Содержание
- Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт
- Тема: Шаблон положения по использованию корпоративных банковских карт
- 7 правил для корпоративной карты
- ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды
- ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается
- ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат
- ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться
- ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты
- ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71
- ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта — кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно
- Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Расходы»:
Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт
1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.
2. Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:
— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);
— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.
К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.
3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.
4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.
5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.
6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.
Приложение N 1
к положению от _______ N __
Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-
Приложение N 2
к положению от _______ N __
Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-
КОММЕНТАРИЙ
Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.
Порядок использования корпоративных банковских карт регламентируется Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 N 34.
Использование денежных средств находящихся на корпоративной банковской карте на предстоящие расходы определяется Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых постановлений Правления Национального банка Республики Беларусь и их отдельных структурных элементов, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (ред. от 12.11.2012).
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением правления ЦБ
от 12.03.2005 г. N 3-А/1,
зарегистрированным МЮ
18.04.2005 г. N 1470
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке использования корпоративных
банковских карт в национальной валюте
юридическими лицами
Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Республики Узбекистан, законами Республики Узбекистан «О Центральном банке Республики Узбекистан», «О банках и банковской деятельности», постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан N 445 от 24 сентября 2004 г. «О мерах по дальнейшему развитию системы расчетов на основе пластиковых карточек» и устанавливает порядок проведения расчетов за товары и услуги с использованием корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами на предприятиях торговли и сервиса на территории Республики Узбекистан.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. В целях настоящего Положения используются следующие понятия:
а) корпоративная банковская карта — платежная карта, предоставляющая держателю корпоративной банковской карты право осуществлять расчеты безналичным путем;
б) держатель корпоративной банковской карты — юридическое лицо или лицо, им уполномоченное, пользующееся корпоративной банковской картой на основании договора юридического лица с банком-эмитентом. При этом, юридическое лицо может уполномочивать в качестве держателя банковской карты только сотрудника этого юридического лица, заключившего с ним договор о полной материальной ответственности;
в) предприятие торговли и сервиса — юридическое лицо (или индивидуальный предприниматель), реализующее продукцию, выполняющее работу или оказывающее услуги, которое в соответствии с подписанным им соглашением с банком-эквайром несет обязательства по приему платежей за товары (работы или услуги), осуществленных с использованием корпоративных банковских карт;
г) карточный счет — банковский счет, распоряжение денежными средствами которого может осуществляться посредством корпоративной банковской карты;
д) эмиссия банковских карт — деятельность по выпуску и предоставлению в пользование банковских карт;
е) банк-эмитент — банк, осуществляющий эмиссию банковских карт, обладающий правом собственности на эмитированные им банковские карты и несущий от своего имени обязательства перед их держателями и банками-эквайрами по осуществлению ими прав по расчетам с использованием банковских карт;
ж) эквайринг — проведение расчетов с предприятиями торговли и сервиса по операциям с использованием банковских карт;
з) банк-эквайр — банк, осуществляющий эквайринг.
2. Эмиссия корпоративных банковских карт ведется в соответствии с Положением «О порядке выпуска банковских карт коммерческими банками и их обращения в Республике Узбекистан» (рег. N 1344 от 30 апреля 2004 года — Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2004 г., N 17, статья 203). На лицевой стороне корпоративной банковской карты в качестве обязательных реквизитов банковской карты необходимо указание официального (фирменного) наименования юридического лица или по письменному ходатайству юридического лица фамилия, имя и отчество держателя корпоративной банковской карты.
3. Учет денежных средств, предназначенных для расчетов с использованием корпоративных банковских карт, ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в коммерческих банках Республики Узбекистан (рег. N 773-17 от 13 августа 2004 года — Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2004 г., N 32, статья 369) на балансовых счетах 22620 — «Обязательства по корпоративным пластиковым карточкам».
II. ОПЕРАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
КОРПОРАТИВНЫХ БАНКОВСКИХ КАРТ
4. Пополнение карточного счета производится на основании платежного поручения юридического лица, открывшего карточный счет, с его основного депозитного счета до востребования.
5. Расчеты с использованием корпоративных банковских карт осуществляются в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Республике Узбекистан (рег. N 2465 от 3 июня 2013 года).
6. Юридические лица могут осуществлять расходы, связанные с осуществлением деятельности, в том числе оплатой государственных пошлин и сборов с использованием корпоративных банковских карт в национальной валюте.
7. Денежные средства, расходуемые для безналичной оплаты с использованием корпоративных банковских карт, являются средствами, используемыми под отчет держателем корпоративной банковской карты на строго определенные цели.
Держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет корпоративной банковской карты представлять в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты средствах.
8. При использовании корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов держатель корпоративной банковской карты обязан в установленный законодательством срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты суммах.
При этом полученные оригиналы квитанций платежных терминалов, электронные чеки, квитанции, сообщения и иные методы, позволяющие идентифицировать стороны сделки электронной коммерции, инвойс (счета-фактуры), а также другие документы, имеющие соответствующие реквизиты, установленные законодательством, служат в качестве отчетных документов для бухгалтерии юридического лица.
9. По осуществленным платежам посредством корпоративной банковской карты в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций платежных терминалов с приложением платежных документов соответствующих предприятий торговли и сервиса со штампом «оплачено», в том числе электронные чеки, квитанции, сообщения и иные методы, позволяющие идентифицировать стороны сделки электронной коммерции, инвойс (счета-фактуры), а также другие документы установленные законодательством.
11. Не допускается зачисление на корпоративную банковскую карту заработной платы и приравненных к ней выплат, пенсий, пособий, стипендий и дивидендов, подлежащих выплате держателю. Также не допускается выдача наличных денежных средств по корпоративным банковским картам.
12. Возврат неизрасходованных средств с карточного счета на основной депозитный счет до востребования осуществляется платежным поручением.
III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ПРАВОМЕРНОСТЬ
СОВЕРШЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
13. Ответственность за правомерность совершенных операций по корпоративной банковской карте несет юридическое лицо, открывшее карточный счет.
IV. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
14. Настоящее Положение согласовано с Министерством финансов Республики Узбекистан, Государственным налоговым комитетом Республики Узбекистан и Ассоциацией банков Узбекистана.
«Собрание законодательства Республики Узбекистан»,
Тема: Шаблон положения по использованию корпоративных банковских карт
Быстрый переход Бухучет и Налогообложение Вверх
- Навигация
- Кабинет
- Личные сообщения
- Подписки
- Кто на сайте
- Поиск по форуму
- Главная страница форума
- Форум
- Бухгалтерия
- Общая бухгалтерия
- Бухучет и Налогообложение
- Оплата труда и кадровый учет
- Документация и отчетность
- Учет ценных бумаг и валютных операций
- Внешнеэкономическая деятельность
- Внешнеэкономическая деятельность. Таможенный союз
- Алкоголь: лицензирование и декларирование
- Онлайн-ККТ, БСО, эквайринг и кассовые операции
- Отрасли и спецрежимы
- Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН)
- Учет в НКО и жилищном хозяйстве
- Бухгалтерский учет в строительстве
- Бухгалтерский учет в туризме
- Бюджетные, автономные и казенные учреждения
- Бюджетный учет
- Программы для бюджетного учета
- Банки
- МСФО, GAAP, управленческий учет
- Общая бухгалтерия
- Юридический отдел
- Правовая помощь
- Регистрация
- Опыт проверок
- Управление предприятием
- Администрирование и управление на предприятии
- Аутсорсинг
- Автоматизация предприятия
- Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
- Инфо-Бухгалтер
- Другие программы
- 1C
- Электронный документооборот и электронная отчетность
- Прочие средства автоматизации труда бухгалтеров
- Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
- Гильдия клерков
- Взаимоотношения на работе
- Бухгалтерский бизнес
- Обучение
- Биржа труда
- Ищу работу
- Предлагаю работу
- Клуб Клерк.Ру
- Пятница
- Частные инвестиции
- Политика
- Спорт. Туризм
- Встречи и поздравления
- Авторские форумы
- Интервью
- Простое, как мычание
- Авторский форум Goblin_Gaga
- Бухгалтера можно…
- опусник Гаги
- Интернет-конференции
- Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
- Архив Интернет-конференций
- Интернет-конференции
- Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
- Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
- Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
- Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
- Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
- Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
- НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
- Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
- Защита персональных данных. Применение ЗПК «1С:Предприятие 8.2z»
- Формирование учетной политики компании: возможности сближения с МСФО
- Электронный документооборот на службе бухгалтера
- Учет времени при различных системах оплаты труда в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
- Полугодовой отчет по налогу на прибыль: раскроем все секреты
- Межличностные отношения на рабочем месте
- Облачная бухгалтерия 1С. Стоит ли уходить в облако?
- Банковские депозиты: как не потерять и выиграть
- Больничные листы и другие пособия за счет ФСС. Порядок расчета и начисления
- Клерк.Ру: задайте любой вопрос руководству сайта
- Правила расчёта НДС при осуществлении экспортно-импортных операций
- Как сдать отчетность в Пенсионный фонд за 3 квартал 2012 года
- Отчетность в ФСС за 9 месяцев 2012 года
- Подготовка отчетности в ПФР за 2 квартал. Сложные вопросы
- Запуск электронных счетов-фактур в России
- Как снизить затраты на ИТ-оборудование, ПО и ИТ-персонал с использованием облачных мощностей
- Отчетность в ПФР за 1 квартал 2012. Основные изменения
- Налог на прибыль: нюансы заполнения декларации за 2011 год
- Годовая отчетность в ПФР. Актуальные вопросы
- Новое в бухгалтерской отчетности за 2011 год
- Отчетность в ФСС в вопросах и ответах
- Полугодовая отчетность в ПФР в вопросах и ответах
- Расчет пособий по временной нетрудоспособности в 2011 году
- Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы
- Формирование бухгалтерской отчетности за 2010 год
- Расчет больничных в 2011 году. Декретные и пособия в переходный период
- Новое в законодательстве о налогах и страховых взносах в 2011 году
- Изменения в финансовой отчетности в 2011 году
- DDoS атаки в России как способ нечестной конкурентной борьбы.
- Банковские продукты для физлиц: кредитование, депозиты, спецпредложения
- Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем
- Как найти работу с помощью Клерк.Ру
- Предоставление сведений перс. учета за первое полугодие 2010 года
- Налоговая ответственность: кто и за что отвечает?
- Проверки, взыскание, возврат/зачет налогов и др.вопросы ч.1 НК РФ
- Расчет больн. листов и страховых взносов в свете квартальной отчетности
- Замена ЕСН страховыми взносами и другие нововведения 2010 года
- Ликвидация коммерческих и некоммерческих организаций
- Бухгалтерский и налоговый учет товарно-материальных ценностей
- Обязательная перерегистрация фирм в соответствии с Законом №312-ФЗ
- PR и маркетинг в сфере профессиональных услуг своими силами
- Клерк.Ру: смена дизайна
- Построение личного финансового плана: мечты и реальность
- Подготовка бух. отчетности. Изменения в рос. стандартах учета в 2009 году
- Откаты в сфере продаж: за и против
- Потеря работы в период кризиса. Что делать?
- Все, что вы хотели знать о Клерк.Ру, но стеснялись спросить
- Кредит в кризис: условия и возможности
- Сохранение капитала во время кризиса: стратегии для частных инвесторов
- НДС: вычеты по авансам. Вопросы с ответами и без
- Пресс-конференция Деда Мороза
- Изменения в Налоговый кодекс, вступающие в силу с 2009 года
- Налог на прибыль с учетом последних изменений и разъяснений Минфина
- Российский кризис: угрозы и возможности
- Сетевой бизнес: качественные товары или развод на деньги?
- КАСКО: страховка без секретов
- Выплаты физическим лицам
- Рейдерство. Как защитить собственный бизнес?
- Актуальные вопросы исчисления и возмещения НДС
- Спецрежимы: ЕНВД и УСН. Особенности и сложные вопросы
- Налог на прибыль. Расчет, особенности исчисления, спорные моменты
- Учетная политика для целей бухучета
- Налоговые проверки. Практика применения новых правил
- НДС: порядок расчета
- Аутсорсинг в вопросах и ответах
- Как бухгалтеру выполнить требования Закона «О персональных данных»
- Идеальный архив бухгалтерских документов
- Интернет-конференции
- Служебные форумы
- Архив
- FAQ (Часто задаваемые вопросы)
- FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
- Игры и тренинги
- Тренинг по воспитанию самоуверенности
- ВЭД в условиях суровой действительности
- FAQ (Часто задаваемые вопросы)
- Книга жалоб и предложений
- Дневники
- Архив
7 правил для корпоративной карты
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2013 г.
Содержание журнала № 19 за 2013 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер
Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником
Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работникап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.
ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды
Для корпоративной карты открывается отдельный банковский счетп. 2 ст. 11 НК РФ. Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.
- в налоговую — сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.
Сообщает
|
1 При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1» |
1 — об открытии счета 2 — о закрытии счета 3 — о возникновении права использовать КЭСП 4 — о прекращении права использовать КЭСП |
1 При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1» |
1 — в банке 2 — в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов) |
- в ФСС — сообщение по рекомендованной им формеПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
- в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.
Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительныеп. 2.1 Положения № 266-П. Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.
ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается
Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).
О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).
ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат
В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличностист. 15.1 КоАП РФ.
Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организацийПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012.
Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.
ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться
Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкоматп. 2.5 Положения № 266-П. Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.
Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.
Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».
Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.
Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньгахподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.
Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.
ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты
Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные целистатьи 238, 241 ТК РФ.
Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, еслистатьи 238, 241, 246, 247, 248 ТК РФ:
- такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
- сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.
Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).
В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:
- доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
- определить сумму этого ущерба;
- соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработка”.
Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ. Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.
Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.
Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.
ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71
Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:
- <или>дебетовая — когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
- <или>кредитная — когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.
Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.
ОБМЕН ОПЫТОМ
ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»
“Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу — это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.
Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная — на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)”.
Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).
| Дт | Кт | |
| На дату пополнения карточного счета | ||
| Перечислены деньги с расчетного счета на карточный | 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет» | 51 «Расчетные счета» |
| На дату списания банком комиссии | ||
| Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход | 91-2 «Прочие расходы» | 55, субсчет «Карточный счет» |
| В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расходподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ | ||
| На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)* | ||
| С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 55, субсчет «Карточный счет» |
| С карты работником сняты наличные | ||
| На дату составления работником отчета о потраченных суммах | ||
| Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы | 26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.) | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| 19 «НДС по приобретенным ценностям» | ||
* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.
Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.
ЛУКАШИНА Елена Владимировна Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент» lockquote>
“Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.
Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.
После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса»”.
Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.
Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.
| Дт | Кт | |
| На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника | ||
| С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет» |
| 55, субсчет «Карточный счет» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | |
| На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита | ||
| Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита | 91-2 «Прочие расходы» | 55, субсчет «Карточный счет» |
| 55, субсчет «Карточный счет» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | |
| На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита | ||
| С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту | 55, субсчет «Карточный счет» | 51 «Расчетные счета» |
| 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» | 55, субсчет «Карточный счет» | |
| На дату начисления банком процентов за пользование кредитом | ||
| Начислены проценты по кредиту банка | 91-2 «Прочие расходы» | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» |
| В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходамиподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ. Однако учитываются они в пределах нормст. 269, п. 8 ст. 270 НК РФ. Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68) | ||
ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта — кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно
Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04. Согласен с ней и МинфинПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38.
***
Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное — все правильно оформить:
- пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
- кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П;
- в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
А дальше из этих денег можно выдавать зарплату. Главное, чтобы это делал не подотчетный работник (держатель банковской карты), а кассир.