное расписание, различные положения (об оплате и охране труда, о защите персональных данных, о премировании и пр.)	Всевозможные распоряжение и приказы – о приеме на работу, увольнении, премировании, дисциплинарном наказании, переводе на другую должность. Также в эту группу входят личные дела работников	Входящая документация – распоряжение от вышестоящих организаций, письма, отчетность, заявки, жалобы Исходящая – ответы на входящую документацию, а также письма, предложения, справки, договоры для других компаний и физлиц Внутренняя документация – докладные и служебные записки, различные акты, отчеты

Теперь, когда вы знаете классификацию документов по КДП, можно выделить отдельные шкафчики для каждого типа бумаг – так будет проще найти нужный документ.

Чтобы запустить ведение кадрового делопроизводства в полном объеме,

Шаг 5. Разработайте организационные документыопределите, каких документов не хватает в вашей организации.

Регламент по КДП мы составили (шаг 3). Проверьте, есть ли у вас:

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Можете скачать готовый образец.
2. Положение об оплате труда. Как оформить, читайте .
3. Положение о порядке работы с персональными данными. Скачайте образец.
4. Штатное расписание. Получить образец и всю информацию.

Все эти документы нужно согласовать с руководителем, при необходимости внести корректировки. Если все хорошо, директор должен поставить на них свою резолюцию («Утверждаю»).

Шаг 6. Создайте шаблоны документов, соберите базу бланков

Нет смысла каждый раз ломать голову, как оформить тот или иной документ. Проще сразу сделать папку с шаблонами:

• трудовых договоров;
• дополнительных и иных соглашений с работниками;
• приказов, актов, распоряжений;
• личных карточек персонала;
• служебных заданий и пр.

Все шаблоны соберите в одно приложение, его должен подписать руководитель. Затем присовокупите это приложение к регламенту о КДП.

Шаг 7. Заведите журналы учета

Обязательные книги и журналы:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• журнал учета проверок;
• журнал прохождения обязательного медицинского освидетельствования;
• журналы учета инструктажей по охране труда.

Необязательные журналы:

• регистрации приказов;
• входящей корреспонденции;
• командировок;
• о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков.

Вести эти журналы можно в электронном или письменном виде, на ваше усмотрение.

Шаг 8. Определитесь, кто будет заниматься трудовыми книжками и личными делами

Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек, издав приказ. Затем подготовьте шкаф или сейф для хранения бланков и вкладышей, а также самих трудовых книжек. Личные дела нужно держать отдельно под замком, так как в них содержатся персональные данные сотрудников.

Шаг 9. Оформите трудовые отношения с сотрудниками

Не забудьте при подписании трудовых договоров ознакомить новичков с локальными нормативными актами, при необходимости составьте должностную инструкцию, проведите первичный инструктаж, внесите запись в трудовую и пр. Полный алгоритм мы расписали.

Шаг 10. Заведите календарь кадровика

Работодатель должен периодически сдавать отчеты в налоговую, Пенсионный фонд и службу Госстатистики. Поставьте у себя напоминание о сроках, чтобы ничего не пропустить.

Может ли CRM-система заменить кадровика?

Если вы начинаете кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции из этой статьи пригодятся и в работе с CRM-системами. Это платные программы, которые автоматизируют учет.

Нюанс в том, что собственные (кастомные) CRM, «заточенные» именно под вашу компанию, стоят больших денег, этот вариант не подходит для мелких организаций. Универсальные и более дешевые сервисы, безусловно, облегчают работу, но все равно многие данные придется вводить вручную и тратить время.

Хорошая альтернатива – передать эти задачи на аутсорсинг. Обычно в пакет услуг входит бухгалтерия, кадровый учет и помощь в оптимизации налогов. Так вы сможете одновременно снять с себя широкий круг задач. Попробуйте сервис Главбух Асссистент – это бесплатно.

Читайте подробнее: Кадровый аутсорсинг. Особенность, стоимость, риски

10 типичных ошибок кадровика

Рано или поздно любую компанию посетит инспектор ГИТ. На подготовку к выездной проверке у вас будет 10 дней. Узнайте, какие ошибки чаще всего допускают кадровики.

Ошибка	Как исправить
В правилах внутреннего трудового распорядка нет главы об ответственности работодателя.	Такое нарушение встречается в ходе 90% плановых проверок. Если у вас нет этой главы, издайте новые ПВТР и пропишите дисциплинарную и материальную ответственность руководителя.
Работники не знакомы с ЛА, которые связаны с их трудовой деятельностью	Есть 2 способа это исправить: 1. Заведите журнал ознакомления с ЛА и попросите каждого сотрудника подписаться. 2. Издайте ознакомительный лист к каждому ЛА и отдайте на подпись работникам.
В документах ничего не сказано об индексации заработной платы	Издайте допсоглашение к трудовым договором. Как часто и по какому принципу рассчитывать индексации, читайте .
Не учли мнение профсоюзов при создании ЛА	Переделайте документ
В ПВТР не прописан второй выходной день и/или дни выплаты зарплаты
В трудовом договоре не прописали размер оклада, районный коэффициент, процентную надбавку для трудящихся на Крайнем Севере
В трудовом договоре не указаны СОУТ	Если вы прошли специальную оценку условий труда, отразите это в договоре. Если нет – внесите фразу «Условия труда определит СОУТ, она будет проведена в установленные законодательством сроки»
Неправильно заполнен табель учета рабочего времени – нет информации о работе в сверхурочное время и праздничные дни, неправильно указана продолжительность рабочего дня, нет информации о прогулах и опозданиях.	Издайте корректирующий лист и внесите правильные сведения
Неправильно составили график отпусков – забыли зафиксировать перенос, не ознакомили работника с приказом за 2 недели до отпуска, не учли льготные категории, неправильно разделили отпуск (одна часть должна быть длительностью не менее 14 дней)	Утвердите график заново. Подготовьте новые уведомления об отпуске и отдайте сотрудникам на подпись
Нет инструкции по охране труда для сотрудников, которые работают за ПК	Многие не знают, что при работе за компьютером тоже нужно соблюдать правила охраны труда (если человек сидит более 4 часов за рабочую смену). Обязательно разработайте инструкции, ознакомьте и дайте на подпись.

Досадная ошибка – когда в документах заполнены не все графы, не хватает подписей ответственных лиц. Поэтому перед проверкой обязательно пересмотрите все бумаги и добавьте недостающую информацию.

Имейте в виду, что инспектор выписывает отдельные санкции за каждое нарушение. Поэтому, если он выявит, к примеру, 3 недочета, то придется платить 3 штрафа. Суммы взысканий: от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо или ИП, и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.

За нарушения в трудовых договорах наказывают с особой строгостью. Сюда относятся:

• отказ от оформления ТД с сотрудником;
• ненадлежащее оформление ТД (не включены обязательные условия, нарушены права сотрудника);
• заключение договора ГПХ вместо трудового.

За такие нарушение должностное лицо выплатит штраф 10-20 тысяч рублей, а сама организация – от 50 до 100 тысяч рублей.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Бесплатная электронная газета по кадровому делопроизводству и другие рассылки для профессионалов, новичков, руководителей и тех, на кого кадры «повесили»

На этой странице нашего сайта Вы можете подписаться на бесплатную электронную газету по кадровому делу курс основ кадрового делопроизводства (программа курса) и другие наши рассылки. Чтобы подписаться, нужно сделать следующее.

В нижеприведенной форме выберите подписки, которые Вам интересны, введите правильно свой e-mail и нажмите на кнопку «Подписаться».

Новый адрес подписки

Здесь вы можете подписаться на рассылки нашего сайта. Выберите рубрики подписки, введите ваш e-mail и нажмите на кнопку Подписаться.

* Для незарегистрированных подписчиков паролем является код подтверждения подписки. Зарегистрированные пользователи могут использовать свой пароль, заданный при регистрации.

Программа бесплатного курса по основам кадрового делопроизводства для новичков

• ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ И КАДРОВЫЕ ВОПРОСЫ
• ДОКУМЕНТЫ, С КОТОРЫМИ РАБОТАЮТ КАДРОВИКИ
• НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
• УТВЕРЖДЕННЫЕ, ТИПОВЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
• РЕКВИЗИТЫ И ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ.
• РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА
• ГЛАВНОЕ О ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ
• ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
• ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА
• ГРАФИК ОТПУСКОВ.
• ОСНОВНОЕ О ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ.
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
• ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ ПРИЕМЕ НА
• КАДРОВЫЕ ПЕРЕСТАНОВКИ
• ИЗМЕНЕНИЕ НЕКОТОРЫХ УСЛОВИЙ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ ПО СОГЛАШЕНИЮ СТОРОН
• ИЗМЕНЕНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ПО ИНИЦИАТИВЕ РАБОТОДАТЕЛЯ
• ОТСТРАНЕНИЕ РАБОТНИКОВ ОТ РАБОТЫ
• ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ РАБОТА (СОВМЕЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ И ДР.)
• ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКОВ
• РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ
• ОТПУСКА
• ВЫХОДНЫЕ И НЕРАБОЧИЕ ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ. ПРИВЛЕЧЕНИЕ К РАБОТЕ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИКИ
• УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА. ОПЛАТА ТРУДА
• ПООЩРЕНИЕ РАБОТНИКОВ
• ПРИВЛЕЧЕНИЕ РАБОТНИКОВ К ДИСЦИПЛИНАРНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
• МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ

Подписаться на бесплатный курс по основам кадрового делопроизводства >>

Содержание последних выпусков электронной ОК-газеты:

КП (март, выпуск № 31).

• Ежегодный отпуск после «декрета» и увольнение без отработки отпуска
• Основные категории работников, имеющих право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, иные льготы по времени отпуска (таблица)
• Наказать рублем опаздывающих. Осторожно, не ошибитесь!
• Если нет чистых бланков трудовых книжек, будет штраф!

КП (март, выпуск № 30).

• Объявление выговора во время «больничного»
• Роструд и юристы о сумме доплаты за совмещение
• Проверьте, не забыли ли указать ИНН в трудовом договоре. Если забыли, надо исправить!
• Варианты заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отправке трудовой книжки по почте

КП (март, выпуск № 29).

• Записи о внутреннем совместительстве в трудовой книжке. Какой из вариантов правильный?
• Увольнение заменяющего работника при различных формулировках в трудовом договоре
• «Плавающий» перерыв на обед
• Разделение оклада на оклад и премию

КП (март, выпуск № 28).

• Увольнение предпенсионера в связи с истечением срока трудового договора
• СОУТ при переименовании должности
• Это не перевод, но соглашение нужно
• Офис на юге, работа на севере. Учитывать ли районные коэффициенты?

КП (март, выпуск № 27).

• Разная индексация для разных работников: когда это законно, а когда нет?
• Исправления в книге учета движения трудовых книжек
• Какой вид дополнительной работы выбрать для замены отпускника?

КП (март, выпуск № 26).

• Роструд о потере книги учета движения трудовых книжек
• От формулировки, устанавливающей премии в договоре и ЛНА, зависит судьба работодателя
• Изменение условий трудовых договоров с работниками индивидуального предпринимателя
• Нет печати в трудовой книжке

КП (март, выпуск № 24).

• Часть отпуска с «захватом» двух выходных дней
• Работникам ИП при сокращении штата и закрытии ИП не положены выходные пособия и сохранение среднего заработка на время трудоустройства?
• Уведомление об истечении срока совмещения

КП (март, выпуск № 23).

• Оплата «больничного» по уходу за ребенком после увольнения работника
• Увольнение «по статье» сотрудника, работающего во время отпуска по уходу за ребенком
• Договоры о материальной ответственности для устрашения
• Снятие дисциплинарного взыскания в честь праздника: пошаговая инструкция

КП (март, выпуск № 22).

• Справка от неработающего супруга для получения пособия по уходу за ребенком
• Включается ли в МРОТ доплата за работу в выходные и праздники для «пятидневщиков»? Позиции юристов и Роструда
• Правила внутреннего трудового распорядка обязательны для всех, кроме…
• Подработка для директора

КП (март, выпуск № 21).

• 14-дневная неделимая часть отпуска может складываться из частей отпусков за разные рабочие годы? Позиции юристов и Роструда
• Табель на дистанционного работника нужен?
• Изменить условия выполнения дополнительной работы можно?
• Трудовая книжка: раздел о работе закончился на полуслове…

КП (март, выпуск № 20).

• Вправе ли работодатель требовать от работника подтверждения того, что он отпрашивается на диспансеризацию? Позиции юристов и Роструда
• Какой продолжительности должен быть междусменный отдых?
• Изменение фамилии работницы во вкладыше в трудовую книжку
• Увольнение по соглашению сторон, если работник на больничном

КП (февраль, выпуск № 19).

• Когда можно и когда нельзя работникам-инвалидам устанавливать испытательный срок?
• В приеме на работу отказали кандидату, обратившемуся по объявлению в интернете
• Отдаем работу сторонней организации, а собственный отдел сокращаем
• Изменение условий трудовых договоров при реорганизации

КП (февраль, выпуск № 18).

• Работник готовится к суду и требует показать подлинники документов, касающихся его…
• Регистрация трудовых книжек
• Больничный во время освобождения от работы

КП (февраль, выпуск № 17).

• Верховный Суд РФ рассмотрел дело об «уводе» работником клиентов работодателя
• Минтруд России разработал новый порядок выплаты выходного пособия работникам, увольняемым в связи с ликвидацией организации
• Оплата больничного, если после расчета прошло больше 30 дней
• Отстранение от работы не исключает возможности дисциплинарной ответственности

КП (февраль, выпуск № 16).

• Может ли Гострудинспекция оштрафовать за просрочку выплаты не зарплаты, а пособия по нетрудоспособности, «декретных»?
• Увольнение по соглашению сторон после истечения срока трудового договора
• Превращение временного перевода в постоянный

КП (февраль, выпуск № 15).

• Роструд опубликовал обзор актуальных вопросов кадровой практики
• Список обязанностей работников, ответственных за военно-учетную работу, увеличили
• Может ли командировка быть бессрочной, с открытой датой?
• Работник умер. Как заполнить по нему книгу учета движения трудовых книжек?

КП (февраль, выпуск № 14).

• Если работодатель перенес отпуск по производственной необходимости, то новую дату отпуска работник может потребовать любую?
• Дубликат трудовой книжки через много лет
• Дисциплинарные взыскания только по очереди?

КП (февраль, выпуск № 13).

• Штрафы за перенос маленьких частей отпуска
• Отказ работника ознакомиться с документом. Осторожно, не ошибитесь!
• Нюанс, который нужно учесть при принятии новой редакции старого ЛНА

КП (февраль, выпуск № 12).

• Работник отзывает заявление на увольнение по телефону. Что делать?
• Основание для обязательного предоставления отпуска без сохранения зарплаты наступило после подачи заявления
• Запись о совместительстве в трудовой книжке
• Дисциплинарное взыскание: снять или отменить?

КП (февраль, выпуск № 11).

• Отпуск за свой счет должен предоставляться по первому требованию льготника?
• Регистрация документов в журналах обязательна? Зачем она нужна?
• В трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации. Что делать?
• Изменить график работы матери-одиночке

КП (февраль, выпуск № 10).

• Практика предоставления отпуска «за свой счет» без приказов и подписей: мнения Роструда и судов
• Директор запрещает совместительство
• Не успели ознакомить с приказом о применении дисциплинарного взыскания

КП (январь, выпуск № 9).

• Когда отпуск «за свой счет» признается законным даже в отсутствие заявления работника
• Простой в работе и больничный
• Работа в выходные, праздники и ненормированный рабочий день

КП (январь, выпуск № 8).

• Минтруд России предлагает освободить от медосмотров работников, занятых работой на ПЭВМ
• Внимание! Ошибки, которые опасно пропускать в заявлениях на отпуск без сохранения зарплаты
• Приостановление работы
• Удержание за отпуск при увольнении переводом

КП (январь, выпуск № 7).

• Разъяснения Минтруда России по вопросу проведения специальной оценки условий труда в организациях микро- и малого бизнеса и у индивидуальных предпринимателей
• Работник-инвалид просит отгул по семейным обстоятельствам по электронной почте… Противоречивая судебная практика по таким делам
• Последствия невнесения записи о трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек
• «Легализация» формы расчетного листка

КП (январь, выпуск № 6).

• Самовольный уход в отпуск — не всегда основание для увольнения за прогул
• Непроведение внеочередного инструктажа при смене технологии – ошибка стоимостью в 100 тыс. рублей!
• Оплата труда инвалидов при сокращенном рабочем времени
• Просрочка выплаты зарплаты не по вине работодателя

КП (январь, выпуск № 5).

• Что лучше: показать Гострудинспекции КУДТК с ошибкой или сказать, что КУДТК нет?
• Оформление отпуска без сохранения зарплаты задним числом. История из практики
• Если указать банк для зарплаты в трудовом договоре…
• Подразделение переезжает в другую местность

КП (январь, выпуск № 4).

• Отпуск без сохранения зарплаты льготнику по частям или целиком? Позиция юристов и Роструда
• Роструд и юристы о том, когда должен начинаться отпуск за свой счет в связи со свадьбой
• Срок предупреждения на локальном уровне
• Хитрый ход работодателя при увольнении по соглашению сторон

КП (январь, выпуск № 3).

• Изменение окладов работницам во время «декрета»: позиции юристов и Роструда
• Работник хочет уволиться до истечения срока договора. Можно ли не отпускать?
• Кто должен вести книгу учета движения трудовых книжек?

КП (январь, выпуск № 2).

• Приходящий юрист не считается работником?
• Принимаем работника, а его трудовую книжку задерживают на прошлой работе
• Приказ на выход из отпуска по уходу за ребенком
• Выговор перед увольнением

КП (январь, выпуск № 1).

• Полтора миллиона потерял работодатель из-за изменения должностной инструкции и оклада одного работника
• Подлинность трудового договора под сомнением, но суд взыскал 800 тыс. руб. зарплаты
• Можно ли отозвать заявление об увольнении после издания приказа об увольнении?
• Аванс или заработная плата?

Еще раньше >>