Электронный документооборот с ПФР

Соглашение об обмене электронными документами с ПФР

Для того чтобы организация могла отправлять отчеты в пенсионный фонд, заполните и предоставьте в госорган документы:

1. Заявление о подключении к электронному документообороту Пенсионного фонда РФ (ПФР) — в трех экземплярах:
   • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга, Ленинградской и Свердловской областей;
   • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
   • для Свердловской области.
2. Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда РФ — в двух экземплярах.

   Если вы отправляете отчетность напрямую

   • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга, Архангельской, Ленинградской и Свердловской областей;
   • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области;
   • для Архангельской области;
   • для Свердловской области.

   Если сдаете через представителя

   • для всех регионов, кроме г. Санкт-Петербурга, Ленинградской и Свердловской областей;
   • для Санкт-Петербурга и Ленинградской области — запросите бланк соглашения в ПФР;
   • для Свердловской областей;

Страхователи Санкт-Петербурга и Ленинградской области при смене оператора должны повторно отправить заявление и соглашение в ПФР. Для этого запросите бланки в госоргане, заполните их и отправьте письмом.

После того как вы заключите соглашение с ПФР, необходимо добавить в СБИС сведения о нем: дату и номер. Если этого не сделать, при отправке отчета СБИС сообщит, что данные о соглашении не заполнены.

Будьте внимательны при указании даты и номера соглашения с ПФР. Если указать неверные данные, пенсионный фонд может отказать в приеме отчетности.

ONLINE.SBIS.RU В СБИС В новом интерфейсе В старом интерфейсе

1. Перейдите в раздел «Отчетность/Куда и что сдавать» или «Учет/Отчетность/Куда и что сдавать» (в зависимости от конфигурации).
2. В фильтре выберите отчитывающуюся организацию.
3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение ПФ, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.

   Если ПФ еще не добавлен

   Нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение пенсионного фонда.

   Если ПФ добавлен

   В строке с названием отделения ПФ перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

1. В разделе «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации) перейдите на вкладку «Куда и что сдавать».
2. Выберите отчитывающуюся организацию.
3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение ПФ, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.

   Если ПФ еще не добавлен

   Нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение пенсионного фонда.

   Если ПФ добавлен

   В строке с названием отделения ПФ перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

Лицензия

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

1. Перейдите в меню «Контрагенты/Налогоплательщики» и выберите организацию.
2. На вкладке «Гос. инспекции» откройте карточку пенсионного фонда.
3. Укажите дату и номер соглашения. Сохраните изменения.

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Как подключиться к электронному документообороту с ПФР

Для того чтобы иметь возможность направлять в Пенсионный фонд России электронную отчетность по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), необходимо заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте (2019). Для этого необходимо заполнить и направить в Фонд заявление о подключении к электронному документообороту. ПФР дает возможность отчитываться работодателям через аккредитованный удостоверяющий центр или через уполномоченных представителей. Но и в том, и в другом случаях начинать надо именно с заявления; как правильно заполнить его, мы сейчас расскажем.

Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему

Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР-2019. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:

• бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
• исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
• сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
• в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.

Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.

Выбор оператора ЭДО

Для удобства страхователей ПФР на своем официальном сайте приводит данные аккредитованных организаций, которые предоставляют страхователям услуги по ЭДО с ПФР. Выбрать оператора для работы желательно из этого списка. Он постоянно пополняется и обновляется. В таблице приведены:

• наименование организации;
• технология, на которой она работает;
• контактная информация (адрес, номер телефона и электронная почта).

Если организация-работодатель планирует работать с уполномоченным представителем, ей необходимо удостовериться, что он работает на согласованном с ПФР ПО.

Как правильно заполнить заявление на ЭДО

Начинать писать заявление на электронный документооборот с ПФР нужно только после того, как страхователь выбрал уполномоченного представителя или удостоверяющий центр, который будет оказывать услуги по передаче данных по ТКС. Это связано с тем, что в документе нужно обязательно привести данные такой компании. Кроме этого, придется подробно указать следующие сведения:

• наименование, ИНН и ОГРН организации;
• ее юридический и фактический адрес;
• регистрационный номер в системе ПФР;
• банковские реквизиты;
• среднесписочную численность работников;
• данные оператора связи;
• другую необходимую информацию.

Иногда сотрудники удостоверяющего центра или уполномоченного представителя самостоятельно заполняют бланк этого документа сразу после заключения договора об оказании услуг электронной отчетности. В его составлении нет ничего сложного. В нем содержатся два раздельных блока: один — для юрлиц, второй — для ИП. Страхователь должен заполнить только один блок в соответствии со своим статусом. Выглядит это так:

После чего необходимо просто подтвердить согласие на обработку персональных данных и правильность введенной информации подписью руководителя.

Специалисты ПФР после получения заявления должны будут заполнить предназначенный для них блок, а также сформировать и предоставить организации соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.

Для начала полноценного обмена документами с ПФР страхователь должен передать номер и дату заключения соглашения своему уполномоченному представителю. Также можно самостоятельно внести их в раздел ПО для сдачи отчетности, предоставленный удостоверяющим центром. Инструкцию, как это сделать, можно получить у своего оператора.

Заявление на ЭДО (образец)

Скачать

Электронная подпись

Соглашение об обмене электронными документами с уполномоченным представителем

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Загрузить файл в формате Microsoft Word размером 72 Кб

Список провайдеров для использования при представлении индивидуальных сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в территориальные Управления Пенсионного фонда РФ Воронежской области

Список провайдеров содержит информацию для контактов. Список аккредитованных Минкомсвязи России удостоверяющих центров доступен по адресу http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/

Загрузить файл Microsoft Word размером 39 кб

Порядок перехода сдачи отчётности в ПФР в электронном виде с ЭП по каналам связи Интернет

В соответствии с действующим законодательством о защите информации в системе Пенсионного фонда, законом об организации ведения индивидуального (персонифицированного) учёта введён электронный документооборот территориальных органов ПФР со страхователями. Сведения о застрахованных лицах могут представляться в электронной форме при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений. Юридическая сила представленных документов подтверждается электронной подписью (сертификатом) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для представления отчётности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов (далее — Абонент) необходимо:

1. Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в Управлении ПФР по месту регистрации в соответствии с утверждённой формой.
2. Заключить договор со сторонним удостоверяющим центром (УЦ) или оператором связи для представления сведений ПУ в орган ПФР с электронной подписью (ЭП) по телекоммуникационным каналам связи. Для архивного хранения электронных документов должны быть созданы соответствующие условия.
3. Своевременно обновлять программное обеспечение для осуществления подготовки и представления отчётности в ПФР в электронном виде с ЭП по каналам связи Интернет.

При представлении отчётности в электронном виде с ЭП, обязанность представления отчётности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.

Реестр уполномоченных представителей плательщиков страховых взносов

Загрузить файл в формате Microsoft Excel размером 0.2 Мб

Соглашение об обмене электронными документами

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Загрузить файл в формате Microsoft Word размером 47 Кб

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи для страхователей города Воронежа

Загрузить файл в формате Microsoft Word размером 55,5 Кб

Система электронного документооборота ПФР

«Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:

— Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;

— Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;

— Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;

— Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;

— При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;

— Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».

1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):

— программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;

— криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;

— услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;

— проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;

— Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.

В этих целях потребуется:

* Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.

* Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».

* По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

1. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Услуги страхователям предоставляют:

Организация	Технология	Контактная информация	Примечание
АО «ЦентрИнформ»	Система «Контур-Экстерн»	Контактный тел. 740-54-05 — Отдел подключения
ЗАО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР»	ПП «Комита-Отчет»	Контактный тел.
ООО «Компания «Тензор»	«СБиС++ Электронная отчетность»	Контактный тел.
ООО «АРГОС»	СЭД «Аргос — Налогоплательщик»	Контактный тел.
ООО «Такском»	ПК «Спринтер»	Контактный тел.
ЗАО «Калуга Астрал»	ПК «Астрал Отчет»	Контактный тел. 702-11-93, 309-29-23
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»	ПК «Сфера»	Контактный тел.
ООО «Удостоверяющий центр ГАЗИНФОРМСЕРВИС»	ПК «Такснет-Референт»	Контактный тел. 8-800-50-50-50-2 (звонок бесплатный)
ООО «Русь-Телеком»	«Фельдъегерь»		Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге
ООО «Электронный экспресс»	«ГАРАНТ Электронный Экспресс»	8-800-333-88-88 (звонок бесплатный)
ЗАО «Сервер-Центр» /Деловая сеть/	Система «Отчетность»
ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст»	«ViPNet ЭДО Отчет»	8-800-250-0-260 (звонок бесплатный)	Контактный тел. представительства в г.Санкт-Петербурге
ЗАО «ПФ «СКБ Контур»	Система «Контур-Экстерн»	Контактный тел. 334-04-73, 334-04-74
ЗАО «ТаксНет»	ПП «Такснет-Референт»	8-800-333-80-89 (звонок бесплатный)	Представитель в г.Санкт-Петербурге: Удостоверяющий центр ЗАО «ЗЭТ» Контактный тел. 907-38-07
ЗАО «Национальный удостоверяющий центр»	ПК СЗД «СТЭК-ТРАСТ»		Представитель в г. Санкт-Петербурге: СПб АНОСЭ ТРУ «КронЭкс» Контактный тел. 655-50-10
ООО «Удостоверяющий центр «АСКОМ»	ПК «Спринтер»	8 (8652) 95–10–95
ООО «Удостоверяющий центр «Белинфоналог»	ПП «Комита-Отчет»
OOO «Линк-Сервис»	ПП «Линк-сервис: Интернет отчетность»	8-800-775-01-74 (звонок бесплатный)
АО «НТЦ СТЭК»	ПП АО «НТЦ СТЭК»	Тел. 8(351) 729-95-50 8(351) 729-95-52

Для подключения к системе электронного документооборота ПФР с Управлением ПФР необходимо заключить:

«Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи»

и согласовать:

«Заявление о подключении к электронному документообороту»

Можно ли сдавать отчетность в ПФР с помощью ЭДО без заключения соглашения об обмене электронными документами?

Цитата (Постановление Правления ПФ РФ от 26.01.2001 N 15 «О введении в системе Пенсионного фонда Российской Федерации криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи»):3. Порядок регистрации и подключения к системе электронного документооборота ПФР
3.1. Юридические, физические лица направляют на имя руководителя органа ПФР письменное заявление о подключении его к системе электронного документооборота ПФР.
3.2. Получив письменное заявление от юридического, физического лица на его подключение к системе электронного документооборота ПФР, орган ПФР направляет в его адрес следующий пакет документов:
Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (приложение 1 — не приводится);
номер ключевой серии, выделенный данному органу ПФР;
номера ключей шифрования и электронной цифровой подписи из данной ключевой серии, выделенные органу ПФР;
Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (приложение 2 — не приводится).
…
3.6. Юридическое, физическое лицо оформляет Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации и направляет своего администратора информационной безопасности либо прибывает самостоятельно в подразделение по защите информации органа ПФР для предварительной регистрации и инструктажа с комплектом документов, в состав которого входит:
Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР (приложение 1 — не приводится), подписанное юридическим или физическим лицом;
контрольный лист с образцами печати юридического лица и личной подписью руководителя (контрольный лист физического лица также представляется с образцом его личной подписи);
выписку из приказа о назначении администратора информационной безопасности и его заместителя у юридического лица, заверенную печатью и подписью руководителя;
Акт о готовности к работе в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации (1 экз.);
Акт об изготовлении криптографических ключей (1 экз.);
Акт о готовности к эксплуатации программно — аппаратного комплекса, защищенного СКЗИ (1 экз.) (приложение 5 — не приводится);
открытые ключи шифрования и электронной цифровой подписи;
сертификаты открытых ключей (регистрационные карточки, 1 экз. остается в органе ПФР);
справочник открытых ключей.
В подразделении по защите информации органа ПФР с администратором информационной безопасности проводится обмен открытыми ключами шифрования и электронной цифровой подписи, паролями для организации системы оповещения о компрометации ключей по телефонной сети общего пользования, а также вносятся дополнения и изменения в справочники.
3.7. При соблюдении юридическим или физическим лицом всех вышеуказанных условий руководитель органа ПФР подписывает Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. После чего юридическое или физическое лицо становится абонентом системы электронного документооборота ПФР.