Документ удостоверяющий право подписи

Документ подтверждающий полномочия единоличного исполнительного органа

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ В БАНК — ПРИ СМЕНЕ ЕДИНОЛИЧНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ОРГАНА

«ПУЛЬС СТОЛИЦЫ»

Юридический адрес: г. Москва, Дербеневская набережная, д.11

Документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица** (Решение учредителя (Протокол собрания учредителей (акционеров/ участников)) или выписка из него, контракт с руководителем или выписка из него (документ предоставляется в случае отсутствия указания срока полномочий руководителя в учредительных документах либо протоколе (решении) компетентного органа об избрании). Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора (в случае отсутствии в штатном расписании должности бухгалтерского работника)**. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц, выданная не позднее 1-го месяца до момента её предоставления в Банк *. Карточка с образцами подписей и оттиска печати с нотариально удостоверенной подлинностью собственноручных подписей лиц, наделенных правом первой и второй подписей. Оформление карточки (-чек) с образцами подписей и оттиска печати и удостоверение полномочий лиц, имеющих право подписи, может быть произведено в Банке в присутствии лиц, наделенных правом первой и второй подписей и предоставления документов, подтверждающих их личность и полномочия** (Решение учредителя, Протокол собрания учредителей (акционеров/ участников) или выписка из него, Приказы о назначении (о предоставлении права подписи) и т. д.). Копия документа, удостоверяющего личность руководителя (в Банк предоставляются копии страниц документа, содержащие реквизиты документа и сведения о регистрации лица, заверенные руководителем, печатью организации).

— лиц, указанных в карточке с образцами подписей и оттиска печати;

— лица, заключающего договор банковского счета (в случае, если договор подписан не руководителем организации);

— лиц, которым предоставляются либо будут представлены полномочия по распоряжению банковским счетом, включая полномочия по распоряжению банковским счетом по системе «iBank-2».

¨ Анкета клиента – юридического лица-резидента, не являющегося кредитной организацией, содержащая необходимые сведения (документ предоставляется без подписи руководителя и печати организации).

*Документы, имеющие более 1 листа, предоставляются в банк прошитые и пронумерованные. Документы могут быть представлены в банк в виде:

1) нотариально удостоверенных копий;

2) копии документов, заверенные регистрирующим органом;

3) копий документов, изготовленных клиентом — юридическим лицом, при условии установления Банком их соответствия оригиналам документов. На принятой от клиента — юридического лица копии должностное лицо Банка, уполномоченное на то распорядительным актом Председателя Правления, учиняет надпись «Копия верна» и проставляет свою подпись с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности, а также оттиск печати или штампа банка, установленного для этих целей распорядительным актом банка. Услуга платная (см. тарифы).

** Документы могут быть представлены в банк в виде:

1) нотариально удостоверенных копий;

2) копий документов, заверенных клиентом — юридическим лицом, при условии установления Банком их соответствия оригиналам документов. Копии документов, заверенные клиентом — юридическим лицом, должны содержать подпись лица, заверившего копию документа, его фамилию, имя, отчество (при наличии) и должность, а также оттиск печати (при ее отсутствии — штампа) клиента. На принятой от клиента — юридического лица изготовленной и заверенной им копии документа должностное лицо Банка, уполномоченное на то распорядительным актом Председателя Правления, учиняет надпись «сверено с оригиналом» и проставляет свою подпись с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности, а также оттиск печати или штампа банка, установленного для этих целей распорядительным актом банка. Услуга платная (см. тарифы);

3) копий документов, изготовленных клиентом — юридическим лицом, при условии установления Банком их соответствия оригиналам документов. На принятой от клиента — юридического лица копии должностное лицо Банка, уполномоченное на то распорядительным актом Председателя Правления, учиняет надпись «Копия верна» и проставляет свою подпись с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) и должности, а также оттиск печати или штампа банка, установленного для этих целей распорядительным актом банка. Услуга платная (см. тарифы).

Чем и как подтвердить полномочия представителя?

Законными представителями юридического лица являются:

• руководитель (Генеральный директор, Директор, Ректор, Президент и т.д.) постоянно действующего исполнительного органа этого юридического лица;
• иные лица, имеющие право на основании уставных документов этого юридического лица действовать от имени юридического лица без доверенности;
• руководитель управляющей организации, если полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица переданы управляющей организации;
• управляющий (индивидуальный предприниматель), если полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица переданы управляющему;
• иные лица, имеющие соответствующие полномочия на основании надлежащим образом оформленной доверенности или приказа.

Полномочия лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности (руководителя юридического лица или руководителя управляющей организации или управляющего), подтверждаются следующими документами:

• документ, удостоверяющий личность руководителя/управляющего;
• Выписка из ЕГРЮЛ. При этом Выписка из ЕГРЮЛ должна быть действующей (30 дней с момента выдачи) и не сокращенной (в ней должны отражаться сведения документа, удостоверяющего личность руководителя/управляющего).

В случае, если в юридическом лице избран новый руководитель, но об этом обстоятельстве еще не уведомлен налоговый орган (не внесена информация в ЕГРЮЛ), полномочия нового руководителя подтверждаются следующими документами:

• документ, удостоверяющий личность руководителя;
• Протокол собрания участников (или акционеров, или Совета директоров, или Наблюдательного совета и т.д.) или Решение единственного участника/акционера, которым избран новый руководитель.

Лица, наделенные полномочиями на основании доверенности или приказа, должны предъявить:

• документ, удостоверяющий личность;
• доверенность или приказ. При этом в доверенности или приказе обязательно должны быть описаны полномочия лица, присутствовать сведения о документе, удостоверяющем личность этого лица.

Приказ руководителя о наделении лица полномочиями должен быть подписан руководителем и на нем должна стоять печать юридического лица.

Правила оформления доверенности опубликованы в соответствующей статье на нашем сайте.

Представителем физического лица может быть любое лицо на основании нотариально удостоверенной доверенности.

Правила оформления доверенности от физического лица опубликованы в соответствующей статье на нашем сайте.

Лицо, наделенное полномочиями представлять интересы физического лица на основании доверенности, должно предъявить:

• документ, удостоверяющий личность;
• доверенность.

В случае, если лицо по своему физическому или психологическому состоянию лишено возможности самостоятельно реализовать свои права, законными представителями такого физического лица являются родители, усыновители, опекуны или попечители. Все родственные связи или соответствующие полномочия лиц, являющихся законными представителями физического лица, удостоверяются документами, предусмотренными законом. Список таких документов рассматривается в каждом конкретном случае отдельно.

Другие необходимые документы юр.лица

Перечень документов, предоставляемых при открытии расчетного счета юридическими лицами, созданными в соответствии с законодательством РФ:

1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.

2. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года (для юридических лиц, зарегистрированных до 01.07.2002).

3. Свидетельство о постановке юридического лица на учёт в налоговом органе, либо документ, выдаваемый налоговым органом в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в целях открытия банковского счета.

4. Учредительные документы:

• Устав (Положение)
• все действующие изменения к учредительным документам
• ко всем действующим изменениям в учредительные документы, в том числе к новой редакции Устава, состоявшимся после 01 июля 2002 года, предоставляются свидетельства на эти изменения

Устав и изменения к нему должны содержать штамп о государственной регистрации в налоговом органе. В Банк предоставляется оригинал для изготовления и удостоверения его копии Ответственным работником Банка или копия, заверенная налоговым органом или нотариусом.

5. Для Общества с ограниченной ответственностью — Список участников Общества, в котором обязательно должны быть указаны сведения о каждом участнике общества, размере его доли в уставном капитале общества и ее оплате, а также о размере долей, принадлежащих обществу, датах их перехода к обществу или приобретения обществом (предусмотренный ст. 31.1 закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). (Список подписывается уполномоченным лицом, на которое согласно Уставу возложена обязанность по ведению Списка участников Общества)

6. Лицензии (разрешения) на право осуществления юридическим лицом деятельности, подлежащей лицензированию.

7. Выписка из ЕГРЮЛ по форме согласно приложению № 5 к Правилам ведения Единого государственного реестра юридических лиц. Срок выпуска выписки не более 30 дней на момент открытия расчетного счета Клиенту.

8. Документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа.

Для физического лица:

• протокол / решение полномочного органа о назначении (избрании, продлении полномочий) руководителя.

Для управляющей организации (управляющего) — юридического лица.

• протоколы / решения полномочных органов об избрании в качестве единоличного исполнительного органа управляющей организации (управляющего),
• договор юридического лица с управляющей организацией (управляющим),
• устав управляющей организации (управляющего) со всеми действующими изменениями,
• протокол / решение полномочного органа управляющей организации (управляющего) о назначении (избрании, продлении полномочий) руководителя управляющей организации,
• выписка об управляющей организации из ЕГРЮЛ по форме согласно приложению № 5 к Правилам ведения Единого государственного реестра юридических лиц. Срок выпуска выписки не более 30 дней на момент предоставления ее в Банк. Выписка из ЕГРЮЛ Клиентом может не представляться при условии заказа Клиентом Выписки из ЕГРЮЛ в Банке через электронную базу Банка (в этом случае Клиент оплачивает услуги Банка в соответствии с Тарифами Банка).

Для управляющего — индивидуального предпринимателя:

• протоколы / решения полномочных органов об избрании в качестве единоличного исполнительного органа управляющего- индивидуального предпринимателя,
• договор юридического лица с управляющим,
• документы, подтверждающие статус индивидуального предпринимателя.

Для управляющего — физического лица:

• протоколы / решения полномочных органов об избрании в качестве единоличного исполнительного органа управляющего,
• договор юридического лица с управляющим.

В случае избрания единоличного исполнительного органа Советом Директоров (или иным аналогичным органом), одновременно с Протоколом заседания Совета Директоров в Банк предоставляется Протокол общего собрания участников (акционеров) юридического лица об избрании членов Совета Директоров и документы, подтверждающие состав участников (акционеров) на момент избрания членов Совета Директоров.

9. Документ, удостоверяющий личность руководителя юридического лица, личность руководителя управляющей организаций, управляющего.

10. Карточка с образцами подписей и оттиска печати. Карточка предоставляется в одном экземпляре.

11. На каждое лицо, указываемое в карточке с образцами подписей и оттиска печати предоставляются:

• документ, удостоверяющий личность,

Для лица наделенного правом первой подписи (кроме единоличного исполнительного органа):

• приказ о приеме на работу;
• приказ или доверенность о предоставлении права первой подписи при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента;
• приказ или доверенность о представлении права использования аналога собственноручной подписи (коды, пароли) при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента, если счет подключен к системе ДБО.

Для главного бухгалтера:

• приказ о приеме на работу;
• приказ или доверенность о представлении права использования аналога собственноручной подписи (коды, пароли) при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента, если счет подключен к системе ДБО.

Для бухгалтера (за исключением главного бухгалтера) и иных лиц, наделенных правом второй подписи:

• приказ о приеме в штат,
• приказ или доверенность о предоставлении права второй подписи при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента;,
• приказ об уполномачивании лица на ведение бухгалтерского учета на предприятии,
• приказ или доверенность о представлении права использования аналога собственноручной подписи (коды, пароли) при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента, если счет подключен к системе ДБО.

В случае, если бухгалтерский учет ведет сторонняя организация:

• Договор Клиента с организацией, ведущей бухгалтерский учет.

Если в соответствии с представленным договором организации, ведущей бухгалтерский учет на предприятии передана вторая подпись, Клиенту необходимо дополнительно представить:

• В случае, если бухгалтерский учет не передан конкретному сотруднику сторонней организации, Клиенту необходимо представить:

1. Приказ о назначении на должность руководителя сторонней организации, ведущей бухгалтерский учет клиента;

2. доверенность от руководителя Клиента о представлении права использования аналога собственноручной подписи (коды, пароли) при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента, если счет подключен к системе ДБО.

• В случае, если бухгалтерский учет ведет сотрудник сторонней организации (не руководитель), Клиенту необходимо дополнительно представить:

1. Приказ о приеме в штат сторонней организации;

2. Приказ сторонней организации о том, что в рамках заключенного договора с Клиентом данный сотрудник ведет бухгалтерский учет Клиента.

3. доверенность от руководителя Клиента о представлении права использования аналога собственноручной подписи (коды, пароли) при распоряжении денежными средствами, находящимися на счете Клиента, если счет подключен к системе ДБО.

12. В случае отсутствия в штате предприятия лица, на которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, предоставляется подтверждающий документ (приказ и т.д.) о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета лично на руководителя.

13. Доверенность представителя при подписании договора банковского счета от имени юридического лица представителем.

14. Документ, удостоверяющий личность представителя, подписывающего договор банковского счета от имени юридического лица.

15. Доверенность на лицо, предоставляющее в Банк документы на открытие счета.

16. Документ, удостоверяющий личность лица, предоставляющего документы на открытие счета в Банк.

17. Документы по форме Банка, необходимые для открытия счета:

18. Письмо органа статистики с информацией об идентификации хозяйствующего субъекта (с кодами статистики) либо уведомление органов статистики о присвоении ОКПО (предоставляется в случае отсутствия данных о коде ОКПО Клиента в Статистическом регистре Росстата).

Для открытия бюджетного счета предоставляются:

• документы, предусмотренные пунктами 1-5 и 7-15 настоящего перечня,
• документ, подтверждающий право юридического лица на обслуживание в банке.

Для открытия платежным агентам, банковским платежным агентам отдельных банковских счетов для зачисления в полном объеме полученных от физических лиц наличных денежных средств (счет № 40821 …)
в Банк дополнительно представляется:

1. Для платежного агента — оператора по приему платежей: Уведомление территориального органа Росфинмониторинга о постановке организации на учет (уведомление должно быть изготовлено на официальном бланке и содержать учетный номер организации, состоящий из 9 цифр);

2. Договоры, заключенные с поставщиками (платежными агентами) об осуществлении деятельности по приему платежей от физических лиц, предусмотренные ст. 4 закона № 103-ФЗ от 03.06.2009г. «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»

• Договоры, заключенные с кредитной организацией об осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц, предусмотренные ст. 13.1 федерального закона «О банках и банковской деятельности».

Для открытия поставщикам специальных банковских счетов для осуществления расчетов с платежными агентами при приеме платежей (счет № 40821 …) в Банк дополнительно представляется:

• Договор с оператором по приему платежей об осуществлении деятельности по приему платежей физических лиц, предусмотренные ст. 4 Федерального закона № 103-ФЗ от 03.06.2009г. «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами»- при наличии;
• Заявление клиента о том, что он является поставщиком

19. В случае, если в перечне дополнительных кодов ОКВЭД Клиента указан ОКВЭД, относящийся к группе «65. Финансовое посредничество» и Клиент не осуществляет фактически данный вид деятельности, предоставляется заявление.

20. Доверенность — при необходимости предоставления информации о состоянии расчетного счета Клиента (о зачислении/списании денежных средств, о наличии приостановлений, ограничений операций по счету и т.д.) представителю Клиента, подпись которого отсутствует в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Как подтвердить полномочия генерального директора

При проведении закупок по 44-ФЗ потенциальные участники закупки обязаны предоставить ряд документов, которые подтверждают их право на участие в закупке и предоставляют исчерпывающую информацию о самой компании. Данные документы необходимы для того, чтобы заказчик мог определить, допускать компанию до участия в конкурсе или нет (полный перечень необходимых документов и сведений содержится в пункте 1 части 6 статьи 69 Федерального Закона 44-ФЗ).

Проверка вторых частей заявок на участие в электронном аукционе часто выявляет различные нарушения, в том числе, когда в заявке отсутствует документ, подтверждающий полномочия Генерального директора.

Для чего подтверждать полномочия гендира

, а также при заключении различных контрактов, должно быть выбрано лицо, которое имеет полномочия действовать от имени компании и представлять ее интересы. В большинстве случаев таким лицом является единоличный исполнительный орган (Генеральный директор).

Для того, чтобы Генеральный директор мог выступать в качестве такого лица при работе с госконтрактами, необходимо предоставить документы, подтверждающие его полномочию и придающие его подписи законную силу. В том случае, если на момент проверки заявок, данный документ не будет представлен, заявка будет отклонена.

Документы, подтверждающие полномочия Генерального директора

Федеральный Закон 44-ФЗ гласит, что участники закупок должны предоставить копии документов, подтверждающих полномочия лица действовать от имени участника размещения заказа. В качестве таких документов могут выступать решение о назначении конкретного лица на должность Генерального директора (которая предоставляет возможность действовать от имени компании) либо доверенность на конкретное лицо, не являющееся Генеральным директором, но получившее аналогичные полномочия.

Документами, подтверждающими полномочия, являются:

• Протокол общего собрания учредителей (совет акционеров или совет директоров);
• Приказ о вступлении в должность Генерального директора или приказ о продлении полномочий генерального директора.

Основным документом является протокол общего собрания. Приказ о вступлении в должность или о продлении полномочий считается дополнительным документом, который не всегда принимается во внимание при рассмотрении заявок в рамках 44-ФЗ.

✔

•

•

•

•

•

Распространена ошибка, при которой в качестве документа, подтверждающего полномочия, . Так делать не стоит, так как на момент подачи документов фактическим Генеральным директором может быть назначен другой человек, в то время, как в налоговой выписке будет значиться прежний Генеральный директор.

Документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица

В том случае, если представлять компанию во время проведения закупки будет не Генеральный директор, а стороннее лицо, необходимо предоставить документы, подтверждающие его полномочия на представление интересов и выполнение действий от имени организации.

Таким документами являются:

• Доверенность, выданная собранием учредителей и делегирующая выбранному лицу соответствующие права;
• Приказ о наделении конкретного лица полномочиями для представления интересов юридического лица.

Все документы, выданные представителю юридического лица, должны содержать подпись руководителя фирмы, кроме того, на них должна стоять печать юридического лица. Лицо, получившее доверенность, обязано предъявлять по просьбе заказчиков не только саму доверенность, но также документ, удостоверяющий личность.

При составлении пакета документов для участия в закупках в рамках 44-ФЗ очень важно предоставить исчерпывающие сведения об организации, а также актуальные документы, подтверждающие или продляющие полномочия Генерального директора или законного представителя. В случае, если данные документы будут отсутствовать или будут неполными, заказчик вправе отказать юридическому лицу в участии.

Читайте самые актуальные новости и разъяснения экспертов по острым темам в сфере госзакупок в журнале «Госзакупки.ру»

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Марины (г. Пятигорск)

Наш контрагент требует: «Акт сверки должен быть подписан директором или работником компании, но для подтверждения законности подписи нужен оригинал приказа либо доверенности, составленный таким образом, чтоб из содержания его было достоверно понятно, какие именно документы имеет право подписывать должностное лицо, либо копия, заверенная директором или синей печатью, совпадающей с образцом печати.» Что это за требования и законны ли они? С учетом того, что им были предоставлены копии приказов о праве подписи.

Контрагент вправе потребовать надлежаще заверенную копию документа, подтверждающего право подписи уполномоченного лица, таким документом может быть и приказ о праве подписи первичных документов. Согласно ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п.14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 29.07.1998 N 34н и Информационном письмом N ПЗ-10/2012 утверждать перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен руководитель экономического субъекта. Подтверждением передачи полномочий на подписание первичного документа может служить:

Центр образования «Основы Вашего Бизнеса» 📌 РекламаСеминар: осваиваем нововведения в бухгалтерском учете. Самые главные и важные изменения в бухучете в 2020 году. Уникальная информация. Узнать больше

• приказ (распоряжение) руководителя организации (следует дополнить приложением с образцами подписи уполномоченных лиц) или
• доверенность от имени организации, которая оформлена в соответствии со ст. ст. 185 — 187 ГК РФ.

Поэтому если Вы передали надлежаще заверенную копию приказа о праве подписи первичных документов, в т.ч. акта сверки, то требования контрагента в данном случае неправомерны.

Получить персональную консультацию Катерины Васеновой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Бухгалтерия в организации решила провести свою внутреннюю проверку наличия первичных учетных документов. В процессе этой проверки выявился тот факт, что эти первичные документы как со стороны поставщиков, так и со стороны покупателей подписываются в большинстве случаев разными людьми (работники поставщиков или покупателей), а не лично руководителем или ИП. В связи с этим бухгалтерия настаивает на сборе доверенностей или приказов, подтверждающих право подписи первичных документов этими лицами.
Есть ли в этом необходимость? Будет ли иметь какое-либо значение отсутствие доверенностей (приказов) в случае налоговой проверки?

5 марта 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (часть 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных форм организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В п.п. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что обязательными реквизитами первичного документа являются наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, и подписи указанного лица (лиц).
Таким образом, подписи уполномоченных лиц являются обязательным реквизитом первичных учетных документов.
Правила документального оформления поступления товаров закреплены в п. 2.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5 (далее — Методические рекомендации). Движение товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров подтверждается наложением штампа на товаросопроводительные документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров (п.п. 2.1.2, 2.1.3 Методических рекомендаций).
В частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78), транспортной накладной (ТН) формы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272, железнодорожной накладной, коносаментом, товарной накладной по форме, разработанной поставщиком. При разработке бланка товарной накладной может быть принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарную накладную может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).
В соответствии с гражданским законодательством без доверенности от имени организации (непосредственно на основании устава) может действовать единоличный исполнительный орган общества — его руководитель (п. 1 ст. 53, п. 3 ст. 65.3 ГК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Как следует из п. 1 ст. 182 ГК РФ, иные лица вправе действовать от имени организации в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления. Кроме того, из п. 1 ст. 182 и ст. 402 ГК РФ следует, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Причем перечень примеров обстановки, приведенный в абзаце втором п. 1 ст. 182 ГК РФ, не является исчерпывающим (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2012 N 20АП-1378/12).
Возможности передать право подписи от руководителя иным лицам есть в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н). В нем сказано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
На практике утвержденный руководителем организации перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, обычно идет как приложение к учетной политике организации. Однако не существует запрета на передачу права подписи путем издания отдельного приказа или оформления доверенности.
В случае, если сотрудник организации (главный бухгалтер, кладовщик и др.) выполняет свои должностные обязанности либо действует на основании соответствующих распоряжений руководства на территории организации, для подтверждения его полномочий достаточно внутренних документов организации (трудового договора с кладовщиком, приказа о приеме (переводе) на соответствующую должность, должностной инструкции или приказа о праве подписи).
О действиях уполномоченных на подписание накладных на основании приказов упомянуто, в частности, в постановлениях Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.03.2016 N 19АП-7619/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.11.2015 N 13АП-22097/15, АС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2015 N Ф02-3845/15 по делу N А19-5697/2014.
В постановлении АС Поволжского округа от 26.08.2014 N Ф06-13386/13 по делу N А57-23154/2012 подтверждено, что НК РФ допускает возможность подписания первичных документов не только руководителем организации, но и иным лицом, уполномоченным на это приказом или соответствующей доверенностью.
По своей правовой природе приказ руководителя организации — это локальный нормативный акт, который в силу ст. 8 ТК РФ является внутренним документом организации-работодателя, устанавливающим права и обязанности для работников организации.
Следовательно, можно заключить, что приказ о передаче полномочий — это локальный нормативный акт организации, которым все или часть прав и обязанностей (полномочия) одного работника передаются другому работнику. В частности, приказ может передавать право на подписание определенных документов.
Вместе с тем в законодательстве и нормативных документах отсутствует требование о необходимости указывать в товаросопроводительных документах реквизиты доверенностей, приказов и других внутренних документов организации. В частности, такие реквизиты отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а также в других формах накладных и УПД.
Нормами действующего законодательства не предусмотрено, что неуказание в товарных накладных на полномочие лица, принимающего товар (на доверенность, приказ по организации), влечет недействительность таких товарных накладных.
Это подтверждает и арбитражная практика. Судьи, принимая во внимание п. 1 ст. 182 ГК РФ, признают, что подписи работников, выполнявших свои должностные обязанности и подписавших товарные накладные от имени организации, являются надлежащим доказательством получения товаров организацией, поскольку полномочия этих лиц явствовали из обстановки, в которой они действовали, доверенностей на таких работников не требуется (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 03.08.2012 N Ф01-2422/12 по делу N А29-8056/2011 (определением ВАС РФ от 30.11.2012 N ВАС-15951/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.2011 N Ф02-5045/11 по делу N А78-7961/2010 (определением ВАС РФ от 19.01.2012 N ВАС-17510/11 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано), ФАС Западно-Сибирского округа от 02.03.2011 по делу N А75-4575/2010, ФАС Северо-Западного округа от 19.05.2011 N Ф07-3080/11 по делу N А56-38207/2010, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.04.2016 N 13АП-2492/16, от 11.05.2012 N 13АП-5009/12, от 10.06.2011 N 13АП-8029/11, от 01.10.2010 N 13АП-13039/10).
Как указано в п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57, действия работников представляемого по исполнению обязательства, исходя из конкретных обстоятельств дела, могут свидетельствовать об одобрении, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей, или основывались на доверенности, или полномочие работников на совершение таких действий явствовало из обстановки, в которой они действовали.
Ссылка на то, что наличие доверенности является необходимым условием для получения материальных ценностей, не может быть принята, поскольку в силу ст. 182 ГК РФ полномочия могут следовать из обстановки (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 18АП-10705/16, Девятого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2016 N 09АП-4524/16).
Отсутствие доверенностей, подтверждающих полномочия лиц, подписавших товарные накладные, факт поставки товара не опровергает (постановления Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.11.2016 N 16АП-4484/16, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.10.2016 N 11АП-12963/16, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.09.2016 N 17АП-10436/16, от 28.04.2016 N 17АП-3514/16).
В то же время отсутствует и запрет для руководства организации предоставлять своим работникам полномочия на подписание товарных накладных путем выдачи доверенности и указывать реквизиты доверенности в товаросопроводительных документах, например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного суда от 10.10.2016 N 01АП-5171/16 в дело были представлены накладные, содержавшие подпись лица, получившего товар, с указанием реквизитов доверенностей, выданных на его имя.
Суды также отмечают, что действующее законодательство не предусматривает обязанности налогоплательщика проводить экспертизу подлинности наложенных подписей и печатей на первичных учетных документах. Должная степень осмотрительности при заключении договора с контрагентом была проявлена обществом путем получения от контрагентов учредительных документов, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах, приказов о назначении исполнительных органов (постановление АС Центрального округа от 24.08.2016 N Ф10-2890/16).
Заметим, что все сказанное выше относится и к подписанию счетов-фактур.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Иными словами, счет-фактура может быть подписан лицом, которому переданы соответствующие полномочия не только на основании гражданско-правовой доверенности, но и на основании полномочий, делегированных в рамках обычной внутренней деятельности организации (приказом).
Приходим к выводу, что действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Более того, отсутствует даже обязательное требование указывать реквизиты подобных доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не исключает возможности их указания в добровольном порядке.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание их работниками первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету.
Предполагаем, что заданный нам вопрос возник в связи с периодически возникающими претензиями налоговых органов к налогоплательщикам в связи с возможной необоснованной налоговой выгодой, якобы получаемой налогоплательщиками ввиду отсутствия должной осмотрительности в отношениях с контрагентами.
Так, в письме от 31.10.2013 N СА-4-9/19592 «О направлении обзора практики рассмотрения жалоб налогоплательщиков и налоговых споров судами по вопросам необоснованной налоговой выгоды» в целях повышения качества проводимых мероприятий налогового контроля по вопросу получения необоснованной налоговой выгоды ФНС России среди обстоятельств, которые принимают во внимание арбитражные суды, указала на подписание первичных документов лицом, не указанным в Едином государственном реестре юридических лиц, как имеющего право подписи первичных документов от имени контрагента без доверенности при условии, что у налогоплательщика отсутствует доверенность, подтверждающая соответствующие полномочия.
Однако с 19.08.2017 вступил в силу Федеральный закон от 18.07.2017 N 163-ФЗ (далее — Закон N 163-ФЗ), который дополнил НК РФ ст. 54.1, устанавливающей пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и (или) суммы налога, сбора, страховых взносов. Указанной статьей с налогоплательщика снимается бремя доказывания того, что он проявил должную осмотрительность и осторожность, вступая в отношения с контрагентом. Теперь для того, чтобы налоговая выгода была признана необоснованной, налоговый орган должен доказать, что налогоплательщик умышленно (целенаправленно) создает условия, направленные исключительно на получение налоговой выгоды, либо то, что основной целью совершения сделки (операции) является неуплата (неполная уплата), зачет (возврат) налога (сбора), либо то, что товар (работа, услуга) исходят от иного лица, а не от заявленного контрагента.
В п. 3 ст. 54.1 НК РФ прямо сказано: «Подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах, наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций) не могут рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным».
Это еще раз подтверждает обоснованность сделанного нами вывода.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;
— Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;
— Энциклопедия решений. Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Право подписи документа

5 Сентября, 2012
Бухгалтерские Вести, №33
Далия Дёмина, юрист Интеркомп
Делегирование полномочий по подписанию документов в отсутствие руководителя на месте — очень важный инструмент для улучшения и оптимизации рабочего процесса. Главным в этом является правильное оформление документов на передачу права подписи.
Далия Демина юрист Интеркомп

Подпись – это собственноручная роспись должностного лица или иного уполномоченного лица организации, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа.
Рассмотрим более подробно передоверие полномочий по подписанию документов от имени юридического лица. Руководители организаций не всегда могут быть на месте и подписать документы, часто бывают в разъездах, командировках. Поэтому, нередко полномочия по подписанию документов делегируются другим сотрудникам, иным лицам.
В соответствии с Приказом Министерства Финансов Российской Федерации № 34н от 29.07.1998 года, документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем юридического лица и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель юридического лица и по согласованию с главным бухгалтером.

Оформление права подписи приказом

Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.
В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.
В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.
Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.
В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.
Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи).
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Особенности подписания документов в организации

В организации существуют два основных должностных лица, имеющих право подписи всех документов общества, которые получают свои права на основании федерального законодательства: генеральный директор и главный бухгалтер.

Статус генерального директора определен ГК РФ и Федеральными законами от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ред. от 27.12.2009) и от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 27.12.2009). Генеральный директор представляет интересы организации и без доверенности действует от ее имени на основании устава, — это лицо, которое отвечает за текущую деятельность организации, следит за соответствием ее деятельности требованиям закона. Именно генеральный директор выдает доверенности другим лицам, представляющим организацию и подписывающим документы от имени организации.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств организации.

Генеральный директор отвечает за всю деятельность компании, главный бухгалтер — за правильное отражение этой деятельности в финансовых документах общества. Оба подписанта подтверждают своей подписью различные документы и исполняют разные управленческие роли. Их подписи можно условно разделить на следующие категории в зависимости от последствий, которые несут подписываемые документы:

1. правоустанавливающая (обязывающая) подпись — подпись, в результате которой возникают или изменяются обязательства организации перед третьими лицами и государством (гражданско-правовые договоры, акты приема услуг (работ), правила внутреннего трудового распорядка, приказы и распоряжения, налоговые расчеты и декларации);
2. подпись, подтверждающая законность, — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа закону и (или) локальным актам компании (налоговая отчетность, бухгалтерская отчетность, авансовый отчет);
3. информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации (зарплатные ведомости, справка 2-НДФЛ, счета-фактуры).

Генеральный директор как основное лицо компании обладает подписями всех трех категорий: он и фиксирует законность документа, и возлагает на компанию обязанности, и подписывает документы, отражающие факты хозяйственной деятельности.

Главный бухгалтер подписывает документы, варьирующиеся по 2-й и 3-й категориям: он удостоверяет законность и соответствие документов фактам финансово-хозяйственной деятельности. Никаких прав и обязанностей подпись главного бухгалтера на компанию возложить не может, если только он не получил такое полномочие от генерального директора по доверенности.

Все остальные подписанты компании получают права выступать от имени компании только лишь при предоставлении таких полномочий генеральным директором.

Предоставление права подписи в организации осуществляется путем делегирования полномочий на основании доверенности и приказа.

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие одним лицом другому лицу представительства интересов перед третьими лицами. В организации единственным лицом, имеющим право выдавать доверенность, является генеральный директор. С помощью доверенности генеральный директор может передать часть своих полномочий как сотруднику компании, так и лицу, который сотрудником не является. При этом передача полномочий лицам, которые не являются сотрудниками организации, является скорее исключением, чем правилом.

Доверенность, несомненно, является более удобным инструментом для делегирования полномочий, нежели приказ. В доверенности можно четко прописать все полномочия, указав для идентификации лишь паспортные данные поверенного. Как правило, доверенность используется в случаях, когда управленческие роли в организации исполняют юридические лица (управляющая компания, специализированная организация). К приказу, применяемому только в отношении сотрудников, необходимо дополнительно прилагать приказ о приеме на работу этого сотрудника с указанием должности, а в некоторых случаях — еще и должностную инструкцию сотрудника. На практике, если подписант взаимодействует с государственными органами и третьими лицами, нередко используют два способа делегирования одновременно: подписи передаются на основании приказа о предоставлении полномочий и одновременно выдается доверенность, где эти полномочия перечисляются.

Следует учитывать, что в некоторых случаях одной доверенности недостаточно, если законом прямо предусмотрено, что право на подписание документов утверждается генеральным директором (например, ст. 9 Закона N 129-ФЗ устанавливает, что первичные документы подписываются лицами, утвержденными руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером). Утверждение — это распорядительный акт, который выражается в исполнительно-распорядительном документе организации, приказе. Приказ распространяет свое действие только на сотрудников организации, имеющих полномочия в силу должности или распоряжений генерального директора.

Делегирование подписей каждой категории имеет разные последствия, однако необходимо понимать основное правило при делегировании полномочий: ответственным лицом за все действия, возникшие на основании подписанных документов, будет доверитель — генеральный директор, если только подписывающее лицо не является в силу закона должностным лицом. Под должностными лицами КоАП РФ понимает руководителей организации, а также работников организации, выполняющих организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции (ст. 2.4). Соответственно, при привлечении компании к административной ответственности отвечать будет прежде всего генеральный директор, а затем уже иные должностные лица, которые отвечают перед законом в силу должности и полномочий (главный бухгалтер, инспектор по кадрам).

Следует также обратить внимание на то, что субъектами, исполняющими управленческие роли, могут быть как физические, так и юридические лица. Исполнительным органом вместо генерального директора может быть назначена управляющая компания, и главным лицом, имеющим право подписи, в этом случае будет выступать генеральный директор управляющей компании.

Ведение бухгалтерского учета может осуществляться специализированной организацией. В этом случае подписантом документов, подтверждающих законность хозяйственных операций, будет являться генеральный директор специализированной организации. В случае если управленческие функции осуществляют юридические лица, процесс делегирования полномочий усложняется, персональная ответственность будет возлагаться на сотрудников управляющей компании и специализированной организации, а в некоторых случаях — на сотрудников управляемого общества.

Рассмотрим возможность и последствия делегирования полномочий в зависимости от категории подписи.

Правоустанавливающая (обязывающая) подпись используется в нескольких областях правоотношений: гражданско-правовой (договоры, акты, накладные), трудовой (трудовые договоры, кадровые документы) и налоговой (налоговая отчетность).

Если документы возникают в связи с гражданско-правовыми отношениями, то подпись может делегироваться генеральным директором любым лицам. Например, для подписания договора генеральный директор может уполномочить любое лицо путем выдачи ему доверенности. Ответственность, которая возникает при подписании «обязывающих» документов в гражданско-правовой сфере, касается компании, а не исполнительного органа, который либо сам подписывает, либо выдает доверенность. Если уполномоченное лицо подписало документы, возлагающие на компанию обязательства, от имени компании, то это означает, что компания вступила в правоотношения и будет эти обязательства выполнять.

В налоговых правоотношениях основным субъектом является организация. Поэтому при подписании налоговой отчетности отвечать за исполнение обязательства (уплату налога) будет организация-налогоплательщик, а не подписант, хотя на него может быть возложена административная и даже уголовная ответственность.

При возникновении трудовых правоотношений между компанией и работником подписант может нести административную ответственность. Например, при подписании трудового договора, пункты которого противоречат ТК РФ, ответственность за нарушение законодательства понесут должностные лица компании (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подпись, подтверждающая законность, всегда касается публичных правоотношений, отношений компании с государством, а также подписанта с государством. В случае выявления в документах сведений, противоречащих закону, компания может быть привлечена к административной и налоговой ответственности, а ее руководитель — к административной и уголовной ответственности. Например, подписание таможенной декларации, содержащей недостоверные сведения о товаре, грозит компании штрафом от 100 000 до 300 000 руб., а также штрафом для должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. (п. 3 ст. 16.2 КоАП РФ).

Следует очень осторожно относиться к передаче подписи, подтверждающей законность документа, уполномоченным лицам. Как правило, делегирование такой подписи происходит на основании приказа и доверенности, где перечисляются полномочия. Например, при отсутствии генерального директора издается приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение бухгалтерского учета и подписание бухгалтерской отчетности, а затем сотруднику выдается доверенность на право подписи бухгалтерской отчетности.

Необходимо также отметить, что для генерального директора все последствия подписания таких документов будут носить персональный характер наравне с другими должностными лицами.

Информационная подпись — подпись, подтверждающая соответствие содержания документа фактам хозяйственной деятельности организации, существования гражданских, трудовых, имущественных и иных правоотношений (справка 2-НДФЛ, выписка из трудовой книжки, подтверждение верности копии, справка о стоимости имущества). Делегирование информационной подписи разгружает генерального директора, поскольку объем информационных документов в компании может быть очень большим и, как правило, делегирование происходит в отношении сотрудников. Последствия подписания таких документов самые незначительные для подписанта: в худшем случае документы с его подписью не примут к рассмотрению. Однако никакой ответственности за содержание документа на подписанта не возлагается.

Данные категории не всегда определяются однозначно. Существуют подписи, которые можно причислить к разным категориям (например, подпись на налоговой отчетности). Со стороны генерального директора подпись фиксирует обязательство компании перед государством по уплате налога в бюджет, а также законность исчисления налога.

Подпись на счете-фактуре также имеет двойное содержание. Счет-фактура — документ, который обособлен в налоговом учете, он не является первичным документом, т.е. не подтверждает факт хозяйственной операции, его предназначение — возложить обязанность на покупателя уплатить НДС продавцу. Поэтому подпись на счете-фактуре обязывает, но не саму организацию, а покупателя, и в то же время подпись на нем является информационной, поскольку отражает факт хозяйственной деятельности (расчетов по НДС). Осуществление и оформление данного вида расчетов имеет важное значение для обеих сторон, продавца и покупателя, так как контролируется государством на основании НК РФ.

Особого внимания требует рассмотрение отдельных документов, которые подписываются от имени организации.

Бухгалтерская отчетность подписывается генеральным директором и главным бухгалтером.

Генеральный директор наравне с главным бухгалтером своей подписью подтверждает соответствие отражения хозяйственных операций закону и достоверность информации о состоянии имущества и обязательств. Делегирование подписи генерального директора для подписания бухгалтерской отчетности возможно только на основании приказа сотрудникам компании (заместителям), которые имеют данное полномочие в силу должности, с одновременной выдачей доверенности на подписание бухгалтерской отчетности. При этом, если бухгалтерскую отчетность подпишет не генеральный директор, а другой сотрудник, именно генеральный директор будет нести ответственность за ее законность совместно с подписавшим ее сотрудником. Передача права подписи, подтверждающей законность, не освобождает генерального директора от ответственности.

Следует обратить внимание на то, что бухгалтерскую отчетность от имени руководителя не может подписать любое лицо только на основании доверенности (лицо, не работающее в компании). Поэтому даже при заключении договора о бухгалтерском обслуживании со специализированной организацией руководитель и сотрудники специализированной организации не могут подписаться вместо генерального директора, они могут поставить свою подпись только вместо главного бухгалтера.

Налоговая отчетность может подписываться генеральным директором и главным бухгалтером либо уполномоченным представителем. Подпись генерального директора налагает на организацию обязательство уплатить налоги, удостоверяет правильность исчисления налогов, подтверждает факт совершения хозяйственных операций в отчетном периоде. Подпись главного бухгалтера удостоверяет правильность исчисления налога и соответствие хозяйственной операции закону. Если отчетность подписывается уполномоченным представителем, действующим на основании доверенности, то одновременно подписью налагается обязательство уплатить налог, а также подтверждается соблюдение налогового законодательства. Однако уполномоченный представитель не несет никакой ответственности за законность и правильность расчета налога. В п. 7 Постановления Президиума ВАС РФ от 28.02.2001 N 5 разъяснено, что субъектом налогового правоотношения является сам налогоплательщик независимо от того, участвует ли он лично в этом правоотношении либо через законного или уполномоченного представителя. Поэтому при решении вопроса о привлечении налогоплательщика к ответственности за то или иное нарушение законодательства о налогах и сборах действия (бездействие) его представителя расцениваются как действия (бездействие) самого налогоплательщика (организации) (Письмо Минфина России от 20.10.2005 N 03-02-07/1-274, Письма УФНС России по г. Москве от 25.05.2007 N 20-12/049059 и от 23.09.2005 N 28-10/67686).

Гражданско-правовые договоры подписываются генеральным директором на основании закона или уполномоченным представителем на основании доверенности. Подписант, проставляя свою подпись, приобретает для компании права и возлагает на нее обязанности и не несет гражданской ответственности на основании подписанных договоров. ГК РФ лишь в одном случае определяет, когда такая ответственность может наступить: когда подписант по доверенности не имел полномочия действовать от имени компании либо вышел за пределы полномочий, такая сделка признается совершенной в интересах поверенного, если только компания не одобрит сделку (ст. 183 ГК РФ).

Следует всегда помнить, что подпись в организации (юридическом лице) — не просто виза на документе, это объем ответственности подписанта. Юридическое лицо действует через своих представителей, приобретает права, возлагает на себя обязанности, ведет хозяйственную деятельность и несет ответственность. Роль каждого подписывающего лица должна четко пониматься как организацией в лице генерального директора, так и самим участником — подписывающим лицом. В процессе деятельности компании переплетаются разные области права, при этом ответственность подписывающего лица возможна вплоть до уголовной. Поэтому следует особое внимание уделять оценке подписываемых документов, возможности делегирования полномочий, а также оценивать последствия такого делегирования. При этом не следует забывать, что делегирование полномочий не избавляет генерального директора от персональной ответственности, он отвечает за всю деятельность организации в силу своей должности. Лишь в определенных случаях одновременно с ним возможно привлечение к ответственности иных должностных лиц организации.

О.Потапова

Руководитель отдела юридических услуг

Аутсорсинговое подразделение BDO

>Как правильно делегировать право подписи гражданско‑правовых договоров и кадровых документов

Подписание гражданско-правовых договоров

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ). Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу. В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.

В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает единоличный исполнительный орган компании — ее руководитель или получившее такие функции по договору лицо (например, управляющий).

Если ли еще, кто может подписывать первичные документы? Ведь может получится так, что руководитель отсутствует на рабочем месте, находится на больничном или в отпуске, или документооборот организации слишком большой и одному человеку нереально справиться с таким объемом работы. Что делать в таком случае? Можно ли передать право подписи документов другим лицам?

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет руководитель компании приказом или другим распорядительным документом. Руководитель имеет право выдать доверенность на право подписания соответствующих документов как за руководителя организации, так и ее должностных лиц.

Какой документ подтвердит право подписи первичных документов — приказ или доверенность? Подтвердить полномочия гражданина на подпись первичных документов может и тот, и другой документ. В чем отличие между этими документами? Давайте разберемся.

Подписание первичных документов по доверенности

Учредитель компании, акционер, другие граждане не являются единоличным исполнительным органом компании и не вправе действовать от имени компании. Однако они могут представлять интересы компании на основании выданной им доверенности. Кроме того, доверенность на подпись первичных документов (образец текста документа приведем далее) может быть выдана гражданину, с которым у компании не оформлены трудовые отношения, то есть он не является сотрудником компании. Если компания выдала физлицу доверенность, то гражданин становится ее уполномоченным представителем и имеет право подписи первичных документов от имени компании.

Таким образом, если компании необходимо наделить гражданина правом подписи первичных документов, необходимо:

• выдать от компании (в лице ее гендиректора) доверенность на право подписи первичных документов за соответствующих должностных лиц;
• обозначить в отдельном договоре поручения обязанность гражданина своевременно передавать документы для регистрации в регистрах бухучета, а также его ответственность за достоверность передаваемых данных.

Доверенность на право подписи первичных документов образец, утвержденный официально, не имеет. Она составляется в свободной форме. В шапке указывается название компании, номер доверенности, число, когда была выдана доверенность. Основная часть документа будет выглядеть следующим образом:

«ООО «Людмила» в лице генерального директора Назарова Д.В., действующего на основании устава, настоящей доверенностью предоставляет учредителю общества с ограниченной ответственностью «Людмила» Волниной Дарье Владимировне (необходимо указать полностью паспортные данные и место проживания) право подписи договоров (соглашений, контрактов).

Доверенность выдана на срок со 2 сентября 2016 до 2 сентября 2017 года.».

Далее идет образец подписи доверенного лица и подпись генерального директора.

Приказ на право подписи первичных документов

Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:

• доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
• доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
• доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.

Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:

• ФИО сотрудников;
• должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
• приказ может содержать конкретный перечень документов.

>Приказ о праве подписи первичных документов (образец)

Факсимильная подпись на первичных документах

Некоторые руководители полагают, что наделять правом подписывать документы работников необязательно – можно просто использовать факсимиле вместо собственной подписи. Согласно гражданскому кодексу, использовать факсимиле можно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Однако использование факсимиле именно на первичных документах — вопрос спорный: контролирующие органы считают, что использование факсимиле при оформлении первичных документов неправомерно. Несмотря на то, что были случаи, когда судебная практика доказывает противоположную точку зрения в данном вопросе, тем не менее, если вы не хотите возникновения спорных моментов, факсимиле лучше не использовать.