Электронное хранение документов

Содержание

Как хранить документы в электронном виде?

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23). Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет. Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации». Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов. Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок. Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности. А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов. Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет. Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств. При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи. Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян. Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными). Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок. В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре. Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Хранение документов в электронном архиве

Компания «Архивный эксперт»

1. Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы.
2. Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?
3. Автоматические системы управления документами.
4. Разработка регламента электронного архива.
5. Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

  • существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

  • организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

  • освободить офисные площади от груды бумаг;

  • наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

  • наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

  • счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

  • доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

  • нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

  • к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение .doc, а сегодня это уже .docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

  1. Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

  2. Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

  • автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

  • осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

  • поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

  • анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

  • анализ структуры будущего архива;

  • непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

  • разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

  • разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

  • баз данных и документов, подлежащих хранению;

  • структуры хранимых документов;

  • сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

  • разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

  • архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

  • жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

  • работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

  • накопления и использования базы данных;

  • защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

  • форматы хранения документации;

  • структуру архива;

  • стандарты обработки документов и их оформления;

  • создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

  • шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

  • стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

  • Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

  • Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

  • Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

  • формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

  • проведение экспертизы (частота – раз в год);

  • составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

  • уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента

Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.

Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.

Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).

Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.

Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть. И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ

■ Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

• дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

• позволяют использовать новые методы работы;

• повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

• позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, – а ведь этот процесс еще только-только начинается.

■ Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

ПОЧЕМУ МЫ СЕЙЧАС НЕ МОЖЕМ ПОЛНОСТЬЮ ОТКАЗАТЬСЯ ОТ БУМАГИ

Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.

В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.

Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.

Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.

■ Достоинства бумажных документов

Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.

Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать – в отличие от электронных материалов.

Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов – в течение тысячелетий, как в атомной отрасли – по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).

Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.

С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.

В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…

Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.

Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.

Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.

■ Недостатки бумажных документов

Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.

Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.

Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.

КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований. Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

■ Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

■ Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

■ Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

■ Первичные документы бухгалтерского учета создаются в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.05.2016), и законодательство уже давно допускает возможность использования электронных документов. Однако именно из-за многоукладности российского делопроизводства большинство организаций вынуждено использовать смешанный документооборот.

■ Договорная документация создается в процессе осуществления деятельности при оформлении взаимоотношений с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения оформляются документами, созданными на основе положений Гражданского Кодекса РФ.

■ Научно-техническая документация создается при проектировании, изготовлении и использовании каких-либо технических объектов: зданий, сооружений, промышленных товаров, программного и аппаратного обеспечения. В настоящее время ее разработка и использование, как правило, ведется в электронном виде. Необходимо отметить, что нормативные и методические документы, регламентирующие порядок работы с нею, в основном созданы еще в доэлектронную эру, что создает для электронных документов в составе этого комплекса серьезные риски.

В настоящее время как внутренний, так и внешний документооборот по всем видам документации все чаще и чаще ведется в электронном виде, но бумажные документы пока ни в одной из систем документации полностью не ликвидированы и по-прежнему достаточно активно используются.

За 20 лет такая страна-лидер в этом вопросе, как США, сумела лишь стабилизировать их производство.

Данные нашего ВНИИДАД также показывают, что, несмотря на все успехи электронного правительства, объемы вновь создаваемых бумажных документов по-прежнему растут на примерно 15 % в год. Другое дело, что параллельно идет стремительный рост объемов электронных документов, которых у ряда организаций в разы больше, чем бумажных.

РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Организация внутреннего документооборота основывается как на законодательно-нормативных требованиях, так и на локальных нормативных актах самой организации.

Внешний документооборот организовывается, прежде всего, на основании положений Гражданского кодекса РФ и в соответствии с существующими законодательно-нормативными требованиями; положений, установленных в договорах и контрактах, которые организации заключают с контрагентами, а также в локальных нормативных актах самой организации.

Кроме того, внешний документооборот может организовываться на основании специального законодательства, которое все чаще устанавливает требования об электронном взаимодействии с государственными органами и федеральными фондами.

СМЕШАННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – РЕАЛЬНОСТЬ СЕГОДНЯШНЕГО ДНЯ

В настоящее время организации при работе с документами используют различные подходы, которые учитывают одновременное существование как электронных, так и бумажных технологий.

Большинство организаций давно уже не ограничивается электронной регистрацией документов, а их информационные системы становятся инструментом управления всеми видами документов, включая бумажные.

Также никого уже не удивляет при работе с документами использование штрихкодов (одно- и двумерного) и RFID-радиометок.

Получившие столь широкое распространение досье в настоящее время, как правило, содержат как электронные, так и бумажные документы, и при управлении такими «гибридными» объектами возникают свои непростые проблемы.

ЧЕТЫРЕ ИЛЛЮЗИИ О «БЕЗБУМАЖНОМ ОФИСЕ» И ИХ ПОСЛЕДСТВИЯ

При внедрении электронного документооборота, как показывает практика, возникает ряд иллюзий, от которых желательно избавиться на самых начальных стадиях его реализации, поскольку они будут мешать успеху и тормозить весь процесс.

■ Иллюзия о возможности создания «безбумажного офиса»

Как показывает опыт и России, и большинства стран мира, даже при переходе на использование электронных документов до сих пор наиболее важные юридически значимые документы пока создаются на бумажных носителях.

Чаще всего идет переход не от бумажного к чисто электронному, а от бумажного к смешанному документообороту. Одновременно растет роль информационных систем, баз данных, реестров и регистров.

Полностью отказаться от приема и обработки бумажных документов, поступающих от граждан и юридических лиц, государственные органы и коммерческие организации все еще не могут.

■ Иллюзия экономии за счет сокращения бумажного делопроизводства

Практика работы показывает, что на начальном этапе внедрения информационных систем количество бумажных документов – и особенно их копий – в организации часто увеличивается.

Это связано с тем, что работники, не доверяя современным технологиям, на всякий случай делают для себя бумажные копии. Эта вредная привычка может появиться и в тех случаях, когда внедренная система не до конца продумана и неудобна в эксплуатации.

Со временем значительная часть сотрудников, убедившись в ее надежности, перестают работать с бумажными копиями.

■ Кадровая иллюзия

Помимо «безбумажных» иллюзий существуют «кадровые» иллюзии. Экономия на персонале – это самая большая мечта руководителей в любых организациях, однако практика показывает, что после внедрения информационных систем затраты на оплату труда могут увеличиться.

Причина проста и банальна: более квалифицированный персонал стоит дороже, а затраты на оплату его труда в настоящее время обходятся дороже вычислительной техники.

Кроме того, организациям стоит помнить и о том, что им потребуется регулярно проводить повышение квалификации и переподготовку своих работников.

Ряд руководителей наивно полагают, что после внедрения информационных систем у сотрудников организации будет меньше работы.

На самом деле ее меньше не станет, но при правильном внедрении информационных систем изменится ее характер и произойдет перераспределение обязанностей между сотрудниками.

У большинства работников меньше времени будет уходить на технические операции.

■ Иллюзия «близкого счастья»

Не менее опасна иллюзия «близкого счастья», которая позволяет некоторым руководителям считать, что автоматизация решит все проблемы их организации. Да, автоматизация решит одни проблемы, но появятся но вые, которые тоже надо будет решать.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности.

При совершенствовании законодательной и нормативной базы, а также разработке локальных нормативно правовых актов приходится одновременно описывать процедуры работы как с электронными, так и с бумажными документами, и вот один из примеров.

Поскольку одни и те же виды документов могут быть созданы на разных видах носителей, встает задача их объединения и создания полного комплекта документов. В настоящее время такой комплект, как правило, создается в электронном виде, для чего бумажные подлинники сканируются и их копии включаются в информационные системы.

Еще одной тенденцией в современной деловой деятельности является одновременное создание подлинников документа на разных носителях. Это компромиссный вариант, который позволяет использовать положительные черты как бумажного, так и электронного документов. Такая технология закреплена даже на законодательном уровне.

ОПЫТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ НА РАЗЛИЧНЫХ НОСИТЕЛЯХ

При использовании в деловой деятельности документов на различных видах носителей приходится учитывать, что во всем мире накоплен многовековой опыт работы с бумажными документами, все основные проблемы известны и имеются решения на все случаи жизни.

Существует примерно 35-летний опыт работы с электронными документами, понятны основные проблемы и есть опыт их решения, при этом приходится постоянно учитывать, что технологии работы все время меняются и появляются новые проблемы.

Сейчас стали появляться гибридные документы, в которых информация представлена как в аналоговом, так и электронном виде. Они пока в документообороте используются мало, и хотя основные проблемы уже выявлены, опыт их использования небольшой.

Использование смешанного документооборота приводит к тому, что потоки информации разделяются.

Оперативные решения принимаются на основе информации (бумажной и электронной), юридически значимые действия оформляются в виде бумажных документов (часто – с запаздыванием).

Внутри организации ничто не мешает широко использовать электронный документооборот – например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. «Внутренние» решения все чаще и чаще принимаются и фиксируются в электронном виде. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.

В настоящее время основной тенденцией как в деловой деятельности, так и в государственном управлении является переход на коллективное использование информационных систем. При этом информация, в зависимости от используемых носителей, управляется по-разному:

• неэлектронные документы – управление идет на уровне носителей;

• электронные «бумагоподобные» документы в информационных системах – управление идет на уровне документа;

• электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.) – управляются как на уровне носителей, так и на уровне документов;

• документированная информация в базах данных – управление может осуществляться вплоть до записей в базах данных и их полей.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СМЕШАННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ

Не следует превращать отказ от бумажных технологий в самоцель. У бумажных документов есть свои ниши, в которых они по-прежнему могут эффективно использоваться в деловой деятельности.

Опыт показывает, что если возникает серьезная деловая потребность в использовании современных технологий – они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной.

В зависимости от состояния дел в организации и методов ведения делопроизводства можно выделить две группы организаций, для которых переход на смешанный документооборот может существенно повысить деловую отдачу.

■ «Полный бардак»

В первой группе организаций ситуацию в делопроизводстве кратко можно охарактеризовать как «полный бардак».

В значительной части это небольшие фирмы, в которых просто нет специалистов в области управления документами и архивным делом.

Ситуация усугубляется и тем, что в настоящее время наблюдается массовая утрата навыков работы с бумажными документами.

Многие работники просто не в состоянии без шаблона написать даже самое простое заявление, что уж говорить о тех документах, порядок оформления которых установлен в законах и нормативно-правовых актах, а его нарушение может привести к весьма печальным последствиям.

Бумажный документооборот становится раритетным, и специалистов по работе с бумажными документами все меньше. В такой ситуации переход на использование электронных документов и электронного документооборота становится своеобразной палочкой-выручалочкой. В этом случае налаживать традиционный бумажный документооборот просто не имеет смысла, и наиболее правильным подходом является эффективно использовать информационные технологии, в том числе переводить учет документов в электронный вид.

■ «Отличники ДОУ»

Вторая группа организаций представляет полную противоположность первой. В этих организациях существует приличный традиционный документооборот.

В зависимости от тех задач, которые стоят перед структурными подразделениями организации, необходимо стремиться к совершенствованию деловых операций и повышению их эффективности.

Если же организация уже использует электронные документы и электронные подписи, то при разработке плана организации работы необходимо привлечь те структурные подразделения и конкретных сотрудников, которые уже с ними работают, и обязательно учесть их интересы. Переводить в электронный вид те или иные виды документов нужно с учетом потребностей организации.

Необходимо предусмотреть и такую экзотическую ситуацию, когда может произойти сбой в хорошо налаженном электронном документообороте, и организация будет вынуждена начать работать с бумажными документами.

При организации любой работы с документами нужно исходить из того, что традиционные правила работы с ними – не неизменные законы физики. В российском законодательстве, как правило, установлены требования к созданию, использованию и сохранению документов на протяжении установленных сроков хранения.

В подавляющем большинстве случаев никаких норм о том, как это будет реализовано, российская нормативно-правовая база не содержит. Это позволяет выстраивать достаточно гибкие и наиболее удобные в конкретных условиях методы.

Смешанное делопроизводство значительно повышает эффективность работы при использовании уже хорошо зарекомендовавших себя методов: сканирования бумажных документов, штрихкодирования как документов, так и дел, цветового кодирования, использования услуг аутсорсинга при организации работы с документами на всех видах носителей.

Поскольку постоянного перехода на новые технологии при управлении документами не избежать, лучше его не затягивать и постараться получить от этого максимальную деловую отдачу. В условиях быстрых изменений в законодательстве и технологиях переходить на новые методы работы придется регулярно. Подспорьем может стать система менеджмента и анализ рисков.

При внедрении информационных систем нужно сразу думать о том, как они будут выводиться из эксплуатации и как будет обеспечиваться сохранность содержащихся в них документов. Особое внимание следует обратить на обеспечение сохранности электронных документов и информации, имеющих постоянную или длительную ценность.

РЕЗЮМЕ

1. При принятии решения о переходе на использование электронных документов и электронного документооборота необходимо, в первую очередь, ориентироваться на интересы своей деловой деятельности, и использовать электронные документы там, где это даст реальную деловую отдачу.

2. Нужно очень осторожно подходить к вопросу об отказе от бумажных документов в тех случаях, когда им установлены длительные сроки хранения или когда эти документы могут потребоваться для восстановления деятельности в чрезвычайных ситуациях.

3. В некоторых случаях может быть полезным дублировать определенные документы в бумажном и электронном виде.

4. Не скрою, что несколько лет назад, оценивая перспективы вытеснения бумажных документов электронными в России, я считала, что темпы этого процесса будут значительнее медленнее, чем это оказалось на практике.

5. Следует учитывать, что в ряде направлений деловой деятельности и государственного управления документы на бумажных носителях еще останутся, и надолго, поэтому ни в коем случае нельзя терять навыки работы с ними.

В настоящее время на большинстве предприятий документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.

Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с разветвленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей.

Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота. Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, – хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Электронный документооборот – это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощь различных электронных носителей.

Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.

Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.

Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По статистике достаточно большой процент поручений не выполняется работниками. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное, результат работы.

Сокращение времени на обработкуи исполнение самих документов. Электронный документооборот обеспечивает более быстрое создание, поиск, обработку и рассылку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов и реестров, что позволяет оперативно и качественно выполнять работу и, в конечном итоге, оптимизировать бизнес-процессы.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них.

Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами.

Электронный документооборот повышает корпоративную культуру. Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы.

Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов. Проблему можно решить созданием системы резервирования.

Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте.

В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Также на этапе приобретения и внедрения системы электронного документооборота неизбежны большие затраты для компании, которые, впрочем, компенсируются сокращением временных затрат на работу с документами и оптимизацией бизнес-процессов.

Отрицательно сказывается на повсеместном внедрении электронного документооборота и географический фактор. Электронный обмен документами возможен далеко не со всеми контрагентами из-за отсутствия единого информационного пространства. Поэтому многим компаниям приходится параллельно вести и традиционный «бумажный», и электронный обмен документами. Однако пересылки актов, договоров электронным способом упростили бы работу между заказчиками и клиентами в любом сегменте рынка, особенно, между географически отдаленными регионами.

Необходимо отметить, что обязательным реквизитом большинства документов, придающим им юридическую силу, является личная подпись. Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной подписью, которой согласно 63-ФЗ, существует три вида. В настоящее время большинство государств юридически равноправными считают документы на бумажных носителях, подписанных обычной подписью и электронный документ, который подписывается квалифицированной электронной подписью.

В кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя.

Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.

Однако преимущества электронного документооборота настолько очевидны, что сегодня сложно представить себе кадровую службу, ведущую документооборот исключительно в бумажной форме.

Электронный документооборот входит в трудовые отношения и на законодательном уровне. Весной 2013 года Трудовой кодекс РФ был дополнен главой «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Обе стороны – работодатель и работник – для оформления трудовых отношений должны обладать электронной подписью. Если человек постоянно работает как фрилансер или на дому, потратиться на электронную подпись и в дальнейшем оптимизировать данный процесс, конечно, стоит.

Система электронного документооборота имеет свои преимущества и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений. Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к полному электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на технологическом, и на законодательном уровне.

Особенности и сроки хранения электронных документов

Электронный документооборот — общераспространенное явление. Но до сих пор не регламентированное в достаточной мере законодательством детально (при том, что нормы закона, устанавливающие требования к обороту как таковых документов остаются по-прежнему строгими — и ЭДО к ним нужно как-то приспосабливать).

Не все пользователи знают какой срок хранения электронных первичных документов и как правильно организовать их хранение. Как следствие, применение ЭДО может сопровождаться различными рисками — рассмотрим их специфику и ознакомимся со способами их избежания.

Срок хранения электронных документов и какие сложности при этом могут возникнуть?

Требования законодательства по организации хранения электронных документов хозяйствующими субъектами, действительно, в целом, установлены те же самые, что приняты в отношении традиционных бумажных документов. К числу таких требований относится соблюдение сроков хранения документов.

В самом общем случае типичные документы организации (договоры, накладные, платежки, регистры бухучета) хранятся 5 лет. Счета-фактуры (как и книги покупки и продаж) — 4 года. Некоторые документы — например, приказы по основной деятельности и бухгалтерская отчетность, должны храниться до тех пор, пока хозяйствующий субъект осуществляет деятельность (не закрылся).

В отношении отдельных документов законодательством (основной нормативный акт здесь — приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (), в юрисдикции которого находятся в том числе и частные организации) могут быть установлены очень длительные сроки хранения — например, 75 лет должны храниться личные карточки сотрудников. И в отношении электронных документов (электронных версий бумажных документов с соответствующими сроками хранения) они также действуют.

Законодатель, в свою очередь, не ограничивает хозяйствующий субъект в выборе способов хранения электронного документа — при условии, что оно будет соответствовать действующим нормам закона. Основной нормативный акт, в котором содержатся правила оборота электронных документов — приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526 — (его юрисдикция, как и в случае с приказом № 558, также распространяется на частные организации). Однако, эти нормы очень общие, поверхностные. По сути, обязательства хозяйствующего субъекта, который использует электронные документы, сводятся к решению трех основных задач:

  • использования, как минимум, двух экземпляров документа — которые должны быть размещены на разных физических носителях;
  • применения технических и программных средств, которые приспособлены для чтения, копирования или перезаписи документа (его экземпляров), а также для контроля их состояния;
  • обеспечения надежного режима хранения документов — так, чтобы они не были утрачены, несанкционированным образом распространены, уничтожены или искажены.

Важно также, чтобы выбранные предприятием способы размещения электронного документа не нарушали требований законодательства, связанного с обеспечением защиты данных. Прежде всего — Закона № 152-ФЗ «О персональных данных». То есть, на практике носители должны быть такими, чтобы к файлам не было постороннего доступа.

Документ (одна из его копий) может быть размещен на носителе внутри предприятия (на сервере, диске) или же загружен в облако (например, оператора ЭДО). Второй способ становится все более популярным — но в то же время его применение характеризуется рядом ощутимых рисков.

Оператор электронного документооборота отвечает за отправку и получение документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, но не за их хранение! Если у вас не заключено отдельное соглашение с оператором ЭДО на хранение электронных документов (ведение архива) в виде дополнительной опции, то и предъявить претензии в случае утраты ранее полученных (отправленных) электронных документов не сможете!

Главный риск — отсутствие четко прописанных в законодательстве механизмов ответственности оператора ЭДО за сохранность документов, размещенных на его серверах. В значительной степени данный риск обусловлен тем фактом, что в законодательстве, имеющем отношение к использованию документов, в ряде случаев напрямую говорится о том, что за сохранность документов несет ответственность именно их владелец. Так, в Законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо сказано, что обеспечение безопасных условий хранения бухгалтерских документов — задача хозяйствующего субъекта. Предполагается, что оператор ЭДО лишь осуществляет передачу данных в случаях и в порядке, предусмотренных законом или договором — но не их хранение.

В ряде сценариев, безусловно, возможно заключение между хозяйствующим субъектом и оператором ЭДО отдельного (как правило, платного и недешевого) соглашения на оказание услуги по хранению документов. И в этом соглашении прописывается ответственность исполнителя за те или иные ошибки (недоработки) в организации их хранения. Но к числу таких ошибок относятся те, что носят, главным образом, «технический» характер. Примеры подобных ошибок (недоработок):

  • ненадлежащий контроль над техническим состоянием серверов;
  • неосуществление резервного копирования данных;
  • игнорирование дублирования подачи электричества.

В то время как указанные «технические» ошибки для современных операторов можно считать редкостью. Но даже и они, как показывает практика, могут допускать недочеты в работе. Которые могут привести к крайне неприятным последствиям для стороны, разместившей у оператора ЭДО документ — в сценарии, когда соответствующего дополнительного соглашения об ответственности оператора не заключено.

Видео — острые юридические вопросы хранения электронных документов:

За несанкционированный доступ к документам (собственно, данный риск правомерно считать основным) оператор ЭДО, как правило, не отвечает — и просто потому, что для этого нет подходящих юридических механизмов. Типичный сценарий — когда документ подписывается (с использованием действующей ЭЦП) уже уволенным работником (как вариант, в его собственных корыстных целях). Оператор — в соответствии с договором, разрешает провести обладателю ЭЦП юридически значимые действия (поскольку не знает и не может знать, что человек уволился), которые могут навредить организации, которая когда-то оформила на увольняемого ЭЦП. Возложить ответственность на оператора за последствия таких действий нельзя — в лучшем случае можно аннулировать подписанные документы (но на практике такое действие может быть запоздалым и потому бесполезным).

Собственно, ЭЦП может в принципе попасть не в те руки — и оператор также за это не отвечает (поскольку не может проконтролировать движение подписи).

Не менее важный нюанс — в том, что оператор как хозяйствующий субъект несет ответственность за допущенные нарушения только в пределах уставного капитала. Совершенно не исключен сценарий, при котором суммарный ущерб отдельным пользователям намного превысит величину данного капитала — и оператор попросту не сможет рассчитаться с пострадавшими контрагентами по финансовым причинам.

Также можно выделить ряд иных проблемных участков, которые могут наблюдаться при размещении электронных документов на облачных серверах операторов ЭДО:

  1. Отсутствие унификации файловых форматов в области юридически значимого ЭДО.

Бывает так, что требуемый документ, пусть и полностью защищенный от обозначенных факторов риска, попросту не получается открыть в силу отсутствия в непосредственном доступе нужных программ. В свою очередь, его переформатирование в самом общем случае приводит к утрате документом юридической силы — нужно переподписывать его (что не всегда возможно).

  1. Значительное превышение сроков хранения документов в сравнении со сроками действия сертификатов ЭЦП.

Если у сертификата закончился срок действия, то удостоверение его подлинности на момент подписания (когда сертификат действовал) потребует проведение большого объема дополнительной работы компетентными специалистами (скорее всего, опять же, за дополнительную плату) от оператора ЭДО. Им предстоит «вручную» выяснить — кто именно имел полномочия на подписания, и были ли соответствующие полномочия легально применены.

Существует технология подписания электронных документов, которая предполагает использование усовершенствованных квалифицированных ЭЦП — приспособленных не только к заверению документа, но и к включению в состав подписи штампа времени. Данный штамп удостоверяет тот факт, что на момент подписания документа использовался действующий сертификат.

Усовершенствованные квалифицированные подписи (УКЭП) разработаны как раз на тот случай, когда срок действия сертификата истек, документ еще хранится, но у того или иного заинтересованного лица возникла необходимость проверить законность подписания данного документа. Правда, здесь есть проблема: штамп считается действительным только в период действия сертификата. Однако, есть и способ ее решения — своевременное «перештампование» электронного документа по мере выпуска новых сертификатов (то есть, к моменту окончания действия текущего сертификата оформляется новый, а затем с помощью него сразу же «перештамповывается» документ).

Но, так или иначе, штамп — пусть и с истекшим сроком действия, будет удостоверять факт подлинности сертификата на момент подписания документа. Подобное действие, так или иначе, сыграет в пользу владельца документа, которому нужно доказать его подлинность.

Гарантом удостоверения подлинности самого штампа в данном случае выступает удостоверяющий центр — выдающий рассматриваемые квалифицированные ЭЦП. При необходимости, если нужно будет доказать подлинность электронного документа в суде, представитель УЦ может выступить одним из свидетелей — третьей стороной спора.

Практическое использование усовершенствованных ЭЦП можно осуществить в рамках пользования инфраструктурой многих ведущих операторов ЭДО — например, сервисов от Контура (). Применение таких УКЭП становится общераспространенным — в силу отсутствия реальных альтернатив (объединяющих в себе технологический и юридический инструментарий проверки подлинности электронных документов столь же эффективно). И потому можно ожидать все большей популяризации услуг по предоставлению усовершенствованных ЭЦП от ведущих российских операторов.

Но тот факт, что штамп все же имеет ограниченный срок действия, позволяет говорить лишь о частичном решении проблемы удостоверения подлинности электронных документов. Не исключено при этом скорое появление обновленных стандартов применения такого штампа, при котором «перештамповке» могут быть найдены альтернативы, не привносящие рисков ущемления прав участников электронного документооборота.

  1. Затруднения в практическом выполнении отдельных предписаний законодательства.

Так, например, государственные и муниципальные архивы должны — в соответствии с приказом № 526, принимать текстовые документы только в формате PDF. В свою очередь, конвертировать в такой формат исходные файлы Word или Excel может быть затруднительно. Кроме того, если исходный файл был подписан ЭЦП, то и «выходной» PDF-файл нужно переподписывать (иначе он не будет иметь юридической силы), на что, опять же, уйдет время.

Можно отметить, что приказ № 526 не содержит каких-либо отдельных требований к процедурам удостоверения подлинности документов (с помощью ЭЦП). Эти процедуры должны осуществляться в соответствии с общим законодательством, регулирующим применение электронных подписей — но его нормы не всегда учитывают специфику размещения документов, используемых конкретно во внутрикорпоративном документообороте.

Так или иначе, размещая документы у оператора ЭДО, компания рискует:

  • остаться без этих документов вследствие технических сбоев у оператора (который может либо ничего не гарантировать на случай таких сбоев, либо гарантировать в соответствии с отдельным соглашением — но столкнуться со сложностями выполнения обязательств по данному соглашению);
  • столкнуться с правовыми последствиями при несанкционированном доступе к документам (нелегальном использовании ЭЦП) — за который оператор, как правило, не отвечает в принципе;
  • столкнуться с затруднениями при удостоверении подлинности электронных документов (правомерности их подписания).

Тем не менее, электронный документооборот приобретает все большую распространенность. И компаниям нужно искать механизмы его применения при сведении к минимуму обозначенных рисков. Рассмотрим, какими эти механизмы могут быть.

Как лучше организовать хранение электронных документов?

Речь может идти о следующих подходах к решению современным предприятием рассматриваемой задачи:

  1. Подход «Важное — на бумаге».

Ключевые договоры, первичные документы, правоустанавливающие и иные — отсутствие которых не только критично, но и недопустимо в принципе — должны храниться в бумажном виде. В электронном можно, безусловно, использовать их заверенные с помощью ЭЦП сканы (и размещать их на электронных носителях в качестве альтернативных мест хранения). Но от применения только в электронном виде таких документов имеет смысл отказаться.

  1. Подход «Есть возможность продублировать — дублируй».

Законодательство, как мы уже знаем, в общем случае не ограничивает бизнесы в выборе физических носителей для хранения данных (с поправкой на требования норм о защите данных, разумеется). Предприятию нужно пользоваться этим — распределяя по разным обособленным носителям разумное, достаточное количество электронных копий ключевых документов.

  1. Подход «Файлы — отдельно от сканов».

Сканы — которым сопутствует наличие бумажного оригинала, имеет смысл учитывать в системе ЭДО обособленно от «чистых» электронных документов (у которых нет бумажного исходника). Это обусловлено спецификой периодических инвентаризаций — которые являются важной частью обеспечения работы системы документооборота на предприятии. Методика инвентаризации только электронных документов будет с технологической точки зрения отличаться от той, что характеризует проверку связок «скан — бумажный носитель», и их смешение будет не слишком эффективным решением с точки зрения организации труда ответственных за инвентаризацию лиц.

Отметим, что организация оборота «чистых» электронных документов может регламентироваться отдельными источниками. Так, например, организацией ВНИИДАД были разработаны подробные рекомендации по учету таких документов (ССЫЛКА). Применять их к связкам «скан — бумажный оригинал» не следует — но, вместе с тем, они могут быть крайне эффективны в случае грамотного применения при учете только электронных документов.

Э-документы с длительным сроком хранения: что с ними делать?

Отдельную сложность представляет собой практическое хранение электронных документов, которые — в соответствии с законодательством, должны размещаться в архивах очень долгое время. За 75 лет, в течение которых может потребоваться хранить документ, оператор ЭДО может, условно говоря, несколько раз открыться и закрыться (влиться в состав другой фирмы, а затем выйти из нее, всякий раз образуя новое юрлицо). Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?

Пока что ответ на данный вопрос может быть один: если документ нужно хранить долго, то лучше обеспечить его размещение в архиве в бумажном виде. Такая рекомендация может быть обусловлена даже не тем, что у оператора ЭДО может поменяться статус, но и тем, что может значительно поменяться само законодательство — в то время как реагирование на такие перемены при уже осуществленных действиях по размещению документов с длительным сроком хранения в электронном виде может потребовать от предприятия значительных трудовых и финансовых затрат.

Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.

Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.

Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.

Уже никого не удивляет сдача отчетности в ИФНС в электронном виде и различные фонды.

Читайте в ЭТОЙ СТАТЬЕ о полезных функциях, которые дает система amoCRM своим пользователям.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами. Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись, что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО. Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами. Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами. А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Платформа ОФД 📌 РекламаОФД со скидкой 30%. Новогодняя акция на подключение касс ОФД поможет бухгалтеру сдать отчеты + аналитика продаж + работа с Честным ЗНАКом Узнать больше

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике. Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы. Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения. Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО – вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России. Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет. Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки). Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами. Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра, прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр. Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки. У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа. Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя. Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше. Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Cистема электронного архива документов

Cистема электронного архива документов: виды, создание, организация

Система электронного архива

В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. Напомощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива.Это статья как раз и поможет Вам в вопросе организации, построении исоздании системы электронного архива.

Система — электронный архив

Электронный архив — это система структурированного хранения электронных документов. Система архивирования электронных документов должна обеспечивать:

  1. Механизм ввода и создания электронных документов (сканер, почта, непосредственный ввод и сохранение)

  2. Просмотр документов

  3. Печать документов

  4. Быстрый поиск документов по различным параметрам, как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа (индексация документов)

  5. Разграничение прав доступа к электронным документам

  6. Невозможность удаления документов

  7. Надежность хранения, резервное копирование электронных документов

  8. Отслеживание историй изменений документов

  9. Возможность интегрирования с уже существующимисистемами

Система электронного архива — это комплексное решение выше перечисленных проблем. Организация и создание правильной системы электронного архива — непростая задача.

Система состоит из необязательных, но желательных составляющих элементов. Сердцем системы является программный продукт, скелетом — аппаратная часть, а технология – мозгом. Что должна делать система?

  • Хранить информацию

  • Регистрировать информацию

  • Предоставлять информацию

  • Позволять использовать информацию (не только «смотреть», но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не нанося ущерб ранее помещенной на хранение информации)

  • Управлять информацией

Основные подсистемы системы электронного архива

  1. Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива

  2. Подсистему ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде

  3. Подсистема оперативного и долгосрочного хранения

  4. Подсистема приложений управления аппаратными средствами

  5. Подсистему обработки сканированных изображений

Чаще всего система строится на основе СУБД и используется «Серверное» и «Клиентское» программное обеспечение. Еще используются дополнительные программные средства. Например, конверторы таблиц для разных СУБД (при созданииединого информационного пространства) и т. д.

Аппаратная часть в свою очередь, включает:

  • Сервер системы

  • Рабочие станции

  • Сетевое оборудование

Сделаем некоторые замечания к приведенной классификации подсистем. Во-первых, Вашей системе электронного архива возможно и непонадобятся все из них. В этом случае «ненужное» можно просто исключить. Во-вторых, невозможно определить четкие границы между подсистемами. Например, при использовании определенного оборудования одно и то же устройство может относиться к подсистеме тиражирования и сканирования одновременно. Такие устройства, как например МФУ, и сканирует, и печатает, и используется как копировальный аппарат. Можно приводить достаточно много примеров использования аппаратных и программных средств одновременно в разных подсистемах, но подобные примеры совсем неисключают фактов наличия этих подсистем. В отдельных случаях одно средство может выполнять несколько различных функций, а в некоторых — нет.

Виды электронных архивов по назначению

Электронные архивы различаются по назначению. Ниже приведены виды электронного архива. Деление достаточно условное и при организации электронных архивов система может иметь несколько назначений одновременно.

  • Вид системы автоматизации архивного делопроизводства необходим для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.

  • Вид электронного архива финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет ихранение электронных образов первичных финансово-экономических документов,договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

  • Вид электронного архива проектной документации позволяет проектным организациям хранитьвесь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

  • Вид электронного архива нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого электронного архива документов тесно связанос проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастуюбывает одним из условий прохождения сертификации.

  • Вид электронного архива технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и прочие).

  • Вид электронного архива юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

  • Вид электронного архива кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

  • Вид электронного архива конструкторской документации позволяеторганизовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Организация системы электронного архива

Электронный архив можно использовать не только для хранения электронной документации (получаемых вводом данных или сканированиемдокументов), но и создания библиотеки различных типов файлов: звуковых файлов, видео файлов, фотографий и других изображений. Многие фирмы организуют электронный архив именно таким образом, чтобы можно было работать с такими данными. При организации такого электронного архива необходимо предусмотреть механизм ввода таких данных. Например, предусмотреть запись на микрофон отчетов, встреч, переговоров или другой информации. Еще можно использовать голосовую почту (например, программа Ventafax с возможностью записывать голосовые сообщения). Организация электронного архива с такими возможностями дает огромные преимущества в ведении бизнесаи хранении необходимой структурированной информации с быстрым поиском.

Создание системы электронного архива — это возможность навести порядок в документах и возможность быстро найти необходимый документ.

Особенности хранения электронных документов

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

  • однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
  • составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

  • в графе «Примечание» (Пример 1);
  • в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

  • описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
  • описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
  • номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
  • в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
  • наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
  • наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
  • опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
  • вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
  • порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

  • приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
  • не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

  • наименование организации (полное, сокращенное);
  • номер фонда;
  • номер описи электронных дел, документов;
  • номер дела по описи;
  • отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
  • крайние даты документов электронного дела;
  • дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

  • опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
  • опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

  • в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
  • режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 29.07.2017).

Файл электронной подписи – отдельный файл, который прикрепляется к подписываемому документу, созданному в электронном формате.

Метаданные – информация, которая содержит значимые характеристики электронных документов, облегчающих их идентификацию, поиск, управление и использование (дата/время создания и редактирования документа, количество правок и примечаний и т.д.).

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Закладка Постоянная ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *